10 врста пословних састанака са најбољим праксама

Састанци у послу познати су онима на руководећим позицијама као што су пројектни менаџери или више улоге у компанији. Ова окупљања су неопходна за унапређење комуникације, подстицање сарадње и унапређење успеха унутар организације. 

Међутим, можда нису сви свесни дефиниција, типова и сврха ових састанака. Овај чланак служи као свеобухватан водич и пружа савете за одржавање продуктивних пословних састанака.

• Шта је пословни састанак?
• Врсте пословних састанака
• Како водити пословне састанке
• Кључне Такеаваис 

Шта је пословни састанак?

Пословни састанак је састанак појединаца који се окупљају да разговарају и доносе одлуке о одређеним темама везаним за пословање. Сврха овог састанка може укључивати ажурирање чланова тима о текућим пројектима, планирање будућих напора, решавање проблема или доношење одлука које утичу на целу компанију. 

Пословни састанци се могу одржавати лично, виртуелна, или комбинација оба и може бити формална или неформална.

Циљ пословног састанка је размена информација, усклађивање чланова тима и доношење одлука које помажу предузећу да постигне своје циљеве.

Врсте пословних састанака

Постоји неколико типова пословних састанака, али 10 уобичајених типова укључују:

1/ Месечни састанци тима

Месечни састанци тима су редовни састанци чланова тима компаније на којима се дискутује о текућим пројектима, додељују задаци и да се људи информишу и ускладе. Ови састанци се обично одржавају једном месечно, истог дана, и трају од 30 минута до неколико сати (у зависности од величине групе и количине информација).

Месечни састанци тима пружају прилику и смернице члановима тима да размене информације и идеје, разговарају о напретку пројекта и увере се да сви раде ка истом циљу. 

Ови састанци се такође могу користити за решавање било каквих изазова или проблема са којима се тим суочава, идентификовање решења и доношење одлука које утичу на правац пројекта или рада тима.

An свестрани састанак је једноставно састанак који укључује сво особље компаније, другим речима, месечни састанак тима. То је редован састанак – који се дешава можда једном месечно – и обично га воде челници компаније.

2/ Станд уп састанци

статусни састанак, такође познат као дневни станд-уп или дневни сцрум састанак, је врста кратког састанка, који обично не траје дуже од 15 минута, а одржава се свакодневно како би се тиму дала брза ажурирања о напретку пројекта или завршеном радном оптерећењу, који планира да радити данас.

Истовремено, помаже да се идентификују и реше препреке са којима се суочавају чланови тима и како оне утичу на заједничке циљеве тима. 

3/ Састанци ажурирања статуса

Састанци о ажурирању статуса се фокусирају на пружање новости од чланова тима о напретку њихових пројеката и задатака. Могу се дешавати чешће од месечних састанака, као што су недељни. 

Сврха састанака за ажурирање статуса је, наравно, да се обезбеди транспарентан поглед на напредак сваког пројекта и да се идентификују сви изазови који могу утицати на успех пројекта. Ови састанци се неће бавити питањима попут дискусије или решавања проблема.

За састанак већег обима, састанак ажурирања статуса се такође може назвати „Градско скупштинско заседање', Састанак у општини је једноставно планирани састанак у целој компанији у коме је фокус на томе да менаџмент одговара на питања запослених. Стога је овај састанак укључивао сесију питања и одговора, што га чини отворенијим и мање формулисаним од било које друге врсте састанка!

4/ Састанци за решавање проблема

То су састанци који се врте око идентификовања и решавања изазова, криза или проблема са којима се организација суочава. Често су неочекивани и треба да доведу појединце из различитих одељења или тимова да сарађују и пронађу решења за специфичне проблеме.

На овом састанку, ови учесници ће изнети своје ставове, заједнички идентификовати основне узроке проблема и понудити потенцијална решења. Да би овај састанак био ефикасан, требало би их охрабрити да разговарају отворено и искрено, избегавају окривљавање и фокусирају се на проналажење одговора.

5/ Састанци за доношење одлука

Ови састанци имају за циљ доношење важних одлука које утичу на правац пројекта, тима или целе организације. Полазници су обично појединци са неопходним овлашћењима за доношење одлука и стручношћу.

Овај састанак ће морати да буде унапред обезбеђен са свим релевантним информацијама, потребним заинтересованим странама. Затим, да би се осигурало да се одлуке донете током састанка спроводе, накнадне радње се успостављају са временом завршетка. 

6/ Браинсторминг састанци

Браинсторминг састанци се фокусирају на генерисање нових и иновативних идеја за ваше пословање. 

Најбољи део сесије браинсторминга је како промовише тимски рад и проналажење док се ослања на колективну интелигенцију и машту групе. Свима је дозвољено да изразе своје мишљење, да црпе једни друге идеје и изнађу оригинална и најсавременија решења.

7/ Састанци стратешког менаџмента

Састанци стратешког менаџмента су састанци на високом нивоу који се фокусирају на разматрање, анализу и доношење одлука у вези са дугорочним циљевима, смером и учинком организације. Виши руководиоци и руководећи тим присуствују овим састанцима, који се одржавају квартално или годишње.

Током ових састанака, организација се разматра и оцењује, као и конкурентност или идентификују нове могућности за раст и побољшање.

8/ Састанци за почетак пројекта

A састанак о почетном пројекту је састанак који означава званични почетак новог пројекта. Окупља кључне особе из пројектног тима, укључујући менаџере пројекта, чланове тима и заинтересоване стране из других одељења, како би разговарали о циљевима, циљевима, временским роковима и буџетима.

Такође пружа прилику менаџеру пројекта да успостави јасне канале комуникације, постави очекивања и осигура да чланови тима разумеју своје улоге и одговорности.

Ово су неке од најчешћих врста састанака у пословању, а формат и структура могу да се мењају у зависности од величине и типа организације.

9/ Уводни састанци

An уводни састанак је први пут да се чланови тима и њихови лидери званично састају једни са другима, како би утврдили да ли укључени појединци желе да изграде радни однос и посвете се тиму у будућности.

Овај састанак има за циљ да члановима тима да времена да остану заједно како би упознали позадину, интересовања и циљеве сваког учесника. У зависности од ваших жеља и преференција вашег тима, можете организовати уводне састанке формалне или неформалне, у зависности од различитих контекста.

10/ Састанци Градске куће

Овај концепт је потекао од локалних градских састанака Нове Енглеске на којима би се политичари састајали са бирачима како би разговарали о питањима и законима.

Данас, а градско скупштинско заседање је планирани састанак у целој компанији где менаџмент одговара на питања директно запослених. Омогућава отворену комуникацију и транспарентност између руководства и особља. Запослени могу постављати питања и добити тренутне повратне информације.

одговор све важна питања

Не пропустите ритам уз АхаСлидес' бесплатни алат за питања и одговоре. Будите организовани, транспарентни и одличан лидер.

Како водити пословне састанке

Да би се имати добар састанак, прво, морате послати а имејл са позивницом за састанак.

Одржавање ефективних састанака у пословању захтева пажљиво планирање и припрему како би се осигурало да састанак буде продуктиван и да постигне планиране циљеве. Следећи савети могу вам помоћи да водите продуктивне пословне састанке:

1/ Дефинишите сврху и циљеве

Дефинисање сврхе и циљева пословног састанка је од кључног значаја да би се осигурало да састанак буде продуктиван и да произведе жељени исход. Они морају да обезбеде следеће:

• Сврха. Уверите се да састанак има сврху да разговара о одређеним темама, донесе одлуке или пружи ажурирања. Морате дефинисати зашто је састанак неопходан и очекивани исход.
• Циљеви. Циљеви пословног састанка су конкретни, мерљиви резултати које желите да постигнете до краја састанка. Требало би да буду усклађени са општом сврхом састанка са временском линијом, КПИ итд.

На пример, састанак на којем се разговара о лансирању новог производа треба да има циљеве који су у складу са општим циљем повећања продаје или побољшања тржишног удела.

2/ Припремите дневни ред састанка

A Дневни ред састанка служи као путоказ за састанак и помаже да дискусија буде фокусирана и на правом путу.

Стога, припремом ефикасног дневног реда, можете осигурати да пословни састанци буду продуктивни и фокусирани и да сви буду свјесни о чему треба разговарати, шта очекивати и шта треба постићи. 

3/ Позовите праве учеснике

Размислите ко треба да присуствује састанку на основу њихове улоге и тема о којима ће се разговарати. Позовите само оне који морају да буду присутни како бисте осигурали да састанак тече несметано. Неки фактори које треба узети у обзир да бисте помогли у одабиру правих учесника укључују подобност, ниво стручности и ауторитет.

4/ Ефикасно распоредите време

Постарајте се да одвојите довољно времена за сваку тему у свом дневном реду, узимајући у обзир важност и сложеност сваког питања. Ово ће помоћи да се свим темама посвети пуна пажња и да састанак не прође прековремено.

Такође, требало би да се придржавате распореда колико год је то могуће, али и да будете довољно флексибилни да извршите промене ако је потребно. Такође можете размислити о кратким паузама како бисте помогли учесницима да се напуне и поново фокусирају. Ово може одржати енергију и интересовање састанка.

5/ Учините састанке интерактивнијим и занимљивијим

Учините пословне састанке интерактивнијим и занимљивијим тако што ћете охрабрити све учеснике да говоре и поделе своје мисли и идеје. Као и коришћење интерактивних активности, као нпр анкете уживо or сесије мозга а ротирајући точкови помажу да учесници буду ангажовани и фокусирани на дискусију.

Или користите АхаСлидес унапред направљена библиотека шаблона да се поздравим са досадним састанцима и цаклим очима.

Цхецк оут: 20+ Онлине Фун Ицебреакер Гамес за бољи ангажман, или 14 инспиративних Игре за виртуелне састанке, са најбољих 6 састанак хакова можете наћи у 2024!

6/ Записник са састанка

узимање минута састанка током пословног састанка је важан задатак који помаже документовању главних дискусија и одлука донетих током састанка. Такође помаже у побољшању транспарентности и осигурава да су сви на истој страници пре него што оду на следећи састанак.

7/ Праћење акција

Праћењем радњи, можете осигурати да се одлуке донете током састанка спроведу у дело и да су сви јасни у вези са својим одговорностима.

И УВЕК прикупљајте повратне информације од учесника да бисте предстојеће пословне састанке учинили још бољим – повратне информације можете поделити након што завршите, путем е-поште или слајдова презентације. Због тога састанци нису досадни и сви се забављају💪

Кључне Такеаваис 

Надајмо се, са овим чланком од АхаСлидес, можете разликовати врсте састанака у пословању и њихове сврхе. Такође, пратећи ове кораке и најбоље праксе, можете помоћи да ваши пословни састанци буду ефикасни, фокусирани и да дају жељене резултате.

Ефикасно вођење пословних састанака може помоћи у побољшању комуникације, сарадње и успеха унутар организације и кључна је компонента успешног пословног управљања.

Često Postavljana Pitanja