Lista de verificare finală pentru managementul riscului de eveniment | 15 elemente indispensabile pentru a asigura succesul evenimentului

Inima îți bate rapid în timp ce îți imaginezi scenariile cele mai defavorabile:

❗️ Un difuzor se îmbolnăvește cu câteva minute înainte de a urca pe scenă.

❗️ Locația dvs. își pierde brusc puterea în ziua evenimentului.

❗️ Sau, cel mai rău, cineva este rănit la evenimentul tău.

Gândurile care frământă stomacul te țin treaz noaptea.

Dar chiar și cele mai haotice evenimente pot fi gestionate – dacă planificați cu atenție și sistematic dinainte.

Un simplu Lista de verificare a managementului riscului de eveniment vă poate ajuta să identificați, să vă pregătiți și să atenuați potențialele probleme înainte ca acestea să vă deraieze evenimentul. Să descoperim cele 10 elemente obligatorii din lista de verificare pentru a transforma îngrijorarea într-un plan de acțiune bine pus la punct.

Cuprins

• Descriere
• Ce este managementul riscului unui eveniment?
• Care sunt cei 5 pași pentru gestionarea riscului ca planificator de evenimente?
• Lista de verificare a managementului riscului de eveniment
• 5 elemente ale managementului riscului?
• Lista de verificare în managementul evenimentelor
• Takeaways
• Întrebări Frecvente

Descriere

Ce este managementul riscului unui eveniment?

Managementul riscului de eveniment implică identificarea riscurilor sau problemelor potențiale care ar putea amenința un eveniment și apoi punerea în aplicare a unor procese și măsuri de precauție pentru a atenua aceste riscuri. Acest lucru ajută organizatorii de evenimente să aibă planuri de urgență gata să minimizeze întreruperile și să se recupereze rapid dacă apar probleme. De asemenea, este utilizată o listă de verificare a managementului riscului de eveniment pentru a se asigura că fiecare potențială amenințare este depășită.

Care sunt cei 5 pași pentru gestionarea riscului ca planificator de evenimente?

Știm că este stresant ca planificator de evenimente cu toate posibilitățile care pot apărea. Pentru a vă feri de gândire excesivă, urmați cei 5 pași simpli ai noștri pentru a crea un plan perfect de gestionare a riscurilor pentru evenimente:

• Identificați riscurile – Găsiți ideea tuturor lucrurilor posibile care ar putea merge prost la evenimentul dvs. Luați în considerare factori precum problemele cu locația, vremea rea, eșecurile tehnologice, anulările difuzoarelor, problemele legate de mâncare, rănile, participarea scăzută etc. Gândiți-vă larg și puneți-l pe instrument de brainstorming pentru a păstra ideile intacte.

• Evaluați probabilitatea și impactul – Pentru fiecare risc de eveniment identificat, estimați cât de probabil este să apară și ce impact potențial ar putea avea asupra evenimentului dvs. Acest lucru ajută la determinarea riscurilor care necesită cele mai amănunțite planuri de atenuare.

• Elaborați planuri de urgență – Pentru riscuri cu prioritate mai mare, creați planuri de rezervă specifice, soluții și situații neprevăzute pentru a minimiza întreruperile dacă aceste riscuri se materializează. Aceasta poate implica confirmarea unor locații alternative, furnizori, programe etc.

• Atribuiți responsabilități – Faceți o persoană responsabilă pentru executarea fiecărui plan de urgență și comunicați clar rolurile echipei dumneavoastră. Acest lucru asigură că cineva va lua măsuri în cazul în care apare într-adevăr un risc.

• Exersează-ți planurile – Executați scenarii potențiale pentru a identifica lacunele în planurile dvs. de gestionare a riscurilor de evenimente. Instruirea echipei cu privire la modul de a răspunde în diferite situații va crea încredere, astfel încât să poată gestiona cu succes problemele care apar în ziua evenimentului.

Sfaturi pentru o mai bună implicare

• Management de evenimente
• Proiectarea evenimentelor
• Rețea de afaceri

Lista de verificare a managementului riscului de eveniment

Care sunt punctele generale pe care trebuie să le acopere o listă de verificare pentru managementul riscului de eveniment? Căutați inspirație cu exemplele noastre de verificare a riscurilor de evenimente de mai jos.

#1 – Locul de desfășurare
☐ Contract semnat
☐ Permise și licențe obținute
☐ Planul de etaj și aranjamentele de instalare au fost confirmate
☐ Catering și cerințe tehnice specificate
☐ Locul de rezervă identificat și în standby

#2 – Vremea
☐ Plan de monitorizare și notificare a vremii severe
☐ Cort sau adăpost alternativ disponibil dacă este necesar
☐ Aranjamente făcute pentru a muta evenimentul în interior, dacă este necesar

#3 – Tehnologie
☐ A/V și alte echipamente tehnologice testate
☐ Informațiile de contact ale asistenței IT obținute
☐ Imprimări pe hârtie ale materialelor disponibile ca rezervă
☐ Plan de urgență pentru internet sau întrerupere de curent

#4 – Medical/Siguranță
☐ Truse de prim ajutor și DEA disponibile
☐ Ieșirile de urgență marcate clar
☐ Personal instruit în procedurile de urgență
☐ Informații de contact pentru securitate/poliție la îndemână

#5 – Difuzoare
☐ Bios și fotografii primite
☐ Difuzoare alternative selectate ca rezervă
☐ Planul de urgență al vorbitorului comunicat

#6 – Prezența
☐ Pragul minim de prezență confirmat
☐ Politica de anulare comunicată
☐ Plan de rambursare în vigoare dacă evenimentul este anulat

# 7 - Asigurări
☐ Polița de asigurare de răspundere civilă generală în vigoare
☐ Certificat de asigurare obținut

#8 – Documentație
☐ Copii de pe contracte, permise și licențe
☐ Informații de contact pentru toți vânzătorii și furnizorii
☐ Programul evenimentului, agenda și/sau itinerarul

#9 – Personal/Voluntari
☐ Roluri atribuite personalului și voluntarilor
☐ Copii de rezervă disponibile pentru completare pentru neprezentări
☐ Instruire privind procedurile de urgență și planurile de urgență finalizată

#10 – Alimente și băuturi
☐ Aveți copii de rezervă disponibile pentru orice consumabile perisabile
☐ Opțiuni alimentare alternative pregătite în caz de întârziere/comandă incorectă/oaspeți cu alergii
☐ Sunt disponibile produse suplimentare din hârtie, ustensile și vesela de servire

#11 – Deșeuri și reciclare
☐ Coșuri de gunoi și containere de reciclare distribuite
☐ Roluri atribuite pentru colectarea gunoiului în timpul și după eveniment

#12 – Proceduri pentru tratarea reclamațiilor
☐ Membru al personalului desemnat să se ocupe de reclamațiile participanților
☐ Un protocol pentru rezolvarea problemelor și oferirea de rambursări/compensații dacă este necesar

#13 – Plan de evacuare de urgență
☐ Trasee de evacuare și puncte de întâlnire pregătite
☐ Puneți membrii personalului staționați lângă ieșiri

#14 – Protocolul persoanei pierdute
☐ Personalul responsabil pentru copii/vârstnici/cu handicap desemnat
☐ Informații de contact pentru părinții/tutorii minorilor obținute

#15 – Raportarea incidentelor
☐ Formular de raportare a incidentelor creat pentru ca personalul să documenteze orice situații de urgență

Care sunt cele cinci elemente ale managementului riscului?

Riscul nu este doar ghinion, ci face parte din orice afacere. Dar, cu un plan corect de gestionare a riscurilor de evenimente, puteți controla riscul de haos creat și puteți transforma amenințările în oportunități. Cele cinci abordări ale managementului riscului includ:

• Identificarea riscului – Gândește-te la lucruri mărunte, cum ar fi erorile tehnologice... până la catastrofă totală. Listarea riscurilor le scoate din cap și pe hârtie, unde le puteți confrunta.

• Evaluare a riscurilor– Evaluați fiecare risc pentru a înțelege care reprezintă cea mai mare amenințare. Luați în considerare: cât de probabil este să se întâmple asta? Ce daune ar putea rezulta dacă se întâmplă? Prioritizarea riscurilor concentrează-ți eforturile asupra problemelor care contează cu adevărat.

• Reducerea riscurilor – Ai planuri să ripostezi! Luați în considerare modalități de a reduce șansele de apariție a unui risc, de a reduce orice impact dacă se întâmplă sau ambele. Cu cât poți slăbi riscurile în prealabil, cu atât ele te vor perturba mai puțin.

• Monitorizarea riscurilor – Odată ce planurile tale inițiale sunt puse în aplicare, fii vigilent. Monitorizați semnele că apar noi riscuri sau se schimbă riscurile vechi. Ajustați-vă strategiile după cum este necesar pentru a ține pasul cu peisajul amenințărilor în evoluție.

• Raportarea riscurilor – Împărtășiți riscurile și planurile cu echipa dvs. Aducerea altora în buclă obține acceptare, expune punctele slabe pe care este posibil să le fi ratat și distribuie responsabilitatea pentru gestionarea riscurilor.

Ce este o listă de verificare în managementul evenimentelor?

O listă de verificare în managementul evenimentului se referă la o listă de elemente sau sarcini pe care organizatorii evenimentului le verifică că au fost pregătite, aranjate sau planificate înaintea unui eveniment.

O listă de verificare cuprinzătoare pentru managementul riscurilor vă ajută să vă asigurați că nimic important nu este trecut cu vederea, deoarece aranjați toate detaliile necesare pentru a executa cu succes un eveniment.

Listele de verificare sunt utile pentru gestionarea evenimentelor deoarece:

• Oferă claritate și structură – Ei așează într-o ordine care detaliază tot ceea ce trebuie făcut, astfel încât nimic să nu scape prin fisuri.

• Încurajați pregătirea temeinică – Verificarea articolelor îi motivează pe organizatori să se asigure că toate aranjamentele și măsurile de precauție sunt efectiv puse în aplicare înainte de începerea evenimentului.

• Îmbunătățirea comunicării – Echipele pot împărți și atribui elemente din lista de verificare pentru a se asigura că toată lumea își înțelege rolurile și responsabilitățile.

• Sprijină consistența – Folosirea aceleiași liste de verificare pentru evenimentele recurente ajută la menținerea standardelor și la identificarea zonelor de îmbunătățire de fiecare dată.

• Dezvăluie lacune sau puncte slabe – Elementele nebifate evidențiază lucruri uitate sau necesită mai multă planificare, permițându-vă să le rezolvați înainte să apară probleme.

• Facilitarea predărilor – Înmânarea listei de verificare noilor organizatori îi ajută să înțeleagă tot ce s-a făcut pentru a planifica evenimentele de succes anterioare.

Takeaways

Cu aceste suplimente în lista de verificare a managementului riscului de eveniment, ești bine pregătit pentru câmpul de luptă! Pregătirea transformă potențialul haos în încredere calmă. Așa că adăugați fiecare articol în lista dvs. Tăiați-le unul câte unul. Urmăriți lista de verificare care transformă îngrijorarea în putere. Pentru că cu cât anticipați mai mult, cu atât riscurile mai bune vor fi predate planificării și pregătirii dumneavoastră meticuloase.