8లో మంచి సమావేశాన్ని నిర్వహించడానికి ఉత్తమమైన 2024 మార్గాలు

ఉత్పాదక సమావేశాల ప్రపంచానికి స్వాగతం! ప్రొఫెషనల్స్‌గా, ఫలితాలను నడపడం, నిర్ణయాలు తీసుకోవడం మరియు ట్రాక్‌లో ఉండేందుకు సమావేశాలు ఎంత ముఖ్యమో మనందరికీ తెలుసు. అయితే, అవన్నీ మంచి నాణ్యత కలిగి ఉండవు మరియు ప్రాధాన్యత ఇవ్వబడ్డాయి.

తరచుగా, సమావేశాల గురించి అడిగినప్పుడు, చాలా మంది వ్యక్తులు తమ అసమర్థత కారణంగా తలలు వణుకుతూ లేదా నిట్టూర్పులతో ప్రతిస్పందిస్తారు. వారు తమ శక్తిని మరియు సమయాన్ని హరించే ఉత్పాదకత లేని సెషన్లలో చిక్కుకుపోతారు. అందుకే, ఈరోజు మనం నేర్చుకోబోతున్నాం మంచి సమావేశాన్ని ఎలా నిర్వహించాలి!

ప్రారంభించండి!

• మంచి సమావేశాన్ని ఏది చేస్తుంది?
• ఒక మంచి సమావేశం కోసం 8 చిట్కాలు
  • 1/ సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం మరియు రకాన్ని నిర్వచించండి
  • 2/ ఎజెండాను కలిగి ఉండండి
  • 3/ ప్రాథమిక నియమాలను ఏర్పాటు చేయండి 
  • 4/ ఐస్ బ్రేకర్ గేమ్‌తో ప్రారంభించండి
  • 5/ సహకారం కోసం ఒక స్థలాన్ని సృష్టించండి
  • 6/ మీ బృందాన్ని నిశ్చితార్థం చేసుకోండి
  • 7/ స్పష్టమైన తదుపరి చర్యలు మరియు సమయపాలనలతో ముగించండి
  • 8/ సమావేశ నిమిషాలను కలిగి ఉండండి 
• కీ టేకావేస్

మంచి సమావేశాన్ని ఏది చేస్తుంది?

మీటింగ్‌లు ఏదైనా వ్యాపారం లేదా సంస్థ యొక్క ముఖ్యమైన భాగం. వ్యక్తులు కలిసి రావడానికి, ఆలోచనలను మార్పిడి చేసుకోవడానికి, నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి మరియు ఉమ్మడి లక్ష్యం కోసం పని చేయడానికి అవి ఒక వేదిక. 

మంచి సమావేశం అనేది చక్కగా నిర్వహించబడినది, ఉత్పాదకమైనది, ఆశించిన ఫలితాలను సాధించడం మరియు పాల్గొనే వారందరినీ వినడం మరియు విలువైనదిగా భావించడం.

మంచి సమావేశాన్ని సృష్టించే కొన్ని అంశాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:

• దీనికి స్పష్టమైన ప్రయోజనం ఉంది. మీటింగ్ యొక్క లక్ష్యాలు మరియు ఆశించిన ఫలితాలతో పాటు దాని ఉద్దేశ్యాన్ని తెలిపే స్పష్టమైన ఎజెండాతో మంచి సమావేశం ప్రారంభమవుతుంది, ఇది సమావేశాన్ని ట్రాక్‌లో ఉంచడంలో సహాయపడుతుంది మరియు పాల్గొనే వారందరికీ వారి పనుల గురించి తెలుసునని నిర్ధారిస్తుంది.
• ఇది సమర్థవంతమైన కమ్యూనికేషన్‌ను ప్రోత్సహిస్తుంది. మంచి సమావేశానికి సమర్థవంతమైన కమ్యూనికేషన్ అవసరం. పాల్గొనే వారందరికీ వారి ఆలోచనలు మరియు ఆలోచనలను వ్యక్తీకరించడానికి అవకాశాలు ఉంటాయి మరియు చురుకైన వినడం మరియు గౌరవప్రదమైన సంభాషణలతో చర్చను ప్రోత్సహించాలి.
• ఇది స్పష్టమైన అవుట్‌పుట్‌లు మరియు తదుపరి చర్యలను కలిగి ఉంది. ఇవి లేకుండా, హాజరైనవారు వారి తదుపరి దశల గురించి అనిశ్చితంగా ఉంటారు కాబట్టి సమావేశం ఉత్పాదకత లేనిది మరియు అసమర్థమైనది. అక్కడ నుండి, ఏదైనా తదుపరి సమావేశానికి సమర్థతను తీసుకురావడం కష్టం.

AhaSlidesతో మరిన్ని చిట్కాలు

• వ్యాపారంలో సమావేశాలు | 10 సాధారణ రకాలు మరియు ఉత్తమ పద్ధతులు
• హోస్ట్ చేయడానికి ఉత్తమ మార్గం పరిచయ సమావేశాలు
• విజయవంతంగా నడపడానికి 11 దశలు వ్యూహాత్మక నిర్వహణ సమావేశం

ఒక మంచి సమావేశం కోసం 8 చిట్కాలు

వాస్తవానికి, పైన పేర్కొన్న విధంగా మంచి సమావేశాన్ని కలిగి ఉండటానికి మరియు హాజరైన వారి సమయాన్ని మరియు కృషిని వృథా చేయకుండా ఉండటానికి, మీరు సమావేశానికి ముందు, సమయంలో మరియు తర్వాత ప్రిపరేషన్ మరియు ఫాలో-అప్‌ను పరిగణించాలి. ఈ దశలను గమనించడం వలన మృదువైన మరియు విజయవంతమైన ఫలితం ఉంటుంది. 

సమావేశానికి ముందు - మంచి మీటింగ్ పెట్టుకోండి

1/ సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం మరియు రకాన్ని నిర్వచించండి

సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం, లక్ష్యాలు మరియు రకాన్ని నిర్వచించాలి మరియు పాల్గొనే వారందరికీ అర్థం అయ్యేలా చూడాలి. 10 నిమిషాలు సమావేశానికి రావాలని ఎవరూ కోరుకోరు మరియు ఇప్పటికీ వారి బాధ్యత గురించి తెలియదు మరియు ఇక్కడ చర్చ యొక్క అంశం ఏమిటి. కొన్ని రకాల సమావేశాలు నిర్దిష్ట ప్రయోజనాల కోసం మాత్రమే ఉపయోగపడతాయి

• నిర్ణయాత్మక సమావేశాలు. నిర్ణయాలు మరియు చర్యలు అవసరమైనప్పుడు అవి నిర్వహించబడతాయి.
• సమస్యల పరిష్కార సమావేశాలు. సమస్య/సంక్షోభానికి పరిష్కారం కనుగొనడానికి వారిని పిలుస్తారు.
• మేధోమథన సమావేశాలు. సభ్యుల సహకారంతో కొత్త ఆలోచనలను సేకరించడానికి అవి ఒక ప్రదేశం.

2/ ఎజెండాను కలిగి ఉండండి

మీకు ఒక ఉందని నిర్ధారించుకోండి సమావేశం ఎజెండా మరియు మీటింగ్‌కు ముందు దానిని పాల్గొనే వారందరికీ పంపండి, ఇది మీటింగ్ యొక్క ఉద్దేశ్యం, లక్ష్యాలు మరియు ఆశించిన ఫలితాలను అర్థం చేసుకోవడానికి హాజరైన వారికి సహాయపడుతుంది. నివేదికలు, డేటా, ప్రెజెంటేషన్‌లు లేదా ఇతర సంబంధిత పత్రాలు వంటి అవసరమైన సమాచారాన్ని మరియు పత్రాలను ముందస్తుగా సేకరించడంలో వారికి సహాయపడటానికి ఇది మార్గదర్శకంగా కూడా పనిచేస్తుంది.

3/ ప్రాథమిక నియమాలను ఏర్పాటు చేయండి 

ప్రాథమిక నియమాలు మార్గదర్శకాలు లేదా నిబంధనలు, ఇది పాల్గొనే వారందరూ ముందుగానే అంగీకరించారు మరియు చర్చ కోసం ఉత్పాదక మరియు గౌరవప్రదమైన వాతావరణాన్ని సృష్టించడంలో సహాయపడతాయి. అవి చురుకుగా వినడాన్ని ప్రోత్సహించడం, వైవిధ్యాన్ని గౌరవించడం, చర్చకు పరిమిత సమయం ఉండటం మొదలైనవి ఉండవచ్చు.

సమావేశం సందర్భంగా - మంచి మీటింగ్ పెట్టుకోండి

4/ ఐస్ బ్రేకర్ గేమ్‌తో ప్రారంభించండి

a తో మొదలవుతుంది సృజనాత్మక ఐస్ బ్రేకర్ ఒత్తిడిని తగ్గించడానికి మరియు బృంద సమావేశానికి ప్రతి ఒక్కరినీ సరైన మానసిక స్థితికి తీసుకురావడానికి ఇది ఒక గొప్ప మార్గం. సమావేశం ప్రారంభంలో నిశ్శబ్దం యొక్క ఇబ్బందికరమైన క్షణాలను విచ్ఛిన్నం చేయడం ఉత్పాదక మరియు ఆనందించే సెషన్‌కు టోన్‌ను సెట్ చేయడంలో సహాయపడుతుంది.

కాలం చెల్లిన వాటిపై ఆధారపడే బదులు, మీరు తేలికైన చర్చలు, సాధారణ సంభాషణలు లేదా లైవ్ క్విజ్‌లో పాల్గొనవచ్చు, అది చాలా సరదాగా, సృజనాత్మకంగా, పోటీగా మరియు కేవలం నిమిషాల వ్యవధిలో సులభంగా సృష్టించబడుతుంది. కాబట్టి, కొత్తదాన్ని ఎందుకు ప్రయత్నించకూడదు?

5/ సహకారం కోసం ఒక స్థలాన్ని సృష్టించండి

బృందం సమావేశం అనేది ఒక సమూహంగా చర్చించి నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి ఒక విలువైన అవకాశం. అక్కడికక్కడే కొత్త ఆలోచనలతో ముందుకు రావడానికి బదులుగా, బృంద సభ్యులు వారి సిద్ధం చేసిన నివేదికలు, ఆలోచనలు మరియు దృక్కోణాలను టేబుల్‌పైకి తీసుకురావాలి. ఈ విధంగా, బృందం కలిసి బాగా ఆలోచించి తుది నిర్ణయానికి రావడానికి కలిసి పని చేయవచ్చు.

చర్చించిన ఆలోచనల యొక్క ప్రత్యక్ష సర్వేను నిర్వహించడం మరియు నిజ-సమయ అభిప్రాయాన్ని సేకరించడం గురించి బృందం పరిగణించవచ్చు ప్రత్యక్ష పోల్స్ AhaSlides నుండి బహుళ-ఎంపిక లేదా ఓపెన్-ఎండ్ ప్రశ్నలతో. 

ప్రత్యేకమైన QR కోడ్ లేదా లింక్‌ని ఉపయోగించడం ద్వారా, బృంద సభ్యులు తక్షణమే యాక్సెస్ చేయగలరు మరియు వారి ఇన్‌పుట్‌ను అందించగలరు మరియు ఫలితాలు నేరుగా స్క్రీన్‌పై ప్రదర్శించబడతాయి. ఇది సమయం వృధా కాకుండా ఉండటానికి సహాయపడుతుంది మరియు అన్ని ఆలోచనలు న్యాయబద్ధంగా సంగ్రహించబడిందని నిర్ధారిస్తుంది.

6/ మీ బృందాన్ని నిశ్చితార్థం చేసుకోండి

మీ హాజరీలను మీటింగ్ సమయంలో నిమగ్నమై ఉంచడం ద్వారా దృష్టి మరల్చే అవకాశాన్ని ఇవ్వకండి. మీరు "ఆన్‌లైన్ రౌండ్ టేబుల్"ని నిర్వహించవచ్చు, ఇక్కడ ప్రతి ఒక్కరూ పాల్గొనవచ్చు మరియు సహకరించవచ్చు. పిరికి వ్యక్తులతో? చింతించకు. అనామకుడు ప్రశ్నోత్తరాలు ఈ సమస్యను పరిష్కరిస్తుంది.

అలాగే, ఆకస్మికత కోసం కొంత స్థలాన్ని అనుమతించడం మర్చిపోవద్దు. ఎందుకంటే ఆరోగ్యకరమైన మరియు చురుకైన సమావేశం కొత్త పరిష్కారాలు మరియు ఆవిష్కరణలు ఉద్భవించడానికి అనువైన ప్రదేశం. పాల్గొనేవారిని సృజనాత్మకంగా ఆలోచించేలా ప్రోత్సహించడం ద్వారా నిదానమైన మరియు ఒత్తిడితో కూడిన వాతావరణాన్ని విచ్ఛిన్నం చేయడం వర్డ్ క్లౌడ్ ఒక ఆసక్తికరమైన మరియు సమర్థవంతమైన కార్యాచరణ ఉంటుంది. ప్రయత్నించి చూడండి.

సమావేశం తరువాత - మంచి మీటింగ్ పెట్టుకోండి

7/ స్పష్టమైన తదుపరి చర్యలు మరియు సమయపాలనలతో ముగించండి

వ్యూహాత్మక సెషన్‌ను ముగించడానికి, ప్రతి హాజరైన వారి తదుపరి దశలపై స్పష్టత ఉందని నిర్ధారించుకోండి.

శాఖలు చర్చించండి:

• ఏ కొలమానాలు వారి పురోగతిని ప్రదర్శిస్తాయి? నిర్దిష్టంగా ఉండండి, తద్వారా పురోగతిని ట్రాక్ చేయవచ్చు.
• ఏ క్రాస్-ఫంక్షనల్ భాగస్వాములు విజయవంతం కావడానికి సమన్వయం అవసరం? బలమైన సహకారం కీలకం.
• తదుపరి సమావేశాలకు ఎలాంటి అప్‌డేట్‌లు అవసరం? నివేదికలు? ప్రదర్శనలు? ముందుగానే ఆలోచనాత్మక ఫలితాలు.
• మేము ప్రాథమిక ఫలితాలు లేదా సమాచారాన్ని ఎప్పుడు ఆశించవచ్చు? వేగాన్ని కొనసాగించడానికి ప్రతిష్టాత్మకమైన ఇంకా సాధించగల గడువులను సెట్ చేయండి.

8/ సమావేశ నిమిషాలను కలిగి ఉండండి

ఎల్లప్పుడూ వివరంగా, క్షుణ్ణంగా, స్పష్టంగా మరియు సులభంగా అర్థం చేసుకోవడం అవసరం సమావేశ అంశాలు పాల్గొనేవారు, డైరెక్టర్ల బోర్డు, సీనియర్ నాయకులు మరియు హాజరుకాలేని వారికి పంపడానికి. అవి పత్రాలు మాత్రమే కాదు, తదుపరి సమావేశాలకు కంటెంట్ ఆధారం కానీ చట్టపరమైన ఆధారం (అవసరమైతే).

కీ టేకావేస్

ఆశాజనక, మంచి సమావేశాన్ని కలిగి ఉండటానికి చిట్కాలు అహా స్లైడ్స్ పైన పంచుకున్నవి చాలా క్లిష్టంగా లేవు. ఉత్పాదక సమావేశాలు అంటే ప్రతి ఒక్కరూ ప్రశంసించబడతారని, విన్నారని మరియు మాట్లాడమని ప్రోత్సహించారని గుర్తుంచుకోండి. సమావేశం తప్పనిసరిగా నిర్వచించబడిన ఫలితాన్ని అందించాలి మరియు దాని ఉద్దేశించిన ప్రయోజనాన్ని అందించాలి. సమావేశం తరువాత, ప్రతి ఒక్కరూ తమ పాత్రలను అంగీకరిస్తారు మరియు చర్చించిన ప్రణాళికలను అనుసరించడానికి కట్టుబడి ఉంటారు.