6 zasad etykiety spotkań zwiększających efektywność spotkań zespołu

Prawdopodobnie zebrałeś mnóstwo kreatywnych pomysłów, aby uczynić spotkania Twojego zespołu interaktywnym i angażującym doświadczeniem. A jednak nadal uważasz, że Twoim spotkaniom zespołu czegoś brakuje? Kluczowym punktem tutaj będzie efektywność, więc sprawdźmy kilka z nich AhaSlides etykieta spotkania!

Możesz teraz „zhakować” efektywność spotkań zespołu, korzystając z tych prostych praktycznych wskazówek, jak osiągnąć najwyższą wydajność zespołu w dobrze zorganizowanym miejscu, w atmosferze, która sprzyja otwartemu, kreatywnemu i zaangażowanemu podejściu wśród uczestników oraz oś czasu, która odpowiednio omawia wszystkie zadania.

Spis treści

• Czym jest etykieta spotkania?
• 6 wskazówek dotyczących etykiety spotkania, które każdy powinien znać
  • #1 – Podkreśl wagę spotkania
  • #2 – Zorganizuj się w przestrzeni spotkań z ułatwioną logistyką
  • #3 – Ustal podstawowe zasady dla każdego członka
  • #4 – Utwórz program w kolejności ważności
  • #5 -Zachęcaj do aktywnego zaangażowania członków drużyny
  • #6 -Podejmuj ostateczne decyzje i przydzielaj indywidualne obowiązki
• Czego należy unikać w ramach etykiety spotkań
• Final Thoughts

Więcej wskazówek dotyczących spotkań biznesowych do odkrycia

• Spotkania w biznesie
• Program spotkania
• Przewodnik po spotkaniach w ratuszu

Czym jest etykieta spotkania?

Dobre maniery mają większe znaczenie, niż myślisz. Niezależnie od tego, czy pracujesz w prymitywnym start-upie, czy w organizacji dobrowolnie, istnieje niepisany zbiór zasad, dzięki którym biznes może działać. Wyobraź sobie taką sytuację – bierzesz udział w ważnym spotkaniu z klientem. Będzie tam kilku kluczowych interesariuszy, z których wielu jeszcze nie poznałeś. Jak zadbać o to, aby zrobić jak najlepsze wrażenie i aby spotkanie zakończyło się sukcesem? I tu właśnie pojawia się etykieta spotkania.

Etykieta spotkania to niepisany kodeks postępowania, dzięki któremu interakcje zawodowe są dopracowane i produktywne. Zasady mogą wydawać się nudne, ale przestrzeganie właściwych manier podczas spotkań sprzyja skupieniu, szacunkowi i relacji. Rzeczy takie jak wcześniejsze przybycie pokazują, że cenisz czas innych. Nawet jeśli uważasz się za osobę wyluzowaną, przestrzeganie etykiety spotkania może ułatwić załatwienie ważnych spraw w pracy, szczególnie z nieznajomymi.

6 wskazówek dotyczących etykiety spotkania, które każdy powinien znać

#1 - Podkreśl wagę spotkania

Jeśli Twoi koledzy z zespołu nie uznają wartości spotkań zespołu, poczują się zmuszeni i niechętni do zaangażowania się. Najpierw więc pokaż im zalety spotkania. Wiele decyzji nie może zostać podjętych bez dogłębnej i bezpośredniej dyskusji, ponieważ to rozmowa i zadawanie pytań sonduje drogę do racjonalnych wyborów. Poza tym skuteczne spotkania zespołu umożliwiają otwarte rozmowy, w których wykorzystuje się punkt widzenia i wiedzę członków zespołu, aby rozwiązywać problemy w oparciu o ich umiejętności i wiedzę. Poprawiają także relacje międzyludzkie i zrozumienie wśród członków zespołu.

#2. - Organizuj w przestrzeni spotkań z ułatwioną logistyką

Miejsce spotkania głęboko wpływa na emocje i intelekt uczestników, dlatego należy wziąć to pod uwagę przy wyborze miejsca. W zależności od zamierzonego tematu i atmosfery spotkania, możesz wybrać odpowiednią przestrzeń. Może stworzyć przytulną, monotonną lub odległą atmosferę, w zależności od Twojego zespołu. Sala konferencyjna powinna być wyposażona w niezbędne udogodnienia (klimatyzacja, wygodne siedzenia, woda/herbata itp.) i upewnić się, że właściwości techniczne działają prawidłowo, sprawdzając je dwukrotnie przed spotkaniem.

#3. Ustal podstawowe zasady dla każdego członka

Ustalenie zasad dla Twojego zespołu sprawia, że ​​wszyscy są odpowiedzialni za swoje obowiązki, a także zwiększa ich zaangażowanie podczas spotkania. Możesz dostosować zestaw podstawowych zasad do kultury pracy i stylu pracy swojego zespołu, ale ogólnie może on odnosić się do obecności, terminowości, aktywnego uczestnictwa, radzenia sobie z przerwami, uprzejmości podczas rozmowy, uczciwości itp. Ponadto daj każdemu prawo do przedyskutowania, czy te zasady są wystarczająco racjonalne i jak je stosować podczas spotkań. Nie zapomnij podkreślić ich znaczenia, aby Twoi koledzy z drużyny znali grę i przestrzegali zasad.

#4 – Utwórz program w kolejności ważności

Nie próbuj wciskać tak wielu rzeczy na linii czasu, że masz trudności z ich ukończeniem w sposób pobieżny. Zamiast tego sfinalizuj te, które są istotne dla tematu spotkania i ułóż je w kolejności według ważności, aby chociaż zabrakło Ci czasu i trzeba było pospiesznie przejrzeć niektóre elementy, wszystkie pilne problemy zostały rozwiązane. Poza tym powinieneś przekazać plan spotkania swoim kolegom z drużyny przed spotkaniem. W ten sposób mogą wydać konstruktywne recenzje w porządku obrad, sformułować swoje opinie i przygotować wszystkie niezbędne zasoby na nadchodzące spotkanie.

#5 – Zachęcaj członków drużyny do aktywnego zaangażowania

Moja ulubiona wskazówka! Można tego dokonać w trakcie spotkania, korzystając z interaktywnych zajęć, w których biorą udział wszyscy członkowie zespołu. Kilka gier przełamujących lody na początku, kilka ankiet na żywo i mini pytania i odpowiedzi tekstowe lub głosowe wciągnęły wszystkich w entuzjastyczną atmosferę. Możesz także aktualizować aktualne raporty dla wszystkich osób w pomieszczeniu i przesyłać ich recenzje na czas. Łatwym sposobem na zrobienie tego jest użycie AhaSlides, oprogramowanie do prezentacji online, które idealnie nadaje się do interaktywnych i innowacyjnych spotkań zespołu. Nie wymaga instalacji, więc dlaczego nie spróbować?

#6 – Podejmij ostateczne decyzje i przypisz indywidualne obowiązki

Nie przechodź do kolejnego punktu porządku obrad, jeżeli w bieżącej sprawie nie podjęto jeszcze ostatecznych decyzji. Rzeczywiście, kluczową zasadą skutecznego spotkania jest ładnie zakończyć sprawę, a nie przeciągać ją na próżno. Posiadanie protokołów spotkań to wskazówka: możesz śledzić przebieg spotkań i wiedzieć, czy wszystkie tematy zostały już opracowane. Poza tym upewnij się, że każdej osobie przydzieliłeś jakieś zadania i że znają swoje obowiązki bez żadnych nieporozumień.

Niech spotkania drużyn staną się silniejsze dzięki tym hackom! Spróbuj tworzyć zabawne spotkania z AhaSlides teraz!

Czego należy unikać w ramach etykiety spotkań

Niektórych zakazów dotyczących etykiety spotkań, których będziesz chciał uniknąć, jeśli nie chcesz, aby Twoje spotkanie zakończyło się grymasem i niezadowoleniem👇

• Nie przychodź późno: Spóźnienie jest niedopuszczalne. Szanuj harmonogram innych osób, przychodząc wcześniej, jeśli to możliwe.
• Nie rozpraszaj się, Dave: Telefony, e-maile i rozmowy boczne nie będą działać. Rozmowy telefoniczne i SMS-y to podstawa największe zabójstwa, więc skup się na bieżącej sprawie spotkania. Prywatne rozmowy podczas spotkania zakłócają przebieg spotkania, dlatego plotki zachowaj na rzecz dystrybutora wody.
• Nie bądź agresywny: Szanuj lidera spotkania i utrzymuj porządek. Zaplanuj spotkanie z osobą, z którą osobiście się nie zgadzasz, aby rozstrzygnąć nieporozumienia.
• Nie przychodź z pustymi rękami: Przyjdź przygotowany, przedstawiając proste fakty i odrabiając pracę domową. 
• Nie zmieniaj tematów: Trzymaj się planu dnia, aby wszystko przebiegało sprawnie. Losowe styczne są zabójcą pędu.

Final Thoughts

Chociaż dobre maniery mogą wydawać się nudne, nie lekceważ ich mocy. Wdrożenie etykiety spotkania pomoże Ci ją zmiażdżyć w dyskusjach i w znaczący sposób wyrównać relacje.

Pamiętaj więc, że następnym razem, gdy czeka Cię ważne spotkanie, zastosowanie się do tych technik etykiety może być Twoją niezbyt tajną bronią, która nie tylko pozwoli zakończyć dyskusję, ale także nawiąże nowe kontakty, które będą ci dobrze służyć podczas nadchodzących spotkań. Z dobrymi manierami będziesz na dobrej drodze, aby nie tylko zrobić wrażenie dzisiaj, ale także zbudować zaufane partnerstwo, które zapewni długoterminowy sukces.

Często Zadawane Pytania