Учитесь у этих лучших примеры расписания проектадля повышения производительности и производительности ваших проектов!

Первый шаг в управлении проектами — это планирование и составление графиков; в то время как планирование сосредоточено на создании дорожной карты для успеха проекта, планирование посвящено определению графика времени и последовательности действий проекта.

Трудно обеспечить реализацию проекта без этапа планирования. Таким образом, в этой статье мы рассмотрим важность расписания проекта, его примеры и способы эффективного планирования от маленького к крупномасштабному проекту.

Содержание

• Что означает график проекта?
• Почему график проекта важен?
• Каковы примеры расписания проекта?
• Как составить график проекта
• Что такое инструменты планирования проекта?
• Часто задаваемые вопросы
• Заключение

Советы по улучшению взаимодействия

• Управление проектом
• Процесс планирования проекта
• Scrum Master

Что означает график проекта?

График проекта — это подробное расписание, в котором перечислены задачи, необходимые ресурсы и ожидаемые сроки в последовательности, обеспечивающей своевременное завершение проекта.

Расписание проекта обычно включает даты начала и окончания каждой задачи, продолжительность каждой задачи, а также любые зависимости или ограничения, которые могут повлиять на расписание.

Связанный: Определение тайм-менеджмента | Полное руководство для начинающих

Почему график проекта важен?

Планирование проекта является важным компонентом управления проектами, поскольку оно обеспечивает основу для успешного выполнения проекта. Этот подробный план позволяет руководителям проектов эффективно распределять ресурсы, отслеживать ход выполнения и обеспечивать выполнение проекта вовремя и в рамках бюджета. Некоторые преимущества графика проекта описаны ниже.

Заблаговременное выявление потенциальных узких мест и рисков

Одна из ключевых причин важности планирования проекта заключается в том, что оно помогает менеджерам заранее выявлять потенциальные узкие места и риски. Разбив проект на более мелкие задачи и назначив каждой задаче конкретные сроки, руководители проектов могут легко определить любые зависимости или ограничения, которые могут повлиять на общий график проекта. Это позволяет им активно управлять этими рисками и предпринимать необходимые действия для их снижения.

Например, если конкретная задача определена как операция критического пути и ее задержка потенциально может повлиять на весь график проекта, руководитель проекта может выделить дополнительные ресурсы или скорректировать график, чтобы обеспечить своевременное завершение.

Использование ресурсов

Кроме того, планирование проекта играет жизненно важную роль в управлении ресурсами. Имея четкое представление о задачах, связанных с проектом, и их расчетной продолжительности, менеджеры проектов могут эффективно распределять ресурсы, обеспечивая их оптимальное использование.

Это включает в себя назначение подходящих людей с необходимыми навыками и опытом для каждой задачи и избежание конфликтов ресурсов или перегрузки. Хорошо спланированный график проекта позволяет руководителям проектов заранее выявлять пробелы или нехватку ресурсов и предпринимать необходимые действия для их устранения, например, нанимать дополнительные ресурсы или перераспределять существующие.

Улучшение коммуникации и координации

Кроме того, планирование проекта помогает улучшить общение и сотрудничество между членами команды. Имея общее представление о графике проекта, члены команды могут согласовать свои усилия и работать над достижением общей цели. Это способствует лучшему сотрудничеству, уменьшает недопонимание или конфликты и повышает общую производительность.

Лучшее отслеживание и отчетность

Кроме того, четко определенный график проекта также обеспечивает основу для регулярного отслеживания прогресса и отчетности. Руководители проектов могут сравнивать фактический прогресс с запланированным графиком, выявлять любые отклонения или задержки и предпринимать необходимые корректирующие действия, чтобы поддерживать проект в нужном русле.

Каковы примеры расписания проекта?

Вот несколько примеров того, как график проекта может быть создан на основе трех методов планирования проекта и контроля: диаграмма Ганта, сетевая диаграмма (PERT и CPM) и график разбивки работ (WBS).

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это популярный инструмент планирования проектов, который визуально представляет временную шкалу проекта. Он отображает задачи в виде горизонтальных полос на временной шкале с датами их начала и окончания. Зависимости между задачами могут быть указаны с помощью стрелок, а вехи могут быть отмечены для обозначения значительных достижений проекта.

На следующем рисунке показан пример диаграммы Ганта по обслуживанию самолета Delta Jet во время 40-минутной остановки.

PERT и цена за тысячу показов

Сетевая диаграмма, также известная как диаграмма PERT (метод оценки и проверки программы), иллюстрирует последовательность и зависимости задач в проекте. Он использует узлы для представления задач и стрелки для отображения взаимосвязей между задачами. Этот тип расписания удобен для визуализации критических путей и определения задач, оказывающих наибольшее влияние на продолжительность проекта.

Кроме того, критический путь определяется путем определения самой длинной последовательности зависимых задач, которые напрямую влияют на общую продолжительность проекта. Задачи на критическом пути не имеют резервов или резервов, а это означает, что любая задержка в этих задачах напрямую повлияет на общую продолжительность проекта. Сосредоточив внимание на критическом пути, менеджеры проектов могут эффективно распределять ресурсы и определять возможности для оптимизации, чтобы обеспечить своевременное завершение проекта.

Вот пример Critical Path и Slack Times для установки нового оборудования для борьбы с загрязнением окружающей среды данной компании.

График перерывов в работе (WBS)

График проекта может быть разработан с использованием структуры распределения работ в качестве основы. Это относится к иерархической декомпозиции результатов проекта на более мелкие, управляемые рабочие пакеты. Используя эти методы, менеджеры могут легко определить зависимости между задачами. Некоторые задачи могут зависеть от завершения других, а над некоторыми можно работать одновременно.

Связанный: Техника тайм-боксинга – руководство по использованию в 2024 году

Как составить график проекта

В начале планирования, если вам интересно, как это сделать, может быть полезно ответить на следующие важные вопросы:

1. Что должно быть сделано?Четко определите конкретные задачи, действия и результаты, необходимые для завершения проекта. Разбейте проект на управляемые компоненты, убедившись, что все необходимые работы определены.
2. Когда это нужно делать?Определите продолжительность и временные рамки для каждой задачи или действия. Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи, и рассмотрите любые зависимости или ограничения, которые могут повлиять на расписание. Использование диаграмм Ганта, методов PERT и CPM для эффективной организации графика проекта.
3. Кто может это сделать?Определите лиц или роли, ответственные за каждую задачу или действие, это может потребовать межведомственной поддержки. Распределяйте ресурсы и распределяйте обязанности соответствующим образом. Убедитесь, что члены команды обладают необходимыми навыками и доступностью для выполнения поставленных перед ними задач.
4. Где это будет сделано?Определите физическое или виртуальное место, где будет выполняться каждая задача. Это может включать конкретные рабочие места, оборудование или технологические требования.
5. Каковы зависимости задач?Определить отношения и зависимости между задачами. Определите, какие задачи необходимо выполнить, прежде чем можно будет приступить к другим, и рассмотрите любые задачи, над которыми можно работать одновременно.
6. Что такое критический путь? Определение критического пути является важной частью разработки комплексного графика проекта. Критический путь помогает менеджерам проектов и командам понять, какие задачи оказывают наибольшее влияние на продолжительность и дату завершения проекта.

Что такое инструменты планирования проекта?

Большинство проектов в настоящее время нуждаются в поддержке программного обеспечения для планирования проектов. Было доказано, что он приносит много преимуществ отдельным лицам и предприятиям, таким как повышение эффективности, улучшение совместной работы, повышение точности и улучшение визуализации.

Microsoft Projectявляется одним из лучших программ для планирования проектов. Одной из ключевых функций Microsoft Project является возможность получать обновления статуса для заинтересованных сторон и управлять диаграммами Ганта, где вы можете легко определять зависимости задач и управлять последовательностью задач. вы также можете гибко вносить коррективы в график проекта.

Другой вариант — использовать инструмент под названием ПО для планирования Primavera P6. Это комплексное программное обеспечение для управления проектами, специально разработанное для крупномасштабных и сложных проектов и признанное одним из лучших программ для планирования строительства. Он поддерживает методы PERT и CPM, предлагая функции для создания сетевых диаграмм, планирования задач, управления ресурсами и анализа критических путей.

Для небольших проектов вы можете попробовать бесплатное программное обеспечение, такое как «Асана» или «Трелло.«Хотя эти инструменты могут не обладать всеми расширенными функциями платного программного обеспечения, они предлагают базовые возможности планирования проекта и удобны для пользователя. Бесплатные версии способны выполнять менее сложные проектные задачи и сотрудничать с другими. Это позволяет создавать задачи, устанавливать сроки выполнения, распределяйте обязанности и отслеживайте прогресс.

Связанный: 10 советов по эффективному управлению проектами Asana в 2024 году

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Хорошо разработанный график проекта имеет решающее значение для успешного управления проектом. Чтобы преуспеть в планировании проектов на 2024 год и далее, рекомендуется изучить и внедрить современные инструменты управления проектами, быть в курсе лучших отраслевых практик и постоянно улучшать навыки планирования проектов посредством обучения и повышения квалификации.

Если вам нужна дополнительная помощь в организации обучения навыкам планирования проектов, AhaSlidesможет быть отличным партнером, который предлагает ряд функций для поддержки интерактивных и увлекательных учебных занятий. С AhaSlidesвы можете создавать динамичные презентации, интерактивные тесты и совместные задания для улучшения процесса обучения.

Ref: Руководитель проекта | Verint