Ucz się od tych najlepszych przykładowe harmonogramy projektów aby zwiększyć produktywność i wydajność Twoich projektów!
Pierwszym etapem zarządzania projektem jest planowanie i tworzenie harmonogramów; podczas gdy planowanie koncentruje się na ustaleniu mapy drogowej sukcesu projektu, planowanie jest poświęcone określeniu harmonogramu i kolejności działań projektowych.
Trudno jest zapewnić, że projekt będzie w toku bez fazy planowania. Dlatego w tym artykule przyjrzymy się znaczeniu harmonogramu projektu, jego przykładom oraz sposobom efektywnego planowania od małego do dużego projektu.
Spis treści
Wskazówki dotyczące lepszego zaangażowania
Szukasz interaktywnego sposobu na lepsze zarządzanie projektem?
Uzyskaj bezpłatne szablony i quizy do wykorzystania podczas kolejnych spotkań. Zarejestruj się za darmo i weź to, co chcesz z AhaSlides!
🚀 Zdobądź darmowe konto
Co oznacza harmonogram projektu?
Harmonogram projektu to szczegółowy harmonogram, który przedstawia zadania, wymagane zasoby i oczekiwane terminy w sekwencji, aby zapewnić, że projekt może zostać ukończony na czas.
Harmonogram projektu zazwyczaj zawiera daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania, czas trwania każdego zadania oraz wszelkie zależności lub ograniczenia, które mogą mieć wpływ na harmonogram.
Dlaczego harmonogram projektu jest ważny?
Harmonogramowanie projektu jest kluczowym elementem zarządzania projektami, ponieważ zapewnia ramy dla pomyślnej realizacji projektu. Ten szczegółowy plan pozwala kierownikom projektów efektywnie alokować zasoby, monitorować postępy i zapewniać, że projekt zostanie ukończony na czas iw ramach budżetu. Poniżej opisano niektóre korzyści wynikające z harmonogramu projektu
Identyfikacja potencjalnych wąskich gardeł i zagrożeń z wyprzedzeniem
Jednym z głównych powodów, dla których planowanie projektu jest ważne, jest to, że pomaga ono menedżerom w wykrywaniu potencjalnych wąskich gardeł i ryzyka z wyprzedzeniem. Dzieląc projekt na mniejsze zadania i przypisując każdemu z nich określone ramy czasowe, kierownicy projektów mogą łatwo zidentyfikować wszelkie zależności lub ograniczenia, które mogą mieć wpływ na ogólny harmonogram projektu. Umożliwia im to proaktywne zarządzanie tymi ryzykami i podejmowanie niezbędnych działań w celu ich ograniczenia.
Na przykład, jeśli określone zadanie zostanie zidentyfikowane jako działanie na ścieżce krytycznej, a jego opóźnienie może potencjalnie wpłynąć na cały harmonogram projektu, kierownik projektu może przydzielić dodatkowe zasoby lub dostosować harmonogram, aby zapewnić terminowe wykonanie.
Wykorzystanie zasobów
Ponadto planowanie projektu odgrywa istotną rolę w zarządzaniu zasobami. Mając jasne zrozumienie zadań związanych z projektem i ich szacowanego czasu trwania, kierownicy projektów mogą skutecznie alokować zasoby, aby zapewnić ich optymalne wykorzystanie.
Obejmuje to przydzielanie do każdego zadania odpowiednich osób z niezbędnymi umiejętnościami i doświadczeniem oraz unikanie konfliktów zasobów lub przeciążenia. Dobrze zaplanowany harmonogram projektu pozwala kierownikom projektów z wyprzedzeniem zidentyfikować wszelkie luki lub niedobory zasobów i podjąć niezbędne działania w celu ich rozwiązania, takie jak zatrudnienie dodatkowych zasobów lub realokacja istniejących.
Poprawa komunikacji i koordynacji
Ponadto planowanie projektów pomaga w poprawie komunikacji i współpracy między członkami zespołu. Mając wspólne zrozumienie harmonogramu projektu, członkowie zespołu mogą dostosować swoje wysiłki i pracować nad wspólnym celem. Ułatwia to lepszą współpracę, ogranicza nieporozumienia lub konflikty i poprawia ogólną produktywność.
Lepsze śledzenie i raportowanie
Ponadto dobrze zdefiniowany harmonogram projektu stanowi również podstawę do regularnego śledzenia postępów i raportowania. Kierownicy projektów mogą porównywać rzeczywiste postępy z planowanym harmonogramem, identyfikować wszelkie odchylenia lub opóźnienia oraz podejmować niezbędne działania naprawcze, aby projekt przebiegał zgodnie z planem.
Jakie są przykłady harmonogramów projektów?
Oto kilka przykładów tworzenia harmonogramu projektu w oparciu o trzy techniki planowania i kontrolowania projektu: wykres Gantta, diagram sieciowy (PERT i CPM) oraz harmonogram podziału pracy (WBS).
Wykres Gantta
Wykres Gantta to popularne narzędzie do planowania projektów, które wizualnie przedstawia oś czasu projektu. Wyświetla zadania jako poziome paski wzdłuż osi czasu, wraz z datami rozpoczęcia i zakończenia. Strzałkami można wskazać zależności między zadaniami, a kamienie milowe oznaczać znaczące osiągnięcia w projekcie.
Poniższy rysunek jest przykładem wykresu Gantta działań serwisowych dla Delta Jet podczas 40-minutowego postoju
PERT i CPM
Diagram sieciowy, znany również jako wykres PERT (Program Evaluation and Review Technique), ilustruje sekwencję i zależności zadań w projekcie. Wykorzystuje węzły do reprezentowania zadań i strzałki do przedstawiania relacji między zadaniami. Ten typ harmonogramu jest przydatny do wizualizacji ścieżek krytycznych i identyfikowania zadań, które mają największy wpływ na czas trwania projektu.
Ponadto ścieżka krytyczna jest identyfikowana poprzez określenie najdłuższej sekwencji zależnych zadań, które bezpośrednio wpływają na całkowity czas trwania projektu. Zadania na ścieżce krytycznej mają zerowy zapas czasu lub płynność, co oznacza, że wszelkie opóźnienia w tych zadaniach będą miały bezpośredni wpływ na całkowity czas trwania projektu. Koncentrując się na ścieżce krytycznej, kierownicy projektów mogą efektywnie alokować zasoby i identyfikować możliwości optymalizacji, aby zapewnić terminową realizację projektu.
Oto przykład Critical Path i Slack Times do zainstalowania nowego sprzętu do kontroli zanieczyszczeń w danej firmie.
Harmonogram podziału pracy (WBS)
Harmonogram projektu można opracować na podstawie struktury podziału pracy. Odnosi się do hierarchicznego rozkładu rezultatów projektu na mniejsze, łatwe w zarządzaniu pakiety robocze. Korzystając z tych technik, menedżerowie mogą łatwo zidentyfikować zależności między zadaniami. Niektóre zadania mogą być uzależnione od ukończenia innych, podczas gdy nad niektórymi można pracować równolegle.
Jak sporządzić harmonogram projektu?
Na początku planowania, jeśli zastanawiasz się, jak to zrobić, pomocne może być przestrzeganie następujących ważnych pytań:
- Co należy zrobić? Jasno zdefiniuj konkretne zadania, działania i produkty wymagane do ukończenia projektu. Podziel projekt na możliwe do zarządzania komponenty, upewniając się, że wszystkie niezbędne prace zostały zidentyfikowane.
- Kiedy należy to zrobić? Określ czas trwania i oś czasu dla każdego zadania lub działania. Oszacuj czas potrzebny do wykonania każdego zadania i rozważ wszelkie zależności lub ograniczenia, które mogą mieć wpływ na harmonogram. Korzystanie z wykresów Gantta, technik PERT i CPM w celu efektywnego organizowania harmonogramu projektu.
- Kto to potrafi? Zidentyfikuj osoby lub role odpowiedzialne za każde zadanie lub działanie, może to obejmować wsparcie między działami. Przydziel zasoby i odpowiednio przydziel obowiązki. Upewnij się, że członkowie zespołu mają niezbędne umiejętności i dyspozycyjność do wykonywania przydzielonych im zadań.
- Gdzie to będzie zrobione? Określ fizyczną lub wirtualną lokalizację, w której będzie wykonywane każde zadanie. Może to obejmować określone obszary robocze, sprzęt lub wymagania technologiczne.
- Jakie są zależności zadań? Określ relacje i zależności między zadaniami. Określ, które zadania należy wykonać, zanim inni będą mogli je rozpocząć, i rozważ wszystkie zadania, nad którymi można pracować jednocześnie.
- Co to jest ścieżka krytyczna? Identyfikacja ścieżki krytycznej jest ważną częścią opracowywania kompleksowego harmonogramu projektu. Ścieżka krytyczna pomaga kierownikom projektów i zespołom zrozumieć, które zadania mają największy wpływ na czas trwania i datę zakończenia projektu.
Czym są narzędzia do tworzenia harmonogramów projektów?
Większość projektów wymaga obecnie wsparcia oprogramowania do planowania projektów. Udowodniono, że przynosi wiele korzyści osobom i firmom, takich jak zwiększona wydajność, lepsza współpraca, zwiększona dokładność i lepsza wizualizacja.
Microsoft Project jest jednym z najlepszych programów do planowania projektów. Jedną z kluczowych funkcji programu Microsoft Project jest możliwość uzyskiwania aktualizacji statusu dla interesariuszy i zarządzania wykresami Gantta, w których można łatwo identyfikować zależności zadań i zarządzać kolejnością zadań. możesz również elastycznie wprowadzać korekty do harmonogramu projektu.
Inną opcją jest użycie narzędzia o nazwie Oprogramowanie do planowania Primavera P6. Jest to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami zaprojektowane specjalnie dla dużych i złożonych projektów i jest uznawane za jedno z najlepszych programów do planowania budowy. Obsługuje zarówno techniki PERT, jak i CPM, oferując funkcje do tworzenia diagramów sieciowych, planowania zadań, zarządzania zasobami i analizowania ścieżek krytycznych.
W przypadku mniejszych projektów możesz rozważyć wypróbowanie darmowego oprogramowania, takiego jak „Asana” lub „Trello.” Chociaż te narzędzia mogą nie mieć wszystkich zaawansowanych funkcji płatnego oprogramowania, oferują podstawowe możliwości planowania projektów i są przyjazne dla użytkownika. Darmowe wersje są w stanie wykonywać mniej skomplikowane zadania projektowe i współpracować z innymi. Pozwala tworzyć zadania, ustalać terminy, przydzielać obowiązki i śledzić postępy.
Często Zadawane Pytania
Co to jest planowanie projektu na przykładzie?
Harmonogram projektu określa kolejność zadań, wymagane zasoby i szacowane ramy czasowe ich wykonania. Weźmy projekt budowlany jako przykład harmonogramu projektu. Planowanie w budownictwie może obejmować takie zadania, jak przygotowanie terenu, prace fundamentowe, montaż ram, instalacji elektrycznych i hydraulicznych, wykończenie i inspekcje.
Jak napisać przykładowy harmonogram projektu?
Podczas pisania przykładowego harmonogramu projektu ważne jest, aby wykonać następujące kroki: (1) Zacznij od określenia kluczowych zadań i działań, które należy wykonać w ramach projektu. Można to zrobić, dzieląc projekt na mniejsze, wykonalne zadania i określając kolejność, w jakiej należy je wykonać. (2) Następnie oszacuj czas trwania każdego zadania i odpowiednio przydziel zasoby. Pomoże to w stworzeniu realistycznego harmonogramu projektu. (3) Następnie ustalając zależności między zadaniami, ponieważ niektóre zadania mogą być uzależnione od wykonania innych. (4) Na koniec pamiętaj, aby regularnie przeglądać i aktualizować harmonogram projektu w razie potrzeby, aby upewnić się, że pozostaje on dokładny i odzwierciedla wszelkie zmiany lub korekty w projekcie.
Jakie są 7 różnych rodzajów planowania?
Siedem różnych typów obejmuje planowanie w szczelinach czasowych, planowanie spotkań otwartych, planowanie fal, planowanie 40/20, planowanie podwójne, planowanie klastrów, planowanie spotkań falowych i bezpośrednich oraz planowanie macierzowe.
Podsumowanie
Dobrze opracowany harmonogram projektu ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania projektem. Aby doskonalić się w planowaniu projektów na rok 2024 i później, zaleca się odkrywanie i wdrażanie nowoczesnych narzędzi do zarządzania projektami, bycie na bieżąco z najlepszymi praktykami branżowymi oraz ciągłe doskonalenie umiejętności planowania projektów poprzez szkolenia i rozwój zawodowy.
Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w zorganizowaniu szkolenia z umiejętności planowania projektów, AhaSlajdy może być świetnym partnerem, który oferuje szereg funkcji wspierających interaktywne i angażujące sesje szkoleniowe. Dzięki AhaSlides możesz tworzyć dynamiczne prezentacje, interaktywne quizy i wspólne działania, aby poprawić jakość nauki.
Ref: Project Manager | Verint
