A sestanek strateškega vodstva je ena najboljših metod, ki pomaga visoko zmogljivim ekipam pregledati in izboljšati kakovost dela ter produktivnost, da ustvarijo najboljše rezultate za podjetje. Ta članek vam bo povedal vse, kar morate vedeti o sestanku strateškega vodstva in o tem, kako učinkovito odpreti sestanek.
Kazalo
- #1 - Kaj je srečanje strateškega vodstva?
- #2 – Prednosti sestanka strateškega vodstva
- #3 - Kdo bi se moral udeležiti sestanka strateškega vodstva?
- #4 - Kako voditi učinkovit sestanek strateškega upravljanja (načrt SMM)
Kaj je srečanje strateškega vodstva?
Vodenje strateških srečanj (SMM) je model upravljanja, ki se osredotoča na celotno strategijo podjetja, ki vključuje upravljanje procesov, proračun, kakovost, standarde in dobavitelje za ocenjevanje delovne učinkovitosti in uspešnosti poslovanja.
Ta sestanek lahko poteka vsako četrtletje in morda potrebuje podatke, zbrane na sestanku o tržni strategiji, sestanku o poslovni strategiji ali sestanku o prodajni strategiji.
V kratkem, namen strateških sestankov je ugotoviti, kako najučinkoviteje uporabiti vire podjetja za doseganje določenih ciljev.
Prednosti sestanka strateškega vodstva
Sestanek strateškega vodstva ne le pomaga udeležencem, da postanejo bolj proaktivni pri svojem delu, tako da pridejo pravočasno ter pripravijo dokumente in vprašanja, ki jih je treba zastaviti med strateškim načrtovanjem, ampak prinaša tudi 5 prednosti, kot sledi:
Zmanjšajte stroške
Številne organizacije so prešle na okvir sestankov strateškega upravljanja. Načrt SMM zdaj pomaga podjetjem pri uporabi poceni (celo brezplačnih) orodij in storitev za navzkrižno analizo podatkov med sestanki, da ugotovijo, kaj deluje, kaj ne in kaj je lahko dobro.
To pomaga porabiti, razporediti in investirati vire kar se da pametno in učinkovito.
Prihranite čas in energijo
Načrtovanje učinkovitih sestankov omogoča oddelkom ali udeležencem, da razumejo namen strateške razprave in kaj morajo pripraviti in prispevati.
Na primer, katere dokumente bodo prinesli, kakšne številke bodo predstavili in katere naloge ali rešitve bodo pripravljene po sestanku.
Razčlenitev nalog za pripravo na sestanek prihrani veliko časa in truda, saj ne blodimo ali postanemo kritizirani po čigavi krivdi, ampak pozabimo na namen sestanka.
Povečajte pogajalsko moč
Med srečanjem se ne bo mogoče izogniti prepirom ali nesoglasjem. Vendar to povečuje pogajalsko moč članov ekipe, saj morajo razpravljati in ugotoviti najboljšo rešitev za reševanje težav za stranke in podjetja. Morda boste presenečeni, ko boste v svoji ekipi našli odličnega pogajalca!
Upravljajte tveganja
Nihče se ne želi udeležiti sestanka, ki bo sredi poti odpovedan, ker ni podatkov ali rešitve problema.
Zato nadaljnji sestanek pomeni, da morajo vsi načrtovati, zbrati in posredovati podatke s preteklih sestankov, analizirati te podatke in pomagati prenesti to analizo v naslednje korake, ki jih je mogoče izvesti. Te dejavnosti zagotavljajo boljše obvladovanje tveganj. Ali celo naredite srečanje bolj produktivno ali bolj ciljno usmerjeno kot prejšnje.
Pozorno spremljajte proračune in vire
Izvajanje učinkovitih sestankov ekipe vam bo omogočilo spremljanje in prilagajanje virov ter sprejemanje informiranih proračunskih odločitev. Sestanki za pregled strategije bodo pomagali izpostaviti oddelke ali programe, ki morda potrebujejo dodatna sredstva za uspeh. So tudi dober kraj za ugotavljanje, ali morate povečati/zmanjšati svoj proračun ali število zaposlenih.
Kdo naj se udeleži sestanka strateškega vodstva?
Ljudje, ki se bodo morali pojaviti na sestanku, bodo višji, kot je npr izvršni direktor (generalni direktor, izvršni direktor, mestni menedžer itd.) in neposredni vodja projekta.
Ključni igralci morajo imeti besedo pri načrtovanju, vendar niso vsi dobesedno za mizo.
Preveč ljudi v prostoru lahko povzroči stres, kaos in zmedo. Če želite v ta proces sodelovati več ljudi, jih vključite na primer z zbiranjem mnenj zaposlenih prek anket in s prisotnostjo nekoga na sestanku, da zagotovite, da se ti podatki posredujejo in se štejejo za del procesa.
Kako voditi učinkovit sestanek strateškega upravljanja (načrt SMM)
Zagotavljanje, da so vaši strateški vodstveni sestanki privlačni in produktivni, se začne s pravilnim načrtovanjem. S temi koraki
Priprava srečanja
Ne pozabite upoštevati teh smernic za načrtovanje sestanka v 4 korakih:
- Določite čas in zberite potrebne podatke/poročilo
Načrtujte in obvezno povabite vse vodje in ključne zaposlene, ki se morajo udeležiti tega sestanka. Prepričajte se, da so ljudje v sobi ljudje, ki lahko aktivno sodelujejo na sestanku.
Hkrati zberite potrebne podatke in poročila, posodobite indikatorje statusa in celo vprašanja, na katera je treba odgovoriti na sestanku. Prepričajte se, da prispevki ne bodo preblizu datuma sestanka, da lahko vsak pregleda najnovejše podatke in napiše analizo nastajajočih trendov ali težav.
- Predloga načrta dnevnega reda
Dnevni red vam in udeležencem pomaga ostati na pravi poti. Ideje za dnevni red srečanja bodo zagotovile odgovore na vprašanja:
- Zakaj imamo to srečanje?
- Kaj moramo narediti, ko je sestanek končan?
- Kateri so naslednji koraki, ki jih moramo narediti?
Ne pozabite, da a Dnevni red srečanja strateškega vodstva je lahko kot pregled ciljev, ukrepov in pobud, potrditev strategije in nadaljevanje trenutne strateške usmeritve in projektov.
Tukaj je vzorec dnevnega reda:
- 9.00 - 9.30: Pregled namena srečanja
- 9.30–11.00: Ponovno ocenite celoten proces
- 1.00–3.00: posodobitve oddelkov in vodij
- 3.00 - 4.00: Nerešena vprašanja
- 4.00–5.00: podane rešitve
- 5.00 - 6.00: Akcijski načrt
- 6.00 - 6.30: seja QnA
- 6.30 - 7.00: Zaključek
- Določite osnovna pravila
Določite lahko pravila za vse, da se pripravijo pred sestankom.
Na primer, če se ne morejo udeležiti, morajo namesto tega poslati pomočnika.
Ali pa morajo udeleženci vzdrževati red, spoštovati govornika, ne prekinjati (itd.)
- Mesečni Vsestranska srečanja
Kot že omenjeno, je konferenca o strateškem upravljanju velik dogodek, ki se običajno odvija vsako četrtletje. Torej, če želite, da se vaše osebje seznani s to prakso in bo čim bolj pripravljeno. Sestanek morate pregledati in organizirati mesečne sestanke z vsemi udeleženci, da osebje seznanite z morebitnimi novimi obvestili, ki niso primerna za e-pošto, in določite cilje podjetja ter spremljate napredek pri doseganju obstoječih.
Če bo srečanje z vsemi rokami pomagalo osebju, da se seznani in pripravi podatke za strateško upravljanje takrat je projektni kick-off sestanek prvi sestanek med naročnikom projekta in podjetjem, ki ga bo uresničilo. Na tem sestanku bodo potrebni le ključni akterji, ki bodo razpravljali o temeljih projekta, njegovem namenu in ciljih.
Sestanek
- Določite namen srečanja in želene rezultate
Sestanek o strateškem načrtovanju lahko gre popolnoma narobe, če ga izvedemo, ne da bi vsem dali definirane cilje in zahtevne rezultate. Zato je prvi korak določitev jasnega, oprijemljivega cilja srečanja.
Nekaj primerov jasnih ciljev:
- Strategija na družbenih medijih za doseganje mlajšega občinstva.
- Načrt za razvoj novega izdelka, nove funkcije.
Kot del svojih ciljev lahko določite tudi posebne teme srečanja strateškega vodstva, kot je rast poslovanja v drugi polovici leta.
Bodite čim bolj natančni s svojim ciljem. Tako je vsem lažje nadaljevati delo in sprejemati prave odločitve.
- Prebiti led
S spremembo načina dela po dveh letih pandemije morajo biti podjetja vedno pripravljena na kombinacijo virtualnih in tradicionalnih sestankov. Ljudje, ki komunicirajo prek računalniških zaslonov, medtem ko drugi sedijo v pisarni, bodo včasih poskrbeli, da se bodo vaši sodelavci počutili manj navdušene in nepovezane.
Zato potrebujete na začetku sestanka sestanek ekipe z dejavnostmi za prebijanje ledu in povezovanje, da ogrejete vzdušje.
- Naj bo srečanje interaktivno
Če želite svojo ekipo v celoti vključiti v strateško sejo, morate spodbujati resnično interaktivnost. Namesto samostojnih predstavitev, jih poskusite razdeliti na seje, kjer lahko različni oddelki razmišljajo o rešitvah za nedavne ovire.
Vsaki skupini dodelite izziv, s katerim se sooča vaše podjetje. Nato pustite njihovi ustvarjalnosti prosto pot – bodisi skozi igre za izgradnjo ekipe, hitre ankete ali premišljena vprašanja za razpravo. Ta delitev perspektiv v formatu nižjega pritiska lahko sproži nepričakovane vpoglede.
Pri ponovnem sestanku zahtevajte strukturirane, a odprte povratne informacije od vsakega preboja. Vse opomnite, da na tej stopnji ni "napačnih" idej. Vaš cilj je razumeti vse perspektive, da bi na koncu skupaj premagali ovire.
- Prepoznajte potencialne izzive
Kaj se zgodi, če sestanek preseže dodeljeni čas? Kaj pa, če mora biti vodstvena ekipa odsotna zaradi drugih nepričakovanih težav? Če so vsi zaposleni z obtoževanjem drugih in ne dosegajo želenih rezultatov?
Navedite vsa možna tveganja z rešitvami, da se dobro pripravite!
Na primer, razmislite o uporabi odštevalnika za določene točke dnevnega reda ali predstavitve.
- Uporabite spletna orodja
Uporaba slik in orodij je danes na sestanku nujna, če želite preprosto in hitro sporočiti ideje. Poročila in statistika bodo zaradi teh orodij predstavljeni tudi vizualno in jih je enostavno razumeti. Prav tako spodbuja ljudi k podajanju prispevkov in vam pomaga pri hitrem odločanju z zagotavljanjem povratnih informacij v realnem času. Na voljo so brezplačna orodja in ponudniki predlog, kot so AhaSlide, Miro in Google Slides.
- Zaključek s formatom srečanja v mestni hiši
Zaključimo srečanje s sejo vprašanj in odgovorov v sestanek mestne hiše.
Udeleženci lahko postavljajo vprašanja, ki jih želijo, in takoj dobijo odgovore od voditeljev. Dokazuje, da vodje niso le odločevalci brez obraza, ampak so premišljeni misleci, ki na prvo mesto ne postavljajo le interesov podjetja, temveč mislijo tudi na interese svojih zaposlenih.
- Nasveti za vodenje sestanka strateškega vodstva
Poleg zgornjih korakov je tukaj še nekaj manjših opomb, ki vam bodo pomagale bolje organizirati sejo strateškega načrtovanja:
- Prepričajte se, da vsi sodelujejo v razpravi.
- Prepričajte se, da vsi aktivno poslušajo.
- Poskrbite, da bodo vsi uporabili svoje sposobnosti timskega dela.
- Potrudite se, da čim bolj zožite možnosti.
- Naj vas ne bo strah poklicati h glasovanju, da vidite raven mnenja in soglasja.
- Bodi ustvarjalen! Strateško načrtovanje je čas za raziskovanje kreativnosti in ogled reakcij in rešitev na situacije celotne ekipe.
V povzetku
Za uspešno izvedbo strateškega vodstvenega sestanka se morate dobro pripraviti na vsak korak, vključno z ljudmi, dokumenti, podatki in orodji. Zagotovite dnevni red in se ga držite, da bodo udeleženci vedeli, kaj bodo počeli in katere naloge bodo dodeljene.
AhaSlide upa, da bo zagotovil vse odgovore na vaša vprašanja o tem, kako voditi sejo strateškega načrtovanja. Upam, da boste uživali v nasvetih in tehnikah pomoči, ki so opisane v tem članku za ohranjanje aktivnih in produktivnih sestankov strateškega upravljanja in skupinskih dejavnosti, ne glede na to, ali so na spletu ali brez povezave.
Pogosto zastavljena vprašanja
Katerih je 5 konceptov strateškega upravljanja?
Pet konceptov strateškega upravljanja je skeniranje okolja, oblikovanje strategije, izvajanje strategije, vrednotenje in nadzor ter strateško vodenje, kot je zagotavljanje smernic in nadzora skozi ključne dejavnosti.
O čem razpravljate na strateškem sestanku?
Dnevni red strateškega sestanka se razlikuje glede na organizacijo in panogo, vendar se običajno osredotoča na razumevanje pokrajine in dogovor o strateški usmeritvi.
Kaj je strat srečanje?
Strat srečanje ali strateško srečanje je srečanje vodstvenih delavcev, menedžerjev in drugih ključnih deležnikov v organizaciji, da razpravljajo o strateškem načrtovanju in usmerjanju.
