Dobrodošli v svetu produktivnih srečanj! Kot strokovnjaki vsi vemo, kako pomembni so sestanki za doseganje rezultatov, sprejemanje odločitev in ohranjanje na pravi poti. Niso pa vsi kakovostni in imajo prednost.
Pogosto se na vprašanje o sestankih veliko ljudi zaradi svoje neučinkovitosti odzove z zmajevanjem glave ali jeznimi vzdihi. Znajdejo se obtičali v neproduktivnih sejah, ki jim jemljejo energijo in čas. Zato se bomo danes učili kako imeti dober sestanek!
Začnimo!
Začnite svoje srečanje z AhaSlides.
Pridobite brezplačne predloge za svoja srečanja! Prijavite se brezplačno in vzemite, kar želite, iz knjižnice predlog!
🚀 Ustvarite brezplačen račun ☁️
Kaj naredi dober sestanek?
Sestanki so nedvomno bistveni del vsakega podjetja ali organizacije. So platforma za združevanje posameznikov, izmenjavo idej, sprejemanje odločitev in delo v smeri skupnega cilja.
Dober sestanek je tisti, ki je dobro organiziran, produktiven, dosega želene rezultate in poskrbi, da se vsi udeleženci počutijo slišane in cenjene.
Tukaj je nekaj dejavnikov, ki prispevajo k dobremu sestanku:
- Ima jasen namen. Dober sestanek se začne z jasnim dnevnim redom, ki navaja njegov namen, skupaj s cilji sestanka in pričakovanimi rezultati, kar pomaga ohranjati sestanek na pravi poti in zagotavlja, da se vsi udeleženci zavedajo svojih nalog.
- Spodbuja učinkovito komunikacijo. Dober sestanek zahteva učinkovito komunikacijo. Vsi udeleženci bodo imeli priložnost izraziti svoje misli in ideje, razpravo pa je treba spodbujati z aktivnim poslušanjem in spoštljivim dialogom.
- Ima jasne rezultate in nadaljnje ukrepe. Brez teh je sestanek neproduktiven in neučinkovit, saj bodo udeleženci negotovi glede svojih naslednjih korakov. Od tam naprej je težko doseči učinkovitost na katerem koli nadaljnjem sestanku.
Več nasvetov z AhaSlides
- Srečanja v podjetju | 10 pogostih vrst in najboljših praks
- Najboljši način gostovanja Uvodna srečanja
- 11 korakov do uspešnega vodenja Sestanek strateškega vodstva
8 nasvetov za dober sestanek
Seveda, če želite imeti dober sestanek, kot je zgoraj, in ne izgubljati časa in truda udeležencev, morate razmisliti o pripravi in spremljanju pred, med in po sestanku. Upoštevanje teh korakov bo zagotovilo gladek in uspešen izid.
Pred srečanjem - Imejte dober sestanek
1/ Določite namen in vrsto srečanja
Namen, cilje in vrsto srečanja je treba opredeliti in zagotoviti, da jih razumejo vsi udeleženci. Nihče noče priti na sestanek za 10 minut, pa se še vedno ne zaveda svoje odgovornosti in kaj je smisel tukaj razprave. Nekatere vrste sestankov služijo le določenim namenom, kot npr
- Sestanki odločanja. Izvajajo se, ko so potrebne odločitve in dejanja.
- Sestanki za reševanje problemov. Poklicani so, da najdejo rešitev za problem/krizo.
- Brainstorming sestanki. So prostor za zbiranje prelomnih novih idej s prispevki članov.
2/ Imejte dnevni red
Poskrbite, da imate dnevni red seje in ga pred sestankom pošljite vsem udeležencem, kar bo udeležencem pomagalo razumeti namen, cilje in pričakovane rezultate sestanka. Služi tudi kot vodnik, ki jim pomaga pri proaktivnem zbiranju potrebnih informacij in dokumentov, kot so poročila, podatki, predstavitve ali drugi ustrezni dokumenti.
3/ Določite osnovna pravila
Osnovna pravila so smernice ali norme, o katerih se vnaprej dogovorijo vsi udeleženci in pomagajo ustvariti produktivno in spoštljivo okolje za razpravo. Vključujejo lahko spodbujanje aktivnega poslušanja, spoštovanje različnosti, omejen čas za razpravo itd.
Med srečanjem - Imejte dober sestanek
4/ Začnite z igro prebijanja ledu
Začenši z a ustvarjalni ledolomilec je odličen način za zmanjšanje napetosti in spraviti vse v pravo razpoloženje za timski sestanek. Prekinitev neprijetnih trenutkov tišine na začetku sestanka lahko pomaga nastaviti ton za produktivno in prijetno sejo.
Namesto da se zanašate na zastarelo, se lahko vključite v lahkotne razprave, sproščene pogovore ali kviz v živo, ki je lahko zelo zabaven, ustvarjalen, tekmovalen in ga lahko ustvarite v samo nekaj minutah. Torej, zakaj ne poskusite nekaj novega?
5/ Ustvarite prostor za sodelovanje
Skupinski sestanek je dragocena priložnost za skupinsko razpravo in sprejemanje odločitev. Namesto da poskušajo na mestu samem priti do novih zamisli, bi morali člani ekipe na mizo prinesti svoja pripravljena poročila, ideje in poglede. Tako lahko ekipa sodeluje, da pride do dobro premišljene in razumne končne odločitve.
Ekipa bi lahko nato razmislila o izvedbi ankete v živo o obravnavanih zamislih in zbiranju povratnih informacij v realnem času ankete v živo z izbirnimi ali odprtimi vprašanji iz AhaSlides.
Z uporabo edinstvene kode QR ali povezave lahko člani ekipe takoj dostopajo in podajo svoj vnos, rezultati pa bodo prikazani neposredno na zaslonu. To pomaga preprečiti izgubo časa in zagotavlja, da so vse ideje pošteno zajete.
6/ Naj bo vaša ekipa vključena
Udeležencem ne dajte priložnosti, da vas zamotijo tako, da jih med sestankom zavzamete. Lahko organizirate "spletno okroglo mizo", kjer lahko vsakdo sodeluje in prispeva. S sramežljivimi ljudmi? Ne skrbi. Anonimno Vprašanja in odgovori bo rešil ta problem.
Prav tako ne pozabite pustiti nekaj prostora za spontanost. Kajti zdravo in aktivno srečanje je idealno mesto za nastanek novih rešitev in inovacij. Prekinitev počasnega in stresnega vzdušja s spodbujanjem udeležencev k kreativnemu razmišljanju besedni oblak bo zanimiva in učinkovita dejavnost. Poskusite in videli boste.
Po srečanju - Imejte dober sestanek
7/ Končajte z jasnimi nadaljnjimi ukrepi in časovnico
Za zaključek strateške seje se prepričajte, da so vsi udeleženci jasni glede svojih naslednjih korakov.
Naj oddelki razpravljajo o:
- Katere meritve bodo pokazale njihov napredek? Bodite natančni, da bo mogoče spremljati napredek.
- Kateri medfunkcionalni partnerji potrebujejo usklajevanje za uspeh? Močno sodelovanje je ključnega pomena.
- Kakšne posodobitve bodo zahtevali nadaljnji sestanki? Poročila? Predstavitve? Vnaprej razmislite o rezultatih.
- Kdaj lahko pričakujemo preliminarne rezultate oziroma informacije? Postavite ambiciozne, a dosegljive roke, da ohranite tempo.
8/ Imejte zapisnik sestanka
Vedno potrebujete podrobno, temeljito, jasno in lahko razumljivo zapisnik sestanka poslati udeležencem, upravnemu odboru, višjim vodjem in tistim, ki se ne morejo udeležiti. Niso le dokumenti, vsebinska podlaga za naslednje sestanke, temveč tudi pravna podlaga (v primeru potrebe).
Ključni izdelki
Upajmo, nasveti za dober sestanek AhaSlides zgoraj, niso preveč zapleteni. Ne pozabite, da so produktivni sestanki tisti, na katerih se vsi počutijo cenjene, slišane in spodbujene, da spregovorijo. Srečanje mora dati določen rezultat in služiti predvidenemu namenu. Po sestanku vsi sprejmejo svoje vloge in se zavežejo, da bodo sledili obravnavanim načrtom.
