Lista kontrolluese e menaxhimit të rrezikut përfundimtar të ngjarjeve | 15 gjëra të domosdoshme për të siguruar suksesin e ngjarjes

Zemra juaj rrahë ndërsa imagjinoni skenarët më të keq:

❗️ Një folës sëmuret disa minuta para se të dalë në skenë.

❗️ Vendi juaj papritmas humb energjinë ditën e ngjarjes.

❗️ Ose më e keqja - dikush lëndohet në eventin tuaj.

Mendimet që të turbullojnë stomakun të mbajnë zgjuar natën.

Por edhe ngjarjet më kaotike mund të menaxhohen - nëse planifikoni me kujdes dhe sistematikisht paraprakisht.

Një thjeshtë listë kontrolli për menaxhimin e rrezikut të ngjarjeve mund t'ju ndihmojë të identifikoni, përgatiteni dhe zbutni çështjet e mundshme përpara se ato të prishin ngjarjen tuaj. Le të kuptojmë 10 gjërat që duhet të ketë në listën e kontrollit për ta transformuar shqetësimin në një plan veprimi të përcaktuar mirë.

Tabela e Përmbajtjes

• Përmbledhje
• Çfarë është Menaxhimi i Riskut të një Ngjarje?
• Cilat janë 5 hapat për të menaxhuar rrezikun si një planifikues ngjarjesh?
• Lista kontrolluese e menaxhimit të rrezikut të ngjarjeve
• 5 elemente të menaxhimit të rrezikut?
• Lista kontrolluese në menaxhimin e ngjarjeve
• Takeaways
• Pyetjet e bëra më shpesh

Përmbledhje

Çfarë është Menaxhimi i Riskut të një Ngjarje?

Menaxhimi i rrezikut të ngjarjeve përfshin identifikimin e rreziqeve ose çështjeve të mundshme që mund të kërcënojnë një ngjarje, dhe më pas vendosjen e proceseve dhe masave paraprake për të zbutur ato rreziqe. Kjo i ndihmon organizatorët e ngjarjeve të kenë plane emergjence gati për të minimizuar ndërprerjen dhe për të rikuperuar shpejt nëse lindin probleme. Një listë kontrolli e menaxhimit të rrezikut të ngjarjeve përdoret gjithashtu për të siguruar kapërcimin e çdo kërcënimi të mundshëm.

Cilat janë 5 hapat për të menaxhuar rrezikun si një planifikues ngjarjesh?

Ne e dimë se është stresues si një planifikues ngjarjesh me të gjitha mundësitë që mund të ndodhin. Për t'ju shpëtuar nga të menduarit e tepërt, ndiqni 5 hapat tanë të thjeshtë për të bërë një plan të përsosur të menaxhimit të rrezikut për ngjarjet:

• Identifikoni rreziqet – Mendoni për të gjitha gjërat e mundshme që mund të shkojnë keq në ngjarjen tuaj. Merrni parasysh faktorë si çështjet e vendit të zhvillimit, moti i keq, dështimet e teknologjisë, anulimet e folësit, problemet e ushqimit, lëndimet, frekuentimi i ulët, etj. Mendoni gjerësisht dhe vendoseni mjet për stuhi mendimesh për të mbajtur idetë të paprekura.

• Vlerësoni gjasat dhe ndikimin – Për çdo rrezik ngjarje të identifikuar, vlerësoni sa gjasa ka të ndodhë dhe çfarë ndikimi të mundshëm mund të ketë në ngjarjen tuaj. Kjo ndihmon në përcaktimin se cilat rreziqe kërkojnë planet më të plota të zbutjes.

• Zhvilloni plane emergjence – Për rreziqe me prioritet më të lartë, krijoni plane rezervë specifike, zgjidhje dhe raste të paparashikuara për të minimizuar ndërprerjet nëse këto rreziqe konkretizohen. Kjo mund të përfshijë konfirmimin e vendeve alternative, furnitorëve, orareve, etj.

• Cakto përgjegjësi – Bëni një person përgjegjës për ekzekutimin e çdo plani emergjence dhe komunikojini rolet në mënyrë të qartë ekipit tuaj. Kjo siguron që dikush do të ndërmarrë veprime nëse në të vërtetë ndodh një rrezik.

• Praktikoni planet tuaja – Kaloni nëpër skenarë të mundshëm për të identifikuar boshllëqet në planet tuaja të menaxhimit të rrezikut të ngjarjeve. Trajnimi i ekipit tuaj se si të përgjigjet në situata të ndryshme do të krijojë besim në mënyrë që ata të mund të menaxhojnë me sukses çështjet që lindin në ditën e ngjarjes.

Këshilla për një angazhim më të mirë

• Menaxhimi Event
• Dizajnimi i ngjarjeve
• Rrjetëzimi i biznesit

Lista kontrolluese e menaxhimit të rrezikut të ngjarjeve

Cilat janë pikat e përgjithshme që duhet të mbulojë një listë kontrolli e menaxhimit të rrezikut të ngjarjeve? Kërkoni frymëzim me shembujt e listës së kontrollit të rreziqeve të ngjarjeve më poshtë.

# 1 - Vendi
☐ Kontrata e nënshkruar
☐ Lejet dhe licencat e marra
☐ Plani i dyshemesë dhe rregullimet e konfigurimit janë konfirmuar
☐ Catering dhe kërkesat teknike të specifikuara
☐ Vendi rezervë i identifikuar dhe në gatishmëri

# 2 - Moti
☐ Plani i monitorimit dhe njoftimit të motit të rëndë
☐ Tenda ose strehë alternative e disponueshme nëse është e nevojshme
☐ Marrëveshjet e bëra për të zhvendosur ngjarjen në ambiente të mbyllura nëse është e nevojshme

# 3 - Teknologjia
☐ A/V dhe pajisje të tjera teknologjike të testuara
☐ Informacioni i kontaktit për mbështetjen e TI-së është marrë
☐ Printime në letër të materialeve të disponueshme si rezervë
☐ Plani i emergjencës për ndërprerje të internetit ose rrymës

#4 – Mjekësi/Siguria
☐ Në dispozicion kutitë e ndihmës së parë dhe AED
☐ Daljet e emergjencës janë shënuar qartë
☐ Stafi i trajnuar për procedurat emergjente
☐ Informacioni i kontaktit të sigurisë/policisë në dorë

# 5 - Altoparlantët
☐ Bios dhe fotot e marra
☐ Altoparlantët alternativë të zgjedhur si rezervë
☐ U komunikua plani i emergjencës së folësit

# 6 - Pjesëmarrja
☐ Pragu minimal i pjesëmarrjes është konfirmuar
☐ Politika e anulimit u komunikua
☐ Plani i rimbursimit është në fuqi nëse ngjarja anulohet

#7 - Sigurimi
☐ Politika e sigurimit të përgjegjësisë së përgjithshme në fuqi
☐ Çertifikatë sigurimi e marrë

#8 - Dokumentacioni
☐ Kopje të kontratave, lejeve dhe licencave
☐ Informacioni i kontaktit për të gjithë shitësit dhe furnitorët
☐ Programi i ngjarjeve, axhenda dhe/ose itinerari

#9 – Stafi/Vullnetarët
☐ Rolet e caktuara për stafin dhe vullnetarët
☐ Rezervimet e disponueshme për t'u plotësuar për mos-shfaqje
☐ Përfundoi trajnimi për procedurat emergjente dhe planet e emergjencës

#10 – Ushqimi dhe Pijet
☐ Keni në dispozicion kopje rezervë për çdo furnizim që prishet
☐ Opsionet alternative të ushqimit të përgatitura në rast të porosisë së vonuar/të pasaktë/të ftuarve me alergji
☐ Janë të disponueshme produkte shtesë letre, enë kuzhine dhe enë shërbimi

#11 – Mbetjet dhe riciklimi
☐ Shpërndahen kosha mbeturinash dhe kontejnerë riciklimi
☐ Rolet e caktuara për mbledhjen e plehrave gjatë dhe pas ngjarjes

#12 – Procedurat për trajtimin e ankesave
☐ Anëtar i stafit i caktuar për të trajtuar ankesat e pjesëmarrësve
☐ Një protokoll për zgjidhjen e çështjeve dhe ofrimin e rimbursimeve/kompensimeve nëse është e nevojshme

#13 – Plani i evakuimit emergjent
☐ Rrugët e evakuimit dhe pikat e takimit të përgatitura
☐ Vendosni anëtarët e stafit pranë daljeve

#14 - Protokolli i personit të humbur
☐ Përcaktohet stafi përgjegjës për fëmijët e humbur/të moshuarit/të paaftët
☐ Të dhënat e kontaktit për prindërit/kujdestarët e të miturve janë marrë

#15 – Raportimi i incidentit
☐ Formulari i raportimit të incidentit i krijuar për stafin për të dokumentuar çdo emergjencë

Cilat janë pesë elementet e menaxhimit të rrezikut?

Rreziku nuk është vetëm fat i keq – është pjesë e çdo sipërmarrjeje. Por me planin e duhur të menaxhimit të rrezikut të ngjarjeve, ju mund të zbutni rrezikun e kaosit që krijon dhe t'i ktheni kërcënimet në mundësi. Pesë qasjet për menaxhimin e rrezikut përfshijnë:

• Identifikimi i rrezikut – Mendoni gjëra të vogla si defektet e teknologjisë…deri në katastrofë totale. Renditja e rreziqeve i nxjerr ato nga koka juaj dhe në letër ku mund t'i përballoni.

• Vlerësimi i rrezikut– Vlerësoni çdo rrezik për të kuptuar se cili përbën kërcënimin më të madh. Mendoni: Sa gjasa ka të ndodhë kjo? Çfarë dëmi mund të rezultojë nëse ndodh? Prioriteti i rreziqeve përqendroni përpjekjet tuaja në çështjet që kanë vërtet rëndësi.

• Zbutjes së rrezikut – Keni plane për të luftuar! Konsideroni mënyra për të reduktuar shanset që të ndodhë një rrezik, të zvogëloni çdo ndikim nëse ndodh, ose të dyja. Sa më shumë të mund të dobësoni rreziqet paraprakisht, aq më pak do t'ju shqetësojnë.

• Monitorimi i rrezikut – Pasi të jenë vendosur planet tuaja fillestare, qëndroni vigjilentë. Monitoroni për shenja se rreziqet e reja po shfaqen ose rreziqet e vjetra po ndryshojnë. Rregulloni strategjitë tuaja sipas nevojës për të vazhduar me peizazhin e kërcënimit në zhvillim.

• Raportimi i rrezikut – Ndani rreziqet dhe planet me ekipin tuaj. Sjellja e të tjerëve në ciklin fiton, ekspozon dobësitë që mund të keni humbur dhe shpërndan përgjegjësinë për menaxhimin e rreziqeve.

Çfarë është një listë kontrolli në menaxhimin e ngjarjeve?

Një listë kontrolli në menaxhimin e ngjarjeve i referohet një liste artikujsh ose detyrash që organizatorët e ngjarjes verifikojnë se janë përgatitur, rregulluar ose planifikuar përpara një ngjarjeje.

Një listë kontrolli gjithëpërfshirëse e menaxhimit të rrezikut ndihmon për të siguruar që asgjë e rëndësishme të mos anashkalohet ndërsa rregulloni të gjitha detajet e nevojshme për të ekzekutuar me sukses një ngjarje.

Listat e kontrollit janë të dobishme për menaxhimin e ngjarjeve sepse ato:

• Siguroni qartësi dhe strukturë – Ata parashtrojnë në një rend duke detajuar gjithçka që duhet bërë, në mënyrë që asgjë të mos bjerë në të çara.

• Inkurajoni përgatitjen e plotë – Kontrollimi i artikujve i motivon organizatorët të sigurojnë që të gjitha masat dhe masat paraprake janë në vend përpara fillimit të ngjarjes.

• Përmirësimi i komunikimit – Ekipet mund të ndajnë dhe caktojnë artikuj të listës së kontrollit për të siguruar që të gjithë të kuptojnë rolet dhe përgjegjësitë e tyre.

• Mbështet konsistencën – Përdorimi i së njëjtës listë kontrolli për ngjarjet e përsëritura ndihmon në ruajtjen e standardeve dhe kapjen e zonave për përmirësim çdo herë.

• Zbuloni boshllëqet ose dobësitë – Artikujt e pakontrolluar theksojnë gjërat e harruara ose kërkojnë më shumë planifikim, duke ju mundësuar t'i adresoni ato përpara se të lindin probleme.

• Lehtësimi i dorëzimeve – Dorëzimi i listës së kontrollit tek organizatorët e rinj i ndihmon ata të kuptojnë gjithçka që është bërë për të planifikuar ngjarjet e mëparshme të suksesshme.

Takeaways

Me këto shtesa në listën tuaj të kontrollit të menaxhimit të rrezikut të ngjarjeve, ju jeni të përgatitur mirë për fushën e betejës! Përgatitja e shndërron kaosin e mundshëm në besim të qetë. Pra, shtoni çdo artikull në listën tuaj. Kryqëzojini ato një nga një. Shikoni atë listë kontrolli që kthen shqetësimin në fuqi. Sepse sa më shumë të parashikoni, aq më shumë rreziqe do t'i nënshtrohen planifikimit dhe përgatitjes suaj të përpiktë.