Учите од ових најбољих примери распореда пројекатада побољшате продуктивност и перформансе ваших пројеката!

Први корак управљања пројектом долази са планирањем и распоредом; док је планирање фокусирано на успостављање мапе пута за успех пројекта, заказивање је посвећено дефинисању временске линије и редоследа пројектних активности.

Тешко је осигурати да пројекат ради у току без фазе заказивања. Стога ћемо у овом чланку истражити важност распореда пројекта, његове примере и како ефикасно планирати од малог до великог пројекта.

Преглед садржаја

• Шта значи распоред пројекта?
• Зашто је важан распоред пројекта?
• Шта су примери распореда пројеката?
• Како направити распоред пројекта
• Шта су алати за планирање пројекта?
• Često Postavljana Pitanja
• Закључак

Савети за бољи ангажман

• Upravljanje projektima
• Процес планирања пројекта
• Сцрум Мастер

Шта значи распоред пројекта?

Распоред пројекта је детаљан распоред који описује задатке, потребне ресурсе и очекиване рокове у низу како би се осигурало да се пројекат може завршити на време.

Распоред пројекта обично укључује датум почетка и завршетка сваког задатка, трајање сваког задатка и све зависности или ограничења која могу утицати на распоред.

Релатед: Дефинисање управљања временом | Ултимативни водич за почетнике

Зашто је важан распоред пројекта?

Планирање пројекта је кључна компонента управљања пројектом јер обезбеђује оквир за успешно извршење пројекта. Овај детаљни план омогућава менаџерима пројекта да ефективно распоређују ресурсе, прате напредак и обезбеде да се пројекат заврши на време иу оквиру буџета. Неке предности плана пројекта су описане у наставку

Унапред идентификовање потенцијалних уских грла и ризика

Један од кључних разлога зашто је планирање пројекта важно је тај што подржава менаџере да унапред схвате потенцијална уска грла и ризике. Растављањем пројекта на мање задатке и додељивањем специфичних временских рокова сваком задатку, менаџери пројекта могу лако да идентификују све зависности или ограничења која могу утицати на укупни временски оквир пројекта. Ово им омогућава да проактивно управљају овим ризицима и предузму неопходне радње за њихово ублажавање.

На пример, ако је одређени задатак идентификован као активност критичног пута и његово кашњење би потенцијално могло да утиче на цео временски оквир пројекта, менаџер пројекта може доделити додатне ресурсе или прилагодити распоред како би обезбедио благовремени завршетак.

Коришћење ресурса

Штавише, планирање пројекта игра виталну улогу у управљању ресурсима. Имајући јасно разумевање задатака који су укључени у пројекат и њихово процењено трајање, менаџери пројекта могу ефикасно да алоцирају ресурсе како би осигурали да се они оптимално користе.

Ово укључује додељивање правих људи са потребним вештинама и искуством за сваки задатак и избегавање сукоба ресурса или преоптерећења. Добро планирани распоред пројекта омогућава менаџерима пројекта да унапред идентификују све недостатке или недостатке ресурса и предузму неопходне радње за њихово решавање, као што је ангажовање додатних ресурса или прерасподела постојећих.

Побољшање комуникације и координације

Поред тога, планирање пројекта помаже у побољшању комуникације и сарадње међу члановима тима. Имајући заједничко разумевање распореда пројекта, чланови тима могу да ускладе своје напоре и раде на заједничком циљу. Ово олакшава бољу сарадњу, смањује неспоразуме или сукобе и побољшава укупну продуктивност.

Боље праћење и извештавање

Штавише, добро дефинисан распоред пројекта такође пружа основу за редовно праћење напретка и извештавање. Менаџери пројекта могу да упореде стварни напредак са планираним распоредом, идентификују сва одступања или кашњења и предузму неопходне корективне мере како би пројекат одржали на правом путу.

Шта су примери распореда пројеката?

Ево неколико примера како се пројектни распоред може креирати на основу три технике планирања и контроле пројекта: Гантов дијаграм, мрежни дијаграм (ПЕРТ и ЦПМ) и Распоред кварова на раду (ВБС).

Ганттова карта

Гантов графикон је популаран алат за планирање пројекта који визуелно представља временску линију пројекта. Приказује задатке као хоризонталне траке дуж временске линије, са њиховим почетним и завршним датумом. Зависности између задатака могу се означити стрелицама, а прекретнице се могу означити да би се означила значајна достигнућа пројекта.

Следећа слика је пример Гантовог графикона услужних активности за Делта Јет током 40-минутног стајања

ПЕРТ и ЦПМ

Мрежни дијаграм, такође познат као ПЕРТ (Техника евалуације и прегледа програма) дијаграм, илуструје редослед и зависности задатака у пројекту. Користи чворове за представљање задатака и стрелице за приказ односа између задатака. Овај тип распореда је користан за визуелизацију критичних путања и идентификацију задатака који имају највећи утицај на трајање пројекта.

Поред тога, критични пут се идентификује одређивањем најдуже секвенце зависних задатака који директно утичу на укупно трајање пројекта. Задаци дуж критичне путање немају застој или флуктуацију, што значи да ће свако кашњење у овим задацима директно утицати на укупно трајање пројекта. Фокусирајући се на критични пут, менаџери пројекта могу ефикасно алоцирати ресурсе и идентификовати могућности за оптимизацију како би осигурали благовремени завршетак пројекта.

Ево примера Цритицал Патх и Слацк Тимес за инсталирање нове опреме за контролу загађења дате компаније.

Распоред кварова на раду (ВБС)

Распоред пројекта се може развити користећи структуру рашчламбе посла као основу. Односи се на хијерархијску декомпозицију резултата пројекта на мање радне пакете којима се може управљати. Користећи ове технике, менаџери могу лако да идентификују зависности између задатака. Неки задаци могу зависити од завршетка других, док се на некима може радити истовремено.

Релатед: Техника бокса са временом – Водич за употребу у 2024

Како направити распоред пројекта

На почетку заказивања, ако се питате како да га укључите, може бити од помоћи да пратите ова важна питања:

1. Оно што треба да се уради?Јасно дефинишите специфичне задатке, активности и резултате потребне за завршетак пројекта. Поделите пројекат на компоненте којима се може управљати, обезбеђујући да се идентификују сви неопходни послови.
2. Када то треба урадити?Одредите трајање и временски оквир за сваки задатак или активност. Процените време потребно за довршетак сваког задатка и размотрите све зависности или ограничења која могу утицати на распоред. Коришћење техника Гантовог графикона, ПЕРТ-а и ЦПМ-а за ефикасно организовање распореда пројекта.
3. Ко то може?Идентификујте појединце или улоге одговорне за сваки задатак или активност, то може укључивати подршку међу одељењима. Доделите ресурсе и у складу са тим распоредите одговорности. Уверите се да чланови тима имају неопходне вештине и расположивост за обављање додељених задатака.
4. Где ће се то урадити?Одредите физичку или виртуелну локацију на којој ће се сваки задатак обављати. Ово може укључивати специфичне радне просторе, опрему или технолошке захтеве.
5. Које су зависности задатака?Одредите односе и зависности између задатака. Идентификујте који задаци треба да се заврше пре него што други могу да почну, и размотрите све задатке на којима се може радити истовремено.
6. Шта је критични пут? Идентификовање критичног пута је важан део развоја свеобухватног плана пројекта. Критички пут помаже пројектним менаџерима и тимовима да схвате који задаци имају највећи утицај на трајање пројекта и датум завршетка.

Шта су алати за планирање пројекта?

Већини пројеката данас је потребна подршка софтвера за планирање пројеката. Доказано је да доноси многе предности појединцима и предузећима, као што су повећана ефикасност, побољшана сарадња, побољшана прецизност и боља визуализација.

Мицрософт Пројецтје један од најбољих софтвера за планирање пројеката. Једна од кључних карактеристика Мицрософт Пројецт-а је његова способност да заинтересованим странама добије ажурирања статуса и управља Гантовим графиконима, где можете лако да идентификујете зависности задатака и управљате редоследом задатака. такође можете флексибилно да прилагођавате распоред пројекта.

Друга опција је коришћење алата тзв Примавера П6 софтвер за заказивање. То је свеобухватан софтвер за управљање пројектима посебно дизајниран за велике и сложене пројекте и препознат је као један од најбољих софтвера за планирање изградње. Подржава и ПЕРТ и ЦПМ технике, нудећи функције за креирање мрежних дијаграма, планирање задатака, управљање ресурсима и анализу критичних путања.

За мање пројекте, можете размислити о испробавању бесплатног софтвера као што је "Асана" или "Трелло." Иако ови алати можда немају све напредне функције плаћеног софтвера, они нуде основне могућности планирања пројеката и лаки су за кориснике. Бесплатне верзије су способне да заврше мање компликоване пројектне задатке и сарађују са другима. Омогућава вам да креирате задатке, постављате рокови, доделити одговорности и пратити напредак.

Релатед: 10 савета за ефикасно коришћење Асана пројектног менаџмента 2024

Često Postavljana Pitanja

Закључак

Добро разрађен распоред пројекта је кључан за успешно управљање пројектом. Да бисте се истакли у планирању пројеката за 2024. годину и касније, препоручује се да истражите и усвојите савремене алате за управљање пројектима, останете информисани о најбољим праксама у индустрији и континуирано унапређујете вештине планирања пројеката кроз обуку и професионални развој.

Ако вам је потребна додатна помоћ у организовању обуке о вештинама планирања пројеката, AhaSlidesможе бити одличан партнер који нуди низ функција за подршку интерактивним и занимљивим сесијама обуке. Витх AhaSlides, можете креирати динамичне презентације, интерактивне квизове и сарадничке активности како бисте побољшали искуство учења.

Реф: Менаџер пројекта | Веринт