Definiranje upravljanja s časom | Vrhunski vodnik za začetnike s +5 nasveti

Vsi imamo 24 ur na dan, ne glede na spol, barvo kože ali etnično pripadnost. A v resnici nekaterim s temi 24 urami uspe, drugim spodleti, nekateri ustvarijo veliko vrednost zase in za družbo, nekateri pa nič.

Ena od razlik med njimi je, da obstajajo tisti, ki so definiranje upravljanja s časom dobro in vedeti, katere veščine so potrebne. In tisti, ki ne.

Če se torej počutite preobremenjeni in nimate časa zase, ali pa ste se kdaj vprašali: "Ko bi bil le dan daljši"? In vedno se srečujete s stvarjo, imenovano "rok" in ne veste, kaj je upravljanje s časom. Morda vam bo ta članek pomagal s koristnim vodnikom za upravljanje časa.

Kazalo

• Pregled
• Kaj je upravljanje s časom?
• Zakaj je definiranje upravljanja s časom pomembno?
• 5 nasvetov in tehnik za učinkovito upravljanje časa
• Ključni izdelki
• Pogosta vprašanja

Več nasvetov iz AhaSlides

Ne samo, da vam omogoča učinkovite veščine upravljanja s časom, ampak AhaSlides ima tudi:

• Čustvena inteligenca
• 5 primerov coachinga na delovnem mestu
• Zaposljive veščine
• Primeri samopodobe
• Spretnosti za življenjepis
• Spretnosti aktivnega poslušanja pri delu 
• Tehnika časovnega boksa 
• Učinkovito načrtovanje vadbe
• Opredelitev medosebnih veščin, primeri in pomen
• Kako biti bolj družaben?

Pregled

Kaj je upravljanje s časom?

Upravljanje s časom je načrtovanje in organiziranje časa za vsako posamezno aktivnost, podrobno korak za korakom, dokler niso doseženi vsi cilji. Ker ima vsaka oseba le določeno količino časa, boljše kot so vaše sposobnosti upravljanja s časom, bolj učinkovit bo vaš čas. 

Torej je definiranje upravljanja s časom zelo pomembno! Učinkovitost upravljanja s časom se ocenjuje na podlagi rezultatov opravljenega dela v najbolj optimalnem obdobju. Zapomnite si, da to, ali ste zaposleni ali nedelujoči, nima nobene zveze s tem, ali stvari počnete učinkovito.

Opredelitev upravljanja s časom je sestavljena iz 4 glavnih korakov:

• Seznam in razvrstite naloge po dnevu, tednu in mesecu glede na svoje cilje in smer.
• Izmerite in ocenite čas, potreben za dokončanje zastavljenih nalog.
• Naredite podroben načrt in določite prednostni vrstni red za vsak dan.
• Izvedite in se držite zastavljenega načrta.

Vsak od zgornjih korakov upravljanja s časom ima orodja, tehnike in podporne veščine, ki ustrezajo delovnim in življenjskim ciljem vsakega posameznika.

Zakaj je definiranje upravljanja s časom pomembno?

Mnogi se sprašujejo, zakaj je definiranje managementa tako pomembno. Tukaj so prednosti upravljanja časa za vas.

Povečajte delovno produktivnost – Definiranje upravljanja s časom

Poznavanje upravljanja s časom vam pomaga organizirati dnevne načrte in naloge po pomembnosti in prioriteti. S tem seznamom »opravkov« se boste osredotočili na bistvena opravila, ki bi jih morali najprej opraviti, in s tem povečali delovno učinkovitost.

Ko boste dobro upravljali s časom, boste preprečili zapravljanje časa in energije ter se boste manj trudili, da boste stvari opravili. Prav tako vam pomaga izboljšati vašo ustvarjalnost zaradi prihranka prostega časa. 

Razbremenite pritiska in pomagajte sprejemati boljše odločitve

Pomanjkanje veščin upravljanja s časom pogosto povzroči delo pod velikim pritiskom, posredno sprejemanje napačnih odločitev, ko ni dovolj časa za razmislek. 

Nasprotno, če dobro nadzorujete svoj čas, se izognete pritisku »roka« in sprejemate bolj premišljene odločitve pri delu, saj imate več časa za razmislek in ovrednotenje problema.

Ustvarite več motivacije

Slabe navade, kot sta odlašanje z delom in nenačrtovanje dela, bodo povzročile neizmerno škodo posameznikom in timu. Urejanje časa vam bo pomagalo odpraviti te navade in vas motiviralo, da se lotite velikih projektov, zahvaljujoč natančno opredeljenemu načrtu z jasnimi cilji in natančnim časovnim razporedom.

Boljše ravnovesje med delom in zasebnim življenjem

Vsi imamo 24 ur na dan, da se posvetimo sebi, družini in delu. Določena časovna razporeditev vam bo pomagala do razumnega življenjskega ravnovesja. To pomeni, da se lahko osredotočite na dobro opravljene stvari in imate dovolj časa za sprostitev ter skrb za svoje ljubljene in zase.

5 nasvetov in tehnik za učinkovito upravljanje časa

Razdelitev nalog v skupine – Definiranje upravljanja s časom

Dobro upravljanje časa pogosto zahteva razdelitev nalog v skupine glede na pomembnost in nujnost teh nalog. Vključuje naslednje štiri glavne skupine:

• Pomembne in nujne naloge. To skupino nalog je treba opraviti takoj in pogosto povzroči največjo krizo, saj se lahko zgodi nenadoma. Na primer, "pozabili" urnik za oddajo delovnih poročil za reševanje sporov s strankami, ki se pojavijo.
• Pomembna, a ne nujna naloga. Pogosto je povezano z zdravjem, družino, kariero in prijatelji. Ta skupina ne zahteva takojšnjega ukrepanja, vendar je za vas bistvena. Morate se navaditi, da ste potrpežljivi, preživite trenutke pomanjkanja motivacije in si za to vzamete čas. Na primer, vadite za ohranjanje zdravja.
• Ni nujno, ampak nujno. Značilnost te skupine je, da čeprav jih je treba izvesti takoj, ne vplivajo bistveno na zastavljeni cilj – na primer neuporabni sestanki, nepotrebna poročila itd.
• Ni pomembno in ni nujno. Ne zagotavlja bistvenih koristi, kot so ogovarjanje. Da bi se izognili izgubljanju časa, se ne le naučite reči "ne" tem stvarem, ampak tudi razvijte navado, da jih odpravite med delovnim časom.

Postavite PAMETNE cilje – Definiranje upravljanja s časom

Jasno zastavljeni cilji vam bodo dali motivacijo. In ti cilji morajo biti natančni in dosegljivi. Oglejte si, kako nastaviti SMART cilji kot sledi:

1. Specifičnost: Že od samega začetka določite jasne, specifične cilje.
2. Merljivi: Cilji morajo biti merljivi in ​​jih je mogoče zlahka izmeriti.
3. Dosegljiv: Preverite, ali je cilj dosegljiv, tako da sami odgovorite na naslednja vprašanja: Ali je to realno, izvedljivo ali ne? Je cilj previsok?
4. Ustrezno: cilji morajo biti pomembni za vaše življenje in delo, da vas motivirajo.
5. Časovno omejen: velike cilje razdelite na majhne za najboljši izpolnitev.

Izogibajte se večopravilnosti

Večopravilnost pomeni delati več kot eno stvar hkrati. Če nimate dovolj strokovnega znanja, vam večopravilnost ne gre. Še bolje, razčlenite nalogo in jo dokončajte korak za korakom. Poleg tega bo osredotočanje na posamezne naloge povečalo učinkovitost.

Naj bo vaše delovno mesto urejeno

Nered na delovnem mestu z novimi – starimi, pomembnimi – nepomembnimi dokumenti ne samo, da se počutite kaotično, ampak tudi izgubljate čas, ko morate nekaj najti. Naj bo vaše delovno mesto organizirano in pametno, potem boste imeli več časa in vam ne bo treba izgubljati časa z nekoristnimi opravili.

Dobro skrbite za duševno zdravje

Udobje je eden od načinov, kako biti učinkovit pri upravljanju časa. Iz tega razloga, če imate sproščen um brez stresa, boste sprejemali natančnejše in racionalnejše odločitve. Tu so načini, ki vam bodo pomagali hitro prilagoditi svoje razpoloženje.

• Smeh: To dejanje vam pomaga zmanjšati stresne hormone in povečati srečo.
• Meditirajte: Vsaj 10-minutna meditacija pomaga razbremeniti stres.
• Poslušanje glasbe: uživajte v priljubljeni pesmi, ki vas bo sprostila in vam bo udobno.
• Ples: Ta dejavnost je spodbudna in zdrava.

Ključni izdelki

Pri definiranju upravljanja s časom se vam zdi, da je vaša časovna »škatla« veliko večja in prinaša številne prednosti. Zato se zdaj dobro oglejte vase, da vidite, kako ste upravljali s svojim časom, učinkovito ali ne, ali zakaj zapravljate svoj čas. Potem boste vedeli, kaj morate storiti, da ne izgubite niti minute sebe.

Poleg tega imamo tudi veliko že pripravljene predloge za raziskovanje!

Pogosto zastavljena vprašanja