Шта је управљање пројектима? | Све што треба знати у 2024

Утапање у роковима? Осећате се преоптерећено? Господару Upravljanje projektima2024. и трансформишите начин на који радите.

Током векова, систем брзих транзита у области залива Сан Франциска (БАРТ), са 400,000 возача дневно, био је један од најуспешнијих пројеката, а Бехтел је водећи светски менаџер пројеката великих грађевинских и инжењерских пројеката. Овај пример је одличан доказ колико је важно ефикасно управљање пројектима. Срж успеха сваког пројекта лежи иза добрих менаџера пројеката.

Дакле, у овом чланку ћемо истражити шта је управљање пројектом, колико је важно и најбоље технике за планирање, планирање, контролу и евалуацију пројекта. 

Преглед садржаја

• Шта је управљање пројектима и примери?
• Зашто је управљање пројектима важно?
  • Уштедите време и новац
  • Побољшајте сарадњу и комуникацију
  • Ублажите ризике и проблеме
• Које су три кључне фазе управљања пројектима?
  • Пројектно планирање
  • Планирање пројекта
  • Контролинг пројекта
• Шта су технике управљања пројектима: ПЕРТ и ЦПМ
• Коришћење софтвера за управљање пројектима за управљање пројектима
• Često Postavljana Pitanja
• Закључак

Савети за бољи ангажман

• Лични развој
• performance Манагемент

Шта је управљање пројектима и примери?

Пројекти су уобичајени део наше свакодневице. Можда планирамо венчање или рођенданску забаву изненађења, преуређење куће или припремамо пројекат који траје семестар. Могу се поменути већи пројекти као што су изградња моста, пресељење становника, производња нових линија авиона и друго. Свима им је потребно управљање пројектима. 

Управљање пројектом описује систематски приступ, методологије и праксе које се користе за планирање, планирање, контролу и евалуацију пројеката од почетка до завршетка. Обухвата широк спектар активности и процеса који имају за циљ постизање специфичних циљева у оквиру дефинисаних ограничења као што су време, трошкови, обим, квалитет и ресурси.

Зашто је управљање пројектима важно?

Тешко је порећи значај менаџмента у пројектима који помаже да сваки пројекат пословања тече ефикасније и ефективније. Хајде да пређемо на три главне предности ефикасног управљања пројектима.

Уштедите време и новац

Добра организација пројекта подразумева пажљиво планирање и расподелу ресурса. Менаџери пројекта процењују захтеве пројекта, идентификују неопходне ресурсе и ефикасно их алоцирају. Прецизном проценом потреба за ресурсима и избегавањем свеукупне расподеле или недовољне употребе, менаџери пројекта оптимизују коришћење ресурса, смањујући непотребне трошкове и штедећи време.

Побољшајте сарадњу и комуникацију

Менаџери пројекта дефинишу и саопштавају јасне улоге и одговорности члановима тима. Сваки појединац разуме своје специфичне задатке, резултате и области одговорности. Ова јасноћа минимизира конфузију и преклапања, омогућавајући члановима тима да раде заједно глатко и ефикасно.

Ублажите ризике и проблеме

Пројекти инхерентно укључују ризике и неизвесности, који, ако се не управљају, могу довести до значајних изазова или чак неуспеха. Добро управљање пројектом наглашава идентификацију ризика, процену и стратегије ублажавања. Раним предвиђањем и решавањем потенцијалних проблема, менаџери пројеката могу да минимизирају њихов утицај и осигурају да пројекти остану на правом путу, или чак да буду завршени пре жељеног рока.

Провери: Шта ради Сцрум мајстор?

Које су три кључне фазе управљања пројектом?

Управљање пројектима укључује три фазе: планирање пројекта, планирање пројекта и контролу пројекта. Ево детаља о свакој фази.

Пројектно планирање

Управљање и организација пројекта почиње са фазом планирања, где се дефинишу циљеви, циљеви и обим пројекта. Током ове фазе, менаџери пројекта блиско сарађују са заинтересованим странама како би разумели њихове захтеве и очекивања.

Кључно је напоменути да се у планирању пројекта користи неколико метода, а један од најефикаснијих начина планирања је структура рашчлањеног рада (ВБС). Дефинише се као процес поделе пројекта на његове главне подкомпоненте (или задатке), које се затим деле на детаљније компоненте и коначно на скуп активности и повезаних трошкова.

Релатед: Поглед из птичје перспективе на процес планирања пројекта

Планирање пројекта

Планирање пројекта се односи на процес редоследа и додељивања времена свим пројектним активностима. У овој фази, менаџери одлучују колико дуго ће свака активност трајати и израчунавају ресурсе потребне у свакој фази производње.

Сврхе планирања пројекта могу се сажети на следећи начин:

• Показивање односа сваке активности према другима и према целом пројекту
• Утврђивање логичког поретка и корелације међу активностима
• Омогућавање успостављања реалних процена времена и трошкова за сваку активност
• Осигурати да се људи, новац и материјални ресурси оптимално користе идентификацијом критичних уских грла.

Један популаран приступ планирању пројеката је Гантов дијаграм. Гантови графикони су јефтине методе које имају за циљ да помогну менаџерима да осигурају да:

• Планиране су активности
• Редослед извођења је документован
• Процене времена активности се снимају
• Укупно време пројекта је развијено. 

Релатед:

• Техника бокса са временом – Водич за употребу у 2024
• Пример распореда пројекта

Контролинг пројекта

Контрола пројекта описује пажљиво руковање ресурсима, трошковима, квалитетом и буџетима. Контролисање пројеката може бити тешко. Нису сви пројекти у почетку добро дефинисани, неки могу бити лоше дефинисани. Пројекти обично постају добро дефинисани тек након детаљног опсежног почетног планирања и пажљивог дефинисања потребних инпута, ресурса, процеса и излаза.

У контроли, постоји термин који се зове Водопад методологија који укључује секвенцијални приступ где се пројекат фокусира на начин корак по корак и свака фаза се завршава пре него што се пређе на следећу. Менаџер пројекта и тим се фокусирају на планирање и извођење једне по једне фазе, пратећи унапред одређени редослед. Када су ограничења позната, промене су довољно мале да се њима може управљати без суштинске ревизије планова.

За разлику од Ватерфалл методологије, Агилна методологијанаглашава паралелно или истовремено планирање и извођење компоненти пројекта. Обично се повезује са Агиле методологијама као што су Сцрум и Канбан. Уместо да заврше сваку фазу пре почетка следеће, тимови раде на више аспеката пројекта истовремено, фокусирајући се на мање итерације или временске оквире. Постоје бројне контролне тачке и повратне информације за праћење напретка, што вам може помоћи да касније извршите евалуацију пројекта.

Провери: Имплементација пројекта Процес евалуације пројекта

Шта су технике управљања пројектима: ПЕРТ и ЦПМ

И техника евалуације и прегледа програма (ПЕРТ) и метода критичног пута (ЦПМ) су добро познате технике управљања пројектима које се користе за планирање и планирање активности, које имају заједничке карактеристике у смислу укупног процеса од 6 корака, како следи:

• Дефинишите пројектне активности потребне за завршетак пројекта и припремите структуру рашчламбе посла
• Идентификујте које активности зависе од других и успоставите логичке односе, као што су „од краја до почетка“ или „од почетка до почетка“.
• Нацртајте мрежу која повезује све активности користећи чворове за представљање активности и стрелице да покажу ток и зависности између њих
• Процените трајање и цену сваке активности 
• Одредите критични пут (најдужи низ зависних активности који одређује минимално трајање пројекта)
• Током целог пројекта, напредак се прати у односу на распоред, а прилагођавања се врше по потреби како би се обезбедио благовремени завршетак.

Које су предности и мане ПЕРТ-а и ЦПМ-а?

Постоји критика о ПЕРТ-у и ЦПМ-у да ли су важни за управљање пројектима. Ево предности и ограничења ове две технике:

Предности

Ограничења

- Пружају систематски приступ планирању пројеката, посебно за велике, сложене пројекте са бројним активностима. - Фокусирајући се на критичне активности на критичном путу, пројектни менаџери могу дати приоритет ресурсима и напорима да обезбеде благовремени завршетак пројекта. - Они такође нуде оквир за праћење напретка пројекта и упоређивање са планираним распоредом.

- Прецизно идентификовање и квантификовање ових зависности може бити изазов - Процене времена у управљању пројектом често могу бити субјективне и под утицајем различитих фактора, што доводи до ризика од пристрасних процена и потенцијалних нетачности у временском оквиру пројекта. - Једнако је важно пажљиво пратити скоро критичне путеве у оквиру пројекта. Занемаривање ових скоро критичних путања може представљати инхерентне ризике и може довести до потенцијалних кашњења или поремећаја у укупном временском оквиру пројекта.

Коришћење софтвера за управљање пројектима за управљање пројектима

Шта је најбоље софтвер за управљање пројектима ? Постоји неколико опција за компаније да управљају пројектима. У зависности од обима пројекта, менаџери могу одлучити да користе горе описане приступе за управљање малим пројектима или да уграде специјализовани софтвер за управљање пројектима за велике и сложене пројекте.

Вреди представити Мицрософт Пројецт, један од најпопуларнијих специјализованих софтвера, који је изузетно користан у цртању пројектних мрежа, идентификацији распореда пројекта, управљању трошковима пројекта и другим ресурсима и вршењу евалуације пројекта. Можете и ви размотрити његове алтернативекао што су Асана, Трелло, Јира и Басецамп софтвер за управљање пројектима. Сви они су плаћени софтвер за управљање пројектима са бесплатном пробном верзијом многих напредних функција које вам могу помоћи да ефикасније управљате својим пројектима и тимовима.  

Релатед: 10 савета за ефикасно коришћење Асана пројектног менаџмента 2024 or Алтернативе Мицрософт Пројецт

Često Postavljana Pitanja

Закључак

Као што видимо, исплати се да свака компанија инвестира у унапређење вештина управљања пројектима. Ефикасном управљању пројектима не могу недостајати сналажљиви пројектни менаџери и тим високих перформанси. Постоји много сертификованих курсева и обука може помоћи ученицима да стекну дубље и корисно знање о управљању пројектима. Ако сте довољно самоуверени и добро припремљени, зашто не прихватите изазов ПМИ, најцењенији светски сертификат за управљање пројектима, који обухвата традиционалне, агилне и хибридне концепте. 

Међутим, ако желите да уштедите новац, похађање бесплатног курса за управљање пројектима Цоурсера је такође одлична идеја. За особе које раде са запосленима, коришћење прилагођене обуке такође може довести до бољих резултата. Можете дизајнирати занимљиве лекције са AhaSlides презентацијаалат, где можете пронаћи много бесплатних прилагодљивих шаблона интерактивних квизова и игара заједно са јединственим ефектима презентације.

Цитирано дело: Рендер, Барри, Хеизер, Јаи, Мунсон, Цхуцк. (2017). Управљање пословима : Одрживост Суппли Цхаин Манагемент12тх. Ед. (12. изд.).

Реф: Тимски рад | М. Библиотека