Čo je projektový manažment? | Všetko, čo treba vedieť v roku 2024

Utápať sa v termínoch? Cítite sa ohromení? Majster Project Managementv roku 2024 a zmeníte spôsob svojej práce.

Systém rýchlej prepravy Bay Area Rapid Transit (BART) v San Franciscu so 400,000 XNUMX jazdcami denne bol po stáročia jedným z najúspešnejších projektov a Bechtel je popredným svetovým projektovým manažérom rozsiahlych stavebných a inžinierskych projektov. Tento príklad je vynikajúcim dôkazom toho, aké dôležité je efektívne projektové riadenie. Základom úspechu každého projektu sú dobrí projektoví manažéri.

V tomto článku teda preskúmame, čo je projektový manažment, ako je dôležitý a aké najlepšie techniky plánovania, plánovania, kontroly a hodnotenia projektu. 

Obsah

• Čo je projektový manažment a príklady?
• Prečo je projektový manažment dôležitý?
  • Ušetrite čas a peniaze
  • Zlepšite spoluprácu a komunikáciu
  • Zmierniť riziká a problémy
• Aké sú tri kľúčové fázy projektového manažmentu?
  • Plánovanie projektu
  • Plánovanie projektu
  • Projektový kontroling
• Čo sú techniky projektového manažmentu: PERT a CPM
• Používanie softvéru na riadenie projektov na riadenie projektov
• Často kladené otázky
• Zrátané podčiarknuté

Tipy pre lepšiu angažovanosť

• Osobný rozvoj
• Performance Management

Čo je projektový manažment a príklady?

Projekty sú bežnou súčasťou nášho každodenného života. Možno plánujeme svadbu alebo narodeninovú oslavu s prekvapením, prerábame dom alebo pripravujeme semestrálny projekt. Možno spomenúť väčšie projekty, ako je výstavba mosta, presídlenie obyvateľov, výroba nových liniek lietadiel a ďalšie. Všetky potrebujú projektový manažment. 

Projektový manažment popisuje systematický prístup, metodiky a postupy používané na plánovanie, plánovanie, kontrolu a hodnotenie projektov od začiatku až po ukončenie. Zahŕňa širokú škálu činností a procesov zameraných na dosiahnutie konkrétnych cieľov v rámci definovaných obmedzení, akými sú čas, náklady, rozsah, kvalita a zdroje.

Prečo je projektový manažment dôležitý?

Je ťažké poprieť význam manažmentu v projektoch, ktorý pomáha každému projektu v biznise fungovať efektívnejšie a efektívnejšie. Prejdime si tri hlavné výhody efektívneho projektového manažmentu.

Ušetrite čas a peniaze

Dobrá organizácia projektu zahŕňa starostlivé plánovanie a prideľovanie zdrojov. Projektoví manažéri posudzujú požiadavky projektu, identifikujú potrebné zdroje a efektívne ich prideľujú. Presným odhadom potrieb zdrojov a zabránením nadmernému alebo nedostatočnému využitiu projektoví manažéri optimalizujú využitie zdrojov, znižujú zbytočné náklady a šetria čas.

Zlepšite spoluprácu a komunikáciu

Projektoví manažéri definujú a komunikujú jasné úlohy a zodpovednosti členom tímu. Každý jednotlivec rozumie svojim špecifickým úlohám, výstupom a oblastiam zodpovednosti. Táto prehľadnosť minimalizuje zmätok a prekrývanie, čo umožňuje členom tímu hladko a efektívne spolupracovať.

Zmierniť riziká a problémy

Projekty vo svojej podstate zahŕňajú riziká a neistoty, ktoré, ak sa neriadia, môžu viesť k významným výzvam alebo dokonca zlyhaniu. Dobrý projektový manažment kladie dôraz na identifikáciu rizík, hodnotenie a stratégie zmierňovania. Predvídaním a včasným riešením potenciálnych problémov môžu projektoví manažéri minimalizovať ich vplyv a zabezpečiť, aby projekty zostali na správnej ceste alebo boli dokonca dokončené pred požadovaným dátumom splatnosti.

Pozrite sa na: Čo robí Scrum majster?

Aké sú tri kľúčové fázy projektového manažmentu?

Riadenie projektov zahŕňa tri fázy: plánovanie projektu, plánovanie projektu a riadenie projektu. Tu sú podrobnosti o každej fáze.

Plánovanie projektu

Riadenie a organizácia projektu začína fázou plánovania, kde sú definované ciele, zámery a rozsah projektu. Počas tejto fázy projektoví manažéri úzko spolupracujú so zainteresovanými stranami, aby pochopili ich požiadavky a očakávania.

Je dôležité poznamenať, že pri plánovaní projektov sa používa niekoľko metód a jedným z najúčinnejších spôsobov plánovania je štruktúra rozpisu prác (WBS). Definuje sa ako proces rozdelenia projektu na jeho hlavné čiastkové zložky (alebo úlohy), ktoré sa následne členia na podrobnejšie časti a nakoniec na súbor činností a s nimi súvisiace náklady.

Súvisiace: Pohľad z vtáčej perspektívy na proces plánovania projektu

Plánovanie projektu

Plánovanie projektu sa týka procesu postupnosti a prideľovania času všetkým projektovým aktivitám. V tejto fáze manažéri rozhodujú, ako dlho bude každá činnosť trvať, a vypočítajú zdroje potrebné v každej fáze výroby.

Účely plánovania projektu možno zhrnúť takto:

• Ukázanie vzťahu každej aktivity k ostatným a k celému projektu
• Určenie logického poradia a korelácie medzi aktivitami
• Uľahčenie stanovenia realistických odhadov času a nákladov pre každú činnosť
• Zabezpečenie optimálneho využitia ľudí, peňazí a materiálnych zdrojov identifikáciou kritických prekážok.

Jedným z populárnych prístupov plánovania projektov je Ganttov diagram. Ganttovy diagramy sú nízkonákladové metódy, ktorých cieľom je pomôcť manažérom zabezpečiť, aby:

• Aktivity sú naplánované
• Objednávka plnenia je zdokumentovaná
• Zaznamenávajú sa odhady času aktivity
• Rozvíja sa celkový čas projektu. 

Súvisiace:

• Technika time boxu – návod na použitie v roku 2024
• Príklad plánu projektu

Projektový kontroling

Kontrola projektu popisuje dôsledné zaobchádzanie so zdrojmi, nákladmi, kvalitou a rozpočtom. Kontrola projektov môže byť náročná. Nie všetky projekty sú na začiatku dobre definované, niektoré môžu byť nesprávne definované. Projekty sa zvyčajne stanú dobre definované až po podrobnom rozsiahlom počiatočnom plánovaní a starostlivej definícii požadovaných vstupov, zdrojov, procesov a výstupov.

V kontrolingu existuje termín nazývaný metodika vodopádu, ktorý zahŕňa sekvenčný prístup, v ktorom sa projekt zameriava na krok za krokom a každá fáza je dokončená pred prechodom na ďalšiu. Projektový manažér a tím sa zameriavajú na plánovanie a realizáciu jednej fázy po druhej, podľa vopred stanovenej postupnosti. Keď sú známe obmedzenia, zmeny sú dostatočne malé na to, aby sa dali zvládnuť bez podstatnej revízie plánov.

Na rozdiel od metodiky Waterfall, Agilná metodikakladie dôraz na paralelné alebo simultánne plánovanie a realizáciu komponentov projektu. Bežne sa spája s Agilnými metodikami ako napr Scrum a Kanban. Namiesto dokončenia každej fázy pred začatím ďalšej tímy pracujú na viacerých projektových aspektoch súčasne, pričom sa zameriavajú na menšie iterácie alebo časovo ohraničené prírastky. Existuje množstvo kontrolných bodov a spätných väzieb na sledovanie pokroku, ktoré vám môžu pomôcť pri neskoršom hodnotení projektu.

Pozrite sa na: Realizácia projektu aProces hodnotenia projektu

Čo sú techniky projektového manažmentu: PERT a CPM

Technika hodnotenia a kontroly programu (PERT) aj metóda kritickej cesty (CPM) sú dobre známe techniky projektového manažmentu používané na plánovanie a plánovanie aktivít, ktoré majú spoločné znaky z hľadiska celkového procesu pozostávajúceho zo 6 krokov:

• Definujte projektové aktivity potrebné na dokončenie projektu a pripravte štruktúru rozpisu prác
• Identifikujte, ktoré činnosti sú závislé od ostatných, a vytvorte logické vzťahy, ako napríklad „dokončiť-začať“ alebo „začať-začať“.
• Nakreslite sieť spájajúcu všetky aktivity pomocou uzlov na znázornenie aktivít a šípok na zobrazenie toku a závislostí medzi nimi
• Odhadnite trvanie a náklady každej aktivity 
• Určite kritickú cestu (najdlhšia postupnosť závislých aktivít, ktorá určuje minimálne trvanie projektu)
• Počas celého projektu sa pokrok monitoruje oproti harmonogramu a podľa potreby sa vykonajú úpravy, aby sa zabezpečilo včasné dokončenie.

Aké sú výhody a nevýhody PERT a CPM?

Existuje kritika PERT a CPM, či sú dôležité pre riadenie projektu. Tu sú výhody a obmedzenia týchto dvoch techník:

výhody

Obmedzenia

- Poskytujú systematický prístup k plánovaniu projektov, najmä pri veľkých, komplexných projektoch s množstvom aktivít. - Zameraním sa na kritické činnosti na kritickej ceste môžu projektoví manažéri uprednostniť zdroje a úsilie, aby zabezpečili včasné dokončenie projektu. - Ponúkajú tiež rámec na monitorovanie pokroku projektu a jeho porovnanie s plánovaným harmonogramom.

- Presná identifikácia a kvantifikácia týchto závislostí môže byť náročná - Časové odhady v riadení projektov môžu byť často subjektívne a ovplyvnené rôznymi faktormi, čo vedie k riziku skreslených odhadov a potenciálnych nepresností v časovom pláne projektu. - Rovnako dôležité je pozorne sledovať takmer kritické cesty v rámci projektu. Zanedbanie týchto takmer kritických ciest môže predstavovať prirodzené riziká a môže viesť k potenciálnemu oneskoreniu alebo narušeniu celkovej časovej osi projektu.

Používanie softvéru na riadenie projektov na riadenie projektov

Čo je najlepšie Softvér na riadenie projektov ? Spoločnosti majú viacero možností, ako riadiť projekty. V závislosti od rozsahu projektu sa manažéri môžu rozhodnúť použiť vyššie uvedené prístupy na riadenie malých projektov alebo začleniť špecializovaný softvér na riadenie projektov pre veľké a zložité projekty.

Stojí za to predstaviť si Microsoft Project, jeden z najpopulárnejších špecializovaných softvérov, ktorý je mimoriadne užitočný pri kreslení projektových sietí, identifikácii harmonogramu projektu, správe nákladov na projekt a iných zdrojov a pri hodnotení projektov. Môžete tiež zvážiť jeho alternatívyako napríklad softvér na riadenie projektov Asana, Trello, Jira a Basecamp. Všetky sú plateným softvérom na riadenie projektov s bezplatnou skúšobnou verziou mnohých pokročilých funkcií, ktoré vám môžu pomôcť efektívnejšie riadiť vaše projekty a tímy.  

Súvisiace: 10 tipov, ako efektívne využívať projektový manažment Asana v roku 2024 or Alternatívy projektu Microsoft

Často kladené otázky

Zrátané podčiarknuté

Ako vidíme, každej spoločnosti sa oplatí investovať do zvyšovania schopností projektového manažmentu. Efektívnemu riadeniu projektov nemôžu chýbať vynaliezaví projektoví manažéri a vysokovýkonný tím. Existuje mnoho certifikovaných kurzov a školení môžu študentom pomôcť získať hlbšie a užitočné znalosti o projektovom manažmente. Ak ste dostatočne sebavedomí a dobre pripravení, prečo neprijať výzvu PMI, celosvetovo najuznávanejšia certifikácia projektového manažmentu, ktorá zahŕňa tradičné, agilné a hybridné koncepty. 

Ak však chcete ušetriť, skvelým nápadom je absolvovať aj bezplatný kurz projektového manažmentu Coursera. Pre personalistov môže používanie prispôsobeného školenia tiež viesť k lepším výsledkom. Môžete navrhnúť pútavé lekcie s AhaSlides predstavenienástroj, kde nájdete množstvo bezplatných prispôsobiteľných šablón interaktívnych kvízov a hier spolu s jedinečnými efektmi prezentácie.

Citované práce: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Riadenie prevádzky : Udržateľnosťa Supply Chain Management12. Ed. (12. vydanie).

ref: Tímová práca | M. Knižnica