Karibu kwenye ulimwengu wa mikutano yenye tija! Kama wataalamu, sote tunajua jinsi mikutano ilivyo muhimu katika kuleta matokeo, kufanya maamuzi na kuendelea kufuata utaratibu. Walakini, sio zote ni za ubora mzuri na zinapendekezwa.
Mara kwa mara, wanapoulizwa kuhusu mikutano, watu wengi huitikia kwa kutikisa vichwa au kuugua kwa hasira kutokana na uzembe wao. Wanajikuta wamekwama kwenye vikao visivyo na tija ambavyo vinamaliza nguvu na wakati wao. Ndio maana, leo, tunaenda kujifunza jinsi ya kuwa na mkutano mzuri!
Tuanze!
Anza Mkutano wako na AhaSlides.
Pata violezo vya mikutano yako bila malipo! Jisajili bila malipo na uchukue unachotaka kutoka kwa maktaba ya violezo!
🚀 Fungua akaunti bila malipo ☁️
Nini Hufanya Mkutano Mzuri?
Mikutano bila shaka ni sehemu muhimu ya biashara au shirika lolote. Wao ni jukwaa la watu binafsi kuja pamoja, kubadilishana mawazo, kufanya maamuzi, na kufanya kazi kuelekea lengo moja.
Mkutano mzuri ni ule ambao umeandaliwa vyema, wenye tija, unaofikia matokeo yanayotarajiwa, na kuwafanya washiriki wote kujisikia kusikilizwa na kuthaminiwa.
Hapa kuna baadhi ya vipengele vinavyounda mkutano mzuri:
- Ina kusudi wazi. Mkutano mzuri huanza na ajenda wazi inayoeleza madhumuni yake, pamoja na malengo ya mkutano na matokeo yanayotarajiwa, ambayo husaidia kuweka mkutano kwenye mstari na kuhakikisha kuwa washiriki wote wanafahamu majukumu yao.
- Inakuza mawasiliano yenye ufanisi. Mkutano mzuri unahitaji mawasiliano yenye ufanisi. Washiriki wote watapata fursa ya kueleza mawazo na mawazo yao, na majadiliano yahimizwe kwa kusikiliza kwa makini na mazungumzo ya heshima.
- Ina matokeo ya wazi na vitendo vya ufuatiliaji. Bila haya, mkutano hauna tija na haufanyi kazi kwani wahudhuriaji hawatakuwa na uhakika wa hatua zao zinazofuata. Kutoka huko, ni vigumu kuleta ufanisi kwa mkutano wowote wa ufuatiliaji.
Vidokezo zaidi na AhaSlides
- Mikutano katika Biashara | Aina 10 za Kawaida na Mbinu Bora
- Njia Bora ya Kukaribisha Mikutano ya Utangulizi
- Hatua 11 za Kuendesha kwa Mafanikio Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati
Vidokezo 8 vya Kuwa na Mkutano Mzuri
Bila shaka, ili kuwa na mkutano mzuri kama ulio juu na usipoteze wakati na jitihada za wahudhuriaji, unahitaji kuzingatia maandalizi na ufuatiliaji kabla, wakati, na baada ya mkutano. Kuzingatia hatua hizi kutahakikisha matokeo laini na mafanikio.
Kabla ya Mkutano - Muwe na Mkutano Mzuri
1/ Bainisha madhumuni na aina ya mkutano
Madhumuni, malengo, na aina ya mkutano inapaswa kufafanuliwa na kuhakikishwa yanaeleweka na washiriki wote. Hakuna anayetaka kuja kwenye mkutano kwa dakika 10 na bado hajui wajibu wao na ni nini hoja ya majadiliano hapa. Aina fulani za mikutano hutumikia tu madhumuni maalum kama vile
- Mikutano ya kufanya maamuzi. Zinafanywa wakati maamuzi na vitendo vinahitajika.
- Mikutano ya kutatua matatizo. Wanaitwa kutafuta suluhu ya tatizo/mgogoro.
- Mikutano ya mawazo. Ni mahali pa kukusanya mawazo mapya ya msingi na michango kutoka kwa wanachama.
2/ Kuwa na ajenda
Hakikisha una ajenda za mkutano na kuituma kabla ya mkutano kwa washiriki wote, jambo ambalo litasaidia waliohudhuria kuelewa madhumuni, malengo na matokeo yanayotarajiwa ya mkutano. Pia hutumika kama mwongozo wa kuwasaidia kukusanya taarifa muhimu na hati kama vile ripoti, data, mawasilisho au hati nyingine muhimu.
3/ Weka kanuni za msingi
Kanuni za msingi ni miongozo au kanuni ambazo zimekubaliwa mapema na washiriki wote na kusaidia kujenga mazingira yenye tija na heshima kwa majadiliano. Zinaweza kujumuisha kuhimiza usikilizaji makini, kuheshimu utofauti, kuwa na muda mdogo wa majadiliano, n.k.
Wakati wa Mkutano - Muwe na Mkutano Mzuri
4/ Anza na mchezo wa kuvunja barafu
Kuanzia na mbunifu wa kuvunja barafu ni njia nzuri ya kupunguza mvutano na kupata kila mtu katika hali sahihi ya mkutano wa timu. Kuvunja nyakati zisizo za kawaida za ukimya mwanzoni mwa mkutano kunaweza kusaidia kuweka sauti kwa ajili ya kipindi chenye matokeo na kufurahisha.
Badala ya kutegemea zilizopitwa na wakati, unaweza kushiriki katika mijadala nyepesi, mazungumzo ya kawaida, au maswali ya moja kwa moja ambayo yanaweza kuwa ya kufurahisha sana, ya ubunifu, ya ushindani na kuundwa kwa urahisi katika suala la dakika chache. Kwa hivyo, kwa nini usijaribu kitu kipya?
5/ Unda nafasi ya ushirikiano
Mkutano wa timu ni fursa muhimu ya kujadili na kufanya maamuzi kama kikundi. Badala ya kujaribu kuja na mawazo mapya papo hapo, washiriki wa timu wanapaswa kuleta ripoti zao zilizotayarishwa, mawazo na mitazamo kwenye meza. Kwa njia hii, timu inaweza kufanya kazi pamoja ili kufikia uamuzi wa mwisho uliofikiriwa vizuri na mzuri.
Timu inaweza basi kufikiria kufanya uchunguzi wa moja kwa moja wa mawazo yaliyojadiliwa na kukusanya maoni ya wakati halisi kupitia kura za kuishi na maswali mengi ya kuchagua au ya wazi kutoka AhaSlides.
Kwa kutumia msimbo wa kipekee wa QR au kiungo, washiriki wa timu wanaweza kufikia na kutoa maoni yao papo hapo, na matokeo yataonyeshwa moja kwa moja kwenye skrini. Hii husaidia kuepuka kupoteza muda na kuhakikisha kwamba mawazo yote yanakamatwa kwa haki.
6/ Weka timu yako ikishiriki
Usiwape wahudhuriaji fursa ya kuwakengeusha kwa kuwafanya washiriki wakati wa mkutano. Unaweza kupanga "jedwali la mzunguko mtandaoni" ambapo kila mtu anaweza kushiriki na kuchangia. Na watu wenye aibu? Usijali. Asiyejulikana Q&A itatatua tatizo hili.
Pia, usisahau kuruhusu nafasi fulani kwa hiari. Kwa sababu mkutano mzuri na mzuri ni mahali pazuri pa masuluhisho mapya na ubunifu kuibuka. Kuvunja hali ya uvivu na ya mafadhaiko kwa kuwahimiza washiriki kufikiria kwa ubunifu nao wingu la neno itakuwa shughuli ya kuvutia na yenye ufanisi. Jaribu na uone.
Baada ya Mkutano - Muwe na Mkutano Mzuri
7/ Maliza kwa vitendo vya ufuatiliaji wazi na ratiba
Ili kuhitimisha kikao cha kimkakati, hakikisha kuwa kila mhudhuriaji ana uwazi kuhusu hatua zake zinazofuata.
Acha idara zijadiliane:
- Je, ni vipimo gani vitaonyesha maendeleo yao? Kuwa mahususi ili maendeleo yaweze kufuatiliwa.
- Ni washirika gani wanaofanya kazi mbalimbali wanahitaji uratibu ili kufanikiwa? Ushirikiano thabiti ni muhimu.
- Mikutano ya ufuatiliaji itahitaji masasisho ya aina gani? Ripoti? Mawasilisho? Fikiria matokeo mapema.
- Je, ni lini tunaweza kutarajia matokeo ya awali au taarifa? Weka makataa kabambe lakini yanaweza kufikiwa ili kudumisha kasi.
8/ Kuwa na dakika za mkutano
Daima unahitaji maelezo ya kina, kamili, wazi na rahisi kuelewa dakika za mkutano kutuma kwa washiriki, bodi ya wakurugenzi, viongozi wakuu, na wale ambao hawawezi kuhudhuria. Sio hati tu, msingi wa yaliyomo kwa mikutano inayofuata lakini pia msingi wa kisheria (ikiwa ni lazima).
Kuchukua Muhimu
Tunatumahi, vidokezo vya kuwa na mkutano mzuri huo AhaSlides iliyoshirikiwa hapo juu sio ngumu sana. Kumbuka kwamba mikutano yenye matokeo ni ile ambayo kila mtu anahisi kuthaminiwa, kusikilizwa, na kutiwa moyo kuzungumza. Mkutano lazima utoe matokeo yaliyobainishwa na kutimiza madhumuni yaliyokusudiwa. Baada ya mkutano, kila mtu anakubali majukumu yake na kujitolea kufuata mipango iliyojadiliwa.
