Mësoni nga këto më të mirat shembuj të orarit të projektitpër të rritur produktivitetin dhe performancën e projekteve tuaja!

Hapi i parë i menaxhimit të projektit vjen me planifikimin dhe planifikimin; ndërsa planifikimi fokusohet në krijimin e një udhërrëfyesi për suksesin e projektit, planifikimi i dedikohet përcaktimit të afatit kohor dhe sekuencës së aktiviteteve të projektit.

Është e vështirë të sigurohet që projekti të funksionojë në progres pa fazën e planifikimit. Kështu, në këtë artikull, ne do të shqyrtojmë rëndësinë e një plani projekti, shembujt e tij dhe si të planifikojmë në mënyrë efektive nga një projekt i vogël në një projekt të madh.

Përmbajtje

• Çfarë do të thotë plani i projektit?
• Pse është i rëndësishëm orari i projektit?
• Cilat janë shembujt e orarit të projektit?
• Si të bëni një plan projekti
• Cilat janë mjetet e orarit të projektit?
• Pyetjet e bëra më shpesh
• Bottom Line

Këshilla për një angazhim më të mirë

• Menaxhimi i Projekteve
• Procesi i planifikimit të projektit
• Përleshje Master

Çfarë do të thotë plani i projektit?

Një orar projekti është një orar i detajuar që përshkruan detyrat, burimet e nevojshme dhe afatet e pritshme në një sekuencë për të siguruar që një projekt të mund të përfundojë në kohë.

Një plan projekti zakonisht përfshin datat e fillimit dhe mbarimit të secilës detyrë, kohëzgjatjen e secilës detyrë dhe çdo varësi ose kufizim që mund të ndikojë në orar.

Related: Përcaktimi i Menaxhimit të Kohës | Udhëzuesi i fundit për fillestarët

Pse është i rëndësishëm orari i projektit?

Planifikimi i projektit është një komponent thelbësor i menaxhimit të projektit pasi ofron një kornizë për ekzekutimin e suksesshëm të një projekti. Ky plan i detajuar i lejon menaxherët e projektit të ndajnë në mënyrë efektive burimet, të monitorojnë progresin dhe të sigurojnë që projekti të përfundojë në kohë dhe brenda buxhetit. Disa përfitime të planit të projektit përshkruhen si më poshtë

Identifikimi i pengesave dhe rreziqeve të mundshme paraprakisht

Një nga arsyet kryesore pse planifikimi i projektit është i rëndësishëm është se ai mbështet menaxherët në zbulimin paraprakisht të pengesave dhe rreziqeve të mundshme. Duke e zbërthyer projektin në detyra më të vogla dhe duke caktuar afate specifike kohore për secilën detyrë, menaxherët e projektit mund të identifikojnë lehtësisht çdo varësi ose kufizim që mund të ndikojë në afatin kohor të përgjithshëm të projektit. Kjo u mundëson atyre të menaxhojnë në mënyrë proaktive këto rreziqe dhe të ndërmarrin veprimet e nevojshme për t'i zbutur ato.

Për shembull, nëse një detyrë e veçantë identifikohet si një aktivitet i rrugës kritike dhe vonesa e saj mund të ndikojë potencialisht në të gjithë afatin kohor të projektit, menaxheri i projektit mund të ndajë burime shtesë ose të rregullojë orarin për të siguruar përfundimin në kohë.

Shfrytëzimi i Burimeve

Për më tepër, planifikimi i projektit luan një rol jetik në menaxhimin e burimeve. Duke pasur një kuptim të qartë të detyrave të përfshira në një projekt dhe kohëzgjatjes së tyre të vlerësuar, menaxherët e projektit mund të shpërndajnë në mënyrë efektive burimet për të siguruar që ato të përdoren në mënyrë optimale.

Kjo përfshin caktimin e njerëzve të duhur me aftësitë dhe përvojën e nevojshme për çdo detyrë dhe shmangien e konflikteve të burimeve ose mbingarkesës. Një plan i planifikuar mirë i projektit i lejon menaxherët e projektit të identifikojnë paraprakisht çdo boshllëk ose mungesë burimesh dhe të ndërmarrin veprimet e nevojshme për t'i adresuar ato, të tilla si punësimi i burimeve shtesë ose rialokimi i atyre ekzistuese.

Rritja e komunikimit dhe koordinimit

Për më tepër, planifikimi i projektit ndihmon në përmirësimin e komunikimit dhe bashkëpunimit midis anëtarëve të ekipit. Duke pasur një kuptim të përbashkët të orarit të projektit, anëtarët e ekipit mund t'i bashkojnë përpjekjet e tyre dhe të punojnë drejt një qëllimi të përbashkët. Kjo lehtëson bashkëpunimin më të mirë, redukton keqkuptimet ose konfliktet dhe përmirëson produktivitetin e përgjithshëm.

Ndjekje dhe raportim më i mirë

Për më tepër, një plan i përcaktuar mirë i projektit ofron gjithashtu një bazë për përcjelljen dhe raportimin e rregullt të progresit. Menaxherët e projektit mund të krahasojnë progresin aktual me planin e planifikuar, të identifikojnë çdo devijime ose vonesa dhe të ndërmarrin veprimet e nevojshme korrigjuese për ta mbajtur projektin në rrugën e duhur.

Cilat janë shembujt e orarit të projektit?

Këtu janë disa shembuj se si mund të krijohet një plan projekti bazuar në tre teknika të planifikimit dhe kontrollit të projektit: grafiku Gantt, diagrami i rrjetit (PERT dhe CPM) dhe Orari i ndarjes së punës (WBS).

Grafiku Gantt

Një grafik Gantt është një mjet popullor për planifikimin e projektit që përfaqëson vizualisht afatin kohor të projektit. Ai shfaq detyrat si shirita horizontale përgjatë një afati kohor, me datat e fillimit dhe përfundimit të tyre. Varësitë ndërmjet detyrave mund të tregohen duke përdorur shigjeta dhe mund të shënohen piketa për të nënkuptuar arritje të rëndësishme të projektit.

Fotografia e mëposhtme është një shembull i një grafiku Gantt të aktiviteteve të shërbimit për një Delta Jet gjatë një qëndrimi 40-minutësh

PERT dhe CPM

Një diagram rrjeti, i njohur gjithashtu si grafiku PERT (Teknika e Vlerësimit dhe Rishikimit të Programit), ilustron sekuencën dhe varësitë e detyrave në një projekt. Përdor nyjet për të përfaqësuar detyrat dhe shigjeta për të përshkruar marrëdhëniet midis detyrave. Ky lloj orari është i dobishëm për vizualizimin e shtigjeve kritike dhe identifikimin e detyrave që kanë ndikimin më të madh në kohëzgjatjen e projektit.

Përveç kësaj, rruga kritike identifikohet duke përcaktuar sekuencën më të gjatë të detyrave të varura që ndikojnë drejtpërdrejt në kohëzgjatjen e përgjithshme të projektit. Detyrat përgjatë rrugës kritike kanë zbehje ose luhatje zero, që do të thotë se çdo vonesë në këto detyra do të ndikojë drejtpërdrejt në kohëzgjatjen e përgjithshme të projektit. Duke u fokusuar në rrugën kritike, menaxherët e projektit mund të shpërndajnë burimet në mënyrë efektive dhe të identifikojnë mundësitë për optimizim për të siguruar përfundimin në kohë të projektit.

Këtu është një shembull i Critical Path dhe Slack Times për të instaluar pajisjet e reja të kontrollit të ndotjes të një kompanie të caktuar.

Orari i ndarjes së punës (WBS)

Një plan projekti mund të zhvillohet duke përdorur strukturën e ndarjes së punës si bazë. Ai i referohet një zbërthimi hierarkik të rezultateve të projektit në paketa pune më të vogla dhe të menaxhueshme. Duke përdorur këto teknika, menaxherët mund të identifikojnë lehtësisht varësitë midis detyrave. Disa detyra mund të varen nga përfundimi i të tjerave, ndërsa disa mund të punohen njëkohësisht.

Related: Teknika e Boksit të Kohës – Udhëzues për t'u përdorur në 2024

Si të bëni një plan projekti

Në fillim të planifikimit, nëse po pyesni se si ta kryeni atë, mund të jetë e dobishme të ndiqni këto pyetje të rëndësishme:

1. Çfarë duhet të bëhet?Përcaktoni qartë detyrat, aktivitetet dhe produktet specifike që kërkohen për të përfunduar projektin. Ndani projektin në komponentë të menaxhueshëm, duke siguruar që të identifikohet e gjithë puna e nevojshme.
2. Kur duhet bërë?Përcaktoni kohëzgjatjen dhe afatin kohor për çdo detyrë ose aktivitet. Vlerësoni kohën e nevojshme për të përfunduar çdo detyrë dhe merrni parasysh çdo varësi ose kufizim që mund të ndikojë në orar. Përdorimi i teknikave të grafikut Gantt, PERT dhe CPM për të ndihmuar në organizimin e orarit të projektit në mënyrë efikase.
3. Kush mund ta bëjë atë?Identifikoni individët ose rolet përgjegjës për çdo detyrë ose aktivitet, mund të përfshijë mbështetje ndër-departamentale. Caktoni burime dhe shpërndani përgjegjësitë në përputhje me rrethanat. Sigurohuni që anëtarët e ekipit të kenë aftësitë dhe disponueshmërinë e nevojshme për të kryer detyrat e tyre të caktuara.
4. Ku do të bëhet?Përcaktoni vendndodhjen fizike ose virtuale ku do të kryhet çdo detyrë. Kjo mund të përfshijë hapësira specifike pune, pajisje ose kërkesa teknologjike.
5. Cilat janë varësitë e detyrave?Përcaktoni marrëdhëniet dhe varësitë midis detyrave. Identifikoni se cilat detyra duhet të kryhen përpara se të fillojnë të tjerët dhe merrni parasysh çdo detyrë që mund të punohet njëkohësisht.
6. Cila është rruga kritike? Identifikimi i rrugës kritike është një pjesë e rëndësishme e zhvillimit të një plani gjithëpërfshirës të projektit. Rruga kritike ndihmon menaxherët dhe ekipet e projektit të kuptojnë se cilat detyra kanë ndikimin më të madh në kohëzgjatjen dhe datën e përfundimit të projektit.

Cilat janë mjetet e orarit të projektit?

Shumica e projekteve në ditët e sotme kanë nevojë për mbështetjen e softuerit të planifikimit të projekteve. Është vërtetuar se sjell shumë përfitime për individët dhe bizneset, si rritja e efikasitetit, përmirësimi i bashkëpunimit, saktësia e përmirësuar dhe vizualizimi më i mirë.

Microsoft Projectështë një nga programet më të mira të planifikimit të projekteve. Një nga veçoritë kryesore të Microsoft Project është aftësia e tij për të marrë përditësime të statusit tek palët e interesuara dhe për të menaxhuar grafikët Gantt, ku mund të identifikoni lehtësisht varësitë e detyrave dhe të menaxhoni renditjen e detyrave. ju gjithashtu mund të bëni rregullime në mënyrë fleksibël në planin e projektit.

Një opsion tjetër është përdorimi i një mjeti të quajtur Softueri i planifikimit Primavera P6. Është një softuer gjithëpërfshirës i menaxhimit të projekteve i krijuar posaçërisht për projekte në shkallë të gjerë dhe komplekse dhe njihet si një nga programet më të mira të planifikimit të ndërtimit. Ai mbështet të dyja teknikat PERT dhe CPM, duke ofruar veçori për krijimin e diagrameve të rrjetit, planifikimin e detyrave, menaxhimin e burimeve dhe analizimin e shtigjeve kritike.

Për projekte më të vogla, mund të konsideroni të provoni softuer të lirë si "Asana" ose "Trello." Ndërsa këto mjete mund të mos kenë të gjitha veçoritë e avancuara të softuerit me pagesë, ato ofrojnë aftësi bazë të planifikimit të projekteve dhe janë miqësore për përdoruesit. Versionet falas janë në gjendje të kryejnë detyra më pak të komplikuara të projektit dhe të bashkëpunojnë me të tjerët. Kjo ju lejon të krijoni detyra, të vendosni datat e duhura, caktoni përgjegjësi dhe gjurmoni përparimin.

Related: 10 këshilla për të përdorur menaxhimin e projektit Asana në mënyrë efektive në 2024

Pyetjet e bëra më shpesh

Bottom Line

Një plan projekti i zhvilluar mirë është thelbësor për menaxhimin e suksesshëm të projektit. Për të shkëlqyer në planifikimin e projekteve për vitin 2024 dhe më tej, rekomandohet të eksploroni dhe adoptoni mjete moderne të menaxhimit të projektit, të qëndroni të informuar për praktikat më të mira të industrisë dhe të përmirësoni vazhdimisht aftësitë e planifikimit të projekteve përmes trajnimit dhe zhvillimit profesional.

Nëse keni nevojë për më shumë ndihmë në organizimin e trajnimeve në aftësitë e planifikimit të projekteve, AhaSlidesmund të jetë një partner i shkëlqyeshëm i cili ofron një sërë veçorish për të mbështetur sesione trajnimi interaktive dhe tërheqëse. Me AhaSlides, mund të krijoni prezantime dinamike, kuize interaktive dhe aktivitete bashkëpunuese për të përmirësuar përvojën e të mësuarit.

ref: Menaxher i Projektit | Trishtim