Ce este managementul de proiect? | Tot ce trebuie să știți în 2024

Înecat în termene limită? Te simți copleșit? Maestru Management de Proiectîn 2024 și transformă modul în care lucrezi.

De-a lungul secolelor, sistemul Bay Area Rapid Transit (BART) din San Francisco, cu 400,000 de călăreți pe zi, a fost unul dintre cele mai de succes proiecte, iar Bechtel este cel mai important manager de proiect din lume pentru proiecte masive de construcții și inginerie. Acest exemplu este o dovadă excelentă a cât de important este managementul eficient al proiectelor. Miezul succesului oricărui proiect se află în spatele unor buni manageri de proiect.

Deci, în acest articol, vom explora ce este managementul de proiect, cât de important este acesta și cele mai bune tehnici de planificare, planificare, control și evaluare a unui proiect. 

Cuprins

• Ce este managementul de proiect și exemple?
• De ce este important managementul de proiect?
  • Economisiți timp și bani
  • Îmbunătățiți colaborarea și comunicarea
  • Reduceți riscurile și problemele
• Care sunt cele trei etape cheie ale managementului de proiect?
  • Planificarea proiectului
  • Programarea Proiectului
  • Controlul proiectelor
• Ce sunt tehnicile de management de proiect: PERT și CPM
• Utilizarea software-ului de management de proiect pentru a gestiona proiecte
• Întrebări Frecvente
• Linia de fund

Sfaturi pentru o mai bună implicare

• Dezvoltare personala
• Managementul performantei

Ce este managementul de proiect și exemple?

Proiectele sunt o parte comună a vieții noastre de zi cu zi. Este posibil să planificăm o nuntă sau o petrecere surpriză de naștere, să redecorăm o casă sau să pregătim un proiect de clasă de un semestru. Pot fi menționate proiecte mai mari, cum ar fi construirea unui pod, relocarea rezidenților, producerea de noi linii de avioane și multe altele. Toți au nevoie de management de proiect. 

Managementul de proiect descrie abordarea sistematică, metodologiile și practicile utilizate pentru programarea, planificarea, controlul și evaluarea proiectelor de la început până la finalizare. Acesta cuprinde o gamă largă de activități și procese care vizează atingerea unor obiective specifice în cadrul unor constrângeri definite, cum ar fi timpul, costul, domeniul de aplicare, calitatea și resursele.

De ce este important managementul de proiect?

Este greu de negat importanța managementului în proiecte care ajută fiecare proiect al afacerii să ruleze mai eficient și mai eficient. Să trecem peste cele trei beneficii principale ale managementului eficient de proiect.

Economisiți timp și bani

O bună organizare a proiectului implică o planificare atentă și alocarea resurselor. Managerii de proiect evaluează cerințele proiectului, identifică resursele necesare și le alocă eficient. Estimând cu acuratețe nevoile de resurse și evitând supraalocarea sau subutilizarea, managerii de proiect optimizează utilizarea resurselor, reducând costurile inutile și economisind timp.

Îmbunătățiți colaborarea și comunicarea

Managerii de proiect definesc și comunică roluri și responsabilități clare membrilor echipei. Fiecare persoană își înțelege sarcinile specifice, rezultatele și domeniile de responsabilitate. Această claritate minimizează confuzia și suprapunerile, permițând membrilor echipei să lucreze împreună fără probleme și eficient.

Reduceți riscurile și problemele

Proiectele implică în mod inerent riscuri și incertitudini, care, dacă nu sunt gestionate, pot duce la provocări semnificative sau chiar la eșec. Un bun management al proiectului pune accent pe identificarea riscurilor, evaluarea și strategiile de atenuare. Anticipând și abordând potențialele probleme de la început, managerii de proiect își pot minimiza impactul și se pot asigura că proiectele rămân pe drumul cel bun sau chiar sunt finalizate înainte de data scadentă dorită.

Check-out: Ce face un Scrum Master?

Care sunt cele trei etape cheie ale managementului de proiect?

Managementul proiectelor presupune trei faze: planificarea proiectului, programarea proiectului și controlul proiectelor. Iată detalii despre fiecare fază.

Planificarea proiectului

Managementul și organizarea proiectului încep cu faza de planificare, unde sunt definite scopurile, obiectivele și domeniul de aplicare al proiectului. În această fază, managerii de proiect lucrează îndeaproape cu părțile interesate pentru a le înțelege cerințele și așteptările.

Este esențial să rețineți că există mai multe metode utilizate în planificarea proiectelor, iar una dintre cele mai eficiente modalități de planificare este structura de defalcare a lucrărilor (WBS). Este definit ca un proces de împărțire a unui proiect în subcomponentele (sau sarcinile) sale majore, care sunt apoi subdivizate în componente mai detaliate și, în final, într-un set de activități și costurile aferente acestora.

Related: O vedere de pasăre asupra procesului de planificare a proiectului

Programarea Proiectului

Programarea proiectului se referă la procesul de secvențiere și alocare a timpului tuturor activităților proiectului. În această etapă, managerii decid cât timp va dura fiecare activitate și calculează resursele necesare în fiecare etapă de producție.

Scopurile programării proiectului pot fi rezumate după cum urmează:

• Arătând relația fiecărei activități cu ceilalți și cu întregul proiect
• Determinarea ordinii logice și a corelației între activități
• Facilitarea stabilirii unor estimări realiste de timp și cost pentru fiecare activitate
• Asigurarea că oamenii, banii și resursele materiale sunt utilizate în mod optim prin identificarea blocajelor critice.

O abordare populară de planificare a proiectelor este diagrama Gantt. Diagramele Gantt sunt metode cu costuri reduse care au scopul de a ajuta managerii să se asigure că:

• Sunt planificate activități
• Ordinea de executare este documentată
• Estimările timpului de activitate sunt înregistrate
• Timpul total al proiectului este dezvoltat. 

Related:

• Tehnica de box în timp – Ghid de utilizare în 2024
• Exemplu de program al proiectului

Controlul proiectelor

Controlul unui proiect descrie o manipulare atentă a resurselor, costurilor, calității și bugetelor. Controlul proiectelor poate fi dificil. Nu toate proiectele sunt bine definite la început, unele pot fi prost definite. De obicei, proiectele devin bine definite numai după o planificare inițială extinsă detaliată și o definire atentă a intrărilor, resurselor, proceselor și ieșirilor necesare.

În control, există un termen numit Waterfall Methodology care implică o abordare secvențială în care proiectul se concentrează pas cu pas și fiecare fază este finalizată înainte de a trece la următoarea. Managerul de proiect și echipa se concentrează pe planificarea și execuția câte o fază, urmând o secvență predeterminată. Când constrângerile sunt cunoscute, schimbările sunt suficient de mici pentru a fi gestionate fără revizuirea substanțială a planurilor.

Spre deosebire de metodologia Waterfall, Metodologie agilăpune accent pe planificarea și execuția paralelă sau simultană a componentelor proiectului. Este de obicei asociat cu metodologii Agile, cum ar fi Scrum și Kanban. În loc să finalizeze fiecare fază înainte de a începe următoarea, echipele lucrează la mai multe aspecte ale proiectului simultan, concentrându-se pe iterații mai mici sau pe incremente în intervale de timp. Există numeroase puncte de control și bucle de feedback pentru a urmări progresul, care vă pot ajuta să faceți evaluarea proiectului mai târziu.

Check-out: Implementarea proiectului si Procesul de evaluare a proiectului

Ce sunt tehnicile de management de proiect: PERT și CPM

Atât Tehnica de Evaluare și Revizuire a Programelor (PERT) cât și Metoda Căii Critice (CPM) sunt tehnici binecunoscute de management de proiect utilizate pentru planificarea și programarea activităților, care au puncte comune în ceea ce privește procesul general de 6 pași, după cum urmează:

• Definiți activitățile proiectului necesare pentru finalizarea proiectului și pregătiți structura de defalcare a lucrărilor
• Identificați ce activități depind de ceilalți și stabiliți relații logice, cum ar fi „termină până la începe” sau „începe până la început”.
• Desenați rețeaua care conectează toate activitățile folosind noduri pentru a reprezenta activități și săgeți pentru a arăta fluxul și dependențele dintre ele
• Estimați durata și costul fiecărei activități 
• Determinați Calea Critică (cea mai lungă secvență de activități dependente care determină durata minimă a proiectului)
• Pe parcursul proiectului, progresul este monitorizat în raport cu programul și se fac ajustări după cum este necesar pentru a asigura finalizarea la timp.

Care sunt avantajele și dezavantajele PERT și CPM?

Există o critică despre PERT și CPM dacă sunt importante pentru managementul proiectelor. Iată beneficiile și limitările celor două tehnici:

Avantaje

Limitări

- Oferă o abordare sistematică a planificării proiectelor, în special pentru proiecte mari, complexe, cu numeroase activități. - Prin concentrarea asupra activităților critice pe o cale critică, managerii de proiect pot prioritiza resursele și eforturile pentru a asigura finalizarea la timp a proiectului. - De asemenea, oferă un cadru pentru monitorizarea progresului proiectului și compararea acestuia cu programul planificat.

- Identificarea și cuantificarea cu precizie a acestor dependențe poate fi o provocare - Estimările de timp în managementul proiectelor pot fi adesea subiective și influențate de diverși factori, ceea ce duce la un risc de estimări părtinitoare și potențiale inexactități în cronologia proiectului. - Este la fel de important să monitorizați îndeaproape căile aproape critice din cadrul proiectului. Neglijarea acestor căi aproape critice poate prezenta riscuri inerente și poate duce la potențiale întârzieri sau întreruperi ale calendarului general al proiectului.

Utilizarea software-ului de management de proiect pentru a gestiona proiecte

Care este cel mai bun software de management de proiect ? Există mai multe opțiuni pentru companii pentru a gestiona proiecte. În funcție de amploarea unui proiect, managerii pot decide să utilizeze abordările discutate mai sus pentru a gestiona proiecte mici sau să încorporeze software specializat de management de proiect pentru proiecte mari și complexe.

Merită să introducem Microsoft Project, unul dintre cele mai populare software specializate, care este extrem de util în desenarea rețelelor de proiecte, identificarea calendarului proiectului și gestionarea costurilor proiectului și a altor resurse și pentru evaluarea proiectelor. Poți și tu ia în considerare alternativele salecum ar fi software-ul de management al proiectelor Asana, Trello, Jira și Basecamp. Toate sunt software plătit de management al proiectelor, cu o probă gratuită a multor funcții avansate care vă pot ajuta să vă gestionați proiectele și echipele mai eficient.  

Related: 10 sfaturi pentru a folosi Asana Project Management în mod eficient în 2024 or Alternative Microsoft Project

Întrebări Frecvente

Linia de fund

După cum putem vedea, merită ca fiecare companie să investească în îmbunătățirea abilităților de management de proiect. Un management de proiect eficient nu poate lipsi de manageri de proiect cu resurse și de o echipă de înaltă performanță. Există multe cursuri certificate, iar formarea poate ajuta cursanții să obțină cunoștințe mai profunde și utile despre managementul proiectelor. Dacă ești suficient de încrezător și bine pregătit, de ce să nu accepti o provocare de la PMI, cea mai apreciată certificare de management de proiect din lume, care îmbrățișează concepte tradiționale, agile și hibride. 

Cu toate acestea, dacă doriți să economisiți bani, luarea unui curs gratuit de management de proiect Coursera este, de asemenea, o idee grozavă. Pentru persoanele cu resurse umane, folosirea unei instruiri personalizate poate duce, de asemenea, la rezultate mai bune. Puteți proiecta lecții captivante cu AhaSlides prezentareinstrument, unde puteți găsi multe șabloane personalizabile gratuite de chestionare și jocuri interactive, împreună cu efecte de prezentare unice.

Lucrări citate: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Managementul operațiunii : Durabilitatesi Managementul Lanțului De Aprovizionareal 12-lea. Ed. (Ed. a XII-a).

Ref: Muncă în echipă | M. Biblioteca