O que é gerenciamento de projetos? | Tudo para saber em 2024

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Ao longo dos séculos, o sistema Bay Area Rapid Transit (BART) de São Francisco, com 400,000 passageiros por dia, tem sido um dos projetos mais bem-sucedidos e a Bechtel é o gestor de projetos líder mundial em projetos de construção e engenharia massivos. Este exemplo é uma excelente evidência da importância do gerenciamento eficaz de projetos. A essência do sucesso de qualquer projeto está por trás de bons gerentes de projeto.

Portanto, neste artigo exploraremos o que é gerenciamento de projetos, sua importância e as melhores técnicas para programar, planejar, controlar e avaliar um projeto. 

Conteúdo

• O que é gerenciamento de projetos e exemplos?
• Por que o gerenciamento de projetos é importante?
  • Economize tempo e dinheiro
  • Melhore a colaboração e a comunicação
  • Mitigar riscos e problemas
• Quais são os três estágios principais do gerenciamento de projetos?
  • Planejamento de Projetos
  • Agendamento de Projeto
  • Controle de Projeto
• O que são técnicas de gerenciamento de projetos: PERT e CPM
• Usando software de gerenciamento de projetos para gerenciar projetos
• Perguntas Frequentes
• ponto de partida

Dicas para um melhor engajamento

• Desenvolvimento Pessoal
• Gestão de Desempenho

O que é gerenciamento de projetos e exemplos?

Os projetos são uma parte comum da nossa vida cotidiana. Podemos estar planejando um casamento ou uma festa surpresa de aniversário, redecorando uma casa ou preparando um projeto de aula para um semestre. Projetos maiores podem ser mencionados, como a construção de uma ponte, a realocação de residentes, a produção de novas linhas de aviões e muito mais. Todos eles precisam de gerenciamento de projetos. 

O gerenciamento de projetos descreve a abordagem sistemática, metodologias e práticas usadas para agendar, planejar, controlar e avaliar projetos do início ao fim. Abrange uma ampla gama de atividades e processos destinados a atingir objetivos específicos dentro de restrições definidas, como tempo, custo, escopo, qualidade e recursos.

Por que o gerenciamento de projetos é importante?

É difícil negar a importância do gerenciamento em projetos, que ajuda cada projeto do negócio a funcionar de forma mais eficiente e eficaz. Vejamos os três principais benefícios do gerenciamento de projetos eficaz.

Economize tempo e dinheiro

A boa organização do projeto envolve planejamento cuidadoso e alocação de recursos. Os gerentes de projeto avaliam os requisitos do projeto, identificam os recursos necessários e os alocam de forma eficaz. Ao estimar com precisão as necessidades de recursos e evitar a superalocação ou subutilização, os gerentes de projeto otimizam o uso de recursos, reduzindo custos desnecessários e economizando tempo.

Melhore a colaboração e a comunicação

Os gerentes de projeto definem e comunicam funções e responsabilidades claras aos membros da equipe. Cada indivíduo entende suas tarefas específicas, entregas e áreas de responsabilidade. Essa clareza minimiza a confusão e as sobreposições, permitindo que os membros da equipe trabalhem juntos de maneira suave e eficiente.

Mitigar riscos e problemas

Os projetos envolvem inerentemente riscos e incertezas que, se não forem gerenciados, podem levar a desafios significativos ou até mesmo ao fracasso. Um bom gerenciamento de projetos enfatiza a identificação de riscos, avaliação e estratégias de mitigação. Antecipando e abordando possíveis problemas desde o início, os gerentes de projeto podem minimizar seu impacto e garantir que os projetos permaneçam no caminho certo ou até mesmo sejam concluídos antes da data de vencimento desejada.

Confira: O que um Scrum Master faz?

Quais são as três etapas principais do gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos envolve três fases: planejamento do projeto, cronograma do projeto e controle do projeto. Aqui estão os detalhes de cada fase.

Planejamento de Projetos

A gestão e organização do projeto começam com a fase de planejamento, onde são definidos as metas, objetivos e escopo do projeto. Durante esta fase, os gerentes de projeto trabalham em estreita colaboração com as partes interessadas para compreender seus requisitos e expectativas.

É crucial observar que existem vários métodos usados ​​no planejamento de projetos, e uma das formas mais eficazes de planejamento é a estrutura analítica do projeto (EAP). É definido como um processo de divisão de um projeto em seus principais subcomponentes (ou tarefas), que são então subdivididos em componentes mais detalhados e, finalmente, em um conjunto de atividades e seus custos relacionados.

Relacionado: Uma visão panorâmica do processo de planejamento do projeto

Agendamento de Projeto

O cronograma do projeto refere-se ao processo de sequenciar e alocar tempo para todas as atividades do projeto. Nesta fase, os gerentes decidem quanto tempo cada atividade levará e calculam os recursos necessários em cada etapa da produção.

Os propósitos do cronograma do projeto podem ser resumidos da seguinte forma:

• Mostrando a relação de cada atividade com as outras e com todo o projeto
• Determinar a ordem lógica e a correlação entre as atividades
• Facilitar o estabelecimento de estimativas realistas de tempo e custo para cada atividade
• Garantir que pessoas, dinheiro e recursos materiais sejam utilizados de maneira otimizada, identificando gargalos críticos.

Uma abordagem popular de agendamento de projetos é o gráfico de Gantt. Os gráficos de Gantt são métodos de baixo custo que visam ajudar os gerentes a garantir que:

• As atividades são planejadas
• A ordem de execução é documentada
• As estimativas de tempo de atividade são registradas
• O tempo total do projeto é desenvolvido. 

Relacionado:

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• Exemplo de cronograma do projeto

Controle de Projeto

O controle de um projeto descreve um manejo rigoroso de recursos, custos, qualidade e orçamentos. Controlar projetos pode ser difícil. Nem todos os projetos estão bem definidos à primeira vista, alguns podem estar mal definidos. Os projetos normalmente só se tornam bem definidos após um extenso planejamento inicial detalhado e uma definição cuidadosa das entradas, recursos, processos e resultados necessários.

No controle, existe um termo denominado Metodologia Cascata que envolve uma abordagem sequencial onde o projeto se concentra passo a passo e cada fase é concluída antes de passar para a próxima. O gerente do projeto e a equipe se concentram em planejar e executar uma fase de cada vez, seguindo uma sequência pré-determinada. Quando as restrições são conhecidas, as mudanças são pequenas o suficiente para serem gerenciadas sem uma revisão substancial dos planos.

Em contraste com a metodologia Waterfall, Metodologia Ágilenfatiza o planejamento paralelo ou simultâneo e a execução dos componentes do projeto. É comumente associado a metodologias ágeis, como Scrum e Kanban. Em vez de concluir cada fase antes de iniciar a próxima, as equipes trabalham em vários aspectos do projeto simultaneamente, concentrando-se em iterações menores ou incrementos com prazos definidos. Existem vários pontos de verificação e ciclos de feedback para acompanhar o progresso, o que pode ajudá-lo a fazer a avaliação do projeto posteriormente.

Confira: Implementação de projeto eProcesso de Avaliação de Projetos

O que são técnicas de gerenciamento de projetos: PERT e CPM

Tanto a Técnica de Avaliação e Revisão do Programa (PERT) quanto o Método do Caminho Crítico (CPM) são técnicas de gerenciamento de projetos bem conhecidas usadas para planejar e agendar atividades, que compartilham pontos em comum em termos do processo geral de 6 etapas, como segue:

• Definir as atividades do projeto necessárias para concluir o projeto e preparar a estrutura analítica do projeto
• Identifique quais atividades são dependentes de outras e estabeleça relações lógicas, como “término para início” ou “início para início”.
• Desenhe a rede conectando todas as atividades usando nós para representar atividades e setas para mostrar o fluxo e as dependências entre elas
• Estime a duração e o custo de cada atividade 
• Determine o Caminho Crítico (a sequência mais longa de atividades dependentes que determina a duração mínima do projeto)
• Ao longo do projeto, o progresso é monitorado em relação ao cronograma e os ajustes são feitos conforme necessário para garantir a conclusão no prazo.

Quais são as vantagens e desvantagens do PERT e do CPM?

Há uma crítica sobre PERT e CPM se eles são importantes para o gerenciamento de projetos. Aqui estão os benefícios e limitações das duas técnicas:

Diferenciais

Limitações

- Fornecem uma abordagem sistemática ao planeamento de projetos, especialmente para projetos grandes e complexos com inúmeras atividades. - Ao concentrarem-se em atividades críticas num caminho crítico, os gestores de projetos podem priorizar recursos e esforços para garantir a conclusão atempada do projeto. - Eles também oferecem uma estrutura para monitorar o progresso do projeto e compará-lo com o cronograma planejado.

- Identificar e quantificar com precisão essas dependências pode ser um desafio - As estimativas de tempo na gestão de projetos podem muitas vezes ser subjetivas e influenciadas por vários fatores, o que leva a um risco de estimativas tendenciosas e potenciais imprecisões no cronograma do projeto. - É igualmente importante monitorar de perto os caminhos quase críticos do projeto. Negligenciar esses caminhos quase críticos pode representar riscos inerentes e resultar em possíveis atrasos ou interrupções no cronograma geral do projeto.

Usando software de gerenciamento de projetos para gerenciar projetos

Qual é o melhor software de gerenciamento de projetos ? Existem várias opções para as empresas gerenciarem projetos. Dependendo da escala de um projeto, os gerentes podem decidir usar as abordagens discutidas acima para gerenciar pequenos projetos ou incorporar software de gerenciamento de projetos especializado para projetos grandes e complexos.

Vale a pena apresentar o Microsoft Project, um dos softwares especializados mais populares, extremamente útil para desenhar redes de projetos, identificar o cronograma do projeto, gerenciar custos e outros recursos do projeto e fazer avaliação do projeto. Você também pode considere suas alternativascomo software de gerenciamento de projetos Asana, Trello, Jira e Basecamp. Todos eles são softwares de gerenciamento de projetos pagos com uma avaliação gratuita de muitos recursos avançados que podem ajudá-lo a gerenciar seus projetos e equipes com mais eficiência.  

Relacionado: 10 dicas para usar o gerenciamento de projetos Asana de forma eficaz em 2024 or Alternativas do Microsoft Project

Perguntas Frequentes

ponto de partida

Como podemos ver, vale a pena para toda empresa investir no aprimoramento das habilidades de gerenciamento de projetos. Um gerenciamento de projeto eficaz não pode faltar gerentes de projeto engenhosos e uma equipe de alto desempenho. Existem muitos cursos e treinamentos certificados que podem ajudar os alunos a obter um conhecimento mais profundo e útil sobre gerenciamento de projetos. Se você está confiante e bem preparado o suficiente, por que não aceitar o desafio de PMI, a certificação de gerenciamento de projetos mais apreciada do mundo, abrangendo conceitos tradicionais, ágeis e híbridos. 

No entanto, se você quiser economizar, fazer um curso gratuito de gerenciamento de projetos do Coursera também é uma ótima ideia. Para os profissionais de RH, usar um treinamento personalizado também pode levar a melhores resultados. Você pode criar aulas envolventes com AhaSlides apresentação de negóciosferramenta, onde você pode encontrar muitos modelos personalizáveis ​​gratuitos de questionários e jogos interativos, além de efeitos de apresentação exclusivos.

Trabalho citado: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Gerenciamento de operação : Sustentabilidadee Gestão da Cadeia de Suprimentos12º. Ed. (12ª Ed.).

Ref: Trabalho em equipe | M. Biblioteca