Wyobraź sobie swój zespół jako załogę żeglującą po wodach projektów i celów. Co się stanie, gdy trafisz na trudny teren? Wprowadź Szablon analizy przyczyn źródłowych, kompas Twojej organizacji. W tym poście na blogu odkryjemy analizę pierwotnych przyczyn i jej kluczowe zasady, jak krok po kroku przeprowadzić RCA, a także różne szablony analizy pierwotnych przyczyn, które pomogą Ci w tym procesie.
Spis treści
Co to jest analiza przyczyn źródłowych?
Analiza przyczyn źródłowych (RCA) to systematyczny proces stosowany w celu identyfikacji podstawowych przyczyn problemów lub incydentów w systemie. Podstawowym celem RCA jest ustalenie, dlaczego wystąpił konkretny problem i zajęcie się jego pierwotnymi przyczynami, a nie tylko leczenie objawów. Takie podejście pomaga zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu.
Analiza przyczyn źródłowych jest szeroko stosowana w różnych gałęziach przemysłu, w tym w produkcji, opiece zdrowotnej, technologiach informatycznych i nie tylko. Jest to proaktywne podejście do rozwiązywania problemów, którego celem jest tworzenie rozwiązań długoterminowych, a nie szybkich rozwiązań, sprzyjających ciągłemu doskonaleniu w organizacjach lub systemach.
Kluczowe zasady analizy przyczyn źródłowych
Oto główne kluczowe zasady RCA:
Skoncentruj się na problemie, a nie na ludziach:
Zamiast obwiniać pojedyncze osoby, skoncentruj się na rozwiązaniu problemu. Analiza przyczyn źródłowych (RCA) to narzędzie umożliwiające wyszukiwanie i naprawianie problemów, dzięki czemu nie wystąpią one ponownie, bez wskazywania konkretnych osób.
Utrzymuj porządek:
Wykonując RCA, myśl w sposób zorganizowany. Postępuj krok po kroku, aby znaleźć wszystkie możliwe przyczyny problemu. Dobra organizacja sprawia, że RCA działa lepiej.
Skorzystaj z faktów i dowodów:
Podejmuj decyzje w oparciu o prawdziwe informacje. Upewnij się, że RCA wykorzystuje fakty i dowody, a nie domysły i uczucia.
Pytaj o pomysły otwarcie:
Stwórz przestrzeń, w której można kwestionować pomysły. Wykonując RCA, bądź otwarty na nowe myśli i perspektywy. Pomaga to zbadać wszystkie możliwe przyczyny problemu.
Trzymać się tego:
Zrozum, że RCA może zająć trochę czasu. Kontynuuj, aż znajdziesz główną przyczynę problemu. Bycie cierpliwym jest ważne, aby znaleźć dobre rozwiązania i zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu.
Jak przeprowadzić analizę pierwotnej przyczyny
Przeprowadzenie analizy przyczyn źródłowych obejmuje systematyczny proces mający na celu identyfikację przyczyn leżących u podstaw problemu. Oto przewodnik krok po kroku, jak przeprowadzić RCA:
1/ Zdefiniuj problem:
Jasno przedstaw problem lub kwestię wymagającą zbadania. Napisz zwięzłe określenie problemu, zawierające szczegółowe informacje, takie jak objawy, wpływ na operacje i wszelkie inne istotne informacje. Ten krok przygotowuje grunt pod cały proces RCA.
2/ Zbierz drużynę:
Utwórz multidyscyplinarny zespół składający się z osób, które mają udział w danym problemie lub mają wiedzę specjalistyczną związaną z danym problemem. Różnorodność perspektyw może prowadzić do pełniejszego zrozumienia problemu.
3/ Zbierz dane:
Zbierz odpowiednie informacje i dane. Może to obejmować przeglądanie dokumentacji, przeprowadzanie wywiadów, obserwację procesów i gromadzenie wszelkich innych odpowiednich źródeł danych. Celem jest wszechstronne i dokładne zrozumienie sytuacji.
4/ Użyj narzędzi RCA:
Stosuj różne narzędzia i techniki RCA, aby zidentyfikować przyczyny źródłowe. Typowe narzędzia obejmują:
- Diagram rybiej ości (Ishikawa): wizualna reprezentacja, która kategoryzuje potencjalne przyczyny problemu na gałęzie, takie jak ludzie, procesy, sprzęt, środowisko i zarządzanie.
- 5 powodów: pytaj wielokrotnie „dlaczego”, aby prześledzić sekwencję zdarzeń i dotrzeć do podstawowych przyczyn. Dopóki nie dojdziesz do pierwotnej przyczyny, pytaj „dlaczego”.
5/ Zidentyfikuj przyczyny źródłowe:
Analizuj zebrane dane i informacje, aby zidentyfikować podstawowe lub pierwotne przyczyny problemu.
- Spójrz poza bezpośrednie objawy, aby zrozumieć problemy systemowe przyczyniające się do problemu.
- Upewnij się, że zidentyfikowane przyczyny źródłowe są ważne i poparte dowodami. Sprawdź krzyżowo z zespołem i, jeśli to możliwe, przetestuj założenia, aby zweryfikować dokładność analizy.
6/ Opracuj rozwiązania:
Przeprowadź burzę mózgów i oceń potencjalne działania naprawcze i zapobiegawcze. Skoncentruj się na rozwiązaniach, które eliminują zidentyfikowane przyczyny źródłowe. Rozważ wykonalność, skuteczność i potencjalne niezamierzone konsekwencje każdego rozwiązania.
7/ Stwórz plan działania:
Opracuj szczegółowy plan działania, który nakreśli kroki niezbędne do wdrożenia wybranych rozwiązań. Przydzielaj obowiązki, ustalaj ramy czasowe i ustalaj wskaźniki monitorowania postępu.
8/ Wdrażaj rozwiązania:
Wprowadź wybrane rozwiązania w życie. Wprowadź zmiany w procesach, procedurach lub innych aspektach określonych w planie działania.
9/ Monitoruj i oceniaj:
Uważnie monitoruj sytuację, aby mieć pewność, że wdrożone rozwiązania są skuteczne. Ustanów system ciągłej oceny i informacji zwrotnej. Jeśli to konieczne, dostosuj rozwiązania w oparciu o wyniki ze świata rzeczywistego.
Szablon analizy przyczyn root
Poniżej znajdują się uproszczone szablony analizy przyczyn źródłowych w różnych formatach:
Szablon analizy głównych przyczyn w programie Excel:
Oto szablon analizy głównych przyczyn w programie Excel
- Opis problemu: Krótko opisz problem lub kwestię.
- Data i godzina zdarzenia: Zapisz, kiedy wystąpił problem.
- Zbieranie danych: Określ wykorzystywane źródła danych i metody.
- Podstawowe przyczyny: Wymień zidentyfikowane przyczyny źródłowe.
- Solutions: Dokumentuj proponowane rozwiązania.
- Plan wdrożenia: Nakreśl kroki umożliwiające wdrożenie rozwiązań.
- Monitorowanie i ocena: Zdefiniuj sposób monitorowania rozwiązań.
Szablon analizy przyczyn źródłowych 5 Dlaczego:
Oto szablon analizy głównych przyczyn zawierający 5 powodów
Stwierdzenie problemu:
- Jasno określ problem.
Dlaczego? (pierwsza iteracja):
- Zapytaj, dlaczego wystąpił problem i zanotuj odpowiedź.
Dlaczego? (druga iteracja):
- Powtórz proces, ponownie pytając, dlaczego.
Dlaczego? (trzecia iteracja):
- Kontynuuj, aż dotrzesz do pierwotnej przyczyny.
Solutions:
- Zaproponuj rozwiązania w oparciu o zidentyfikowaną pierwotną przyczynę.
Szablon analizy przyczyny źródłowej ości rybiej:
Oto szablon analizy przyczyny źródłowej kości rybiej
Stwierdzenie problemu:
- Zapisz problem w „nagłówku” diagramu ości.
Kategorie (np. Ludzie, Proces, Sprzęt):
- Oznacz gałęzie pod kątem różnych potencjalnych przyczyn.
Szczegółowe przyczyny:
- Podziel każdą kategorię na konkretne przyczyny.
Podstawowe przyczyny:
- Zidentyfikuj pierwotne przyczyny każdej szczegółowej przyczyny.
Solutions:
- Zaproponuj rozwiązania związane z każdą pierwotną przyczyną.
Przykład analizy przyczyn źródłowych w opiece zdrowotnej:
Oto przykład analizy przyczyn źródłowych w opiece zdrowotnej
- Opis zdarzenia u pacjenta: Krótko opisz zdarzenie związane z opieką zdrowotną.
- Oś czasu wydarzeń: Opisz, kiedy miało miejsce każde zdarzenie.
- Czynniki przyczyniające się: Wymień czynniki, które przyczyniły się do zdarzenia.
- Podstawowe przyczyny: Określ główne przyczyny zdarzenia.
- Działania naprawcze: Zaproponuj działania zapobiegające nawrotom.
- Dalsze działania i monitorowanie: Określ, w jaki sposób działania naprawcze będą monitorowane.
Szablon analizy przyczyn źródłowych Six Sigma:
- Definiować: Jasno zdefiniuj problem lub odchylenie.
- Zmierzyć: Zbierz dane, aby określić ilościowo problem.
- Analizować: Użyj narzędzi takich jak Fishbone lub 5 Dlaczego, aby zidentyfikować pierwotne przyczyny.
- Ulepszać: Opracowywać i wdrażać rozwiązania.
- Kontrola: Ustanowienie kontroli w celu monitorowania i utrzymywania ulepszeń.
Ponadto poniżej znajduje się kilka witryn internetowych, na których można znaleźć szablony analizy przyczyn źródłowych, które pomogą Ci w procesie RCA: SmartSheet, Kliknij w górę, Kultura bezpieczeństwa.
Final Thoughts
Szablon analizy przyczyn źródłowych to kompas umożliwiający skuteczne rozwiązywanie problemów. Postępując zgodnie z opisanym tutaj przewodnikiem krok po kroku, Twój zespół będzie mógł precyzyjnie sprostać wyzwaniom i zapewnić długoterminowe rozwiązania. Aby jeszcze bardziej ulepszyć swoje spotkania i burze mózgów, nie zapomnij użyć AhaSlajdy – narzędzie zaprojektowane w celu usprawnienia współpracy i usprawnienia komunikacji.
Najczęściej zadawane pytania
Jak napisać analizę przyczyn źródłowych?
Jasno zdefiniuj problem, Zbierz odpowiednie dane, Zidentyfikuj przyczyny źródłowe, Opracuj rozwiązania dotyczące przyczyn źródłowych, Wdrażaj i monitoruj skuteczność rozwiązań.
Jakie jest 5 kroków analizy przyczyn źródłowych?
Zdefiniuj problem, Zbierz dane, Zidentyfikuj przyczyny źródłowe, Opracuj rozwiązania oraz Wdrażaj i monitoruj rozwiązania.
Jak utworzyć szablon analizy przyczyn źródłowych?
Zarys sekcji poświęconych definicji problemu, gromadzeniu danych, identyfikacji pierwotnej przyczyny, opracowywaniu rozwiązań i wdrażaniu.
Ref: Asana | SmartSheet
