Kako gostiti gladke uvodne sestanke | Najboljši nasveti odklenjeni leta 2024!

Ali si že kdaj bil uspešna uvodna srečanja?

Če sodelujete v novi medfunkcionalni ekipi na delovnem mestu ali v novi projektni skupini, je to lahko nekdo iz drugih oddelkov ali drugih podjetij, ki ga morda niste poznali ali z njim niste prej sodelovali, in se želite prepričati, da vaš pripravljenost, da se posvetite in vložite svoje sposobnosti in ideje v ekipo - še posebej, če je ta ekipa zelo uspešna. Zato je nujno organizirati srečanje, na katerem se zberejo novi soigralci.

Vendar pa ni presenečenje, če se počutite nekoliko nerodno in živčno, saj imajo tudi najbolj izkušeni strokovnjaki tremo, ko imajo prvi sestanek z novo ekipo. Če ste vodja in vas skrbi, da ne boste gostili uvodnih sestankov za produktivnost.

Ta članek vam bo dal popoln vodnik, primere in namige o tem, zakaj so uvodna srečanja uspešna.

V tem članku se boste naučili

• Kaj je uvodni sestanek?
• Kaj je cilj uvodnega srečanja?
• Kako pripraviti učinkovit uvodni sestanek
• Nasveti za uspešno organizacijo uvodnega sestanka
• Ključni izdelki

Več nasvetov od AhaSlides

• Srečanja v podjetju
• Stand up srečanje | Najboljši vodnik
• 8 najboljših nasvetov za dober sestanek

Kaj je uvodni sestanek?

Uvodni ali uvodni sestanek ima povsem enak pomen, ko gre za uvod v ekipo, ko se člani ekipe in njihovi vodje prvič uradno srečajo, da se ugotovi, ali želijo vpleteni posamezniki zgraditi delovni odnos in se zavezati ekipi v prihodnost.

Njegov namen je dati članom ekipe čas, da ostanejo skupaj, da spoznajo ozadje, interese in cilje vsakega udeleženca. Odvisno od vaših želja in želja vaše ekipe lahko pripravite formalna ali neformalna uvodna srečanja.

Standardni dnevni red uvodnega sestanka vključuje:

• Predstavite cilj srečanja
• Predstavite voditelje in vsakega člana
• Pogovorite se o pravilih ekipe, delu, ugodnostih in zdravljenju ...
• Čas je za igranje iger
• Končajte sestanke in sprejmite nadaljnje ukrepe

Kaj je cilj uvodnih srečanj?

Na predstavitve ne glejte samo kot na polje, ki ga morate potrditi. Izkoristite ta čas, da vzpostavite prave povezave, pridobite edinstvene vpoglede in vzpostavite okvir za brezhibno timsko delo. Uvodni sestanki so super za:

• Povečajte timsko delo in povezanost ekipe

Prvi cilj uvodnih srečanj je približati neznance bližnjim soigralcem. Če se še nikoli prej niste videli in o njih veste malo, bo manjkalo kohezije in povezanosti, kar lahko vpliva na timski duh in produktivnost. Ko lahko ljudje razpravljajo in poenotijo ​​skupinska pravila, ustrezne nagrade in kazni ali vedo, da so njihovi vodje pošteni in zvesti ljudje, da so njihovi soigralci skromni, zanesljivi, sočutni in še več, se bosta med zaposlenimi zgradila zaupanje in pozitivno delovno okolje. ekipa.

• Zmanjšajte napetost in nerodnost

Produktivnost se bo verjetno zmanjšala, če zaposleni delajo v obremenjenem delovnem okolju. Prav tako ni dobro, če zaposleni strašijo svojega vodjo, namesto da bi se zgledovali po njih. Uvodni sestanki lahko pomagajo novim ekipam, da se počutijo bolj samozavestne, da delijo svoje zamisli in mnenja. Prav tako zlahka začnejo sklepati prijateljstva, komunicirati in zmanjšati nerodnost za nadaljnje sodelovanje. Na primer, član ekipe brez oklevanja spregovori in prosi za pomoč, ko se ne more držati rokov.

• Pomagajte strukturirati in uskladiti standarde in prakse

Poudarek na pravilih in predpisih je pomemben del že prvih uvodnih srečanj. Če na začetku timskega dela ni jasno, pošteno in preprosto, lahko to povzroči konflikt v timu in napačno komunikacijo. Nasprotno, če lahko naredite, da ekipa sledi standardi in prakse, bo prišlo do učinkovitosti virov zaradi uspešnosti in učinkovitosti ekipe, hkrati pa se bo povečalo zadovoljstvo pri delu med člani ekipe, ki so del kohezivne ekipe.

Kako pripraviti učinkovit uvodni sestanek

Uvodni sestanki lahko sledijo standardnemu procesu načrtovanja sestankov z 5 ps: Namen, Načrtovanje, Priprava, Sodelovanjein Napredek. Glede na vašo časovno omejitev, število udeležencev, ozadje vaše ekipe in vaše vire lahko pripravite formalna ali priložnostna uvodna srečanja. Prvi vtis je pomemben. Več spoštovanja in zaupanja, ki ga bodo člani vaše ekipe cenili, ko boste pokazali organizirane in obzirne sestanke.

• Namen

Gre za določanje ciljev za sestanke. Bodite jasni in jedrnati, ko naštevate cilje sestankov, da boste lahko vse zlahka vrnili v fokus, če udeleženca zmotijo ​​nepovezane dejavnosti. Razmislite o strukturiranju ciljev tako, da uredite ciljno piramido, ki opisuje vsak sklop ciljev na različnih ravneh.

• Načrtovanje

Prva stvar, ki bi jo morali storiti novi vodje ekip, je načrtovanje podrobnosti ali priprava dnevnega reda. Ko se imate na kaj sklicevati, poskušate sami zapomniti vse, kar razbremeni stres. Predlogo lahko ustvarite s pomočjo diaprojekcije prek PowerPointa ali ročno napisane kartice z iztočnicami.

• Priprava

Ta del vključuje nekatere dejavnosti, kot sta priprava scenarija za uvod v sestanek in pregled dnevnega reda pred začetkom uradnega sestanka. Ko boste nenadoma zgrešili, boste lažje povedali vse ključne informacije in se osredotočili na dnevni red s pomočjo govorniških zapiskov ali scenarija.

• Sodelovanje

Ne pozabite spodbujati novih članov, da postavljajo vprašanja in sodelujejo v interaktivnih dejavnostih med srečanji. Če se drugi zdijo tako obotavljajoči, jih vprašajte za mnenje. Poskrbite, da bodo vsi v ekipi imeli možnost spregovoriti, ne da bi se osredotočali le na ekstrovertirane člane. Gostite lahko anketo v živo, tako da lahko nekateri introvertirani neposredno delijo svoja mnenja.

• Napredek

Sestanek bi morali zaključiti s povzetkom in navesti ukrepe za naslednje korake. In ker je nadaljevanje po sestanku ključni del, lahko razmislite o dokončni odločitvi in ​​jo dokumentirate.

Nasveti za uspešno organizacijo uvodnega sestanka

• Uporabite interaktivno predstavitveno orodje

Ste prvi dan sramežljivi ali nerodni? Svoja uvodna srečanja lahko naredite 100-krat bolj zabavna z uporabo interaktivnega predstavitvenega orodja, kot je AhaSlides!

A

To lahko storite na ducat načinov, vendar priporočamo ta oris, da hitro prebijete led:

• Začnite z uvodnim diapozitivom.
• Popestrite stvari s kvizi o sebi s točkami in lestvico najboljših.
• Zaključite z diapozitivom z vprašanji in odgovori na koncu, kjer lahko vsakdo vpraša stvari, ki so se spraševali o vas.

z AhaSlidesinteraktivno predstavitveno platformo, lahko ustvarite prepričljiv uvod, ki ljudi odpelje na luno🚀Preizkusite to predlogo tukaj:

• Začnite uvod z "mi"

Ekipa dela na sodelovanju med člani ekipe za doseganje skupnih ciljev in ne za razkazovanje osebnih talentov. Zato je pomembno poudariti občutek kulture »mi«. V svojih uvodnih diapozitivih in na celotnih sestankih poskušajte čim bolj uporabljati izraz »mi: namesto »jaz«, razen pri osebni predstavitvi. To končno spodbudi ekipo k učinkovitejšemu sodelovanju, saj razumejo, da delijo skladno vizijo in so bolj posvetili delu za ekipo kot zase.

• Zabavajte svoje soigralce

Kako začeti uvodna srečanja na najbolj vznemirljive načine? Ker so vsi člani med seboj novi, lahko kot gostitelj razmislite o tem, da začnete z nekaj hitrimi prebojniki ledu. Nastavite lahko tudi 2 do 3 igre in kvize ter seanse nevihte možganov, da bodo drugi imeli čas, da delijo svojo osebnost, talente in razmišljanje; komunicirati in sodelovati z drugimi za izboljšanje kohezije v timu ter kulture in povezanosti na delovnem mestu. Na primer, lahko poskusite nekaj iger, kot je Krog spoštovanja, Lov na mrhovinarje, Ali bi raje...

• Upravljanje s časom

Običajno lahko zelo produktivni sestanki trajajo od 15 do 45 minut, še posebej uvodni sestanki, ki jih je treba kontrolirati v 30 minutah. To je dovolj časa, da se novi soigralci spoznajo, se na kratko predstavijo in med seboj sodelujejo v nekaj preprostih in zabavnih team-building aktivnostih. Nastavili ste tudi časovne omejitve za različne odseke, da zagotovite, da vam časa ne zmanjka, medtem ko imate še veliko za prikriti.

Ključni izdelki

Za vašo ekipo je koristno, da začnete timsko delo z novo ekipo tako, da izkoristite uvodne sestanke. Ustanovitev prvega sestanka je lahko izziv in posnemanje. Ko ste v procesu priprave, ne oklevajte in poiščite podporo, tudi če ste PowerPoint mojster. Zagotovo si lahko olajšate delo in prihranite dan AhaSlides.

Pogosto zastavljena vprašanja

Ref: Prav zares. Bolje gor, linkedIn