Что такое управление проектами? | Все, что нужно знать в 2024 году

Утопаете в сроках? Чувствуете себя подавленным? Владелец Управление проектомв 2024 году и изменим ваш подход к работе.

На протяжении веков система скоростного транспорта в районе залива Сан-Франциско (BART), обслуживающая 400,000 XNUMX пассажиров в день, была одним из самых успешных проектов, а компания Bechtel является ведущим в мире менеджером крупных строительных и инженерных проектов. Этот пример является отличным доказательством того, насколько важно эффективное управление проектами. Основа успеха любого проекта лежит в основе хороших менеджеров проектов.

Итак, в этой статье мы рассмотрим, что такое управление проектами, насколько оно важно и как лучше всего планировать, планировать, контролировать и оценивать проект. 

Содержание

• Что такое управление проектами и примеры?
• Почему управление проектами важно?
  • Экономьте время и деньги
  • Улучшите сотрудничество и общение
  • Смягчение рисков и проблем
• Каковы три ключевых этапа управления проектами?
  • Планирование проекта
  • Планирование проекта
  • Контроллинг проекта
• Что такое методы управления проектами: PERT и CPM
• Использование программного обеспечения для управления проектами для управления проектами
• Часто задаваемые вопросы
• Заключение

Советы для лучшего взаимодействия

• Личное развитие
• Управление производительностью

Что такое управление проектами и примеры?

Проекты – это обычная часть нашей повседневной жизни. Мы можем планировать свадьбу или неожиданную вечеринку по случаю дня рождения, делать ремонт в доме или готовить учебный проект на семестр. Можно упомянуть более крупные проекты, такие как строительство моста, переселение жителей, производство новых линий самолетов и многое другое. Все они нуждаются в управлении проектами. 

Управление проектами описывает систематический подход, методологии и практики, используемые для планирования, контроля и оценки проектов от начала до завершения. Он охватывает широкий спектр действий и процессов, направленных на достижение конкретных целей в рамках определенных ограничений, таких как время, стоимость, объем, качество и ресурсы.

Почему управление проектами важно?

Трудно отрицать значение управления проектами, которое помогает каждому проекту бизнеса работать более эффективно и результативно. Давайте рассмотрим три основных преимущества эффективного управления проектами.

Экономьте время и деньги

Хорошая организация проекта предполагает тщательное планирование и распределение ресурсов. Руководители проектов оценивают требования проекта, определяют необходимые ресурсы и эффективно их распределяют. Точно оценивая потребности в ресурсах и избегая их перераспределения или недоиспользования, менеджеры проектов оптимизируют использование ресурсов, сокращая ненужные затраты и экономя время.

Улучшите сотрудничество и общение

Руководители проектов определяют и сообщают четкие роли и обязанности членам команды. Каждый человек понимает свои конкретные задачи, результаты и области ответственности. Эта ясность сводит к минимуму путаницу и дублирование, позволяя членам команды работать вместе гладко и эффективно.

Смягчение рисков и проблем

Проекты по своей сути связаны с рисками и неопределенностями, которые, если их не контролировать, могут привести к серьезным проблемам или даже к провалу. Хорошее управление проектами делает упор на выявление, оценку и стратегии снижения рисков. Предвидя и устраняя потенциальные проблемы на раннем этапе, менеджеры проектов могут свести к минимуму их влияние и обеспечить выполнение проектов или даже их завершение до желаемого срока.

Отъезд: Что делает Scrum-мастер?

Каковы три ключевых этапа управления проектами?

Управление проектами включает в себя три этапа: планирование проекта, планирование проекта и контроль проекта. Вот подробности каждого этапа.

Планирование проекта

Управление и организация проекта начинаются с этапа планирования, на котором определяются цели, задачи и объем проекта. На этом этапе менеджеры проектов тесно сотрудничают с заинтересованными сторонами, чтобы понять их требования и ожидания.

Очень важно отметить, что при планировании проекта используется несколько методов, и одним из наиболее эффективных способов планирования является иерархическая структура работ (WBS). Он определяется как процесс разделения проекта на его основные подкомпоненты (или задачи), которые затем подразделяются на более подробные компоненты и, наконец, на набор мероприятий и связанных с ними затрат.

Связанный: Взгляд с высоты птичьего полета на процесс планирования проекта

Планирование проекта

Планирование проекта относится к процессу определения последовательности и выделения времени для всех операций проекта. На этом этапе менеджеры решают, сколько времени займет каждое действие, и рассчитывают ресурсы, необходимые на каждом этапе производства.

Цели планирования проекта можно резюмировать следующим образом:

• Отображение связи каждой деятельности с другими и со всем проектом
• Определение логического порядка и корреляции между действиями
• Содействие установлению реалистичных оценок времени и затрат для каждого вида деятельности
• Обеспечение оптимального использования людей, денег и материальных ресурсов путем выявления критических узких мест.

Одним из популярных подходов к планированию проектов является диаграмма Ганта. Диаграммы Ганта — это недорогие методы, которые призваны помочь менеджерам убедиться в том, что:

• Мероприятия запланированы
• Порядок выполнения документируется
• Оценки времени активности записываются
• Общее время проекта разработано. 

Связанный:

• Техника тайм-боксинга – руководство по использованию в 2024 году
• Пример расписания проекта

Контроллинг проекта

Управление проектом подразумевает тщательное управление ресурсами, затратами, качеством и бюджетами. Контролировать проекты может быть сложно. Поначалу не все проекты четко определены, некоторые могут быть нечеткими. Проекты обычно становятся четко определенными только после тщательного детального первоначального планирования и тщательного определения необходимых входов, ресурсов, процессов и результатов.

В контроле существует термин под названием «Методология водопада», который предполагает последовательный подход, при котором проект фокусируется поэтапно, и каждый этап завершается перед переходом к следующему. Менеджер проекта и команда сосредотачиваются на планировании и выполнении одного этапа за раз, следуя заранее определенной последовательности. Когда ограничения известны, изменения достаточно малы, чтобы ими можно было управлять без существенного пересмотра планов.

В отличие от методологии Waterfall, Методология Agileподчеркивает параллельное или одновременное планирование и выполнение компонентов проекта. Это обычно связано с методологиями Agile, такими как Скрам и Канбан. Вместо того, чтобы завершать каждую фазу перед началом следующей, команды работают над несколькими аспектами проекта одновременно, сосредотачиваясь на более мелких итерациях или ограниченных по времени приращениях. Существует множество контрольных точек и циклов обратной связи для отслеживания прогресса, которые могут помочь вам провести оценку проекта позже.

Отъезд: Реализация проекта иПроцесс оценки проекта

Что такое методы управления проектами: PERT и CPM

Как метод оценки и анализа программы (PERT), так и метод критического пути (CPM) являются хорошо известными методами управления проектами, используемыми для планирования и планирования действий, которые имеют общие черты с точки зрения общего процесса из 6 шагов, а именно:

• Определить действия по проекту, необходимые для завершения проекта, и подготовить структуру декомпозиции работ.
• Определите, какие действия зависят от других, и установите логические связи, например «окончание-начало» или «начало-начало».
• Нарисуйте сеть, соединяющую все действия, используя узлы для представления действий и стрелки, чтобы показать поток и зависимости между ними.
• Оцените продолжительность и стоимость каждого мероприятия 
• Определите критический путь (самая длинная последовательность зависимых действий, определяющая минимальную продолжительность проекта)
• На протяжении всего проекта ход выполнения отслеживается по графику, и при необходимости вносятся коррективы для обеспечения своевременного завершения.

Каковы преимущества и недостатки PERT и CPM?

Существует критика PERT и CPM на предмет их важности для управления проектами. Вот преимущества и ограничения двух методов:

Наши преимущества

ограничения

- Они обеспечивают системный подход к планированию проектов, особенно для крупных и сложных проектов с многочисленными действиями. - Сосредоточив внимание на важнейших действиях на критическом пути, менеджеры проектов могут расставить приоритеты в ресурсах и усилиях, чтобы обеспечить своевременное завершение проекта. - Они также предлагают основу для мониторинга хода проекта и сравнения его с запланированным графиком.

- Точное определение и количественная оценка этих зависимостей может оказаться сложной задачей. - Оценки времени в управлении проектами часто могут быть субъективными и зависеть от различных факторов, что приводит к риску предвзятых оценок и потенциальных неточностей в сроках проекта. - Не менее важно внимательно следить за околокритическими путями внутри проекта. Игнорирование этих почти критических путей может создать неизбежные риски и привести к потенциальным задержкам или сбоям в общем графике проекта.

Использование программного обеспечения для управления проектами для управления проектами

Что является лучшим Программное обеспечение для управления проектами ? У компаний есть несколько вариантов управления проектами. В зависимости от масштаба проекта менеджеры могут принять решение об использовании описанных выше подходов для управления небольшими проектами или внедрить специализированное программное обеспечение для управления большими и сложными проектами.

Стоит представить Microsoft Project, одно из самых популярных специализированных программ, которое чрезвычайно полезно для построения сетей проектов, определения графика проекта, управления затратами проекта и другими ресурсами, а также для оценки проекта. Вы также можете рассмотреть его альтернативытакие как Asana, Trello, Jira и программное обеспечение для управления проектами Basecamp. Все они представляют собой платное программное обеспечение для управления проектами с бесплатной пробной версией многих расширенных функций, которые помогут вам более эффективно управлять своими проектами и командами.  

Связанный: 10 советов по эффективному управлению проектами Asana в 2024 году or Альтернативы Microsoft Project

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Как мы видим, каждой компании стоит инвестировать в развитие навыков управления проектами. Для эффективного управления проектами не обойтись без находчивых менеджеров проектов и высокоэффективной команды. Существует множество сертифицированных курсов, и обучение может помочь учащимся получить более глубокие и полезные знания об управлении проектами. Если вы уверены в себе и достаточно хорошо подготовлены, почему бы не принять вызов от PMI, наиболее ценимый в мире сертификат по управлению проектами, охватывающий традиционные, гибкие и гибридные концепции. 

Однако, если вы хотите сэкономить деньги, прохождение бесплатного курса по управлению проектами на Coursera также является отличной идеей. Для сотрудников отдела кадров использование индивидуального обучения также может привести к лучшим результатам. Вы можете создавать увлекательные уроки с помощью AhaSlides presentationинструмент, где вы можете найти множество бесплатных настраиваемых шаблонов интерактивных викторин и игр, а также уникальные эффекты презентации.

Процитированные работы: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Руководство операцией : Стабильностьи Supply Chain Management12-й. Эд. (12-е изд.).

Ref: Командная работа | М. Библиотека