11 korakov do uspešnega sestanka strateškega vodstva

A sestanek strateškega vodstva je ena najboljših metod, ki pomaga visoko zmogljivim ekipam pregledati in izboljšati kakovost dela ter produktivnost, da ustvarijo najboljše rezultate za podjetje. Ta članek vam bo povedal vse, kar morate vedeti o sestanku strateškega vodstva in o tem, kako učinkovito odpreti sestanek. 

Kazalo

• #1 - Kaj je srečanje strateškega vodstva?
• #2 – Prednosti sestanka strateškega vodstva
• #3 - Kdo bi se moral udeležiti sestanka strateškega vodstva? 
• #4 - Kako voditi učinkovit sestanek strateškega upravljanja (načrt SMM)

Kaj je srečanje strateškega vodstva?

Vodenje strateških srečanj (SMM) je model upravljanja, ki se osredotoča na celotno strategijo podjetja, ki vključuje upravljanje procesov, proračun, kakovost, standarde in dobavitelje za ocenjevanje delovne učinkovitosti in uspešnosti poslovanja.

Ta sestanek lahko poteka vsako četrtletje in morda potrebuje podatke, zbrane na sestanku o tržni strategiji, sestanku o poslovni strategiji ali sestanku o prodajni strategiji.

V kratkem, namen strateških sestankov je ugotoviti, kako najučinkoviteje uporabiti vire podjetja za doseganje določenih ciljev.

Več delovnih nasvetov z AhaSlides

• Poslovni sestanki | 10 vrst in najboljših praks
• 8 najboljših nasvetov za Imejte dober sestanek
• Sestanek strateškega vodstva

Prednosti sestanka strateškega vodstva

Sestanek strateškega vodstva ne le pomaga udeležencem, da postanejo bolj proaktivni pri svojem delu, tako da pridejo pravočasno ter pripravijo dokumente in vprašanja, ki jih je treba zastaviti med strateškim načrtovanjem, ampak prinaša tudi 5 prednosti, kot sledi:

Zmanjšajte stroške

Številne organizacije so prešle na okvir sestankov strateškega upravljanja. Načrt SMM zdaj pomaga podjetjem pri uporabi poceni (celo brezplačnih) orodij in storitev za navzkrižno analizo podatkov med sestanki, da ugotovijo, kaj deluje, kaj ne in kaj je lahko dobro. 

To pomaga porabiti, razporediti in investirati vire kar se da pametno in učinkovito.

Prihranite čas in energijo

Načrtovanje učinkovitih sestankov omogoča oddelkom ali udeležencem, da razumejo namen strateške razprave in kaj morajo pripraviti in prispevati.

Na primer, katere dokumente bodo prinesli, kakšne številke bodo predstavili in katere naloge ali rešitve bodo pripravljene po sestanku.

Razčlenitev nalog za pripravo na sestanek prihrani veliko časa in truda, saj ne blodimo ali postanemo kritizirani po čigavi krivdi, ampak pozabimo na namen sestanka.

Povečajte pogajalsko moč

Med srečanjem se ne bo mogoče izogniti prepirom ali nesoglasjem. Vendar to povečuje pogajalsko moč članov ekipe, saj morajo razpravljati in ugotoviti najboljšo rešitev za reševanje težav za stranke in podjetja. Morda boste presenečeni, ko boste v svoji ekipi našli odličnega pogajalca!

Upravljajte tveganja 

Nihče se ne želi udeležiti sestanka, ki bo sredi poti odpovedan, ker ni podatkov ali rešitve problema.

Zato nadaljnji sestanek pomeni, da morajo vsi načrtovati, zbrati in posredovati podatke s preteklih sestankov, analizirati te podatke in pomagati prenesti to analizo v naslednje korake, ki jih je mogoče izvesti. Te dejavnosti zagotavljajo boljše obvladovanje tveganj. Ali celo naredite srečanje bolj produktivno ali bolj ciljno usmerjeno kot prejšnje. 

Pozorno spremljajte proračune in vire

Z vodenjem učinkovitih timskih sestankov boste lahko spremljali in prilagajali vire ter sprejemali informirane proračunske odločitve. Sestanki za pregled strategije bodo pomagali izpostaviti oddelke ali programe, ki morda potrebujejo dodatno financiranje za uspeh. Prav tako so dobro mesto, da vidite, ali morate povečati/zmanjšati svoj proračun ali svojo delovno silo.

Kdo naj se udeleži sestanka strateškega vodstva? 

Ljudje, ki se bodo morali pojaviti na sestanku, bodo višji, kot je npr izvršni direktor (generalni direktor, izvršni direktor, mestni menedžer itd.) in neposredni vodja projekta.

Ključni igralci morajo imeti besedo pri načrtovanju, vendar niso vsi dobesedno za mizo.

Preveč ljudi v prostoru lahko povzroči stres, kaos in zmedo. Če imate več ljudi, ki želijo sodelovati v tem procesu, jih vključite na način, kot je zbiranje mnenj zaposlenih prek anket in zaračunavanje nekomu na sestanku, da zagotovite, da ti podatki pridejo na mizo in se štejejo za del procesa.

Kako voditi učinkovit sestanek strateškega upravljanja (načrt SMM) 

Zagotavljanje, da so vaši strateški vodstveni sestanki privlačni in produktivni, se začne s pravilnim načrtovanjem. S temi koraki

Priprava srečanja

Ne pozabite upoštevati teh smernic za načrtovanje sestanka v 4 korakih:

• Določite čas in zberite potrebne podatke/poročilo

Načrtujte in obvezno povabite vse vodje in ključne zaposlene, ki se morajo udeležiti tega sestanka. Prepričajte se, da so ljudje v sobi ljudje, ki lahko aktivno sodelujejo na sestanku.

Hkrati zberite potrebne podatke in poročila, posodobite indikatorje statusa in celo vprašanja, na katera je treba odgovoriti na sestanku. Prepričajte se, da prispevki ne bodo preblizu datuma sestanka, da lahko vsak pregleda najnovejše podatke in napiše analizo nastajajočih trendov ali težav.

• Predloga načrta dnevnega reda

Dnevni red vam in udeležencem pomaga ostati na pravi poti. Ideje za dnevni red srečanja bodo zagotovile odgovore na vprašanja:

• Zakaj imamo to srečanje?
• Kaj moramo narediti, ko je sestanek končan?
• Kateri so naslednji koraki, ki jih moramo narediti?

Ne pozabite, da a Dnevni red srečanja strateškega vodstva je lahko kot pregled ciljev, ukrepov in pobud, potrditev strategije in nadaljevanje trenutne strateške usmeritve in projektov.

Tukaj je vzorec dnevnega reda:

1. 9.00 - 9.30: Pregled namena srečanja
2. 9.30–11.00: Ponovno ocenite celoten proces
3. 1.00–3.00: posodobitve oddelkov in vodij
4. 3.00 - 4.00: Nerešena vprašanja
5. 4.00–5.00: podane rešitve
6. 5.00 - 6.00: Akcijski načrt
7. 6.00 - 6.30: seja QnA
8. 6.30 - 7.00: Zaključek

• Določite osnovna pravila

Določite lahko pravila za vse, da se pripravijo pred sestankom.

Na primer, če se ne morejo udeležiti, morajo namesto tega poslati pomočnika. 

Ali pa morajo udeleženci vzdrževati red, spoštovati govornika, ne prekinjati (itd.)

• Mesečni Vsestranska srečanja

Kot že omenjeno, je konferenca o strateškem upravljanju velik dogodek, ki se običajno odvija vsako četrtletje. Torej, če želite, da se vaše osebje seznani s to prakso in bo čim bolj pripravljeno. Sestanek morate pregledati in organizirati mesečne sestanke z vsemi udeleženci, da osebje seznanite z morebitnimi novimi obvestili, ki niso primerna za e-pošto, in določite cilje podjetja ter spremljate napredek pri doseganju obstoječih.

• Izvedite uvodni sestanek projekta

Če bo srečanje z vsemi rokami pomagalo osebju, da se seznani in pripravi podatke za strateško upravljanje takrat je projektni kick-off sestanek prvi sestanek med naročnikom projekta in podjetjem, ki ga bo uresničilo. Na tem sestanku bodo potrebni le ključni akterji, ki bodo razpravljali o temeljih projekta, njegovem namenu in ciljih.

Sestanek

• Določite namen srečanja in želene rezultate

Sestanek o strateškem načrtovanju lahko gre popolnoma narobe, če ga izvedemo, ne da bi vsem dali definirane cilje in zahtevne rezultate. Zato je prvi korak določitev jasnega, oprijemljivega cilja srečanja.

Nekaj ​​primerov jasnih ciljev:

• Strategija na družbenih medijih za doseganje mlajšega občinstva. 
• Načrt za razvoj novega izdelka, nove funkcije.

Kot del svojih ciljev lahko določite tudi posebne teme srečanja strateškega vodstva, kot je rast poslovanja v drugi polovici leta.

Bodite čim bolj natančni s svojim ciljem. Tako je vsem lažje nadaljevati delo in sprejemati prave odločitve.

• Prebiti led 

S spremembo načina dela po dveh letih pandemije morajo biti podjetja vedno pripravljena na kombinacijo virtualnih in tradicionalnih sestankov. Ljudje, ki komunicirajo prek računalniških zaslonov, medtem ko drugi sedijo v pisarni, bodo včasih poskrbeli, da se bodo vaši sodelavci počutili manj navdušene in nepovezane.

Zato potrebujete a srečanje ekipe z ledolomilci in povezovalne dejavnosti na začetku srečanja za ogrevanje ozračja.

• Naj bo srečanje interaktivno

Če želite svojo ekipo v celoti vključiti v strateško sejo, morate spodbujati resnično interaktivnost. Namesto samostojnih predstavitev, jih poskusite razdeliti na seje, kjer lahko različni oddelki razmišljajo o rešitvah za nedavne ovire.

Vsaki skupini dodelite izziv, s katerim se sooča vaše podjetje. Nato pustite njihovi ustvarjalnosti prosto pot – bodisi skozi igre za izgradnjo ekipe, hitre ankete ali premišljena vprašanja za razpravo. Ta delitev perspektiv v formatu nižjega pritiska lahko sproži nepričakovane vpoglede.

Pri ponovnem sestanku zahtevajte strukturirane, a odprte povratne informacije od vsakega preboja. Vse opomnite, da na tej stopnji ni "napačnih" idej. Vaš cilj je razumeti vse perspektive, da bi na koncu skupaj premagali ovire.

• Prepoznajte potencialne izzive

Kaj se zgodi, če sestanek preseže dodeljeni čas? Kaj pa, če mora biti vodstvena ekipa odsotna zaradi drugih nepričakovanih težav? Če so vsi zaposleni z obtoževanjem drugih in ne dosegajo želenih rezultatov?

Navedite vsa možna tveganja z rešitvami, da se dobro pripravite!

Na primer, razmislite o uporabi odštevalnika za določene točke dnevnega reda ali predstavitve. 

• Uporabite spletna orodja 

Uporaba slik in orodij je danes na sestanku obvezna, če želite preprosto in hitro posredovati zamisli. Poročila in statistika bodo predstavljeni tudi vizualno in so lahko razumljivi zahvaljujoč tem orodjem. Prav tako spodbuja ljudi k posredovanju prispevkov in vam pomaga sprejemati hitre odločitve s povratnimi informacijami v realnem času. Najdete lahko brezplačna orodja in ponudnike predlog, kot so AhaSlide, Miro in Google Slide.

Na primer Uporabi Interaktivne predstavitve in orodja, kot so ankete in ankete za ustvarjanje ustvarjalnih idej in njihovo prikazovanje v realnem času.

• Zaključek s formatom srečanja v mestni hiši 

Zaključimo srečanje z vprašanji in odgovori Tlasten format srečanja v dvorani.

Udeleženci lahko postavljajo vprašanja, ki jih želijo, in takoj dobijo odgovore od voditeljev. Dokazuje, da vodje niso le odločevalci brez obraza, ampak so premišljeni misleci, ki na prvo mesto ne postavljajo le interesov podjetja, temveč mislijo tudi na interese svojih zaposlenih.

• Nasveti za vodenje sestanka strateškega vodstva

Poleg zgornjih korakov je tukaj nekaj majhnih opomb, ki vam bodo pomagale bolje organizirati sejo strateškega načrtovanja:

• Prepričajte se, da vsi sodelujejo v razpravi.
• Prepričajte se, da vsi aktivno poslušajo.
• Poskrbite, da bodo vsi uporabili svoje sposobnosti timskega dela.
• Delajte tako, da čim manj omejite možnosti.
• Naj vas ne bo strah poklicati h glasovanju, da vidite raven mnenja in soglasja.
• Bodi ustvarjalen! Strateško načrtovanje je čas za raziskovanje kreativnosti in ogled reakcij in rešitev na situacije celotne ekipe.

V povzetku

Voditi uspešen sestanek strateškega vodstva. Na vsak korak se morate dobro pripraviti od ljudi, dokumentov, podatkov in orodij. Navedite dnevni red in se ga držite, da udeleženci vedo, kaj bodo počeli in katere naloge bodo dobile. 

AhaSlide upa, da bo zagotovil vse odgovore na vaša vprašanja o tem, kako voditi sejo strateškega načrtovanja. Upam, da boste uživali v nasvetih in tehnikah pomoči, ki so opisane v tem članku za ohranjanje aktivnih in produktivnih sestankov strateškega upravljanja in skupinskih dejavnosti, ne glede na to, ali so na spletu ali brez povezave.

Pogosto zastavljena vprašanja