Најбоље шеме за увек испуњавање рокова

У послу је табу пропуштати рокове. Испоштовање рокова је од суштинског значаја за одржавање ефикасног и продуктивног тока посла и одржавање односа са послодавцима и клијентима. Дакле, како можете лако и ефикасно испунити рокове? Управљање роковима је уметност. Не ради се само о вештинама управљања временом, већ и о лидерским и другим квалитетима. Хајде да погледамо 14 доказаних начина који ће вам помоћи да стриктно поштујете рокове са висококвалитетним резултатима.

*Да ли је тешко испоштовати рокове? – Слика: САД данас*

Преглед садржаја

Зашто је важно испоштовати рокове?
14 ефикасних начина да се испоштују рокови
Кључне Такеаваис
ФАК

Савети од АхаСлидес-а

Зашто је важно испоштовати рокове?

Постоји неколико разлога зашто су рокови важни и ми морамо да испоштујемо рок.

Уверите се да сте завршили свој посао: Многи људи имају тенденцију да одлажу што је дуже могуће. Да будем искрен, рокови нас мотивишу да урадимо више у ограниченом времену. Посвећење роковима ако први начин да осигурате да имате јасан циљ и осећај хитности може вас натерати да одмах предузмете акцију.
Стекните поштовање и поверење: Много пута ће пропуштање рокова оставити негативну слику о особи и компанији за коју раде. Дугорочно, нико не жели да ради и сарађује са онима који увек пропуштају рокове јер утичу на продуктивност рада и постигнућа тимова, однос између фирми и клијената.
Избегавајте штетне последице: Многе индустрије захтевају строго управљање роковима, јер ако их не испоштујете, прекршићете закон и може довести до финансијских казни.
Откријте проблеме рано: чим завршите своје задатке пре рокова, имаћете више времена за поновну проверу, што побољшава квалитет рада и добија признање од ваших менаџера.

14 ефикасних начина да испуните рокове

Да бисмо вам помогли да се придржавате рокова, ево неколико корисних савета које треба следити:

Знајте свој рок

Прва ствар коју треба да урадите ако желите да испоштујете рокове јесте да разумете услове да посао завршите у року, колико дана је остало, да ли су довољни да завршите посао на време, колико људи треба да заврши задаци, и тако један. Ако пројекти немају јасне датуме завршетка, не оклевајте да одмах питате.

Преговарајте о јасном року

Двосмисленост је непријатељ продуктивности. Као менаџеру, кључно је да будете јасни са роковима које дајете својим запосленима. Што се тиче запослених, ако сматрате да је рок неприхватљив, покушајте да преговарате или имате отворену комуникацију са својим послодавцима. Превише кратак рок или преоптерећење може довести до лошег квалитета рада и учинка.

Никада се не претерујте

Будите реални у погледу онога што се може постићи у датом временском оквиру. Прекомерна посвећеност може довести до стреса, угроженог квалитета и пропуштених рокова. Постављање остваривих циљева осигурава здравији радни темпо, смањује стрес и промовише конзистентно висококвалитетне резултате.

Одредите приоритете задатака

Да бисте испунили рокове када неколико задатака треба да се уради отприлике у исто време, почните тако што ћете идентификовати задатке на основу хитности и важности. Одређивање приоритета осигурава да се критични елементи прво адресирају, минимизирајући ризик од превиђања кључних компоненти. Овај приступ помаже у одржавању стратешког фокуса током целог пројекта.

Идентификујте зависности задатака

Такође је важно препознати међузависности између задатака. У пројекту, неке задатке је потребно урадити пре преласка на други, док се неки могу урадити самостално. Улога менаџера је да разуме како се сваки задатак односи на друге како би помогао у стварању логичног и ефикасног тока посла. Решавање зависних задатака узастопно спречава уска грла и промовише несметан напредак.

Направите контролну листу

Пре него што предузмете акцију, креирање контролне листе може донети многе предности. Контролна листа је драгоцена алатка да останете организовани и на циљу, да пратите свој напредак и неурађене активности. Можете направити контролну листу ујутро или на крају дана.

*Савети за поштовање рокова – Слика: Појам*

Оставите по страни све ометања

Један од најефикаснијих савета за испуњавање рока је да останете што је могуће више усредсређени без прекиданих ставки као што су стална обавештења путем е-поште, упозорења на друштвеним мрежама и непотребни састанци. Можете размислити о коришћењу времена Помодоро ефекта да примените кратке рафале интензивног рада праћене кратким паузама или преуредите радни простор без непотребних ометања.

Буџетирајте своје време

Све може поћи наопако без пажљивог плана. Покушајте да пажљиво планирате своје време од почетка пројекта. Развијање свеобухватног временског буџета укључује рашчлањивање целог пројекта на задатке којима се може управљати, процену времена потребног за сваки и разумну расподелу ресурса.

Додајте време бафера

„Само 37% тимова завршава пројекте на време, чешће него не.“ Дакле, још један одличан начин да осигурате да увек испоштујете рок је додавање времена бафера, што значи доделу додатног времена након процењеног трајања за сваки задатак. Време бафера пружа флексибилност прилагођавања променљивим околностима без угрожавања рока пројекта. Омогућава прилагођавања без стварања домино ефекта кашњења у наредним задацима.

Тражите мотивацију

Мотивације, као што су материјалне или нематеријалне награде су од велике помоћи да вас охрабре да испоштујете рокове. Идентификујте аспекте пројекта који су у складу са вашом страшћу и интересовањима. Фокусирање на оно што волите у послу може поново запалити ентузијазам и погон. Ако је могуће, посматрање изазова као искуства учења, где можете откључати свој потенцијал и способности.

Прво играјте своје снаге

Када правите план или дајете приоритет задацима, одредите задатке који су у складу са вашим вештинама и стручношћу. Рјешавање задатака у којима сте изврсни у почетку гради самопоуздање, успоставља замах и поставља позитиван тон за остатак пројекта. Како су предности приказане, постаје вам лакше да приступите изазовнијим аспектима са осећајем постигнућа, а не теретом.

Радите када сте најпродуктивнији

Некако је тачно рећи да када вам је мозак свеж и пун енергије, радите продуктивније. Врхунац продуктивности варира за различите људе. Без обзира да ли сте јутарња особа или сте ефикаснији поподне, усклађивање вашег рада са вашим биолошким сатом повећава ефикасност, осигуравајући да се задаци обављају са оптималним фокусом и енергијом.

Алати за полугу

Никада не пропустите прилику да искористите предности алата. На пример, идентификујте задатке који се понављају у оквиру свог тока посла и потражите алате за аутоматизацију да бисте поједноставили ове процесе. Неки задаци се могу обавити уз уштеду трошкова и времена уз подршку бесплатних алата. На пример, коришћење алата за онлајн презентацију као што је АхаСлидес да вам помогне у развоју занимљивих и интерактивних слајдова, састанака, ледоломаца и догађаја.

Питати за помоћ

Да бисте ефикасно испоштовали рокове, немојте се устручавати да затражите помоћ од чланова тима својих колега и искусних професионалаца. Тражење помоћи је стратешки и проактиван начин за превазилажење изазова, управљање радним оптерећењем и осигурање успеха пројекта. Имајте на уму да када тражите помоћ, требало би да јасно наведете конкретну помоћ која вам је потребна. Наведите контекст, детаље и све релевантне информације како бисте били сигурни да особа разуме природу задатка или изазова.

*Сарадња ради испуњавања рокова – Слика: Схуттерстоцк*

Кључне Такеаваис

💡Ако се спремате за следећи догађај у последњем тренутку или је рок близу, покушајте АхаСлидес. Овај интерактивни алат за презентацију је савршен комплет алата који ће вам помоћи да дизајнирате незаборавне виртуелне ледоломце, размишљање, квизове и још много тога.

ФАК

Како показујете своју способност да поштујете рокове?

Способност да се испоштују рокови може се описати кроз неколико кључних атрибута и понашања као што је разликовање задатака на основу њихове хитности и утицаја на опште циљеве пројекта, одржавање здравог баланса између посла и приватног живота, педантна пажња према детаљима, изврсност у прилагодљивости и проблемима. решавање и још много тога.

Како могу боље да радим са роковима?

Користите тајмер Помодоро ефекта
Направите идеалан радни простор
Планирајте управљиву листу обавеза—и држите је се
Избегавајте мултитаскинг
Оставите тешке задатке касније
Елиминишите сметње

Како се носите са одговорима у кратким роковима?

Током састанака, одржавање сесија питања и одговора је уобичајена активност, а многе од њих су организоване са строгим временским оквирима, временом утрошеним на свако питање, временом за прикупљање питања и још много тога. Дакле, користећи онлајн алате за питања и одговоре као што су АхаСлидес може помоћи да се поједностави овај процес и побољша укупна ефикасност ваших састанака. Учесници могу послати своја питања директно преко платформе, елиминишући потребу за физичким картицама са питањима или подизањем руку. Ово не само да штеди време, већ и осигурава да сваки учесник има једнаку прилику да допринесе, подстичући инклузивније и сарадничко окружење.

Реф: Заиста | Миндтоолс