Kuhakikisha kuwa una watu wanaofaa na ujuzi unaofaa tayari kwenda unapowahitaji - hiyo ni mipango ya wafanyakazi.
Haijalishi kama wewe ni mwanzilishi au kampuni iliyoanzishwa, kuwa na mpango mzuri wa utumishi, uliofikiriwa vizuri hufanya tofauti kubwa katika kufikia malengo yako.
Katika mwongozo huu, tutashughulikia misingi ya kujua yako mchakato wa kupanga wafanyakazi, kwa nini ni muhimu, na jinsi ya kufanya mpango ambao utasaidia biashara yako kufanikiwa bila kujali ni nini kinachobadilika huko nje.
Kwa hivyo tulia, tunaruka katika ulimwengu wa mikakati ya wafanyikazi!
Orodha ya Yaliyomo
Vidokezo vya Ushiriki wa Shirika
Fanya Maswali Yako Mwenyewe na Uiandae Moja kwa Moja.
Anzisha furaha ndani ya timu yako. Pata ushiriki, ongeza tija!
Anza bila malipo
Mipango ya Nguvu kazi ni nini?
Mipango ya wafanyakazi au mipango ya rasilimali watu ni mchakato wa kutabiri mahitaji ya baadaye ya rasilimali watu ya shirika na kuamua jinsi ya kukidhi mahitaji hayo. Inahusisha:
• Kuchambua nguvu kazi ya sasa - ujuzi wao, umahiri, kazi, na majukumu
• Kutabiri mahitaji ya baadaye ya rasilimali watu kulingana na malengo ya biashara, mkakati na ukuaji unaotarajiwa
• Kubainisha mapengo yoyote kati ya mahitaji ya sasa na yajayo - kulingana na wingi, ubora, ujuzi na majukumu.
• Kutengeneza suluhu za kujaza mapengo hayo - kupitia kuajiri, mafunzo, programu za maendeleo, marekebisho ya fidia, n.k.
• Kuunda mpango wa kutekeleza masuluhisho hayo, ndani ya muda uliopangwa na bajeti
• Kufuatilia utekelezaji na kufanya marekebisho ya mpango wa wafanyakazi inapohitajika
Je, ni Mambo Gani Muhimu ya Mchakato wa Kupanga Wafanyakazi?
Sehemu kuu za mchakato wa kupanga wafanyikazi kawaida ni:
Upeo: Inahusisha uchambuzi wa kiasi na ubora. Uchambuzi wa kiasi unajumuisha kukokotoa viwango vya wafanyakazi vya sasa na vya baadaye kulingana na makadirio ya mzigo wa kazi. Uchambuzi wa ubora huzingatia ujuzi, uwezo na majukumu yanayohitajika.
Muda: Mpango wa wafanyikazi kwa kawaida hushughulikia upeo wa macho wa mwaka 1-3, na makadirio ya muda mrefu pia. Inasawazisha mahitaji ya kimbinu ya muda mfupi na malengo ya kimkakati ya muda mrefu.
Vyanzo: Data kutoka vyanzo mbalimbali hutumika kama maingizo kwa mchakato wa kupanga, ikiwa ni pamoja na mipango ya biashara, utabiri wa soko, mwelekeo wa upotevu, uchanganuzi wa fidia, hatua za uzalishaji n.k.
Mbinu: Mbinu za utabiri zinaweza kuanzia uchanganuzi rahisi wa mienendo hadi mbinu za kisasa zaidi kama vile uigaji na uundaji wa miundo. Matukio mengi ya 'vipi kama' mara nyingi hutathminiwa.
Matumizi: Mpango wa wafanyakazi hubainisha suluhu za kujaza mapengo ya ujuzi, ikiwa ni pamoja na kuajiri, mafunzo, mabadiliko ya fidia, utumaji kazi nje/uuzaji nje, na kusambaza upya wafanyakazi waliopo. Mipango ya utekelezaji inaundwa ili kutekeleza masuluhisho ndani ya ratiba ya matukio na vikwazo vya gharama. Majukumu na uwajibikaji hupewa.
Mpango wa wafanyikazi unafuatiliwa kwa msingi unaoendelea. Mipango ya dharura hutengenezwa ikiwa makadirio ya kesi hayatafanyika kama ilivyopangwa.
Upangaji mzuri wa wafanyikazi unahitaji mchango na ushirikiano kutoka kwa maeneo yote muhimu ya utendaji, haswa shughuli, fedha, na vitengo tofauti vya biashara.
Zana za teknolojia zinaweza kusaidia katika upangaji wa wafanyikazi, haswa kwa uchanganuzi wa kiasi na uundaji wa wafanyikazi. Lakini uamuzi wa mwanadamu unabaki kuwa muhimu.
Madhumuni ya Mipango ya Wafanyakazi katika HRM ni nini?
#1 - Sawazisha mahitaji ya rasilimali watu na malengo ya biashara na mkakati: Upangaji wa wafanyikazi husaidia kuamua idadi na aina ya wafanyikazi wanaohitajika kusaidia malengo ya kampuni, mipango ya ukuaji na mipango ya kimkakati. Inahakikisha rasilimali watu inatumwa mahali ambapo wanaweza kuleta athari kubwa zaidi.
#2 - Tambua na ujaze mapengo ya ujuzi: Kwa kutabiri mahitaji ya ujuzi wa siku zijazo, upangaji wa wafanyikazi unaweza kutambua mapungufu yoyote kati ya ujuzi wa sasa wa mfanyakazi na mahitaji ya baadaye. Kisha huamua jinsi ya kujaza mapengo hayo kupitia uajiri, mafunzo au programu za maendeleo.
#3 - Boresha gharama za wafanyikazi: Upangaji wa wafanyikazi unalenga kulinganisha gharama za wafanyikazi na mahitaji ya mzigo wa kazi. Inaweza kutambua maeneo ya utumishi wa ziada au wafanyakazi wachache ili idadi sahihi ya wafanyakazi walio na ujuzi sahihi iweze kutumwa. Hii husaidia kudhibiti gharama za wafanyikazi.
#4 - Boresha tija ya talanta: Kwa kuhakikisha watu wanaofaa wako katika kazi zinazofaa na ujuzi sahihi, upangaji wa wafanyikazi unaweza kuongeza tija na ufanisi wa jumla. Wafanyikazi wanafaa zaidi kwa majukumu yao na shirika huongeza mtaji wao wa kibinadamu.
#5 - Tazamia mahitaji ya siku zijazo: Upangaji wa wafanyikazi husaidia kutarajia mabadiliko katika mazingira ya biashara na mahitaji ya wafanyikazi. Kwa hivyo, HR inaweza kuandaa mikakati mapema ili kuhakikisha kuwa mahitaji ya wafanyikazi yanatimizwa. Mtazamo huu makini husaidia katika kuunda nguvu kazi ya haraka na inayoweza kubadilika, ambayo ni muhimu kwa mafanikio ya shirika lolote.
#6 - Boresha motisha ya wafanyikazi: Kwa kutabiri kwa usahihi na kukidhi mahitaji ya rasilimali watu, kampuni inaweza kupunguza utata wowote kuhusu majukumu ya kazi, mzigo mkubwa wa kazi, na mapungufu ya umahiri, ambayo yote yana uwezo wa kuathiri vibaya kutosheka kwa wafanyikazi.
Je, ni Hatua 4 zipi katika Mchakato wa Kupanga Wafanyakazi?
Mashirika yanaweza kupanga ufanisi mipango ya wafanyakazi mchakato kwa kuzingatia hatua hizi nne rahisi, bila kwenda kupita kiasi:
#1. Utabiri wa mahitaji
- Kulingana na malengo ya kampuni, mikakati na makadirio ya ukuaji, upanuzi, uzinduzi wa bidhaa mpya, n.k.
- Huzingatia vipengele kama vile jinsi kampuni inavyopangwa, ni teknolojia gani mpya wanaweza kutumia, na ni kiasi gani wanatumia wafanyakazi wao.
- Huamua idadi ya watu wanaohitajika, kwa jukumu, seti ya ujuzi, familia ya kazi, kiwango, eneo, nk.
- Matukio mengi mara nyingi hutathminiwa ili kujenga katika unyumbufu fulani.
#2. Uchambuzi wa usambazaji
- Huanza na idadi ya sasa ya wafanyakazi na kazi/majukumu yao.
- Huchanganua mitindo ya upungufu, utabiri wa kustaafu, na viwango vya nafasi za kazi ili kubaini ni watu wangapi watasalia.
- Inazingatia muda wa uajiri wa nje, na upatikanaji wa ujuzi unaohitajika katika soko la ajira.
- Hutathmini uwezekano wa kutumwa upya, kushiriki kazi, kazi ya muda na utumaji kazi nje.
#3. Uchambuzi wa pengo
- Linganisha makadirio ya kile ambacho watu watahitaji katika siku zijazo na kile ambacho tayari tunacho. Kwa njia hiyo, tunaweza kuona ikiwa mapungufu yoyote yanahitaji kujazwa.
- Hubainisha mapungufu kulingana na idadi ya watu na seti maalum za ujuzi.
- Hubainisha mapungufu katika vipimo kama vile uwezo, viwango vya uzoefu, majukumu ya kazi, maeneo, n.k.
- Husaidia kubainisha ukubwa wa suluhu zinazohitajika, kwa mfano, idadi ya waajiriwa wapya, wanaofunzwa, na usanifu upya wa kazi.
#4. Mipango ya utekelezaji
- Hubainisha suluhu kama vile kuajiri, mafunzo, matangazo, mipango ya zawadi, n.k.
- Huweka ratiba za utekelezaji, hupeana majukumu, na kukadiria bajeti.
- Hutengeneza mipango ya dharura katika hali ya mshtuko wa chini kuliko inavyotarajiwa, mahitaji ya juu, n.k.
- Inafafanua Viashiria Muhimu vya Utendaji kazi (KPIs) ili kupima mafanikio ya mpango wa wafanyakazi.
- Huendesha marekebisho ya kila mara na uboreshaji wa mchakato wa kupanga wafanyikazi kwa wakati.
Mfano wa Mipango ya Wafanyakazi
Je, bado huna picha wazi? Huu hapa ni mfano wa mchakato wa kupanga wafanyakazi kufuatia hatua 4 muhimu ili kukusaidia kunyakua dhana vizuri zaidi:
Kampuni ya kutengeneza programu inatabiri ukuaji wa 30% katika miaka 2 ijayo kulingana na kandarasi na miradi mipya inayotekelezwa. Wanahitaji kuunda mpango wa wafanyikazi ili kuhakikisha kuwa wana wasanidi wa kutosha kukidhi mahitaji haya.
Hatua ya 1: Utabiri wa Mahitaji
Wanahesabu kwamba ili kusaidia ukuaji wa makadirio ya 30%, watahitaji:
• Wasanidi 15 wa ziada waandamizi
• Wasanidi 20 wa ziada wa kiwango cha kati
• Wasanidi 10 wa ziada wa chini
Kulingana na muundo wao wa sasa na mahitaji ya mradi.
Hatua ya 2: Uchambuzi wa Ugavi
Kwa sasa wana:
• Wasanidi wakuu 50
• Wasanidi 35 wa kiwango cha kati
• Wasanidi 20 wa chini
Kulingana na mwelekeo wa upunguzaji, wanatarajia kupoteza:
• Wasanidi wakuu 5
• Wasanidi 3 wa kiwango cha kati
• Wasanidi 2 wa chini
Katika kipindi cha miaka 2 ijayo.
Hatua ya 3: Uchambuzi wa Pengo
Kulinganisha mahitaji na usambazaji:
• Wanahitaji wasanidi wakuu 15 zaidi lakini watapata 5 pekee, na kuacha pengo la 10
• Wanahitaji watengenezaji 20 zaidi wa kiwango cha kati na kupata 2 pekee, na kuacha pengo la 18
• Wanahitaji watengenezaji 10 zaidi na kupoteza 2 pekee, na kuacha pengo la 12
Hatua ya 4: Mipango ya Utekelezaji
Wanatengeneza mpango wa:
• Kuajiri wasanidi wakuu 8 na watengenezaji 15 wa ngazi ya kati nje
• Wapandishe wasanidi programu 5 wa ndani wa ngazi ya kati hadi ngazi ya juu
• Kuajiri wanafunzi 10 wa ngazi ya awali kwa programu ya maendeleo ya miaka 2
Wanateua waajiri, kuweka ratiba na kuanzisha KPI ili kupima matokeo.
Huu ni mfano mmoja tu wa jinsi shirika linaweza kushughulikia mipango ya wafanyikazi ili kukidhi mahitaji yao ya baadaye ya rasilimali watu kulingana na mahitaji ya biashara yaliyotarajiwa. Jambo kuu ni kuwa na mchakato wa kimfumo, unaoendeshwa na data ambao hutambua mapungufu na kukuza masuluhisho mahiri.
Bottom Line
Katika ulimwengu wa kisasa wa biashara unaoenda kasi, ni muhimu kukaa mbele ya mkondo. Na mchakato wa kupanga wafanyikazi ni mzuri kutabiri mahitaji ya siku zijazo ya kampuni yako na kupanga ipasavyo, na hivyo kusaidia kukaa katika ushindani na kuhakikisha kuwa uko tayari kwa lolote litakalokuja.
maswali yanayoulizwa mara kwa mara
Madhumuni 4 makuu ya usimamizi wa wafanyikazi ni yapi?
Usimamizi wa wafanyakazi huhakikisha shirika lina idadi sahihi ya watu walio na ujuzi na ujuzi sahihi ili kufikia malengo yake. Inalenga kutumia watu kwa tija, kukuza uwezo wao na kujenga uhusiano mzuri kati ya wafanyikazi na kampuni. Hii inakamilishwa kupitia mazoea kama vile kuajiri, mafunzo, usimamizi wa utendaji na usimamizi wa fidia.
Je! Ni hatua zipi 6 katika upangaji wa rasilimali watu?
Hatua 5 katika mchakato mzuri wa kupanga wafanyakazi ni · Utabiri wa mahitaji · Kutathmini wafanyakazi wa sasa · Kuchambua mapengo · Kupanga ufumbuzi wa kujaza mapengo · Utekelezaji na uhakiki.
