Upewnienie się, że masz odpowiednich ludzi z odpowiednimi umiejętnościami, gotowych do pracy, kiedy ich potrzebujesz – to jest planowanie siły roboczej.
Nie ma znaczenia, czy jesteś start-upem, czy firmą o ugruntowanej pozycji, posiadanie inteligentnego, przemyślanego planu zatrudnienia ma ogromne znaczenie w osiąganiu celów.
W tym przewodniku omówimy podstawy ustalania proces planowania siły roboczej, dlaczego jest to ważne i jak opracować plan, który pomoże Twojej firmie odnieść sukces bez względu na to, co się tam zmienia.
Więc usiądź wygodnie, wskakujemy do świata strategii kadrowych!
Spis treści
Wskazówki dotyczące zaangażowania organizacji
Stwórz własny quiz i zorganizuj go na żywo.
Rozpal radość w swoim zespole. Wywołaj zaangażowanie, zwiększ produktywność!
Zacznij już za darmo
Co to jest planowanie siły roboczej?
Planowanie siły roboczej lub Planowanie zasobów ludzkich to proces prognozowania przyszłych potrzeb organizacji w zakresie zasobów ludzkich i określania, w jaki sposób te potrzeby zaspokoić. To wymaga:
• Analiza obecnej siły roboczej – ich umiejętności, kompetencje, stanowiska i role
• Prognozowanie przyszłych potrzeb w zakresie zasobów ludzkich na podstawie celów biznesowych, strategii i przewidywanego wzrostu
• Określenie wszelkich luk między obecnymi a przyszłymi potrzebami – pod względem ilości, jakości, umiejętności i ról
• Wypracowywanie rozwiązań wypełniających te luki – poprzez rekrutację, szkolenia, programy rozwojowe, waloryzację wynagrodzeń itp.
• Stworzenie planu wdrożenia tych rozwiązań w pożądanych ramach czasowych i budżetach
• Monitorowanie realizacji iw razie potrzeby dostosowywanie planu zatrudnienia
Jakie są kluczowe elementy procesu planowania siły roboczej?
Głównymi składnikami procesu planowania siły roboczej są zazwyczaj:
Zakres: obejmuje zarówno analizę ilościową, jak i jakościową. Analiza ilościowa obejmuje obliczanie obecnego i przyszłego poziomu zatrudnienia w oparciu o prognozy obciążenia pracą. Analiza jakościowa uwzględnia potrzebne umiejętności, kompetencje i role.
Czas trwania: Plan dotyczący siły roboczej zwykle obejmuje okres od 1 do 3 lat, z uwzględnieniem prognoz długoterminowych. Równoważy krótkoterminowe potrzeby taktyczne z długoterminowymi celami strategicznymi.
Źródła: Dane z różnych źródeł są wykorzystywane jako dane wejściowe do procesu planowania, w tym biznesplany, prognozy rynkowe, trendy ścierania, analizy wynagrodzeń, miary produktywności itp.
Metoda: Metody prognozowania mogą obejmować zarówno prostą analizę trendów, jak i bardziej wyrafinowane techniki, takie jak symulacja i modelowanie. Często ocenianych jest wiele scenariuszy „co by było, gdyby”.
Zastosowanie: Plan siły roboczej określa rozwiązania w zakresie uzupełniania luk w umiejętnościach, w tym rekrutacji, szkoleń, zmian wynagrodzeń, outsourcingu/offshoringu i przesunięć istniejącego personelu. Tworzone są plany działania w celu wdrożenia rozwiązań w ramach harmonogramu i ograniczeń kosztowych. Odpowiedzialność i odpowiedzialność są przypisane.
Plan kadrowy jest na bieżąco monitorowany. Plany awaryjne są opracowywane na wypadek, gdyby prognozy nie spełniły się zgodnie z planem.
Skuteczne planowanie siły roboczej wymaga wkładu i współpracy ze wszystkich kluczowych obszarów funkcjonalnych, zwłaszcza operacji, finansów i różnych jednostek biznesowych.
Narzędzia technologiczne mogą pomóc w planowaniu siły roboczej, zwłaszcza w przypadku analizy ilościowej i modelowania siły roboczej. Ale ludzki osąd pozostaje kluczowy.
Jaki jest cel planowania siły roboczej w ZZL?
#1 – Dostosuj potrzeby w zakresie zasobów ludzkich do celów i strategii biznesowej: Planowanie siły roboczej pomaga określić liczbę i rodzaje pracowników potrzebnych do wspierania celów firmy, planów rozwoju i inicjatyw strategicznych. Zapewnia rozmieszczenie zasobów ludzkich tam, gdzie mogą wywrzeć największy wpływ.
#2 – Zidentyfikuj i uzupełnij luki w umiejętnościach: Prognozując przyszłe zapotrzebowanie na umiejętności, planowanie siły roboczej może zidentyfikować wszelkie luki między obecnymi umiejętnościami pracowników a przyszłymi potrzebami. Następnie określa, w jaki sposób wypełnić te luki poprzez rekrutację, szkolenia lub programy rozwojowe.
#3 – Zoptymalizuj koszty siły roboczej: Planowanie siły roboczej ma na celu dopasowanie kosztów pracy do zapotrzebowania na pracę. Może identyfikować obszary nadmiaru lub niedoboru personelu, aby można było zatrudnić odpowiednią liczbę pracowników o odpowiednich umiejętnościach. Pomaga to kontrolować koszty pracy.
#4 – Popraw produktywność talentów: Dzięki zapewnieniu, że właściwi ludzie zajmują właściwe stanowiska i posiadają odpowiednie umiejętności, planowanie siły roboczej może zwiększyć ogólną produktywność i efektywność. Pracownicy są lepiej dopasowani do swoich ról, a organizacja maksymalizuje ich kapitał ludzki.
#5 – Przewiduj przyszłe potrzeby: Planowanie siły roboczej pomaga przewidywać zmiany w środowisku biznesowym i potrzeby pracowników. W związku z tym HR może z wyprzedzeniem przygotować strategie, aby zapewnić spełnienie wymagań dotyczących siły roboczej. To proaktywne podejście pomaga w tworzeniu zwinnej i zdolnej do adaptacji siły roboczej, co ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej organizacji.
#6 – Zwiększ motywację pracowników: Precyzyjnie prognozując i spełniając wymagania dotyczące zasobów ludzkich, firma może zminimalizować wszelkie niejasności dotyczące obowiązków służbowych, przytłaczającego obciążenia pracą i braków kompetencyjnych, z których wszystkie mogą negatywnie wpłynąć na zadowolenie pracowników.
Jakie są 4 kroki w procesie planowania siły roboczej?
Organizacje mogą planować efektywne planowanie siły roboczej proces, biorąc pod uwagę te cztery proste kroki, nie przesadzając:
# 1. Prognozowanie popytu
- Na podstawie celów, strategii i prognoz firmy dotyczących wzrostu, ekspansji, wprowadzania nowych produktów itp.
- Bierze pod uwagę takie czynniki, jak organizacja firmy, jakich nowych technologii mogą używać i w jakim stopniu wykorzystują swoich pracowników.
- Określa liczbę potrzebnych osób według roli, zestawu umiejętności, rodziny stanowisk, poziomu, lokalizacji itp.
- Często ocenia się wiele scenariuszy, aby zapewnić pewną elastyczność.
#2. Analiza podaży
- Rozpoczyna się od aktualnej liczby pracowników i ich zadań/roli.
- Analizuje trendy odpływu, prognozy emerytalne i wskaźniki wakatów, aby określić, ile osób pozostanie.
- Uwzględnia terminy rekrutacji zewnętrznej i dostępność potrzebnych umiejętności na rynku pracy.
- Ocenia możliwości przesunięć, podziału pracy, pracy w niepełnym wymiarze godzin i outsourcingu.
#3. Analiza luki
- Porównaj prognozy tego, czego ludzie będą potrzebować w przyszłości, z tym, co już mamy. W ten sposób możemy zobaczyć, czy jakieś luki wymagają uzupełnienia.
- Kwantyfikuje luki pod względem liczby osób i określonych zestawów umiejętności.
- Identyfikuje luki w wymiarach, takich jak kompetencje, poziomy doświadczenia, role zawodowe, lokalizacje itp.
- Pomaga określić skalę wymaganych rozwiązań, na przykład liczbę nowych pracowników, stażystów i przeprojektowanie stanowisk pracy.
#4. Planowanie działań
- Określa rozwiązania takie jak rekrutacja, szkolenia, promocje, programy premiowe itp.
- Ustala terminy realizacji, przydziela obowiązki i szacuje budżety.
- Opracowuje plany awaryjne na wypadek niższego niż oczekiwano zużycia, wyższego popytu itp.
- Definiuje kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) do pomiaru sukcesu planu siły roboczej.
- Napędza ciągłe dostosowywanie i ulepszanie procesu planowania siły roboczej w czasie.
Przykład planowania siły roboczej
Nie masz jeszcze jasnego obrazu? Oto przykład procesu planowania siły roboczej obejmującego 4 podstawowe kroki, które pomogą Ci lepiej zrozumieć koncepcję:
Firma programistyczna przewiduje 30% wzrost w ciągu najbliższych 2 lat na podstawie nowych kontraktów i projektów w przygotowaniu. Muszą opracować plan zatrudnienia, aby upewnić się, że mają wystarczającą liczbę programistów, aby sprostać temu zapotrzebowaniu.
Krok 1: Prognozowanie popytu
Obliczają, że aby wesprzeć prognozowany wzrost o 30%, będą potrzebować:
• 15 dodatkowych starszych programistów
• 20 dodatkowych programistów średniego poziomu
• 10 dodatkowych młodszych programistów
W oparciu o ich obecną strukturę i wymagania projektowe.
Krok 2: Analiza podaży
Obecnie mają:
• 50 starszych programistów
• 35 programistów średniego poziomu
• 20 młodszych programistów
Opierając się na trendach ścierania, spodziewają się stracić:
• 5 starszych programistów
• 3 programistów średniego poziomu
• 2 młodszych programistów
Przez następne 2 lata.
Krok 3: Analiza luk
Porównanie popytu i podaży:
• Potrzebują 15 starszych programistów więcej, ale zyskają tylko 5, pozostawiając lukę 10
• Potrzebują 20 dodatkowych programistów średniego poziomu, a zyskują tylko 2, pozostawiając lukę 18
• Potrzebują jeszcze 10 młodszych programistów, tracąc tylko 2, pozostawiając lukę 12
Krok 4: Planowanie działań
Opracowują plan:
• Zatrudnij 8 starszych programistów i 15 programistów średniego poziomu z zewnątrz
• Awans 5 wewnętrznych programistów średniego szczebla na wyższy poziom
• Zatrudnij 10 początkujących stażystów na 2-letni program rozwojowy
Przydzielają rekruterów, ustalają ramy czasowe i ustalają kluczowe wskaźniki efektywności, aby mierzyć wyniki.
To tylko jeden przykład tego, jak organizacja może podejść do planowania siły roboczej, aby zaspokoić swoje przyszłe potrzeby w zakresie zasobów ludzkich w oparciu o przewidywane zapotrzebowanie biznesowe. Kluczem jest posiadanie systematycznego, opartego na danych procesu, który identyfikuje luki i opracowuje inteligentne rozwiązania.
Podsumowanie
W dzisiejszym szybko rozwijającym się świecie biznesu kluczowe znaczenie ma wyprzedzanie konkurencji. A proces planowania siły roboczej jest skuteczny w prognozowaniu przyszłych potrzeb Twojej firmy i odpowiednim planowaniu, pomagając w ten sposób zachować konkurencyjność i zapewniając, że jesteś przygotowany na wszystko, co Cię czeka.
Często Zadawane Pytania
Jakie są 4 główne cele zarządzania siłą roboczą?
Zarządzanie siłą roboczą gwarantuje, że organizacja ma odpowiednią liczbę osób z odpowiednimi umiejętnościami i wiedzą specjalistyczną, aby osiągnąć swoje cele. Ma na celu produktywne wykorzystywanie ludzi, rozwijanie ich potencjału oraz budowanie pozytywnych relacji między pracownikami a firmą. Osiąga się to poprzez praktyki takie jak rekrutacja, szkolenia, zarządzanie wydajnością i zarządzanie wynagrodzeniami.
Jakie są 6 kroków planowania zasobów ludzkich?
5 etapów skutecznego procesu planowania siły roboczej to · Prognozowanie zapotrzebowania · Ocena aktualnej siły roboczej · Analiza luk · Planowanie rozwiązań w celu wypełnienia luk · Wdrożenie i przegląd.
