Co to jest zarządzanie projektami? | Wszystko, co warto wiedzieć w 2024 r

Tonąć w terminach? Czuć się zaszczyconym? Gospodarz Zarządzanie Projektamiw 2024 roku i zmień sposób, w jaki pracujesz.

Przez wieki system Bay Area Rapid Transit (BART) w San Francisco, obsługujący 400,000 XNUMX pasażerów dziennie, był jednym z najbardziej udanych projektów, a firma Bechtel jest wiodącym na świecie kierownikiem dużych projektów budowlanych i inżynieryjnych. Ten przykład jest doskonałym dowodem na to, jak ważne jest skuteczne zarządzanie projektami. Podstawą sukcesu każdego projektu są dobrzy menedżerowie projektów.

Dlatego w tym artykule zbadamy, czym jest zarządzanie projektami, jakie jest jego znaczenie i jakie są najlepsze techniki planowania, planowania, kontrolowania i ewaluacji projektu. 

Spis treści

• Co to jest zarządzanie projektami i przykłady?
• Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne?
  • Oszczędzaj czas i pieniądze
  • Popraw współpracę i komunikację
  • Ogranicz ryzyko i problemy
• Jakie są trzy kluczowe etapy zarządzania projektem?
  • Planowanie
  • Planowanie projektu
  • Kontrolowanie projektów
• Jakie są techniki zarządzania projektami: PERT i CPM
• Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami do zarządzania projektami
• Często Zadawane Pytania
• Podsumowanie

Wskazówki dotyczące lepszego zaangażowania

• Rozwój osobisty
• Performance Management

Co to jest zarządzanie projektami i przykłady?

Projekty są częścią naszej codzienności. Być może planujemy ślub lub przyjęcie urodzinowe niespodziankę, remontujemy dom lub przygotowujemy semestralny projekt klasowy. Można wymienić większe projekty, takie jak budowa mostu, relokacja mieszkańców, produkcja nowych linii samolotów i inne. Wszystkie wymagają zarządzania projektami. 

Zarządzanie projektami opisuje systematyczne podejście, metodologie i praktyki stosowane do planowania, planowania, kontrolowania i oceny projektów od początku do końca. Obejmuje szeroki zakres działań i procesów mających na celu osiągnięcie określonych celów w ramach określonych ograniczeń, takich jak czas, koszt, zakres, jakość i zasoby.

Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne?

Trudno odmówić znaczenia zarządzania projektami, dzięki któremu każdy projekt przedsiębiorstwa przebiega sprawniej i efektywniej. Przyjrzyjmy się trzem głównym zaletom skutecznego zarządzania projektami.

Oszczędzaj czas i pieniądze

Dobra organizacja projektu wymaga starannego planowania i alokacji zasobów. Kierownicy projektów oceniają wymagania projektu, identyfikują niezbędne zasoby i efektywnie je przydzielają. Dzięki dokładnemu oszacowaniu potrzeb w zakresie zasobów i unikaniu nadmiernej alokacji lub niedostatecznego wykorzystania, kierownicy projektów optymalizują wykorzystanie zasobów, redukując niepotrzebne koszty i oszczędzając czas.

Popraw współpracę i komunikację

Kierownicy projektów definiują i komunikują jasne role i obowiązki członkom zespołu. Każda osoba rozumie swoje specyficzne zadania, rezultaty i obszary odpowiedzialności. Ta przejrzystość minimalizuje zamieszanie i nakładanie się zadań, umożliwiając członkom zespołu płynną i wydajną współpracę.

Ogranicz ryzyko i problemy

Projekty z natury wiążą się z ryzykiem i niepewnością, które pozostawione bez zarządzania mogą prowadzić do poważnych wyzwań, a nawet niepowodzenia. Dobre zarządzanie projektami kładzie nacisk na strategie identyfikacji, oceny i ograniczania ryzyka. Przewidując potencjalne problemy i rozwiązując je na wczesnym etapie, kierownicy projektów mogą zminimalizować ich wpływ i zapewnić, że projekty będą przebiegać zgodnie z planem, a nawet zostaną ukończone przed wyznaczonym terminem.

Sprawdzić: Co robi mistrz Scrum?

Jakie są trzy kluczowe etapy zarządzania projektami?

Zarządzanie projektami składa się z trzech faz: planowania projektu, planowania projektu i kontrolowania projektu. Oto szczegóły każdej fazy.

Planowanie

Zarządzanie i organizacja projektu rozpoczynają się od fazy planowania, w której określane są cele, zadania i zakres projektu. Na tym etapie kierownicy projektów ściśle współpracują z interesariuszami, aby zrozumieć ich wymagania i oczekiwania.

Należy zauważyć, że w planowaniu projektu wykorzystuje się kilka metod, a jedną z najskuteczniejszych metod planowania jest struktura podziału pracy (WBS). Definiuje się go jako proces podziału projektu na jego główne podkomponenty (lub zadania), które następnie dzielą się na bardziej szczegółowe komponenty, a ostatecznie na zestaw działań i związanych z nimi kosztów.

Związane z: Widok z lotu ptaka na proces planowania projektu

Planowanie projektu

Harmonogram projektu odnosi się do procesu ustalania kolejności i przydzielania czasu na wszystkie działania w ramach projektu. Na tym etapie menedżerowie decydują, jak długo potrwa każde działanie i obliczają zasoby potrzebne na każdym etapie produkcji.

Cele planowania projektu można podsumować w następujący sposób:

• Pokazanie relacji każdego działania do innych i do całego projektu
• Określenie porządku logicznego i korelacji między czynnościami
• Ułatwienie ustalenia realistycznych szacunków czasu i kosztów dla każdego działania
• Zapewnienie optymalnego wykorzystania zasobów ludzkich, finansowych i materialnych poprzez identyfikację krytycznych wąskich gardeł.

Jednym z popularnych podejść do planowania projektów jest wykres Gantta. Wykresy Gantta to tanie metody, które mają pomóc menedżerom upewnić się, że:

• Planowane są działania
• Kolejność wykonania jest udokumentowana
• Szacunkowy czas aktywności jest rejestrowany
• Ogólny czas projektu jest opracowywany. 

Związane z:

• Technika boksu czasowego – przewodnik po użyciu w 2024 r
• Przykład harmonogramu projektu

Kontrolowanie projektów

Kontrola projektu opisuje ścisłe zarządzanie zasobami, kosztami, jakością i budżetami. Kontrolowanie projektów może być trudne. Nie wszystkie projekty są na początku dobrze zdefiniowane, niektóre mogą być źle zdefiniowane. Projekty zazwyczaj stają się dobrze zdefiniowane dopiero po szczegółowym, obszernym wstępnym planowaniu i dokładnym określeniu wymaganych nakładów, zasobów, procesów i wyników.

W kontrolingu istnieje termin zwany Metodologią Kaskady, który obejmuje podejście sekwencyjne, w którym projekt koncentruje się krok po kroku, a każdy etap jest zakończony przed przejściem do następnego. Kierownik projektu i zespół skupiają się na planowaniu i wykonywaniu jednej fazy na raz, zgodnie z wcześniej ustaloną sekwencją. Kiedy znane są ograniczenia, zmiany są na tyle małe, że można nimi zarządzać bez istotnej zmiany planów.

W przeciwieństwie do metodologii Waterfall, Metodyka Agilekładzie nacisk na równoległe lub jednoczesne planowanie i realizację elementów projektu. Jest to powszechnie kojarzone z metodologiami Agile, takimi jak Scrum i Kanban. Zamiast kończyć każdą fazę przed rozpoczęciem następnej, zespoły pracują jednocześnie nad wieloma aspektami projektu, koncentrując się na mniejszych iteracjach lub określonych w czasie przyrostach. Istnieje wiele punktów kontrolnych i pętli informacji zwrotnych do śledzenia postępów, które mogą pomóc w późniejszej ocenie projektu.

Sprawdzić: Wdrożenie projektu iProces oceny projektu

Jakie są techniki zarządzania projektami: PERT i CPM

Zarówno technika oceny i przeglądu programu (PERT), jak i metoda ścieżki krytycznej (CPM) to dobrze znane techniki zarządzania projektami wykorzystywane do planowania i planowania działań, które mają wspólne cechy w zakresie ogólnego procesu składającego się z 6 następujących kroków:

• Zdefiniuj działania projektowe wymagane do ukończenia projektu i przygotuj strukturę podziału pracy
• Zidentyfikuj, które działania są zależne od innych i ustal logiczne relacje, takie jak „od końca do początku” lub „od początku do początku”.
• Narysuj sieć łączącą wszystkie działania, używając węzłów do reprezentowania działań i strzałek, aby pokazać przepływ i zależności między nimi
• Oszacuj czas trwania i koszt każdego działania 
• Określ Ścieżkę Krytyczną (najdłuższą sekwencję działań zależnych determinującą minimalny czas trwania projektu)
• W trakcie realizacji projektu monitorowane są postępy w stosunku do harmonogramu, aw razie potrzeby wprowadzane są korekty, aby zapewnić terminową realizację.

Jakie są zalety i wady PERT i CPM?

Istnieje krytyka dotycząca PERT i CPM, czy są one ważne dla zarządzania projektami. Oto zalety i ograniczenia obu technik:

Zalety

Ograniczenia

- Zapewniają systematyczne podejście do planowania projektów, szczególnie w przypadku dużych, złożonych projektów obejmujących wiele działań. - Koncentrując się na krytycznych działaniach na ścieżce krytycznej, kierownicy projektów mogą ustalać priorytety zasobów i wysiłków, aby zapewnić terminową realizację projektu. - Oferują także ramy monitorowania postępu projektu i porównywania go z zaplanowanym harmonogramem.

- Dokładna identyfikacja i ilościowe określenie tych zależności może stanowić wyzwanie - Szacunki czasu w zarządzaniu projektami mogą często być subiektywne i zależne od różnych czynników, co prowadzi do ryzyka stronniczych szacunków i potencjalnych niedokładności w harmonogramie projektu. - Równie ważne jest dokładne monitorowanie ścieżek niemal krytycznych w projekcie. Zaniedbanie tych niemal krytycznych ścieżek może stwarzać nieodłączne ryzyko i skutkować potencjalnymi opóźnieniami lub zakłóceniami w ogólnym harmonogramie projektu.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami do zarządzania projektami

Jaki jest najlepszy oprogramowanie do zarządzania projektami ? Firmy mają kilka możliwości zarządzania projektami. W zależności od skali projektu, menedżerowie mogą zdecydować się na zastosowanie wyżej omówionych podejść do zarządzania małymi projektami lub włączenie specjalistycznego oprogramowania do zarządzania projektami w przypadku dużych i złożonych projektów.

Warto przedstawić Microsoft Project, jedno z najpopularniejszych specjalistycznych programów, które jest niezwykle przydatne przy rysowaniu sieci projektów, ustalaniu harmonogramu projektu, zarządzaniu kosztami projektu i innymi zasobami oraz ewaluacji projektu. Ty też możesz rozważ alternatywytakie jak oprogramowanie do zarządzania projektami Asana, Trello, Jira i Basecamp. Wszystkie są płatnymi programami do zarządzania projektami z bezpłatną wersją próbną wielu zaawansowanych funkcji, które mogą pomóc w skuteczniejszym zarządzaniu projektami i zespołami.  

Związane z: 10 wskazówek, jak skutecznie korzystać z zarządzania projektami Asana w 2024 r or Alternatywy Microsoft Project

Często Zadawane Pytania

Podsumowanie

Jak widać, każdej firmie opłaca się inwestować w doskonalenie umiejętności zarządzania projektami. W skutecznym zarządzaniu projektami nie może zabraknąć pomysłowych kierowników projektów i zespołu o wysokiej wydajności. Istnieje wiele certyfikowanych kursów i szkoleń, które mogą pomóc uczniom zdobyć głębszą i przydatną wiedzę na temat zarządzania projektami. Jeśli jesteś wystarczająco pewny siebie i dobrze przygotowany, dlaczego nie podjąć wyzwania PMI, najbardziej ceniony na świecie certyfikat zarządzania projektami, obejmujący koncepcje tradycyjne, zwinne i hybrydowe. 

Jeśli jednak chcesz zaoszczędzić pieniądze, świetnym pomysłem jest również wzięcie udziału w bezpłatnym kursie zarządzania projektami Coursera. W przypadku HR-owców korzystanie ze zindywidualizowanego szkolenia może również prowadzić do lepszych wyników. Możesz zaprojektować angażujące lekcje z AhaSlides presentationnarzędzie, w którym można znaleźć wiele bezpłatnych, konfigurowalnych szablonów interaktywnych quizów i gier wraz z unikalnymi efektami prezentacji.

Cytowane prace: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Zarządzanie operacyjne : Zrównoważony rozwóji Zarządzanie łańcuchem dostaw12. wyd. (wyd. 12).

Ref: Praca zespołowa | M. Biblioteka