Sestanki imajo ključno vlogo v podjetjih in organizacijah, saj služijo kot platforma za razprave in obravnavanje vprašanj ter upravljanje notranjih zadev za spodbujanje napredka. Da bi zajeli bistvo teh srečanj, virtualnih ali osebnih, Zapisnik sestanka or zapisnik sestanka (MoM) so ključnega pomena pri zapisovanju, povzemanju ključnih razpravljanih tem in spremljanju sprejetih odločitev in resolucij.
Ta članek vas bo vodil pri pisanju učinkovitih zapisnikov sestankov s primeri in predlogami za uporabo ter najboljšimi praksami, ki jih morate upoštevati.
Kazalo
- Kaj so zapisniki sestankov?
- Kdo je zapisnikar?
- Kako napisati zapisnik sestanka
- Primeri zapisnikov sestankov (+ predloge)
- Nasveti za ustvarjanje dobrih minut sestanka
- Ključni izdelki
Upajmo, da vam bo ta članek pomagal, da se ne boste več počutili izziva pisanja zapisnika sestanka. In ne pozabite biti kreativni in interaktivni na vsakem srečanju z:
- AhaSlides Javna predloga
- Začetno srečanje projekta
- Sestanek strateškega vodstva
- Poslovni sestanki |10 vrst in najboljših praks
- Dnevni red srečanj | 8 ključnih korakov, primeri in brezplačne predloge
- E-pošta s povabilom na sestanek | Najboljši nasveti, primeri in predloge
- Spletni ustvarjalec kviza AI | Oživite kvize | 2024 Razkriva
- Brezplačni Word Cloud Creator
- 14 najboljših orodij za nevihto možganov v šoli in na delovnem mestu v letu 2024
- Kaj je ocenjevalna lestvica? | Free Survey Scale Creator
- Generator naključnih ekip | 2024 Random Group Maker razkriva
Kaj so zapisniki sestankov?
Zapisnik sestanka je pisni zapis razprav, odločitev in ukrepov, ki se zgodijo med sestankom.
- Služijo kot referenca in vir informacij za vse udeležence in tiste, ki se ne morejo udeležiti.
- Pomagajo zagotoviti, da pomembne informacije niso pozabljene in da so vsi na isti strani o tem, o čem so razpravljali in katere ukrepe je treba sprejeti.
- Zagotavljajo tudi odgovornost in preglednost z dokumentiranjem odločitev in zavez, sprejetih med sestankom.
Kdo je zapisnikar?
Zapisnikar je odgovoren za natančno beleženje razprav in odločitev, sprejetih med sestankom.
Lahko so administrativni uradnik, tajnik, pomočnik ali vodja ali član prostovoljne ekipe, ki opravlja nalogo. Bistveno je, da ima zapisnikar dobro organizacijo in zapiske ter da lahko učinkovito povzema razprave.
Zabavno srečanje Udeležba z AhaSlides
Naj se ljudje zberejo ob istem času
Namesto da bi prihajali k vsaki mizi in 'preverjali' ljudi, če se ne bi pojavili, lahko zdaj pritegnete pozornost ljudi in preverite prisotnost z zabavnimi interaktivnimi kvizi z AhaSlides!
🚀 Pridobite brezplačne predloge ☁️
Kako napisati zapisnik sestanka
Za učinkovite zapisnike sestankov, najprej morajo biti objektivni, biti dejanski zapis sestankain se izogibajte osebnim mnenjem ali subjektivnim interpretacijam razprav. Naslednji, mora biti kratko, jasno in lahko razumljivo, osredotočite se le na glavne točke in se izogibajte dodajanju nepotrebnih podrobnosti. končno, biti mora točen in zagotavljati, da so vse zabeležene informacije sveže in ustrezne.
Pojdimo v podrobnosti pisanja zapisnika sestanka z naslednjimi koraki!
8 bistvenih sestavnih delov zapisnika sestanka
- Datum, ura in lokacija sestanka
- Seznam udeležencev in morebitna opravičila za odsotnost
- Dnevni red in namen seje
- Povzetek razprav in sprejetih odločitev
- Morebitna glasovanja in njihovi rezultati
- Postavke ukrepanja, vključno z odgovorno stranko in rokom za dokončanje
- Vsi naslednji koraki ali nadaljnji elementi
- Zaključne besede ali prekinitev seje
Koraki za pisanje učinkovitega zapisnika sestanka
1/ Priprava
Pred sestankom se seznanite z dnevnim redom sestanka in morebitnim ustreznim osnovnim gradivom. Prepričajte se, da imate vsa potrebna orodja, kot so prenosni računalnik, beležka in pisalo. Prav tako je dobro pregledati zapisnike prejšnjih sestankov, da dobite občutek, katere informacije vključiti in kako jih oblikovati.
2/ Zapisovanje
Med sestankom si jasno in jedrnato zapisujte razprave in sprejete odločitve. Osredotočite se na zajemanje ključnih točk, odločitev in dejanj, namesto da dobesedno prepisujete celoten sestanek. Prepričajte se, da vključite imena govornikov ali katere koli ključne citate ter morebitne ukrepe ali odločitve. In izogibajte se pisanju okrajšav ali stenografij, zaradi katerih drugi ne razumejo.
3/ Organizirajte zapisnik
Preglejte in organizirajte svoje zapiske, da ustvarite skladen in jedrnat povzetek zapisnikov po sestanku. Za enostavno branje zapisnika lahko uporabite naslove in točke. Ne prevzemajte osebnih mnenj ali subjektivnih interpretacij razprave. Osredotočite se na dejstva in na to, kar je bilo dogovorjeno med sestankom.
4/ Beleženje podrobnosti
Vaš zapisnik sestanka mora vključevati vse pomembne podrobnosti, kot so datum, čas, lokacija in udeleženci. In omenite vse pomembne teme, o katerih ste razpravljali, odločitve in dodeljene naloge. Ne pozabite zabeležiti vseh glasov, ki ste jih izvedli, in rezultatov morebitnih razprav.
5/ Akcijski predmeti
Prepričajte se, da ste navedli vse naloge, ki so bile dodeljene, vključno s tem, kdo je odgovoren, in rokom za dokončanje. To je ključni del zapisnika sestanka, saj zagotavlja, da vsi poznajo svoje odgovornosti in časovni okvir za njihovo izpolnitev.
6/ Pregled in distribucija
Zapisnike morate pregledati glede točnosti in popolnosti ter opraviti morebitne potrebne popravke. Poskrbite, da bodo zabeležene vse ključne točke in odločitve. Nato lahko razdelite zapisnik vsem udeležencem osebno ali po e-pošti. Shranite kopijo zapisnika na centralizirano lokacijo za lažji dostop, na primer na disk v skupni rabi ali platformo za shranjevanje v oblaku.
7/ Nadaljnje ukrepanje
Zagotovite, da se ukrepi na sestanku spremljajo in dokončajo takoj. Uporabite minute za spremljanje napredka in zagotovite, da se odločitve izvajajo. Pomaga vam ohranjati odgovornost in zagotavlja, da je sestanek produktiven in učinkovit.
Primeri zapisnikov sestankov (+ predloge)
1/ Primer zapisnika sestanka: preprosta predloga sestanka
Raven podrobnosti in kompleksnosti preprostih zapisnikov sestankov bosta odvisni od namena sestanka in potreb vaše organizacije.
Na splošno se preprosti zapisniki sestankov uporabljajo za interne namene in ni treba, da so tako uradni ali izčrpni kot druge vrste zapisnikov sestankov.
Če torej nujno potrebujete in se sestanek vrti okoli preproste, ne preveč pomembne vsebine, lahko uporabite naslednjo predlogo:
| Naslov srečanja: [Vstavite naslov sestanka] Datum: [Vstavi datum] čas: [Vstavi čas] Lokacija: [Vstavi lokacijo] Obiskovalci: [Vstavite imena udeležencev] Opravičilo za odsotnost: [Vstavi imena] Dnevni red: [Vstavite 1. točko dnevnega reda] [Vstavite 2. točko dnevnega reda] [Vstavite 3. točko dnevnega reda] Povzetek sestanka: [Vstavite povzetek razprav in odločitev, sprejetih med sestankom, vključno s ključnimi točkami ali ukrepi.] Akcijski elementi: [Vstavite seznam morebitnih ukrepov, ki so bili dodeljeni med sestankom, vključno z odgovorno stranko in rokom za dokončanje.] Naslednji koraki: [Vstavite vse naslednje korake ali dodatne elemente, o katerih se je razpravljalo med sestankom.] Zaključne opombe: [Vstavite morebitne zaključne besede ali prekinitev sestanka.] Podpis: [Vstavite podpis osebe, ki vodi zapisnik] |
2/ Primer zapisnika sestanka: Predloga sestanka odbora
Zapisnik sestanka upravnega odbora se zabeleži in razdeli vsem članom, pri čemer se zabeležijo sprejete odločitve in usmeritve organizacije. Zato mora biti jasen, popoln, podroben in formalen. Tukaj je predloga zapisnika sestanka upravnega odbora:
| Naslov srečanja: Seja upravnega odbora Datum: [Vstavi datum] čas: [Vstavi čas] Lokacija: [Vstavi lokacijo] Obiskovalci: [Vstavite imena udeležencev] Opravičilo za odsotnost: [Vstavite imena tistih, ki so se opravičili za odsotnost] Dnevni red: 1. Potrditev zapisnika prejšnje seje 2. Pregled računovodskega poročila 3. Razprava o strateškem načrtu 4. Razno Povzetek sestanka: 1. Odobritev zapisnika prejšnjega sestanka: [Vstavite poudarke s prejšnjega sestanka so bili pregledani in odobreni] 2. Pregled finančnega poročila: [Vstavite poudarke trenutnega finančnega stanja in priporočila za prihodnje finančno načrtovanje] 3. Razprava o strateškem načrtu: [Vstavite, o čemer je upravni odbor razpravljal in posodobil strateški načrt organizacije] 4. Razno: [Vstavite druge pomembne zadeve, ki niso bile uvrščene na dnevni red] Akcijski elementi: [Vstavite seznam morebitnih ukrepov, ki so bili dodeljeni med sestankom, vključno z odgovorno stranko in rokom za dokončanje] Naslednji koraki: Upravni odbor bo imel nadaljnji sestanek v [Vstavi datum]. Zaključne opombe: Seja je bila prekinjena ob [Vstavi čas]. Podpis: [Vstavite podpis osebe, ki vodi zapisnik] |
To je le osnovna predloga sestanka upravnega odbora in morda boste želeli dodati ali odstraniti elemente, odvisno od potreb vašega sestanka in organizacije.
3/ Primer zapisnika sestanka: Predloga za vodenje projekta
Tukaj je primer zapisnika sestanka za predlogo za vodenje projekta:
| Naslov srečanja: Sestanek skupine za vodenje projekta Datum: [Vstavi datum] čas: [Vstavi čas] Lokacija: [Vstavi lokacijo] Obiskovalci: [Vstavite imena udeležencev] Opravičilo za odsotnost: [Vstavite imena tistih, ki so se opravičili za odsotnost] Dnevni red: 1. Pregled stanja projekta 2. Razprava o projektnih tveganjih 3. Pregled napredka ekipe 4. Razno Povzetek sestanka: 1. Pregled statusa projekta: [Vstavite kakršno koli posodobitev napredka in poudarite morebitna vprašanja, ki jih je treba obravnavati] 2. Razprava o projektnih tveganjih: [Vstavite potencialna tveganja za projekt in načrt za ublažitev teh tveganj] 3. Pregled napredka ekipe: [Vstavite pregledani napredek in razpravo o morebitnih težavah] 4 Razno: [Vstavite druge pomembne zadeve, ki niso bile na dnevnem redu] Akcijski elementi: [Vstavite seznam morebitnih ukrepov, ki so bili dodeljeni med sestankom, vključno z odgovorno stranko in rokom za dokončanje] Naslednji koraki: Ekipa bo imela nadaljnji sestanek v [Vstavi datum]. Zaključne opombe: Seja je bila prekinjena ob [Vstavi čas]. Podpis: [Vstavite podpis osebe, ki vodi zapisnik] |
Nasveti za ustvarjanje dobrih minut sestanka
Ne obremenjujte se z zajemanjem vsake besede, osredotočite se na beleženje glavnih tem, rezultatov, odločitev in dejanj. Postavite razprave na platformo v živo, da boste lahko vse besede ujeli v eno veliko mrežo🎣 - AhaSlides'idejna tabla je intuitivno in preprosto orodje da vsi hitro oddajo svoje ideje. To storite takole:
Ustvarite novo predstavitev s svojim AhaSlides račun, nato dodajte diapozitiv Brainstorm v razdelek »Anketa«.
Napišite svoje tema razprave, nato pritisnite »Predstavi«, da se lahko vsi udeleženci sestanka pridružijo in oddajo svoje zamisli.
Sliši se lahkotno, kajne? Preizkusite to funkcijo zdaj, to je le ena od uporabnih funkcij, ki vam bodo pomagale olajšati sestanke z živahnimi in robustnimi razpravami.
Ključni izdelki
Namen zapisnika sestanka je zagotoviti visok pregled sestanka za tiste, ki se ga niso mogli udeležiti, ter voditi evidenco rezultatov sestanka. Zato naj bo zapisnik urejen in lahko razumljiv, najpomembnejše informacije pa morajo biti poudarjene jasno in jedrnato.
