Orodha ya Hakiki ya Usimamizi wa Hatari ya Tukio | Mambo 15 ya Lazima Ili Kuhakikisha Ufaulu wa Tukio

Moyo wako unaenda mbio unapofikiria hali mbaya zaidi:

❗️ Mzungumzaji anaugua dakika chache kabla ya kupanda jukwaani.

❗️ Ukumbi wako hupoteza nishati ghafla siku ya tukio.

❗️ Au mbaya zaidi - mtu huumia kwenye hafla yako.

Mawazo ya kuchunga tumbo hukuweka usingizi usiku.

Lakini hata matukio ya machafuko zaidi yanaweza kusimamiwa - ikiwa unapanga kwa uangalifu na kwa utaratibu mapema.

Rahisi orodha ya ukaguzi wa usimamizi wa hatari ya tukio inaweza kukusaidia kutambua, kujiandaa na kupunguza masuala yanayoweza kutokea kabla ya kuharibu tukio lako. Hebu tuchunguze mambo 10 ya lazima katika orodha ili kubadilisha wasiwasi kuwa mpango wa utekelezaji uliowekwa vizuri.

Meza ya Content

• Mapitio
• Usimamizi wa Hatari wa Tukio ni nini?
• Hatua Tano za Kudhibiti Hatari kama Mpangaji wa Tukio
• Orodha ya Kudhibiti Hatari ya Tukio
• Vipengele vitano vya Usimamizi wa Hatari
• Orodha hakiki katika Usimamizi wa Tukio
• Takeaways
• maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Mapitio

Hatari ya tukio ni nini?	Shida zisizotarajiwa na zisizotarajiwa ambazo huathiri vibaya waandaaji na chapa ya kampuni.
Mifano ya hatari ya tukio?	Hali ya hewa kali, usalama wa chakula, moto, misukosuko, vitisho vya usalama, hatari za kifedha,…

Usimamizi wa Hatari wa Tukio ni nini?

Udhibiti wa hatari za matukio unahusisha kutambua hatari au masuala yanayoweza kutishia tukio, na kisha kuweka taratibu na tahadhari ili kupunguza hatari hizo. Hii husaidia waandaaji wa hafla kuwa na mipango ya dharura iliyo tayari kupunguza usumbufu na kupona haraka matatizo yatatokea. Orodha ya ukaguzi wa usimamizi wa hatari pia inatumika ili kuhakikisha kila tishio linalowezekana limevuka.

Hatua Tano za Kusimamia Hatari kama Mpangaji wa Tukio

Tunajua inafadhaisha kama mpangaji wa hafla na uwezekano wote ambao unaweza kutokea. Ili kukuepusha na kuwaza kupita kiasi, fuata hatua zetu 5 rahisi ili kufanya mpango kamili wa udhibiti wa hatari kwa matukio:

• Tambua hatari - Fikiria juu ya mambo yote yanayoweza kutokea ambayo yanaweza kwenda vibaya kwenye hafla yako. Zingatia mambo kama vile masuala ya ukumbi, hali mbaya ya hewa, hitilafu za teknolojia, kughairiwa kwa spika, masuala ya chakula, majeraha, mahudhurio machache n.k. Fikiri kwa mapana na uweke kwenye chombo cha mawazo ili kuweka mawazo sawa.

Je, unahitaji njia mpya za kuchangia mawazo?

Tumia zana ya kuchangia mawazo AhaSlides kutoa mawazo zaidi kazini, na wakati wa kuandaa tukio!

🚀 Jisajili Bila Malipo☁️

• Tathmini uwezekano na athari - Kwa kila hatari ya tukio iliyotambuliwa, kadiria uwezekano wa kutokea na ni athari gani inayoweza kuwa nayo kwenye tukio lako. Hii husaidia kuamua ni hatari zipi zinahitaji mipango ya kina zaidi ya kupunguza.

• Tengeneza mipango ya dharura - Kwa hatari za kipaumbele cha juu, tengeneza mipango maalum ya chelezo, suluhu na dharura ili kupunguza usumbufu ikiwa hatari hizo zitatokea. Hii inaweza kuhusisha kuthibitisha kumbi mbadala, wasambazaji, ratiba, n.k.

• Wape majukumu - Fanya mtu mmoja awajibike kwa kutekeleza kila mpango wa dharura na uwasilishe majukumu kwa uwazi kwa timu yako. Hii inahakikisha mtu atachukua hatua ikiwa hatari itatokea.

• Fanya mazoezi mipango yako - Pitia hali zinazowezekana ili kubaini mapungufu katika mipango yako ya kudhibiti hatari ya tukio. Kufundisha timu yako jinsi ya kujibu katika hali tofauti kutajenga ujasiri ili waweze kusimamia kwa ufanisi masuala yanayotokea siku ya tukio.

Vidokezo vya Uchumba Bora

• tukio usimamizi
• Ubunifu wa hafla
• Mitandao ya biashara

Orodha ya Kudhibiti Hatari ya Tukio

Je, ni mambo gani ya jumla ambayo orodha ya ukaguzi wa usimamizi wa hatari inahitaji kushughulikia? Tafuta msukumo na mifano yetu ya orodha hakiki ya hatari za matukio hapa chini.

#1 - Mahali
☐ Mkataba umetiwa saini
☐ Vibali na leseni zilizopatikana
☐ Mpango wa sakafu na mipangilio ya usanidi imethibitishwa
☐ Mahitaji ya upishi na kiufundi yamebainishwa
☐ Mahali pa kuhifadhi nakala zimetambuliwa na kwenye hali ya kusubiri

#2 - Hali ya hewa
☐ Ufuatiliaji mkali wa hali ya hewa na mpango wa arifa
☐ Hema au makazi mbadala yanapatikana ikihitajika
☐ Mipango iliyofanywa kuhamisha tukio ndani ya nyumba ikiwa inahitajika

#3 - Teknolojia
☐ A/V na vifaa vingine vya teknolojia vilivyojaribiwa
☐ Taarifa ya mawasiliano ya IT inasaidia kupatikana
☐ Machapisho ya karatasi ya nyenzo zinazopatikana kama chelezo
☐ Mpango wa dharura wa mtandao au kukatika kwa umeme

#4 - Matibabu/Usalama
☐ Vifaa vya huduma ya kwanza na AED vinapatikana
☐ Njia za kutoka kwa dharura zimewekwa alama wazi
☐ Wafanyakazi waliofunzwa kuhusu taratibu za dharura
☐ Taarifa za mawasiliano za usalama/polisi zilizopo

#5 - Wasemaji
☐ Wasifu na picha zimepokelewa
☐ Spika mbadala zilizochaguliwa kama chelezo
☐ Mpango wa dharura wa Spika umewasilishwa

#6 - Mahudhurio
☐ Kiwango cha chini cha mahudhurio kimethibitishwa
☐ Sera ya kughairi imewasilishwa
☐ Mpango wa kurejesha pesa umewekwa ikiwa tukio limeghairiwa

#7 - Bima
☐ Sera ya bima ya dhima ya jumla inatumika
☐ Cheti cha bima kilichopatikana

#8 - Nyaraka
☐ Nakala za mikataba, vibali na leseni
☐ Maelezo ya mawasiliano kwa wachuuzi na wasambazaji wote
☐ Mpango wa tukio, ajenda na/au ratiba

#9 - Wafanyakazi/Wajitolea
☐ Majukumu yaliyotolewa kwa wafanyakazi na watu wa kujitolea
☐ Hifadhi rudufu zinazopatikana ili kujaza bila maonyesho
☐ Mafunzo ya taratibu za dharura na mipango ya dharura yamekamilika

#10 - Chakula na Vinywaji
☐ Kuwa na chelezo zinazopatikana kwa vifaa vyovyote vinavyoharibika
☐ Chaguzi mbadala za chakula zinazotayarishwa katika kesi ya kuchelewa/ mpangilio usio sahihi/wageni wenye mizio
☐ Bidhaa za ziada za karatasi, vyombo na bidhaa za kuhudumia zinapatikana

#11 - Taka na Usafishaji
☐ Mapipa ya taka na vyombo vya kuchakata tena kusambazwa
☐ Majukumu yaliyogawiwa kukusanya takataka wakati na baada ya tukio

#12 - Taratibu za Kushughulikia Malalamiko
☐ Mfanyikazi aliyeteuliwa kushughulikia malalamiko ya waliohudhuria
☐ Itifaki ya kusuluhisha masuala na kutoa marejesho/fidia ikihitajika

#13 - Mpango wa Uokoaji wa Dharura
☐ Njia za uokoaji na sehemu za mikutano zimetayarishwa
☐ Kuwa na wafanyikazi waliowekwa karibu na njia za kutoka

#14 - Itifaki ya Watu Waliopotea
☐ Wafanyakazi wanaowajibika kwa watoto waliopotea/wazee/walemavu walioteuliwa
☐ Maelezo ya mawasiliano ya wazazi/walezi wa watoto yamepatikana

#15 - Kuripoti Matukio
☐ Fomu ya kuripoti matukio iliyoundwa kwa ajili ya wafanyakazi kuweka kumbukumbu za dharura zozote

Vipengele Vitano vya Usimamizi wa Hatari

Hatari sio bahati mbaya tu - ni sehemu ya kila biashara. Lakini kwa mpango sahihi wa usimamizi wa hatari, unaweza kudhibiti hatari ya machafuko na kugeuza vitisho kuwa fursa. Mbinu tano za usimamizi wa hatari ni pamoja na:

• Utambulisho wa hatari - Fikiri mambo madogo kama hitilafu za kiteknolojia...hadi janga kamili. Kuorodhesha hatari huziondoa kichwani mwako na kwenye karatasi ambapo unaweza kukabiliana nazo.

• Tathmini ya hatari- Kadiria kila hatari ili kuelewa ni tishio gani kubwa zaidi. Fikiria: Je, kuna uwezekano gani wa jambo hili kutokea? Ni uharibifu gani unaweza kutokea ikiwa itatokea? Kutanguliza hatari kuelekeza juhudi zako kwenye maswala ambayo ni muhimu sana.

• Kupunguza hatari - Kuwa na mipango ya kupigana! Fikiria njia za kupunguza uwezekano wa hatari kutokea, punguza athari yoyote ikitokea, au zote mbili. Kadiri unavyoweza kudhoofisha hatari mapema, ndivyo zitakavyokusumbua.

• Ufuatiliaji wa hatari - Mara tu mipango yako ya awali iko, kaa macho. Fuatilia kwa ishara hatari mpya zinajitokeza au hatari za zamani zinabadilika. Rekebisha mikakati yako inavyohitajika ili kuendana na mazingira hatarishi yanayoendelea.

• Kuripoti hatari - Shiriki hatari na mipango na timu yako. Kuleta wengine kwenye kitanzi kunapata fursa ya kujisajili, kufichua udhaifu ambao huenda umekosa, na kusambaza uwajibikaji wa kudhibiti hatari.

Je! Orodha ya Hakiki katika Usimamizi wa Tukio ni nini?

Orodha ya ukaguzi katika usimamizi wa tukio inarejelea orodha ya vitu au kazi ambazo waandaaji wa tukio huthibitisha kuwa zimetayarishwa, kupangwa au kupangwa kabla ya tukio.

Orodha ya kina ya udhibiti wa hatari husaidia kuhakikisha kuwa hakuna chochote muhimu kinachopuuzwa unapopanga maelezo yote yanayohitajika ili kutekeleza tukio kwa ufanisi.

Orodha hakiki ni muhimu kwa usimamizi wa matukio kwa sababu:

• Kutoa uwazi na muundo - Wanaweka kwa mpangilio unaoelezea kila kitu kinachohitajika kufanywa, kwa hivyo hakuna kitu kinachoanguka kupitia nyufa.

• Himiza maandalizi ya kina - Kukagua vipengee kumezimwa huwapa motisha waandaaji kuhakikisha kuwa mipango na tahadhari zote zimewekwa kabla ya tukio kuanza.

• Kuboresha mawasiliano - Timu zinaweza kugawanya na kugawa vitu vya orodha ili kuhakikisha kila mtu anaelewa majukumu na wajibu wao.

• Usaidizi uthabiti - Kutumia orodha sawa ya matukio yanayojirudia husaidia kudumisha viwango na kupata maeneo ya kuboresha kila wakati.

• Onyesha mapungufu au udhaifu - Vipengee ambavyo havijateuliwa huangazia vitu vilivyosahaulika au vinahitaji mipango zaidi, kukuwezesha kuvishughulikia kabla ya matatizo kutokea.

• Kuwezesha makabidhiano - Kukabidhi orodha ya ukaguzi kwa waandaaji wapya huwasaidia kuelewa yote yaliyofanywa ili kupanga matukio ya awali yaliyofaulu.

Takeaways

Ukiwa na haya ya ziada katika orodha yako ya udhibiti wa hatari ya tukio, umejitayarisha vyema kwa uwanja wa vita! Maandalizi hubadilisha machafuko yanayoweza kutokea kuwa imani tulivu. Kwa hivyo ongeza kila kitu kwenye orodha yako. Wavushe moja baada ya nyingine. Tazama orodha hiyo hakiki ibadilishe wasiwasi kuwa madarakani. Kwa sababu kadiri unavyotazamia, ndivyo hatari bora zaidi zitakavyojisalimisha kwa upangaji na maandalizi yako ya kina.

maswali yanayoulizwa mara kwa mara