Kaj je projektno vodenje? | Vse, kar morate vedeti leta 2024

Se utapljate v rokih? Se počutite preobremenjeni? Mojster Project Managementleta 2024 in preoblikujte svoj način dela.

Skozi stoletja je bil sistem hitrega prevoza v območju zaliva San Francisca (BART) s 400,000 potniki na dan eden najuspešnejših projektov in Bechtel je vodilni svetovni projektni vodja obsežnih gradbenih in inženirskih projektov. Ta primer je odličen dokaz, kako pomembno je učinkovito vodenje projektov. Jedro uspeha vsakega projekta je v dobrih projektnih vodjah.

V tem članku bomo torej raziskali, kaj je projektno vodenje, kako pomembno je in najboljše tehnike za načrtovanje, načrtovanje, nadzor in ocenjevanje projekta. 

Kazalo

• Kaj je projektno vodenje in primeri?
• Zakaj je projektno vodenje pomembno?
  • Prihranite čas in denar
  • Izboljšajte sodelovanje in komunikacijo
  • Zmanjšajte tveganja in težave
• Katere so tri ključne faze projektnega vodenja?
  • Načrtovanje projektov
  • Načrtovanje projekta
  • Projektni kontroling
• Kaj so tehnike projektnega vodenja: PERT in CPM
• Uporaba programske opreme za upravljanje projektov za upravljanje projektov
• Pogosto zastavljena vprašanja
• Spodnja črta

Nasveti za boljše sodelovanje

• Osebni razvoj
• Upravljanje uspešnosti

Kaj je projektno vodenje in primeri?

Projekti so pogost del našega vsakdana. Morda načrtujemo poroko ali rojstnodnevno zabavo presenečenja, preurejamo hišo ali pripravljamo semestrsko predavanje. Omenimo lahko večje projekte, kot so gradnja mostu, preselitev prebivalcev, proizvodnja novih linij letal in drugo. Vsi potrebujejo vodenje projektov. 

Vodenje projektov opisuje sistematični pristop, metodologije in prakse, ki se uporabljajo za načrtovanje, načrtovanje, nadzor in ocenjevanje projektov od začetka do zaključka. Zajema široko paleto dejavnosti in procesov, namenjenih doseganju specifičnih ciljev znotraj definiranih omejitev, kot so čas, stroški, obseg, kakovost in viri.

Zakaj je projektno vodenje pomembno?

Težko je zanikati pomen vodenja projektov, ki pomaga, da vsak poslovni projekt teče bolj učinkovito in uspešno. Oglejmo si tri glavne prednosti učinkovitega vodenja projektov.

Prihranite čas in denar

Dobra organizacija projekta vključuje skrbno načrtovanje in razporejanje virov. Vodje projektov ocenijo projektne zahteve, opredelijo potrebne vire in jih učinkovito razporedijo. Z natančno oceno potreb po virih in izogibanjem preveliki ali premajhni uporabi vodje projektov optimizirajo uporabo virov, zmanjšajo nepotrebne stroške in prihranijo čas.

Izboljšajte sodelovanje in komunikacijo

Vodje projektov opredelijo in posredujejo jasne vloge in odgovornosti članom ekipe. Vsak posameznik razume svoje posebne naloge, rezultate in področja odgovornosti. Ta jasnost zmanjšuje zmedo in prekrivanja, kar članom skupine omogoča nemoteno in učinkovito sodelovanje.

Zmanjšajte tveganja in težave

Projekti sami po sebi vključujejo tveganja in negotovosti, ki lahko, če jih ne obvladujemo, povzročijo znatne izzive ali celo neuspeh. Dobro vodenje projektov poudarja prepoznavanje tveganja, oceno in strategije ublažitve. Z zgodnjim predvidevanjem in obravnavanjem morebitnih težav lahko vodje projektov zmanjšajo njihov vpliv in zagotovijo, da projekti ostanejo na pravi poti ali da so celo zaključeni pred želenim rokom.

Check out: Kaj počne Scrum mojster?

Katere so tri ključne faze projektnega vodenja?

Vodenje projektov vključuje tri faze: načrtovanje projekta, načrtovanje projekta in projektni kontroling. Tukaj so podrobnosti vsake faze.

Načrtovanje projektov

Vodenje in organizacija projekta se začneta s fazo načrtovanja, kjer so opredeljeni cilji, cilji in obseg projekta. V tej fazi vodje projektov tesno sodelujejo z zainteresiranimi stranmi, da bi razumeli njihove zahteve in pričakovanja.

Ključnega pomena je vedeti, da se pri načrtovanju projektov uporablja več metod in eden najučinkovitejših načinov načrtovanja je struktura razčlenitve dela (WBS). Opredeljen je kot postopek razdelitve projekta na glavne podsestavne dele (ali naloge), ki so nato razdeljene na podrobnejše sestavne dele in nazadnje na nabor dejavnosti in z njimi povezanih stroškov.

Povezano: Pogled na proces načrtovanja projekta s ptičje perspektive

Načrtovanje projekta

Načrtovanje projekta se nanaša na postopek zaporedja in dodeljevanja časa vsem projektnim aktivnostim. Na tej stopnji se menedžerji odločijo, koliko časa bo trajala posamezna dejavnost, in izračunajo vire, potrebne v vsaki fazi proizvodnje.

Namene načrtovanja projekta je mogoče povzeti na naslednji način:

• Prikaz odnosa vsake dejavnosti do drugih in do celotnega projekta
• Ugotavljanje logičnega reda in korelacije med dejavnostmi
• Omogočanje vzpostavitve realnih časovnih in stroškovnih ocen za vsako dejavnost
• Zagotavljanje optimalne uporabe ljudi, denarja in materialnih virov z identifikacijo kritičnih ozkih grl.

Eden priljubljenih pristopov načrtovanja projektov je gantogram. Gantogrami so poceni metode, katerih cilj je pomagati menedžerjem zagotoviti, da:

• Aktivnosti so načrtovane
• Vrstni red izvajanja je dokumentiran
• Ocene časa dejavnosti se zabeležijo
• Skupni čas projekta je razvit. 

Povezano:

• Tehnika časovnega boksa – Vodnik za uporabo v letu 2024
• Primer urnika projekta

Projektni kontroling

Nadzor nad projektom opisuje natančno ravnanje z viri, stroški, kakovostjo in proračuni. Nadzor nad projekti je lahko težaven. Vsi projekti na začetku niso dobro definirani, nekateri so morda slabo definirani. Projekti običajno postanejo dobro definirani šele po podrobnem obsežnem začetnem načrtovanju in skrbni opredelitvi potrebnih vložkov, virov, procesov in rezultatov.

Pri kontrolingu obstaja izraz, imenovan Waterfall Methodology, ki vključuje zaporedni pristop, pri katerem se projekt osredotoča na korak za korakom in je vsaka faza zaključena, preden se preide na naslednjo. Vodja projekta in ekipa se osredotočata na načrtovanje in izvajanje ene faze naenkrat po vnaprej določenem zaporedju. Ko so omejitve znane, so spremembe dovolj majhne, ​​da jih je mogoče upravljati brez bistvenega spreminjanja načrtov.

V nasprotju z metodologijo Waterfall, Agilna metodologijapoudarja vzporedno ali sočasno načrtovanje in izvedbo komponent projekta. Običajno se povezuje z agilnimi metodologijami, kot je npr Scrum in Kanban. Namesto dokončanja vsake faze, preden začnejo z naslednjo, ekipe delajo na več vidikih projekta hkrati, pri čemer se osredotočajo na manjše ponovitve ali časovno omejene korake. Obstajajo številne kontrolne točke in povratne informacije za spremljanje napredka, ki vam lahko pomagajo pri kasnejšem vrednotenju projekta.

Check out: Izvajanje projekta inPostopek ocenjevanja projekta

Kaj so tehnike projektnega vodenja: PERT in CPM

Tako tehnika ocenjevanja in pregleda programa (PERT) kot metoda kritične poti (CPM) sta dobro znani tehniki vodenja projektov, ki se uporabljata za načrtovanje in razporejanje dejavnosti, ki imata skupne značilnosti v smislu celotnega procesa 6 korakov, kot sledi:

• Določite projektne aktivnosti, potrebne za dokončanje projekta, in pripravite strukturo razčlenitve dela
• Ugotovite, katere dejavnosti so odvisne od drugih, in vzpostavite logična razmerja, kot je "končaj-začetek" ali "začetek-začetek".
• Narišite omrežje, ki povezuje vse dejavnosti, tako da uporabite vozlišča za predstavitev dejavnosti in puščice za prikaz toka in odvisnosti med njimi
• Ocenite trajanje in stroške vsake dejavnosti 
• Določite kritično pot (najdaljše zaporedje odvisnih dejavnosti, ki določa minimalno trajanje projekta)
• Med celotnim projektom se spremlja napredek v skladu z urnikom in po potrebi izvajajo prilagoditve, da se zagotovi pravočasen zaključek.

Kakšne so prednosti in slabosti PERT in CPM?

O PERT in CPM obstaja kritika, ali sta pomembna za vodenje projektov. Tukaj so prednosti in omejitve teh dveh tehnik:

Prednosti

Omejitve

- Zagotavljajo sistematičen pristop k načrtovanju projektov, predvsem pri velikih, kompleksnih projektih s številnimi aktivnostmi. - Z osredotočanjem na kritične dejavnosti na kritični poti lahko vodje projektov dajo prednost virom in prizadevanjem za zagotovitev pravočasnega zaključka projekta. - Ponujajo tudi okvir za spremljanje napredka projekta in njegovo primerjavo z načrtovanim časovnim načrtom.

- Natančno prepoznavanje in kvantificiranje teh odvisnosti je lahko izziv - Časovne ocene pri projektnem vodenju so lahko pogosto subjektivne in nanje vplivajo različni dejavniki, kar vodi do tveganja pristranskih ocen in morebitnih netočnosti v časovnici projekta. - Enako pomembno je natančno spremljanje skoraj kritičnih poti znotraj projekta. Zanemarjanje teh skoraj kritičnih poti lahko povzroči inherentna tveganja in lahko povzroči morebitne zamude ali motnje v celotnem časovnem okviru projekta.

Uporaba programske opreme za upravljanje projektov za upravljanje projektov

Kaj je najboljše programska oprema za upravljanje projektov ? Podjetja imajo več možnosti za vodenje projektov. Glede na obseg projekta se lahko vodje odločijo za uporabo zgoraj obravnavanih pristopov za upravljanje majhnih projektov ali za vključitev specializirane programske opreme za vodenje projektov za velike in kompleksne projekte.

Vredno je predstaviti Microsoft Project, eno najbolj priljubljenih specializiranih programov, ki je izjemno uporabna pri risanju projektnih omrežij, določanju časovnega načrta projekta, obvladovanju stroškov projekta in drugih virov ter ocenjevanju projekta. Lahko tudi razmislite o njegovih alternativahkot so programska oprema za upravljanje projektov Asana, Trello, Jira in Basecamp. Vse so plačljive programske opreme za vodenje projektov z brezplačnim preizkusom številnih naprednih funkcij, ki vam lahko pomagajo pri učinkovitejšem upravljanju vaših projektov in skupin.  

Povezano: 10 nasvetov za učinkovito uporabo upravljanja projektov Asana leta 2024 or Alternative za Microsoft Project

Pogosto zastavljena vprašanja

Spodnja črta

Kot lahko vidimo, se vsakemu podjetju splača vlagati v izboljšanje veščin projektnega vodenja. Pri učinkovitem projektnem vodenju ne manjkajo iznajdljivi projektni menedžerji in visoko zmogljiva ekipa. Obstaja veliko certificiranih tečajev in usposabljanje lahko učencem pomaga pridobiti globlje in uporabno znanje o vodenju projektov. Če ste samozavestni in dovolj dobro pripravljeni, zakaj ne bi sprejeli izziva PMI, najbolj cenjen certifikat za vodenje projektov na svetu, ki zajema tradicionalne, agilne in hibridne koncepte. 

Če pa želite prihraniti denar, je odlična ideja tudi obisk brezplačnega tečaja projektnega vodenja Coursera. Za kadrovike lahko uporaba prilagojenega usposabljanja vodi tudi do boljših rezultatov. Z njim lahko oblikujete privlačne lekcije AhaSlides predstavitevorodje, kjer lahko najdete številne brezplačne prilagodljive predloge interaktivnih kvizov in iger skupaj z edinstvenimi predstavitvenimi učinki.

Navedeno delo: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Upravljanje operacij : Trajnostni razvojin Supply Chain Management12. Ed. (12. izd.).

Ref: Timsko delo | M. Knjižnica