Wydarzenie dobiegło końca. Uczestnicy wyszli. Teraz nadchodzi moment, który oddziela organizatorów, którzy się doskonalą, od tych, którzy zgadują: zbieranie opinii. Ankiety po wydarzeniu podpowiedzą Ci, co się sprawdziło, co nie i co należy zmienić następnym razem, ale tylko wtedy, gdy sama ankieta jest dobrze zaprojektowana. Niejasna ankieta generuje niejasne dane.
Badania SurveyMonkey dotyczące długości ankiet wykazały, że wskaźnik ukończenia spada do 5-20% w przypadku ankiet trwających dłużej niż 7-8 minut [1]. Oznacza to, że pytania, które dodajesz, muszą zasłużyć na swoje miejsce. Ten przewodnik obejmuje ponad 30 pytań do ankiety po wydarzeniu, uporządkowanych według ich pomiaru, a także praktyczne wskazówki dotyczące czasu, formatu i błędów, które obniżają wskaźniki odpowiedzi.
Ogólna satysfakcja
Zacznij od ogólnych informacji, zanim przejdziesz do szczegółów. Te pytania pozwolą Ci uzyskać ogólny obraz tego, jak przebiegło wydarzenie, zanim zagłębisz się w szczegóły.
- Jak oceniasz swoje ogólne wrażenia z wydarzenia? (1-5)
- Czy wydarzenie spełniło Twoje oczekiwania? (Przekroczono / Osiągnięto / Nie osiągnięto)
- Jak duże jest prawdopodobieństwo, że weźmiesz udział w przyszłym wydarzeniu organizowanym przez tego organizatora? (Bardzo mało prawdopodobne, bardzo prawdopodobne)
- Jak prawdopodobne jest, że polecisz to wydarzenie współpracownikowi? (skala NPS 0-10)
- Jakie jedno słowo najlepiej opisuje Twoje doświadczenie? (Otwarte lub chmura słów)
Treść i sesje
Pytania te mają na celu ocenę, czy program był wartościowy i odpowiadał potrzebom uczestników.
- W jakim stopniu treść odpowiadała Twoim potrzebom zawodowym? (Wcale nie do ekstremalnie)
- Którą sesję uznałeś za najcenniejszą? (Rozwijane lub otwarte)
- Którą sesję uznałeś za najmniej wartościową? (Rozwijane lub otwarte)
- Czy treść była dostosowana do poziomu Twojej specjalizacji? (Zbyt podstawowe / W sam raz / Zbyt zaawansowane)
- Zdobyłem praktyczną wiedzę, którą mogę wykorzystać w swojej pracy. (Zdecydowanie się nie zgadzam do Zdecydowanie się zgadzam)
Prelegenci i prezenterzy
- Jak oceniasz ogólną jakość głośników? (1-5)
- Który mówca lub prezenter wyróżnił się najbardziej? (Otwarte)
- Czy było wystarczająco dużo czasu na sesję pytań i odpowiedzi z prelegentami? (Tak / Nie / Trochę)
- Jakie tematy chciałbyś, aby były poruszane na przyszłych wydarzeniach? (Otwarte)
Logistyka i organizacja
- Jak oceniasz ogólną organizację wydarzenia? (1-5)
- Czy miejsce było odpowiednie i wygodne? (Tak / Nie / Częściowo)
- Jak oceniasz proces rejestracji i odprawy? (1-5)
- Czy komunikacja dotycząca wydarzenia (harmonogram, aktualizacje, wskazówki dojazdu) była jasna i aktualna? (Tak / Nie / Częściowo)
- Jak oceniasz jakość jedzenia i napojów? (1-5 lub N/D)
Networking i zaangażowanie
- Czy wydarzenie zapewniło odpowiednią okazję do nawiązywania kontaktów? (Tak / Nie / Trochę)
- Na tym wydarzeniu nawiązałem cenne kontakty zawodowe. (Zdecydowanie się nie zgadzam do Zdecydowanie się zgadzam)
- Jaką formę networkingu preferujesz? (Sesje strukturalne / Otwarta sieć / Oba)
Wartość i przyszłe zamiary
- To wydarzenie było dobrym sposobem na spędzenie mojego czasu. (Zdecydowanie się nie zgadzam do Zdecydowanie się zgadzam)
- Wydarzenie było warte ceny wstępu. (Zdecydowanie się nie zgadzam do Zdecydowanie się zgadzam)
- Co zmieniłbyś w tym wydarzeniu? (Otwarte)
- Jaka była najcenniejsza część wydarzenia? (Otwarte)
- Masz jakieś dodatkowe uwagi lub sugestie? (Otwarte)
Wydarzenia wirtualne i hybrydowe: dodatkowe pytania
Jeśli Twoje wydarzenie miało charakter wirtualny lub hybrydowy, dodaj kilka pytań dotyczących konkretnie tego doświadczenia.
- Jak oceniasz jakość platformy wirtualnej? (1-5)
- Czy podczas wydarzenia wystąpiły jakieś problemy techniczne? (Tak nie)
- Jak angażujące było doświadczenie wirtualne w porównaniu z wydarzeniem na żywo? (dużo mniej / mniej / mniej więcej tyle samo / więcej)
Błędy, które obniżają wskaźniki odpowiedzi
Zadawanie zbyt wielu pytań. Staraj się odpowiedzieć na 10 lub mniej pytań [3]. Każde dodatkowe pytanie zmniejsza szansę na ukończenie testu. Wyrzuć odpowiedzi, które są przydatne, a nie niezbędne.
Wysłano za późno. Pamięć szybko zawodzi. Wyślij ankietę w ciągu 24 godzin od wydarzenia, najlepiej z przypomnieniem w sali podczas sesji zamykającej. Ankiety SMS wysłane w ciągu dwóch godzin od zakończenia wydarzenia uzyskują o 32% więcej odpowiedzi niż te wysłane później [2]. E-mail z odpowiedzią wysłany 3-4 dni później może zebrać kolejne 20-30% odpowiedzi od osób, które przegapiły pierwszą wysyłkę [3].
Poleganie wyłącznie na pytaniach otwartych. Odpowiedzi otwarte są bogate, ale trudne do analizy na dużą skalę i obniżają wskaźniki ukończenia. W przypadku danych ilościowych należy stosować skale ocen. Ogranicz liczbę pytań otwartych do jednego lub dwóch na ankietę.
Ignorowanie wyników. Najszybszym sposobem na upewnienie się, że nikt nie wypełni kolejnej ankiety, jest zebranie opinii i niepodjęcie żadnych działań. Podziel się najważniejszymi wnioskami z uczestnikami i poinformuj ich, co zmieniasz na podstawie ich sugestii. Nawet krótki e-mail z podsumowaniem buduje zaufanie i zwiększa udział w kolejnych ankietach.
Zadawanie pytań naprowadzających. „Jak bardzo podobało Ci się nasze niesamowite wystąpienie?” to nie jest pytanie neutralne. Staraj się używać obiektywnych sformułowań i unikaj ukrytych założeń.
Zapomnienie o segmentacji. VIP-y, osoby, które po raz pierwszy uczestniczą w wydarzeniu, powracający uczestnicy i uczestnicy wirtualni często mają różne doświadczenia. Zaplanuj co najmniej osobną analizę dla tych grup i rozważ spersonalizowane zestawy pytań, jeśli Twoje wydarzenie jest wystarczająco duże, aby je obsłużyć.
Wskazówki dotyczące pisania pytań, na które można uzyskać szczere odpowiedzi
Nawet dobrze ustrukturyzowana ankieta może przynieść mało wiarygodne dane, jeśli poszczególne pytania będą źle sformułowane. Oto pięć praktycznych rzeczy, które warto sprawdzić przed wysłaniem.
Stosuj tę samą skalę w całym tekście. Połączenie skali 1-5 w jednej sekcji ze skalą 1-10 w innej zmusza respondentów do ponownego nastawienia się co kilka pytań. Wybierz jedną skalę dla wszystkich ocenianych pozycji i trzymaj się jej. Większość ankiet eventowych dobrze sprawdza się z… pięciopunktowa skala ponieważ można na nie szybko odpowiedzieć i łatwo je przeanalizować.
Ogranicz pytania do jednego tematu. „Jak oceniasz jakość treści i sposób prowadzenia wykładu?” to dwa pytania w jednym. Respondenci, którym treść się podobała, ale trudno było zrozumieć prowadzącego, nie mają dobrej odpowiedzi. pytania z podwójną beczką na osobne pozycje, nawet jeśli spowoduje to dodanie jednego wiersza do ankiety.
Udziel respondentom odpowiedzi na pytania, które mogą nie mieć zastosowania. Jeśli pytasz o jedzenie i napoje na wydarzeniu, w którym część uczestników uczestniczyła wyłącznie wirtualnie, zaznacz opcję „Nie dotyczy”. Zmuszanie kogoś do oceniania czegoś, czego nie doświadczył, wypacza Twoje dane i frustruje respondenta.
Unikaj żargonu i terminologii wewnętrznej. Twój zespół może nazywać daną sesję „popołudniową sesją warsztatową”, ale uczestnicy znają ją po tytule sesji. Używaj tego samego języka, którego używali uczestnicy podczas rejestracji lub otrzymywania harmonogramu. Jest to szczególnie istotne w przypadku ankiet obejmujących wydarzenia wielodniowe lub wielotorowe.
Przetestuj ankietę przed jej wysłaniem. Przeprowadź całą ankietę samodzielnie, a następnie poproś jedną osobę spoza zespołu planistycznego o jej wypełnienie. Szukaj pytań, które wywołują wahanie, niejednoznacznych skal lub niejasnych odpowiedzi, które nie mają sensu dla osoby, która nie była zaangażowana w tworzenie ankiety. To, co wydaje się oczywiste dla organizatora, często jest niejasne dla uczestnika szybko odpowiadającego przez telefon.
Pamiętaj o korzystaniu z urządzeń mobilnych. Większość odpowiedzi na ankiety po wydarzeniu pochodzi z telefonów, często w drodze powrotnej. Długi tekst pytań, małe pola wyboru i układy wielokolumnowe utrudniają ukończenie ankiety na urządzeniach mobilnych. Przed wysłaniem wyświetl podgląd ankiety na telefonie i skróć pytania, które wymagają przewijania, aby przeczytać cały tekst. Ankieta, która dobrze wyświetla się na czterocalowym ekranie, będzie działać dobrze wszędzie. Jeśli Twoja platforma to obsługuje, włącz automatyczne przechodzenie do kolejnych pytań po każdym wyborze oceny, aby respondenci nie musieli klikać osobnego przycisku „Dalej”. Już ta niewielka zmiana może znacząco zmniejszyć liczbę osób rezygnujących z udziału w ankiecie na urządzeniach mobilnych.
PYTANIA I ODPOWIEDZI
Jak długa powinna być ankieta po wydarzeniu?
Staraj się, aby odpowiedź na 8–10 pytań nie zajęła Ci więcej niż pięć minut. Różnica między ankietą pięciominutową a dziesięciominutową jest znacząca. Priorytetowo potraktuj najważniejsze wskaźniki i zrezygnuj z pozostałych. Jeśli naprawdę potrzebujesz więcej danych, rozważ przeprowadzenie dwóch krótszych ankiet: jednej bezpośrednio po wydarzeniu, obejmującej ogólną satysfakcję, a drugiej tydzień później, aby uzyskać głębszy feedback od najbardziej zaangażowanych uczestników. Kolejna praktyczna zasada: jeśli pytanie nie ma związku z decyzją, którą realnie możesz podjąć przed kolejnym wydarzeniem, zrezygnuj z niego. Każde dodatkowe pytanie to niewielki podatek od każdego respondenta, który wypełni ankietę.
Czy powinienem zaoferować zachętę za wypełnienie ankiety?
Zachęty mogą zwiększyć wskaźnik odpowiedzi, ale mogą również przyciągnąć odpowiedzi niskiej jakości od osób, które spieszą się tylko po to, by zdobyć nagrodę. Lepszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie ankiety na tyle prostej i krótkiej, że nie będzie potrzebna żadna zachęta. Jeśli wskaźnik odpowiedzi nadal jest niski, rozważ udział w loterii zamiast gwarantowanej nagrody, co zmniejszy pokusę pośpiechu. Najskuteczniejszą zachętą jest przekonanie uczestników, że ich opinie wpłyną na przebieg kolejnego wydarzenia: ludzie odpowiadają, gdy uważają, że ich wkład ma znaczenie.
Co mam zrobić z wynikami?
Zacznij od obliczenia kluczowych wskaźników: ogólnego wskaźnika satysfakcji, wskaźnika NPS i wszelkich konkretnych wyników, które śledzisz rok po roku. Następnie przeczytaj odpowiedzi otwarte, szukając motywów. Szukaj wzorców, a nie pojedynczych skarg. Gdy uzyskasz jasny obraz, udostępnij podsumowanie z zespołem i, w stosownych przypadkach, z uczestnikami. Krótki e-mail z informacją „oto, co nam przekazano i co zmieniamy” zamyka pętlę informacji zwrotnej i zwiększa prawdopodobieństwo, że uczestnicy wezmą udział w przyszłych ankietach. Pomaga również śledzić te same kluczowe pytania z wydarzenia na wydarzenie, co pozwala mierzyć postępy w czasie, zamiast traktować każdą ankietę jako osobne ćwiczenie. Punkty odniesienia dają kontekst, którego nie może zapewnić pojedynczy punkt danych.
Zbieranie opinii podczas wydarzenia z AhaSlides
Najskuteczniejszym momentem na zebranie opinii jest moment, zanim uczestnicy opuszczą salę. AhaSlides pozwala zamknąć sesję za pomocą slajdów na żywo: skale ocen dla pytań ilościowych, chmura słów oddająca nastrój sali oraz slajd otwarty na konkretne sugestie. Wyniki pojawiają się na ekranie w miarę reakcji uczestników. Zbieranie opinii w sali to sposób na osiągnięcie wspomnianego powyżej wskaźnika ukończenia na poziomie 85-95%, a obserwowanie zbiorczej informacji zwrotnej na ekranie nadaje sesji konkretny moment zamknięcia.
Aby uzyskać pełną ankietę, Ankiety AhaSlides Zamień powyższe pytania ankiety po wydarzeniu w jeden formularz, który respondenci wypełnią na jednej stronie i prześlą raz. Pokaż go jako ostatni slajd sesji zamykającej, a następnie udostępnij tę samą ankietę jako link lub kod QR uczestnikom, którzy wyszli wcześniej; będą mogli odpowiedzieć na dowolnym urządzeniu bez konieczności zakładania konta.
Źródła
[1] SurveyMonkey. Jak długa powinna być ankieta? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Eksploruj. Jaki jest dobry wskaźnik odpowiedzi na ankietę po wydarzeniu? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] Centrum ASAE. 5 najlepszych praktyk tworzenia i udostępniania ankiet po wydarzeniu. (Wrzesień 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
