Пропадают большие заметки? Новый персонал ждет представления? Команды разбивают свои цели, но не получают признания? Похоже на всеобщая встречастоит на повестке дня!
Компания в полном составе — это, пожалуй, лучший способ объединить всю команду на непринужденной, но очень продуктивной встрече.
Вот как это сделать правильно: пример повестки дня и бесплатный интерактивный шаблон!
Что такое всеобщее собрание?
An всеобщая встречапросто встреча с участием весь персонал компании. Это регулярная встреча, проводимая, возможно, раз в месяц, и ее обычно проводят руководители компании.
Общее собрание пытается решить несколько ключевых задач...
- информировать сотрудников о любых новые объявленияне подходит для электронной почты.
- установить цели компаниии отслеживать прогресс в отношении существующих.
- наградить выдающиеся достиженияот отдельных лиц и команд.
- в признать сотрудниковприсоединившихся и ушедших.
- отвечать вопросы сотрудниковсо всех уголков бизнеса.
В соответствии с исследование в 2013 г., общие собрания могут вдохновить на откровенные разговоры. У лидеров есть возможность услышать напрямую от людей на разных уровнях в организации.
При всем при этом, окончательныйцель всеобщего собрания состоит в том, чтобы ввести чувство единствав компанию. Неудивительно, что в наши дни это становится все более востребованным, и массовые собрания пользуются все большей популярностью среди компаний, стремящихся поддерживать прочные связи в своих рядах.
Интересный факт ⚓ Значение слова «всеобщее собрание» происходит от старого военно-морского призыва «все руки на палубе», который использовался для того, чтобы вывести всех членов экипажа корабля на верхнюю палубу, чтобы помочь им ориентироваться во время шторма.
Зачем проводить всеобщую встречу?
Я понимаю; мы все пытаемся избежать синдрома «не еще одной встречи». Добавление еще одной в список еженедельных, ежемесячных и ежегодных встреч может показаться хорошим способом настроить против вас ваших сотрудников, но на самом деле это может сократить количество совещаний, которые вы проводите.
Как? Потому что всеобщее собрание является всеобъемлющим. Он берет важные части многих других встреч, которые вы проведете в течение рабочего месяца, и сокращает их до ограниченного 1-часового интервала времени.
В соответствии с исследование в 2013 г., общие собрания могут вдохновить на откровенные разговоры. У лидеров есть возможность услышать напрямую от людей на разных уровнях в организации.
В конечном счете, это действительно может высвободить немного времени в вашем расписании. Вот некоторые другие преимущества собрания с участием всех участников...
- Будьте инклюзивны - Трудно выразить, насколько много значит для вашей команды то, что вы готовы встречаться с ними каждую неделю или месяц. Предоставление им возможности задавать волнующие их вопросы посредством вопросов и ответов и максимально открытость и честность с ними создают прекрасную корпоративную культуру.
- Будьте командой- Так же приятно слышать слова начальника, как приятно видеть лица коллег. Удаленная работа и сегментированные офисы часто могут изолировать людей, которые должны работать больше всего. Общая встреча дает им неформальную возможность снова увидеться и пообщаться друг с другом.
- Не пропустите никого - Вся идея общего собрания в том, что это все руки на палубе. Хотя у вас может быть несколько отсутствий, вы можете передавать свои сообщения, зная, что все, включая удаленных сотрудников, слышат то, что им нужно услышать.
Руки вверх за Все руки!
Если все будут там, поставить на показ. Возьмите этот бесплатный интерактивный шаблон презентации для своего следующего общего собрания!
Повестка дня всеобщего собрания
Нужен пример повестки дня общего собрания, чтобы по-настоящему понять, что на самом деле происходит в олл-хэндах?
Вот 6 типичных вопросов, которые вы можете увидеть в повестке дня, а также рекомендуемые сроки, чтобы все было по плану. 1 час.
1. Ледоколы
⏰ 5 минут
Поскольку это встреча всей компании, на которой потенциально могут присутствовать новые лица, есть большая вероятность, что у некоторых коллег уже давно не было возможности посидеть и пообщаться друг с другом. Используйте 1 или 2 ледокола, чтобы сохранить командный духсильно и разогрейте эти прекрасные мозги перед началом встречи.
Они необходимы в начале общих совещаний, поскольку они разрушают формальную атмосферу, которая может повлиять на вовлеченность сотрудников, и одновременно помогают коллегам обнаружить неожиданные связи между отделами.
Ледокол, чтобы начать общее собрание на AhaSlidesПопробуйте некоторые из этих идей:
- Какая гифка описывает ваше настроение?- Покажите всем несколько GIF-изображений и попросите проголосовать за то, которое лучше всего отражает их чувства.
- Поделитесь неловкой историей- Вот один, который, как доказано, генерирует хорошие идеи. Попросите всех написать короткую, смущающую историю и отправить ее анонимно. Зачитывание этих историй может стать веселым началом повестки дня вашего общего собрания.
- Популярная викторина! - Нет ситуации, которую нельзя было бы усугубить мелочью. Быстрая 5-минутная викторина о текущих событиях или практиках компании может вдохновить на творчество и начать все с хорошего и чистого развлечения.
💡 Проверить 10 ледоколов на любую встречу- онлайн или как-то еще!
2. Обновления команды
⏰ 5 минут
Есть вероятность, что на этой встрече вы увидите несколько новых лиц, а также пропустите пару недавних отступлений. Лучше всего обратиться к этому ранов повестке дня, чтобы никто не сидел и неловко ждал, пока его представят.
Большое спасибо только что ушедшему персоналу — это не только хорошее руководство, но и гуманизация перед вашими людьми. Аналогичным образом, раннее представление новых лиц компании — отличный способ помочь им почувствовать себя вовлеченными и расположить всех к остальной части встречи.
Для этого будет достаточно короткой благодарности и приветствия, но вы можете сделать еще больше, сделав короткую презентацию.
Важно включить этот вопрос в повестку дня как можно раньше (в течение первых 10 минут), чтобы проявить уважение к бывшим коллегам и одновременно дать возможность оставшимся членам команды почувствовать себя в безопасности.
Это также помогает новым сотрудникам почувствовать себя по-настоящему желанными гостями, а не просто второстепенными людьми, что в конечном итоге задает позитивный тон и снижает беспокойство у всех присутствующих.
Обновления команды уведомляют всех о том, кто новый, а кто уходит.3. Новости компании
⏰ 5 минут
Еще один быстрый, но важный пункт повестки дня вашего общего собрания — это информирование вашей команды о деятельности компании. Почему это важно? Это нужно для того, чтобы все были в курсе более широких событий, событий и логистических заметок компании, которые затрагивают всех.
Имейте в виду, что речь идет не о проектах и целях (которые появятся через минуту), а скорее об объявлениях, которые влияют на всю компанию. Это могут быть новые заключенные сделки, новые планы по формированию команды в процессе разработки, а также все эти необходимые скучные вещи, например, в какой день придет сантехник, чтобы забрать кружку кофе, которую он оставил в прошлый раз.
Целью этого мероприятия является обеспечение прозрачности и согласованности в отношении того, что происходит в компании, при этом тон должен быть легким и информативным.
4. Прогресс цели
⏰ 20 минут
Теперь мы в самом деле в ваших руках. Здесь вы будете демонстрировать цели и гордо хвастаться (или публично плакать) прогрессом вашей команды в их достижении.
Этот сегмент обычно следует за общими объявлениями и часто ведется руководителями отделов или руководителей групп, а ведущий или модератор направляет ход событий.
Возможно, это самый важный раздел вашей встречи, поэтому ознакомьтесь с этими быстрыми советами...
- Используйте визуальные данные- Это может показаться неудивительным, но графики и диаграммы многолучшая работа по разъяснению данных, чем текст. Покажите прогресс каждого отдела в виде точки на графике, чтобы дать им более четкое представление о том, откуда они пришли и куда (надеюсь) идут.
- Поздравить и подбодрить- Для вашей команды это может быть самая нервная часть всей повестки дня общего собрания. Устраняйте страхи, поздравляя команды с хорошей работой и мягко подталкивая команды, которые работают неэффективно, спрашивая их, что им нужно, чтобы иметь больше шансов на достижение своих целей.
- Сделайте это интерактивным- Поскольку это самая длинная часть вашего общего собрания, и многие аспекты не применимы непосредственно ко всем, возможно, вам захочется сосредоточить внимание на комнате с помощью некоторой интерактивности. Попробуйте опрос, шкалу рейтинга, облако слов или даже викторину, чтобы узнать, как на трассеваша команда думает, что они есть.
После того, как вы произнесете эту часть доклада, будет хорошей идеей собрать команды в комнаты для обсуждения, чтобы они могли провести мозговой штурм по трем направлениям ответа...
- Что им понравилось в их обновлении прогресса.
- Что им не понравилось в их обновлении прогресса.
- Блокировщик, который мешает лучшему прогрессу.
Целью этого мероприятия является повышение прозрачности и ответственности, а также мотивация команд посредством признания и конструктивного поощрения.
5. Признание персонала
⏰ 10 минут
Признание — мощный мотиватор, и общее собрание — идеальный момент, чтобы отметить незамеченных героев вашей организации.
Вам не обязательно устраивать целую песню и танец (в любом случае многие из ваших сотрудников могут чувствовать себя некомфортно), но некоторое признание и, возможно, небольшой приз могут многое сделать не только для отдельного человека, но и для вашего собрания в целом. целое.
Вообще говоря, есть два способа сделать это:
- Перед встречей, все руководители групп указывают имя человека из своей команды, который сделал все возможное в своей роли. Используйте собрание, чтобы отметить наиболее представленное имя от каждой команды.
- Во время встречи - Поддерживайте живое облако слов для «молчаливого героя» каждого. Имя, которое чаще всего присылали ваши зрители, будет маячить в центре облака слов, давая вам возможность публично выразить признательность тому, кто это.
Ритуал признания заслуг сотрудников может повысить моральный дух, укрепить уважение внутри команды и добавить позитивный эмоциональный подъем общему собранию.
Tип 💡 Вращающееся колесо — идеальный инструмент для раздачи призов. Нет ничего лучше для вовлечения аудитории!
6. Откройте вопросы и ответы
⏰ 15 минут
Завершите общее совещание тем, что многие считают самым приоритетным: прямой эфир с вопросами и ответами.
Это шанс для любого сотрудника любого отдела задать вопросы высшему начальству. Ожидайте от этого сегмента всего и вся, а также приветствуйте его, поскольку ваша команда может почувствовать, что это единственный раз, когда они могут получить прямой ответ на серьезный вопрос.
Если у вас большая команда, один из способов эффективно справляться с вопросами и ответами — задавать вопросы за несколько дней до общего собрания, а затем фильтровать их, чтобы найти те, на которые стоит ответить перед толпой.
Цель этого сегмента — не просто предоставить ответы, а дать вашей команде возможность высказаться, показать, что руководство слушает, и завершить встречу в позитивном тоне. открытость и уважение.
Но если вы хотите быть более прозрачными во всем процессе, просто позвольте вашей команде задавать вам вопросы через живую платформу вопросов и ответов. Таким образом, вы можете держать все под контролем организованная, Модератором и 100% дружелюбный к удаленным работникам.
Как провести общее собрание с использованием AhaSlides
1. Подготовьте презентацию
- Создать новую презентациюна AhaSlides.
- Структурируйте слайды по ключевым темам, которые вы хотите осветить: новости компании, достижения команды, объявления, вопросы и ответы и т. д.
- Используйте смесь информативные слайды(текст, изображения, диаграммы) и интерактивные слайды(опросы, тесты, облака слов, вопросы и ответы).
2. Добавьте интерактивные элементы
- Опросы:Собирайте мнения или быстрые отзывы о новых инициативах.
- Слайды вопросов и ответов:Позвольте сотрудникам задавать вопросы в прямом эфире, на которые вы сможете ответить во время или после презентации.
- Облака слов:Зафиксируйте настроения команды или выделите ключевые темы.
- Тесты:Привлекайте команду увлекательными проверками знаний или корпоративными викторинами.
3. Общий доступ
- Перед встречей поделитесь уникальная ссылка или код присоединениясо всеми участниками, чтобы они могли участвовать, используя свои смартфоны или устройства.
- Попросите всех присоединиться за несколько минут до начала мероприятия, чтобы избежать задержек.
4. Во время встречи
- Демонстрируйте слайды, переключаясь между информативным контентом и интерактивными заданиями.
- Используйте результаты опросов в реальном времени и ответы на вопросы для стимулирования дискуссий.
- Поддерживайте динамику сессии, вовлекая всех участников, а не просто ограничиваясь односторонним общением.
5. Вовлечение и последующая работа
- Используйте данные опросов и ответов на вопросы для решения проблем и празднования достижений.
- Сохраните ответы и результаты для дальнейшего использования или для распространения среди всей команды.
- При желании вы можете поделиться полной презентацией или резюме после встречи.
Дополнительная помощь для всеобщего собрания
Если вы хотите превратить все свои усилия в нечто продолжительное, чем 1 час, попробуйте эти дополнительные занятия...
1. Истории клиентов
Времена, когда ваша компания коснулась клиента, могут стать чрезвычайно мощной мотивацией для вашей команды.
Либо до, либо во время встречи попросите вашу команду отправить вам восторженные отзывы клиентов. Прочтите их для всей команды или даже проведите викторину, чтобы каждый мог угадать, какой клиент оставил какой отзыв.
2. Командный разговор
Давайте будем честными: члены команды часто намного ближе к своим лидерам, чем к своему генеральному директору.
Пусть все услышат знакомый голос, пригласив лидеров каждой команды выйти на сцену и представить свою версию прогресс целишаг. Это, скорее всего, будет понятным и точным, и это даст другим возможность отдохнуть от вашего голоса!
3. Время викторины!
Украсьте свои руки конкурсной викториной. Вы можете объединить каждую команду в... команды, а затем предложить им побороться за место в таблице лидеров, задавая вопросы, касающиеся работы.
Какой прогнозируемый объем контента в этом году? Каков был уровень внедрения нашей самой важной функции в прошлом году? Подобные вопросы не только знакомят с важными показателями компании, но и делают ваши встречи более интересными и помогают сформировать нужные вам команды.
Теги: Деловая встреча
