De 7 nycklarna till en kraftfull personalplaneringsprocess + exempel

Som HR-chef skulle du inte vilja uppleva krisen med att företaget får ont om personal, eller att människor översvämmar ditt kontor varje dag för att klaga.

Att gå igenom personalplaneringsprocessen kan ge dig en stor mängd kontroll över osäkerheter.

Upptäck varje steg och exempel i detalj för att fatta välgrundade beslut för företaget i den här artikeln. Nu kör vi!

Innehållsförteckning

Vad är Human Resource Planning Process?
Vilka är de 7 stegen i personalplaneringsprocessen?
Human Resource Planning Process Exempel
Bottom Line
Vanliga frågor

Vad är Human Resource Planning Process?

Human Resource Planning (HRP)-processen är ett strategiskt tillvägagångssätt som används av organisationer för att effektivt hantera och anpassa sina mänskliga resurser till deras affärsmål och mål.

Några faktorer att ta hänsyn till när man bestämmer frekvensen av personalplaneringsprocessen inkluderar:

Arbetsmiljö:Organisationer som verkar i snabbt föränderliga miljöer kan behöva genomföra HR-planering oftare för att anpassa sig till marknadsdynamiken, tekniska framsteg eller förändringar i regelverket.

Tillväxt och expansion:Om en organisation upplever betydande tillväxt, går in på nya marknader eller expanderar sin verksamhet, kan mer frekvent HR-planering vara nödvändig för att stödja och anpassa sig till expansionsstrategierna.

Arbetskraftsdynamik:Arbetskraftens dynamik som hög omsättning, kompetensbrist eller förändringar i de anställdas demografi kan kräva frekventare HR-planering för att möta nya utmaningar och säkerställa talangens hållbarhet.

Strategisk planeringscykel: HR-planering bör integreras med organisationens strategisk planeringscykel. Om organisationen genomför strategisk planering på årsbasis, är det tillrådligt att anpassa HR-planeringen till den cykeln för att upprätthålla konsekvens och anpassning.

Vilka är de 7 stegen i personalplaneringsprocessen?

Oavsett hur en organisation väljer att verka, finns det sju steg som kan tillämpas universellt för att nå framgång.

#1. Miljöskanning

PEST-modellen är vanlig för att göra en miljöanalys

Detta steg innebär att bedöma både interna och externa faktorer som kan påverka ett företags personalplanering.

Interna faktorer kan inkludera de övergripande strategiska målen, budgetrestriktioner och interna möjligheter.

Externa faktorer omfattar marknadsförhållanden, branschtrender, juridiska och regulatoriska krav och tekniska framsteg.

Den vanligaste metoden för att utföra en miljöanalys är vanligtvis att använda STÖDeller PEST-modell, där du utforskar de politiska, ekonomiska, sociala, tekniska, juridiska och miljömässiga aspekterna som påverkar företagets verksamhet.

Genom att förstå dessa faktorer kan företag förutse förändringar och anpassa sina HR-strategier därefter.

Arbeta i samklang med ditt HR-team

Brainstorma interaktivt med ditt team för att driva din vision framåt.

en brainstorming med hjälp av AhaSlides' Brainstorma bild för att komma på idéer

registrera dig gratis 👉

#2. Prognos efterfrågan

Att titta på branschriktmärken kan hjälpa till i personalplaneringsprocessen

Att prognostisera efterfrågan innebär att man uppskattar framtida arbetskraftsbehov baserat på förväntade affärsbehov.

Detta steg kräver att man analyserar olika faktorer som förväntad försäljning, efterfrågan på marknaden, nya projekt eller initiativ och expansionsplaner.

Historiska data, branschriktmärken och marknadsundersökningar kan användas för att göra välgrundade förutsägelser om antalet och vilka typer av anställda som behövs i framtiden.

#3. Analysera utbud

I det här steget utvärderar organisationer den befintliga arbetsstyrkan för att fastställa dess sammansättning, kompetens och kapacitet.

Detta inkluderar att genomföra talanginventeringar, bedöma de anställdas prestationer och potential och identifiera eventuella kompetensbrister eller brister.

Dessutom överväger organisationer externa arbetsmarknadsförhållanden för att förstå tillgången på talang externt, med hänsyn till faktorer som demografiska trender, konkurrens om nyckelroller och strategier för inköp av kandidater.

#4. Förklaring av skillnaden

Genomför analys av kompetensgapet kan peka på obalanser i arbetsstyrkan

Att analysera efterfrågan på mänskliga resurser och jämföra den med det tillgängliga utbudet är en nyckelaspekt i gapanalys.

Denna bedömning hjälper till att identifiera eventuella obalanser i arbetsstyrkan, såsom brist på eller överskott av anställda i specifika roller eller kompetensuppsättningar.

Genom att identifiera dessa luckor kan företag utveckla riktade strategier för att åtgärda dem effektivt.

#5. Utveckla HR-strategier

Baserat på gapanalysresultaten utvecklar organisationer HR-strategier och handlingsplaner.

Dessa strategier kan inkludera rekryterings- och urvalsplaner för att attrahera och anställa de talanger som krävs, utbildnings- och utvecklingsprogram för att uppfostra befintliga anställda, successionsplaneringför att säkerställa en pipeline av framtida ledare, initiativ för att behålla anställda eller omstruktureringsplaner för att optimera arbetsstyrkans struktur.

Strategierna bör anpassas till organisationens övergripande mål och mål.

#6. Genomförande

När väl HR-strategierna har utvecklats omsätts de i handling.

Detta inkluderar att genomföra de planerade rekryteringsinsatserna, implementera utbildnings- och utvecklingsprogram, skapa successionsplaner och implementera andra initiativ som identifierats i föregående steg.

För att personalplaneringsprocessen ska fungera smidigt måste HR och andra avdelningar samarbeta och kommunicera väl. Det är så vi får saker gjorda rätt.

#7. Övervakning och utvärdering

Se hur väl ditt program presterar eller hur nöjda anställda är med feedback

Det sista steget innebär att övervaka och utvärdera effektiviteten av HR-planeringsinitiativen.

Håll ett öga på att spåra nyckelprestandaindikatorer (KPI:er) relaterade till personalstyrka, såsom personalomsättning, tid att fylla vakanser, framgångsfrekvenser för utbildningsprogram och medarbetarnöjdhetsnivåer.

Regelbunden utvärdering hjälper organisationer att bedöma effekten av deras HR-strategier, identifiera områden för förbättringar och göra nödvändiga justeringar för att säkerställa kontinuerlig anpassning till affärsmålen.

Alternativ text

Uppföra medarbetarnöjdhetsnivåer med AhaSlides.

Gratis feedbackformulär när och var du än behöver dem. Skaffa kraftfull data, få meningsfulla åsikter!

Kom igång gratis

Human Resource Planning Process Exempel

Här är några exempel på hur personalplaneringsprocessen kan tillämpas i olika scenarier:

#1. Scenario: Företagsexpansion

Hur personalplaneringsprocessen gäller i företagsexpansionsscenariot

Miljöanalys: Organisationen analyserar marknadstrender, kundefterfrågan och tillväxtprognoser.
Prognostisera efterfrågan: Baserat på expansionsplanerna och marknadsanalyser uppskattar företaget det ökade behovet av personal.
Analysera utbud: HR-avdelningen utvärderar den befintliga arbetsstyrkans kompetens och identifierar eventuella luckor i att möta expansionsbehoven.
Gap Analysis: Genom att jämföra efterfrågan och utbud bestämmer företaget antalet och typerna av anställda som behövs för att stödja expansionen.
Utveckla HR-strategier: Strategier kan inkludera riktade rekryteringskampanjer, partnerskap med bemanningsföretag eller implementering av utbildningsprogram för att utveckla nödvändiga färdigheter.
Implementering: HR-avdelningen genomför rekryterings- och utbildningsinitiativ för att anställa och ta in nya medarbetare.
Övervakning och utvärdering: Företaget övervakar effektiviteten av HR-strategierna genom att utvärdera framstegen med anställning och integration av nya medarbetare i företaget

#2. Scenario: Skill Brist

Hur personalplaneringsprocessen gäller i scenariet med kompetensbrist

Miljöanalys: Företaget utvärderar arbetsmarknadsförhållandena och identifierar brist på specifik kompetens som krävs för sin verksamhet.
Prognostisera efterfrågan: HR-avdelningen uppskattar den framtida efterfrågan på anställda med den kompetens som krävs.
Analysera utbudet: Företaget identifierar den nuvarande kompetensen som arbetsstyrkan besitter och bedömer tillgången på anställda med den kompetens som krävs.
Gap Analysis: Genom att jämföra efterfrågan på kvalificerade medarbetare med utbudet inser företaget bristen på kompetens.
Att utveckla HR-strategier: Strategier kan inkludera partnerskap med utbildningsinstitutioner eller professionella organisationer för att utveckla talangpipelines, implementera utbildningsprogram eller överväga alternativa inköpsmetoder som outsourcing eller kontraktering.
Implementering: Företaget genomför de planerade strategierna, vilket kan innebära att samarbeta med utbildningsinstitutioner, utforma och erbjuda utbildningsprogram eller utforska partnerskap med leverantörer eller entreprenörer.
Övervakning och utvärdering: HR-avdelningen övervakar utvecklingen av kompetensutvecklingsinitiativ, spårar förvärvet av nödvändiga färdigheter och utvärderar deras inverkan på organisationens förmåga att överbrygga kompetensgapet.

#3. Scenario: Successionsplanering

Hur personalplaneringsprocessen tillämpas i successionsplaneringsscenariot

Miljöanalys: Företaget utvärderar sin nuvarande ledarskapspipeline, identifierar potentiella pensionsavgångar och utvärderar behovet av framtida ledare.
Prognostisera efterfrågan: HR-avdelningen uppskattar den framtida efterfrågan på ledande positioner baserat på beräknade pensionsavgångar och tillväxtplaner.
Analysera utbud: Företaget övervakar potentiella efterträdare inom den befintliga arbetsstyrkan och identifierar eventuella luckor i ledarskapsförmåga eller kompetens.
Gap Analysis: Genom att jämföra efterfrågan på framtida ledare med de tillgängliga efterträdarna, identifierar företaget successionsluckor.
Utveckling av HR-strategier: Strategier kan inkludera implementering av ledarskapsutvecklingsprogram, mentorskapsinitiativ eller talangförvärvsstrategier för att fylla successionsluckan.
Implementering: HR-avdelningen genomför de planerade strategierna genom att implementera ledarutvecklingsprogram, etablera mentorskapsrelationer eller rekrytera externa talanger för kritiska ledarpositioner.
Övervakning och utvärdering: Företaget övervakar framstegen i ledarskapsutvecklingsprogram, utvärderar beredskapen hos potentiella efterträdare och utvärderar effektiviteten av strategierna för att bygga upp en stark ledarskapspipeline.

Bottom Line

Planeringsprocessen för mänskliga resurser går långt utöver att hitta rätt personer vid rätt tidpunkt. Det måste övervakas och anpassas kontinuerligt i en värld full av osäkerhet. Genom att följa dessa steg kan du vara säker på att du gör de bästa valen för ditt team och ditt företags mål. Och när det gäller att hantera talangrelaterade frågor kommer du att kunna göra det smidigt och effektivt.