Jeśli uczestniczysz w pracy w nowym zespole wielofunkcyjnym lub w nowym zespole projektowym, może to być osoba z innych działów lub z innych firm, których być może nie znasz lub z którymi wcześniej nie pracowałeś, a chcesz mieć pewność, że Twoje gotowość do zaangażowania i zainwestowania swoich umiejętności i pomysłów w zespół – zwłaszcza jeśli zespół ten osiąga wysokie wyniki. Dlatego też istotne jest zorganizowanie spotkania w celu zebrania nowych członków zespołu.
Nie ma jednak niespodzianki, jeśli czujesz się trochę niezręcznie i nerwowo, ponieważ nawet najbardziej doświadczeni profesjonaliści mają dreszcze podczas pierwszego spotkania z nowym zespołem. Jeśli jesteś liderem i martwisz się, że nie uda Ci się zorganizować spotkań wprowadzających do produktywności.
W tym artykule znajdziesz kompletny przewodnik, przykłady i wskazówki dotyczące tego, co decyduje o powodzeniu spotkań wprowadzających.
W tym artykule dowiesz się
- Co to jest spotkanie wprowadzające?
- Jaki jest cel spotkania wprowadzającego?
- Jak zorganizować skuteczne spotkanie wprowadzające
- Wskazówki, jak pomyślnie zorganizować spotkanie wprowadzające
- Na wynos
Co to jest spotkanie wprowadzające?
Spotkanie wprowadzające lub wprowadzające ma całkiem to samo znaczenie, jeśli chodzi o zapoznanie się z zespołem, gdy członkowie zespołu i ich liderzy spotykają się po raz pierwszy oficjalnie, aby ustalić, czy zaangażowane osoby chcą zbudować relację roboczą i zaangażować się w zespół w przyszły.
Ma na celu zapewnienie członkom zespołu czasu na wspólne poznanie pochodzenia, zainteresowań i celów każdego uczestnika. W zależności od preferencji Twoich i Twojego zespołu, możesz zorganizować spotkania wprowadzające w formie formalnej lub nieformalnej.
Standardowy program spotkania wprowadzającego obejmuje:
- Przedstaw cel spotkania
- Przedstaw liderów i każdego członka
- Omów regulamin zespołu, pracę, świadczenia i leczenie...
- Czas zagrać w kilka gier
- Zakończ spotkania i podejmij działania następcze
Jaki jest cel spotkań wprowadzających?
Nie traktuj wstępu jedynie jako pola do zaznaczenia. Wykorzystaj ten czas, aby nawiązać prawdziwe kontakty, zdobyć unikalne spostrzeżenia i stworzyć ramy dla bezbłędnej pracy zespołowej. Spotkania wprowadzające są świetne dla:
- Wzmocnij pracę zespołową i spójność zespołu
Pierwszym celem spotkań zapoznawczych jest zbliżenie nieznajomych do członków zespołu. Jeśli nigdy wcześniej się nie widzieliście i niewiele o nich wiecie, zabraknie spójności i więzi, co może wpłynąć na ducha zespołu i produktywność. Kiedy ludzie mogą omawiać i ujednolicać zasady zespołu, odpowiednie nagrody i kary lub wiedzą, że ich liderzy są uczciwymi i wiernymi ludźmi, ich członkowie zespołu są skromni, niezawodni, empatyczni i nie tylko, zaufanie i pozytywne środowisko pracy zostaną zbudowane w zespole.
- Przełamać napięcie i niezręczność
Produktywność prawdopodobnie spadnie, jeśli pracownicy będą pracować w stresującym środowisku pracy. Niedobrze jest też, jeśli pracownicy straszą swojego lidera, zamiast się nim inspirować. Spotkania wprowadzające mogą pomóc nowym zespołom poczuć się pewniej w dzieleniu się swoimi pomysłami i opiniami. Łatwo też nawiązują przyjaźnie, komunikują się i łagodzą niezręczność w dalszej współpracy. Na przykład członek zespołu nie waha się zabrać głosu i poprosić o pomoc, gdy nie jest w stanie dotrzymać terminów.
- Pomóż ustrukturyzować i ujednolicić standardy i praktyki
Nacisk na zasady i przepisy jest ważną częścią pierwszych spotkań wprowadzających. Brak wyjaśnienia, uczciwości i prostoty na początku pracy zespołowej może prowadzić do konfliktów i nieporozumień w zespole. Wręcz przeciwnie, jeśli możesz zmusić zespół do przestrzegania standardy i praktyki, nastąpi efektywne wykorzystanie zasobów ze względu na efektywność i efektywność zespołu, jednocześnie zwiększając satysfakcję z pracy wśród członków zespołu tworzących spójny zespół.
Jak zorganizować skuteczne spotkanie wprowadzające
Spotkania wprowadzające mogą przebiegać zgodnie ze standardowym procesem planowania spotkań z użyciem 5 KM: Cel, Planowanie, Przygotowanie, Udział, Postęp. W zależności od ograniczeń czasowych, liczby uczestników, pochodzenia zespołu i zasobów możesz organizować formalne lub swobodne spotkania wprowadzające. Pierwsze wrażenie jest ważne. Tym więcej szacunku i zaufania docenią członkowie Twojego zespołu, gdy pokażesz zorganizowane i przemyślane spotkania.
- Cel
Chodzi o ustalenie celów spotkań. Podawaj cele spotkań w sposób jasny i zwięzły, aby móc łatwo skupić uwagę wszystkich, jeśli uczestnik zostanie rozproszony przez niepowiązane ze sobą zajęcia. Możesz rozważyć ustrukturyzowanie celów, tworząc piramidę celów, która przedstawia każdy zestaw celów na różnych poziomach.
- Planowanie
Pierwszą rzeczą, którą powinni zrobić nowi liderzy zespołów, jest zaplanowanie szczegółów lub opracowanie agendy. Kiedy masz coś, do czego możesz się odwołać, próba samodzielnego zapamiętania wszystkiego łagodzi stres. Możesz utworzyć szablon za pomocą pokazu slajdów za pośrednictwem programu PowerPoint lub odręcznie wypisane karty.
- Przygotowanie
Ta część obejmuje pewne czynności, takie jak przygotowanie skryptu wprowadzającego do spotkania i przejrzenie agendy przed rozpoczęciem oficjalnego spotkania. Łatwiej będzie Ci mówić wszystkie kluczowe informacje i skupić się na agendzie dzięki wsparciu notatek mówcy lub skryptu, gdy nagle stracisz pamięć.
- Udział
Nie zapomnij zachęcić nowych członków do zadawania pytań i angażowania się w interaktywne działania podczas spotkań. Jeśli inni wydają się tak niezdecydowani, poproś ich o opinię. Upewnij się, że każdy w zespole ma szansę zabrać głos, a nie skupiaj się tylko na ekstrawertycznych członkach. Możesz zorganizować ankietę na żywo, aby niektórzy introwertycy mogli bezpośrednio podzielić się swoimi opiniami.
- Postęp
Spotkanie powinieneś zakończyć podsumowaniem i poinformować o dalszych krokach. Ponieważ działania następcze po spotkaniu są kluczową częścią, możesz rozważyć podjęcie ostatecznej decyzji i udokumentowanie jej.
Wskazówki, jak pomyślnie zorganizować spotkanie wprowadzające
- Użyj interaktywnego narzędzia do prezentacji
Czujesz się nieśmiało lub niezręcznie pierwszego dnia? Możesz sprawić, że Twoje spotkania wprowadzające będą 100 razy przyjemniejsze, korzystając z interaktywnego narzędzia do prezentacji, takiego jak AhaSlides!
Można to zrobić na kilkanaście sposobów, ale polecamy ten zarys, aby szybko przełamać lody:
- Zacznij od slajdu wprowadzającego.
- Urozmaicaj sytuację quizami na swój temat, punktami i tabelą wyników.
- Na koniec zakończ slajdem z pytaniami i odpowiedziami, na którym każdy może zadać pytanie, nad którym się zastanawiał.
Dzięki interaktywnej platformie prezentacyjnej AhaSlides możesz stworzyć porywające wprowadzenie, które sprawi, że ludzie poczują się jak na księżycu🚀Wypróbuj ten szablon tutaj:
- Rozpocznij wprowadzenie słowami „my"
Zespół pracuje nad współpracą między członkami zespołu, aby osiągnąć wspólne cele, a nie pokazywać osobiste talenty. Dlatego ważne jest podkreślenie poczucia kultury „my”. Staraj się używać „my” zamiast „ja” tak często, jak to możliwe w slajdach wprowadzających i na całych spotkaniach, z wyjątkiem osobistego wprowadzenia. Ostatecznie zachęca to zespół do bardziej efektywnej współpracy, ponieważ rozumieją, że dzielą spójną wizję i są bardziej oddani pracy dla zespołu, a nie dla siebie.
- Zabawiaj swoich kolegów z drużyny
Jak rozpocząć spotkania wprowadzające w najbardziej ekscytujący sposób? Ponieważ wszyscy członkowie są dla siebie nowi, jako gospodarz możesz rozważyć rozpoczęcie od kilku szybkich gier na przełamanie lodów. Możesz również przygotować 2 do 3 gier i quizów oraz sesje burzy mózgów, aby dać innym czas na podzielenie się swoją osobowością, talentami i myśleniem; komunikować się i współpracować z innymi w celu poprawy spójności zespołu oraz kultury i więzi w miejscu pracy. Na przykład możesz wypróbować kilka gier, takich jak Krąg uznania, Polowania na padlinożerców, Wolałbyś...
- Zarządzanie czasem
Zazwyczaj wysoce produktywne spotkania mogą trwać od 15 do 45 minut, zwłaszcza spotkania wprowadzające, które powinny być kontrolowane w ciągu 30 minut. To wystarczająco dużo czasu, aby nowi członkowie zespołu mogli się poznać, krótko się przedstawić i współpracować ze sobą w kilku prostych i zabawnych działaniach team buildingowych. Ustalasz również limity czasowe dla różnych sekcji, aby upewnić się, że Twój czas się nie kończy, gdy masz jeszcze wiele do omówienia.
Na wynos
Korzystne dla Twojego zespołu jest rozpoczęcie pracy zespołowej z nowym zespołem, korzystając ze spotkań wprowadzających. Zorganizowanie pierwszego spotkania może być trudne i onieśmielające. Kiedy jesteś w trakcie przygotowań, nie wahaj się szukać wsparcia, nawet jeśli jesteś mistrzem programu PowerPoint. Zdecydowanie możesz ułatwić sobie pracę i uratować dzień dzięki AhaSlides.
Często zadawane pytania
O czym rozmawiacie na spotkaniu wprowadzającym?
1. Lodołamacze — zacznij od zabawnego pytania lub ćwiczenia dotyczącego przełamywania lodów, które pomoże ludziom się rozluźnić. Zachowaj lekkość!
2. Doświadczenie zawodowe – poproś każdą osobę o opowiedzenie o swojej dotychczasowej drodze zawodowej, w tym o przeszłych rolach i doświadczeniach.
3. Umiejętności i zainteresowania — poza umiejętnościami zawodowymi dowiedz się, jakie hobby, pasje lub obszary specjalizacji mają członkowie zespołu poza 9-5.
4. Struktura zespołu – opisz role i kto jest za co odpowiedzialny na wysokim poziomie. Wyjaśnij, jak zespół współpracuje.
5. Cele i priorytety - Jakie są cele zespołu i organizacji na najbliższe 6-12 miesięcy? Jaki wpływ mają poszczególne role?
Jak zorganizować spotkanie wprowadzające?
Oto jeden ze sposobów zorganizowania spotkania wprowadzającego:
1. Powitanie i Lodołamacz (5-10 min)
2. Wprowadzenie (10-15 min)
3. Tło zespołu (5-10 minut)
4. Oczekiwania zespołu (5-10 minut)
5. Pytania i odpowiedzi (5 minut)
Co mówisz otwierając spotkanie?
Oto kilka sugestii, co powiedzieć otwierając spotkanie wprowadzające:
.1. Powitanie i przedstawienie:
„Witam wszystkich i dziękuję, że dołączyliście do nas dzisiaj. Jesteśmy podekscytowani rozpoczęciem współpracy”
2. Rozpoczęcie lodołamacza:
„W porządku, rozluźnijmy się lekkim pytaniem, które przełamuje lody…”
3. Podgląd kolejnych kroków:
„Po dzisiejszym dniu zajmiemy się dalszymi działaniami i zaczniemy planować naszą pracę”
Ref: W rzeczy samej. Lepiej w górę, LinkedIn
