Окончательный контрольный список управления рисками событий | 15 обязательных элементов для обеспечения успеха мероприятия

Ваше сердце бешено колотится, когда вы представляете наихудший сценарий:

❗️ Спикеру становится плохо за несколько минут до выхода на сцену.

❗️В день мероприятия внезапно пропало электричество.

❗️Или хуже всего — на вашем мероприятии кто-то пострадает.

Мысли, вызывающие бурление в животе, не дают вам спать по ночам.

Но даже самыми хаотичными событиями можно управлять – если заранее тщательно и систематически планировать.

Просто Контрольный список управления рисками событий может помочь вам выявить потенциальные проблемы, подготовиться к ним и устранить их, прежде чем они сорвут ваше мероприятие. Давайте выясним 10 обязательных пунктов контрольного списка, которые помогут превратить беспокойство в хорошо продуманный план действий.

Содержание

• Обзор
• Что такое управление рисками события?
• Пять шагов к управлению рисками в качестве организатора мероприятий
• Контрольный список управления рисками событий
• Пять элементов управления рисками
• Контрольный список в управлении событиями
• Takeaways
• Часто задаваемые вопросы

Обзор

Что такое событийный риск?	Неожиданные и непредвиденные проблемы, которые негативно влияют на организаторов и брендинг компании.
Примеры событийного риска?	Экстремальные погодные условия, безопасность пищевых продуктов, пожары, беспорядки, угрозы безопасности, финансовые риски…

Что такое управление рисками события?

Управление рисками событий включает в себя выявление потенциальных рисков или проблем, которые могут угрожать событию, а затем внедрение процессов и мер предосторожности для снижения этих рисков. Это помогает организаторам мероприятий иметь готовые планы на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы свести к минимуму сбои и быстро восстановиться, если возникнут проблемы. Также используется контрольный список управления рисками событий, чтобы убедиться, что все потенциальные угрозы преодолены.

Пять шагов к управлению рисками в качестве организатора мероприятий

Мы, как организаторы мероприятий, знаем, что это стресс, учитывая все возможные варианты. Чтобы избавить вас от лишних размышлений, следуйте нашим простым 5 шагам, чтобы составить идеальный план управления рисками для событий:

• Выявление рисков - Обдумайте все возможные вещи, которые могут пойти не так на вашем мероприятии. Учитывайте такие факторы, как проблемы с местом проведения, плохая погода, технологические сбои, отмена выступлений, проблемы с питанием, травмы, низкая посещаемость и т. д. Думайте широко и подумайте об этом. инструмент для мозгового штурма чтобы сохранить идеи в целости.

Нужны новые способы мозгового штурма?

Используйте инструмент мозгового штурма на AhaSlides генерировать больше идей на работе и при организации мероприятий!

🚀 Зарегистрируйтесь бесплатно☁️

• Оценить вероятность и влияние - Для каждого выявленного риска события оцените вероятность его возникновения и какое потенциальное влияние он может оказать на ваше событие. Это помогает определить, какие риски требуют наиболее тщательного плана смягчения.

• Разработайте планы на случай непредвиденных обстоятельств - Для рисков с более высоким приоритетом создайте специальные планы резервного копирования, решения и меры на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы минимизировать сбои в работе, если эти риски все же материализуются. Это может включать подтверждение альтернативных мест проведения, поставщиков, графиков и т. д.

• Назначить обязанности - Назначьте одного человека ответственным за выполнение каждого плана действий в чрезвычайных ситуациях и четко разъясните роли своей команде. Это гарантирует, что кто-то примет меры, если риск действительно возникнет.

• Практикуйте свои планы - Проанализируйте потенциальные сценарии, чтобы выявить пробелы в ваших планах управления рисками событий. Обучение вашей команды тому, как реагировать в различных ситуациях, укрепит уверенность, и они смогут успешно решать проблемы, возникающие в день мероприятия.

Советы по улучшению взаимодействия

• Ивент-менеджмент
• Оформление мероприятий
• Деловая сеть

Контрольный список управления рисками событий

Какие общие пункты должен охватывать контрольный список управления рисками событий? Ищите вдохновение в наших примерах контрольного списка рисков событий ниже.

№1 – Место проведения
☐ Контракт подписан
☐ Получены разрешения и лицензии
☐ Подтверждены план этажа и расположение установки
☐ Уточнены кейтеринговые и технические требования
☐ Резервный объект определен и находится в режиме ожидания

№2 – Погода
☐ План наблюдения за суровой погодой и оповещения
☐ При необходимости доступна палатка или альтернативное убежище.
☐ Приняты меры для переноса мероприятия в закрытое помещение, если это необходимо

№3 – Технологии
☐ Протестировано аудио/видео и другое техническое оборудование.
☐ Получена контактная информация ИТ-поддержки
☐ Бумажные распечатки материалов доступны в качестве резервной копии
☐ План действий на случай отключения интернета или электричества

№ 4 – Медицинская безопасность/безопасность
☐ Имеются аптечки и АНД.
☐ Четко обозначены аварийные выходы
☐ Персонал обучен действиям в чрезвычайных ситуациях
☐ Контактная информация службы безопасности/полиции под рукой

№ 5 – Динамики
☐ Биографии и фотографии получены
☐ Альтернативные динамики выбраны в качестве резервных
☐ Сообщен план действий в непредвиденных обстоятельствах

№6 – Посещаемость
☐ Подтвержден минимальный порог посещаемости
☐ Политика отмены доведена до сведения
☐ План возврата средств в случае отмены мероприятия

№7 – Страхование
☐ Действующий полис страхования гражданской ответственности
☐ Получено страховое свидетельство

№ 8 – Документация
☐ Копии договоров, разрешений и лицензий
☐ Контактная информация всех продавцов и поставщиков
☐ Программа мероприятия, повестка дня и/или маршрут

#9 – Кадровое обеспечение/волонтеры
☐ Роли, отведенные сотрудникам и волонтерам
☐ Резервные копии доступны для заполнения на случай неявки
☐ Завершено обучение действиям в чрезвычайных ситуациях и планам действий в чрезвычайных ситуациях.

№ 10 – Еда и напитки
☐ Имейте резервные копии любых скоропортящихся материалов.
☐ Готовятся альтернативные блюда на случай задержки/неправильного заказа/алергиков
☐ Доступны дополнительные бумажные изделия, посуда и сервировочная посуда.

№ 11 – Отходы и переработка
☐ Распределены мусорные баки и контейнеры для вторсырья.
☐ Роли, назначенные для сбора мусора во время и после мероприятия.

№ 12 – Процедуры рассмотрения жалоб
☐ Сотрудник, назначенный для рассмотрения жалоб посетителей
☐ Протокол для решения проблем и предложения возмещения/компенсации в случае необходимости

№ 13 – План экстренной эвакуации
☐ Подготовлены пути эвакуации и места встречи
☐ Разместите сотрудников рядом с выходами.

№ 14 - Протокол пропажи человека
☐ Персонал, ответственный за потерю детей/пожилых людей/инвалидов, назначен
☐ Получены контактные данные родителей/опекунов несовершеннолетних

№ 15 – Отчеты об инцидентах
☐ Создана форма отчета об инцидентах, позволяющая персоналу документировать любые чрезвычайные ситуации.

Пять элементов управления рисками

Риск – это не просто неудача, это часть каждого предприятия. Но с помощью правильного плана управления рисками событий вы можете укротить хаос, который создает риск, и превратить угрозы в возможности. Пять подходов к управлению рисками включают в себя:

• Идентификация риска - Думайте о таких мелочах, как технические сбои… вплоть до полной катастрофы. Перечисление рисков выбрасывает их из вашей головы на бумагу, где вы можете им противостоять.

• Оценка риска- Оцените каждый риск, чтобы понять, какой из них представляет наибольшую угрозу. Подумайте: насколько вероятно, что это произойдет? Какой ущерб может возникнуть, если это произойдет? Расставляя приоритеты рисков, сосредоточьте свои усилия на действительно важных вопросах.

• Снижение риска - Имейте планы дать отпор! Рассмотрите способы снижения вероятности возникновения риска, уменьшения любого воздействия, если он все же произойдет, или и того, и другого. Чем больше вы сможете заранее ослабить риски, тем меньше они будут вас мешать.

• Мониторинг рисков - Как только ваши первоначальные планы будут готовы, сохраняйте бдительность. Следите за признаками появления новых рисков или изменения старых рисков. При необходимости корректируйте свои стратегии, чтобы идти в ногу с меняющимся ландшафтом угроз.

• Отчетность о рисках - Делитесь рисками и планами со своей командой. Вовлечение других в процесс обеспечивает заинтересованность, выявляет слабые места, которые вы, возможно, упустили, и распределяет ответственность за управление рисками.

Что такое контрольный список в управлении событиями?

Контрольный список в управлении событиями относится к списку элементов или задач, которые организаторы мероприятия проверяют, были ли они подготовлены, организованы или запланированы до начала мероприятия.

Комплексный контрольный список по управлению рисками помогает гарантировать, что ничего важного не будет упущено, поскольку вы согласовываете все детали, необходимые для успешного проведения мероприятия.

Контрольные списки полезны для управления событиями, потому что они:

• Обеспечьте ясность и структуру - Они раскладывают в порядке все, что нужно сделать, чтобы ничего не ускользнуло.

• Поощряйте тщательную подготовку - Проверка предметов мотивирует организаторов убедиться, что все приготовления и меры предосторожности действительно приняты до начала мероприятия.

• Улучшить общение - Команды могут разделять и распределять элементы контрольного списка, чтобы каждый понимал свои роли и обязанности.

• Поддержка согласованности - Использование одного и того же контрольного списка для повторяющихся мероприятий помогает поддерживать стандарты и каждый раз выявлять области для улучшения.

• Выявление пробелов или слабых мест - Неотмеченные элементы выделяют забытые вещи или требуют дополнительного планирования, что позволяет устранить их до возникновения проблем.

• Облегчение передачи - Передача контрольного списка новым организаторам помогает им понять все, что было сделано для планирования предыдущих успешных мероприятий.

Takeaways

С этими дополнениями в контрольном списке управления рисками событий вы хорошо подготовлены к битве! Подготовка превращает потенциальный хаос в спокойную уверенность. Так что добавляйте каждый пункт в свой список. Пересекайте их одну за другой. Посмотрите, как этот контрольный список превращает беспокойство в силу. Потому что чем больше вы ожидаете, тем больше рисков уступит ваше тщательное планирование и подготовка.

Часто задаваемые вопросы