ความเงียบที่น่าอึดอัดในช่วงเริ่มต้นของการประชุมนั้นมีค่าใช้จ่ายมากกว่าแค่ไม่กี่วินาทีที่น่ากระอักกระอ่วน ผู้เข้าร่วมที่พูดคุยในช่วงห้านาทีแรกของการโทรมีแนวโน้มที่จะเสนอไอเดียมากขึ้นตลอดช่วงเวลาที่เหลือ [1] คำถามเปิดที่เหมาะสมจะทำให้ผู้คนเริ่มพูดคุยและพูดคุยกันต่อไป
รายการนี้ประกอบด้วยคำถามที่จัดเรียงตามระดับความลึก บริบท และขนาดทีม พร้อมกรอบการทำงานง่ายๆ สำหรับการตัดสินใจว่าจะใช้คำถามประเภทใดในสถานการณ์ใด
กรอบแนวคิดสำหรับการปรับระดับความยากของคำถามให้เหมาะสมกับทีมของคุณ
ไม่ใช่ทุกกลุ่มที่จะพร้อมรับมือกับคำถามประเภทเดียวกัน การถามทีมงานข้ามสายงานที่เพิ่งก่อตั้งใหม่ว่า "ความเข้าใจผิดที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้คนมีต่อคุณคืออะไร" ในวันแรก มักจะทำให้เกิดความเงียบหรือการเบี่ยงเบนประเด็น การขอให้ทีมที่ทำงานมาสองปีเลือกระหว่างกาแฟกับชาในทุกการประชุมก็เป็นเรื่องน่าเบื่ออย่างรวดเร็ว
วิธีคิดที่เป็นรูปธรรมคือ: ปรับระดับความเข้มข้นของคำถามให้เหมาะสมกับระดับความปลอดภัยทางจิตใจที่กลุ่มสร้างขึ้นมา
สำหรับทีมใหม่ กลุ่มใหญ่ และสถานการณ์ที่เป็นทางการ ควรใช้คำถามที่ไม่ซับซ้อน คำตอบใช้เวลาไม่เกิน 30 วินาที ไม่ทำให้รู้สึกไม่ปลอดภัย และทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้โดยไม่กดดัน เช่น คำถามว่า "คุณชอบสั่งกาแฟอะไรเป็นประจำ?" เพราะไม่มีใครต้องคิดมากหรือเปิดเผยอะไรที่ไม่อยากบอก
สำหรับทีมที่ทำงานร่วมกันมาได้สองสามเดือนแล้ว คำถามระดับกลางจะช่วยให้เข้าใจบุคลิกและสิ่งที่ชอบได้ดีขึ้น โดยไม่ล่วงล้ำความเป็นส่วนตัวมากเกินไป เช่น คำถามที่ว่า "คุณอยากเรียนรู้ทักษะอะไรมาตลอด?" คนส่วนใหญ่ยินดีตอบอย่างตรงไปตรงมาโดยไม่รู้สึกว่าถูกเปิดเผยตัวตน
คำถามเชิงลึกเหมาะสำหรับทีมที่มีประวัติความสัมพันธ์ที่ยาวนานและมีความไว้วางใจกันอย่างแน่นแฟ้น คำถามเหล่านี้ต้องการการเปิดเผยข้อมูลอย่างจริงใจและสร้างความสัมพันธ์แบบที่ส่งผลต่อวิธีการที่ทีมจัดการกับความขัดแย้ง การให้ข้อเสนอแนะ และการตัดสินใจที่ยากลำบาก ตัวอย่างเช่น "คุณเอาชนะความท้าทายอะไรบ้างที่หล่อหลอมให้คุณเป็นอย่างทุกวันนี้?" ไม่ใช่คำถามที่ควรถามในการประชุมครั้งแรก
หากคุณไม่แน่ใจว่าทีมของคุณอยู่ในระดับใด ให้เริ่มจากระดับล่างและสังเกตคนรอบข้าง คนที่พร้อมจะลงลึกในรายละเอียดจะส่งสัญญาณมาเอง
คำถามสร้างความสนิทสนมอย่างรวดเร็ว (ไม่เกิน 30 วินาที)
เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมประจำวัน การประชุมใหญ่ที่มีพนักงานทุกคน และการประชุมใดๆ ก็ตามที่คุณมีเวลาจำกัด แต่ยังต้องการเปิดโอกาสให้มีการพูดคุยอย่างเปิดเผย
รายการโปรดและการตั้งค่า: กาแฟหรือชาที่คุณสั่งประจำคืออะไร? รายการทีวีล่าสุดที่คุณดูและอยากแนะนำคืออะไร? คุณเป็นคนตื่นเช้าหรือนอนดึก? อีโมจิที่คุณใช้บ่อยที่สุดตอนนี้คืออะไร? ที่นั่งริมหน้าต่างหรือที่นั่งริมทางเดิน? อาหารอะไรที่คุณกินได้ทุกวันโดยไม่เบื่อ? อาหารจานโปรดที่กินแล้วรู้สึกสบายใจคืออะไร? แมว สุนัข หรือไม่ชอบทั้งสองอย่าง?
งานและอาชีพ (แบบย่อ): งานแรกของคุณคืออะไร? ทักษะการทำงานอะไรที่คุณได้เรียนรู้มาแล้วรู้สึกประหลาดใจ? แอปหรือเครื่องมืออะไรที่ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานของคุณได้มากที่สุด? คำแนะนำด้านอาชีพที่ดีที่สุดที่คุณเคยได้รับคืออะไร? นิสัยการประชุมอะไรที่คุณอยากให้ทุกคนนำไปใช้? ทำงานจากระยะไกล ทำงานแบบผสมผสาน หรือทำงานในออฟฟิศ: คุณชอบแบบไหนมากกว่ากัน? งานที่แปลกที่สุดที่คุณเคยทำหรือเคยคิดจะทำคืออะไร? สิ่งหนึ่งที่คุณอยากรู้ตั้งแต่เริ่มต้นอาชีพการงานของคุณคืออะไร?
สไตล์ส่วนตัว: คุณเป็นคนวางแผนหรือเป็นคนทำอะไรในนาทีสุดท้าย? คุณทำงานได้ดีกว่าเมื่อมีเสียงเพลง ความเงียบ หรือเสียงพื้นหลัง? คุณเป็นคนชอบจดรายการหรือเก็บทุกอย่างไว้ในหัว? คุณชอบสื่อสารมากเกินไปหรือพูดให้กระชับ? คุณเป็นคนที่อ่านคู่มือหรือเรียนรู้ไปเรื่อยๆ? คุณคิดได้ดีกว่าเมื่อได้พูดคุยหรือได้คิดไตร่ตรองเงียบๆ ก่อน? คุณเป็นคนจัดการอีเมลให้เหลือศูนย์หรือยอมรับความวุ่นวายได้แล้ว? ไปถึงที่ประชุมก่อนเวลาหรือไปถึงแบบฉิวเฉียดทุกครั้ง?
เคล็ดลับที่ใช้ได้จริงสำหรับการประชุมขนาดใหญ่: ลองใช้ AhaSlides ในรูปแบบ Word Cloud เพื่อให้คำตอบของทุกคนปรากฏบนหน้าจอพร้อมกัน การเห็นคำตอบ 40 คำตอบปรากฏขึ้นแบบเรียลไทม์นั้นกระตุ้นพลังมากกว่าการถามทีละคนอย่างแน่นอน
คำถามสร้างความสนิทสนมก่อนการประชุมงาน
เหมาะอย่างยิ่งสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานแบบมืออาชีพ ทีมงานข้ามสายงาน และงานพบปะสังสรรค์ที่ต้องการแสดงบุคลิกภาพโดยไม่เปิดเผยเรื่องส่วนตัวมากเกินไป
เส้นทางอาชีพและการเติบโต: ตอนเด็กๆ คุณอยากเป็นอะไร และตอนนี้คุณอยู่ห่างจากความฝันแค่ไหน? ทักษะอะไรที่คุณกำลังพยายามพัฒนาอยู่ตอนนี้? การตัดสินใจด้านอาชีพที่ดีที่สุดที่คุณทำในรอบปีที่ผ่านมาคืออะไร? ใครคือบุคคลที่มีอิทธิพลมากที่สุดในอาชีพการงานของคุณจนถึงตอนนี้? มีอะไรที่คุณอยากบอกตัวเองในวัยทำงานที่อายุน้อยกว่านี้บ้าง? บทบาทหรือโปรเจกต์อะไรที่เปลี่ยนความคิดของคุณเกี่ยวกับการทำงาน? วันทำงานที่ดีสำหรับคุณเป็นอย่างไร? มีอะไรที่คุณเพิ่งเรียนรู้เมื่อเร็วๆ นี้ที่ทำให้คุณประหลาดใจจริงๆ บ้าง?
ชีวิตการทำงานประจำวัน: สิ่งแรกที่คุณทำเมื่อนั่งลงทำงานคืออะไร? อะไรคือสิ่งที่บั่นทอนประสิทธิภาพการทำงานของคุณมากที่สุดในตอนนี้? อะไรคือสิ่งหนึ่งในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณที่ถูกเลื่อนไปวันพรุ่งนี้เรื่อยๆ? เช้าวันทำงานในอุดมคติของคุณเป็นอย่างไร? การประชุมใดที่คุณอยากยกเลิกถ้าทำได้? วิธีที่คุณใช้เพื่อเริ่มต้นใหม่เมื่อคุณติดขัดกับบางสิ่งบางอย่างคืออะไร? อะไรคือสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่ทำให้วันทำงานของคุณดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด? ปัญหาการทำงานล่าสุดที่คุณแก้ไขได้และรู้สึกภูมิใจจริงๆ คืออะไร?
ความชอบในการทำงาน: คุณชอบรับบรีฟแบบละเอียดหรือชอบเรียนรู้ไปเรื่อยๆ ระหว่างทำงานมากกว่ากัน? คุณชอบรับฟังคำติชมแบบไหน: เป็นลายลักษณ์อักษร วาจา หรือทันที? การทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูงหรือการทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกัน: แบบไหนเหมาะกับคุณมากกว่า? ขนาดทีมที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานให้สำเร็จคือเท่าไหร่? คุณชอบนำเสนอไอเดียตอนที่ยังไม่สมบูรณ์หรือตอนที่พัฒนาเต็มที่แล้วมากกว่ากัน? การทำงานแบบซิงโครนัสหรืออะซิงโครนัส: คุณทำงานร่วมกันได้ดีที่สุดอย่างไร? สิ่งหนึ่งที่ผู้จัดการของคุณเคยทำแล้วทำให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัดคืออะไร? คุณชอบตารางงานที่แน่นเอี้ยดมีโครงสร้างชัดเจนหรือชอบความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนตารางงานมากกว่ากัน?
พลวัตของทีม: อะไรคือสิ่งหนึ่งที่ทีมนี้ทำได้ดีและคุณไม่มองข้าม? ทีมที่ดีที่สุดที่คุณเคยเป็นส่วนหนึ่งคือทีมอะไร และอะไรทำให้ทีมนั้นประสบความสำเร็จ? อะไรคือสิ่งหนึ่งที่คุณอยากให้เพื่อนร่วมทีมรู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานของคุณ? สิ่งที่มีประโยชน์ที่สุดที่เพื่อนร่วมงานเคยทำเพื่อคุณในที่ทำงานคืออะไร? นิสัยการทำงานเป็นทีมอย่างหนึ่งที่คุณจะนำไปใช้ในทุกงานในอนาคตคืออะไร? คุณชอบจัดการกับความขัดแย้งอย่างไร: ทันที หรือหลังจากที่คุณมีเวลาคิด? อะไรคือสิ่งหนึ่งที่จะทำให้ทีมนี้ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น? เพื่อนร่วมทีมทำอะไรเมื่อเร็วๆ นี้ที่ทำให้งานของคุณง่ายขึ้น?
คำถามเพื่อสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองสำหรับการประชุมที่จัดขึ้นเป็นประจำ
เหมาะที่สุดสำหรับการตรวจสอบความคืบหน้าประจำสัปดาห์ การอัปเดตโครงการ และการประชุมที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งการใช้ประโยคเปิดเดิมๆ ซ้ำๆ กลายเป็นเหมือนฉากหลังของการประชุมไปแล้ว
กลยุทธ์หนึ่งที่ได้ผลคือ การสลับกันเลือกคำถาม เมื่อทีมผู้จัดการผลิตภัณฑ์ทำเช่นนี้ การสลับคำถามก็กลายเป็นสิ่งที่ทุกคนเตรียมตัวไว้ล่วงหน้า การแสดงความรับผิดชอบเล็กๆ น้อยๆ นี้เปลี่ยนวิธีการเปิดการประชุมในแต่ละสัปดาห์ไปเลย
กิจกรรมสร้างความคึกคักในการประชุม: สิ่งหนึ่งที่คุณตั้งตารอในสัปดาห์นี้คืออะไร? คำเดียวที่อธิบายความคิดของคุณในตอนนี้คืออะไร? สิ่งสุดท้ายที่ทำให้คุณหัวเราะในที่ทำงานคืออะไร? ความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ จากสัปดาห์ที่ผ่านมาที่ควรค่าแก่การกล่าวถึงคืออะไร? สิ่งหนึ่งที่คุณดีใจที่ผ่านพ้นไปแล้วจากสัปดาห์ที่แล้วคืออะไร? สิ่งหนึ่งที่คุณอยากทำให้เสร็จก่อนสิ้นสัปดาห์นี้คืออะไร? สิ่งที่น่าสนใจที่สุดที่คุณได้อ่านหรือได้ยินในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมาคืออะไร? สิ่งหนึ่งที่คุณอยากเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับสัปดาห์ที่ผ่านมาคืออะไร?
แนวทางการคิดสร้างสรรค์: ถ้าคุณสามารถออกแบบใหม่ได้หนึ่งอย่างเกี่ยวกับวิธีการทำงานของทีม คุณจะเปลี่ยนอะไร? มีปัญหาอะไรที่คุณเคยเห็นได้รับการแก้ไขในวิธีที่ไม่คาดคิดมาก่อนบ้าง? ถ้าคุณมีเวลาทำงานเพิ่มอีกหนึ่งชั่วโมง คุณจะทำอะไร? มีอะไรบ้างที่อุตสาหกรรมอื่นทำแล้วทีมของคุณน่าจะนำไปใช้ได้? ถ้าทีมของคุณมีงบประมาณไม่จำกัดเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ คุณจะลองทำอะไร? มีข้อสันนิษฐานอะไรในทีมของคุณที่ควรตั้งคำถามบ้าง? ถ้าคุณต้องอธิบายสิ่งที่ทีมของคุณทำให้กับเด็กอายุสิบขวบ คุณจะพูดอะไร? มีอะไรบ้างที่ทีมของคุณทำด้วยวิธีที่ยากลำบากแต่จริงๆ แล้วอาจมีวิธีที่ดีกว่า?
เหตุการณ์ปัจจุบัน (ข่าวสั้น): มีอะไรสักอย่างที่คุณเพิ่งอ่านหรือดูมา ที่เปลี่ยนความคิดของคุณเกี่ยวกับเรื่องนั้นๆ ไปอย่างแท้จริง? มีเทรนด์อะไรในอุตสาหกรรมของคุณตอนนี้ที่คุณสนใจ? มีอะไรเกิดขึ้นในโลกตอนนี้ที่คุณคิดว่าผู้คนควรให้ความสนใจมากขึ้น? มีอะไรสักอย่างที่คุณเพิ่งลองใช้เมื่อเร็วๆ นี้ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือ นิสัย หรือผลิตภัณฑ์ ที่คุณอยากแนะนำจริงๆ? ทักษะอะไรที่คุณรู้สึกว่ามีประโยชน์มากขึ้นเรื่อยๆ ในตอนนี้? มีอะไรสักอย่างที่คุณสังเกตเห็นว่าเปลี่ยนแปลงไปในวิธีการทำงานของผู้คนในช่วงปีที่ผ่านมา? มีบทสนทนาอะไรที่คุณคุยกับคนอื่นนอกเวลางานอยู่เสมอ และรู้สึกว่าเกี่ยวข้องกับสิ่งที่ทีมของคุณทำ? มีอะไรที่คุณเปลี่ยนใจเมื่อเร็วๆ นี้บ้าง?
การตรวจเช็คสุขภาพ: ให้คะแนนพลังงานของคุณวันนี้จาก 1 ถึง 10 และอะไรคือปัจจัยที่ทำให้คะแนนเป็นแบบนั้น? สัปดาห์นี้คุณทำอะไรเพื่อดูแลตัวเองบ้าง? มีอะไรนอกเหนือจากงานที่ช่วยให้คุณได้ใช้เวลาคิดอย่างมีประโยชน์ในช่วงนี้บ้าง? มีข้อจำกัดอะไรที่คุณตั้งไว้เมื่อเร็วๆ นี้บ้างที่เห็นผลจริงๆ? คุณรู้สึกอย่างไรบ้างจริงๆ ตอบเป็นคำเดียวหรือประโยคเดียวก็ได้? คุณทำอะไรเมื่อเร็วๆ นี้บ้างที่ช่วยให้คุณได้เติมพลัง? ถ้าคุณสามารถออกแบบทุกอย่างใหม่ได้ตั้งแต่ต้น คุณจะทำอะไรแตกต่างออกไปในสัปดาห์นี้? มีอะไรที่คุณตั้งตารอคอยบ้างที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน?
คำถามเกี่ยวกับการเชื่อมโยงอย่างลึกซึ้ง
เหมาะที่สุดสำหรับกิจกรรมนอกสถานที่ของทีม การพูดคุยแบบตัวต่อตัว และเวิร์กช็อปสร้างความไว้วางใจ คำถามเหล่านี้มีความเปราะบางอย่างแท้จริง ดังนั้นจึงควรใช้ในกลุ่มที่มีความปลอดภัยทางจิตใจในระดับหนึ่งแล้ว
ให้เวลาคนคิด 30 วินาทีก่อนตอบ การหยุดคิดนั้นแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับคำถามนั้นอย่างจริงจัง
ประสบการณ์ชีวิต: ประสบการณ์ใดบ้างที่เปลี่ยนมุมมองของคุณต่อโลก? สิ่งที่ยากที่สุดที่คุณต้องเรียนรู้ด้วยตัวเองคืออะไร? การตัดสินใจใดบ้างที่คุณรู้สึกว่าเสี่ยงในตอนนั้น แต่กลับกลายเป็นว่าถูกต้อง? สิ่งใดที่คุณเชื่อมานาน แต่ต่อมาเปลี่ยนใจ? สถานที่ใดที่คุณเคยไปแล้วยังคงอยู่ในความทรงจำ และเพราะเหตุใด? สิ่งใดที่คุณล้มเหลว แต่สอนบทเรียนที่คุณไม่สามารถเรียนรู้ได้จากวิธีอื่น? สิ่งที่ไม่คาดคิดที่สุดที่หล่อหลอมตัวตนของคุณในด้านการงานคืออะไร? บทใดในชีวิตของคุณที่คุณไม่ค่อยพูดถึง แต่มีความสำคัญต่อตัวตนของคุณในปัจจุบัน?
ค่านิยมและแรงบันดาลใจ: หนึ่งสิ่งที่คุณอยากให้เป็นจริงเกี่ยวกับการทำงานของคุณในอีกสิบปีข้างหน้าคืออะไร? การทำงานที่มีความหมายสำหรับคุณหมายความว่าอย่างไร? หนึ่งคุณค่าที่คุณยึดมั่นและจะไม่ยอมประนีประนอมในเรื่องงานคืออะไร? หนึ่งสิ่งที่คุณอยากสร้างหรือมีส่วนร่วมให้ได้ภายในสิ้นสุดอาชีพของคุณคืออะไร? หนึ่งสิ่งที่คุณอยากทำมากขึ้นในที่ทำงานหากคุณรู้สึกได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่คืออะไร? คุณพยายามจะเป็นผู้นำหรือเพื่อนร่วมงานแบบไหน? หนึ่งสิ่งที่คุณหวังว่าเพื่อนร่วมงานจะจดจำเกี่ยวกับคุณคืออะไร? ความสำเร็จในสายตาของคุณตอนนี้ ไม่ใช่โดยทั่วไป แต่ในปีนี้ เป็นอย่างไร?
คำถามสะท้อนความคิด: สิ่งหนึ่งที่คุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับตัวเองจากการทำงานกับทีมนี้คืออะไร? จุดแข็งของคุณคืออะไรที่คุณไม่เคยรู้มาก่อนจนกระทั่งมีคนอื่นชี้ให้เห็น? สิ่งหนึ่งที่คุณอยากขอตั้งแต่เนิ่นๆ ในอาชีพการงานของคุณคืออะไร? คำติชมใดที่ฟังยากแต่สุดท้ายกลับถูกต้อง? สมมติฐานใดเกี่ยวกับตัวเองที่งานของคุณได้ท้าทาย? สิ่งใดที่คุณพัฒนาขึ้นอย่างเห็นได้ชัดในช่วงสองปีที่ผ่านมา? สิ่งหนึ่งที่คุณจะทำแตกต่างออกไปหากคุณเริ่มต้นบทบาทนี้ใหม่ทั้งหมดคืออะไร? ช่วงเวลาใดในอาชีพการงานของคุณที่คุณหวนนึกถึงเมื่อเผชิญกับความยากลำบาก?
การศึกษาในปี 1997 โดย Aron et al. พบว่าคู่ที่ถูกขอให้แบ่งปันข้อมูลส่วนตัวเกี่ยวกับตนเองรายงานว่ารู้สึกใกล้ชิดกันมากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญหลังจากนั้นเมื่อเทียบกับคู่ที่พูดคุยเรื่องทั่วไป [2] คำถามข้างต้นใช้กลไกเดียวกันนี้: การเปิดเผยตนเองทีละน้อยซึ่งสร้างความสัมพันธ์ที่แท้จริงได้เร็วกว่าการสนทนาแบบผิวเผิน
คำถามสร้างความสนิทสนมสนุกๆ และตลกๆ
เหมาะที่สุดสำหรับกิจกรรมสังสรรค์ของทีม การประชุมวันศุกร์ กิจกรรมสร้างขวัญกำลังใจ และทุกครั้งที่คุณต้องการผ่อนคลายอารมณ์ การหัวเราะช่วยลดระดับคอร์ติซอล การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงเมตาในปี 2023 ที่รวบรวมข้อมูลจากแปดการศึกษาพบว่า การแทรกแซงที่กระตุ้นให้เกิดการหัวเราะโดยธรรมชาติช่วยลดระดับคอร์ติซอลลงประมาณ 32% เมื่อเทียบกับกลุ่มควบคุม [3]
สถานการณ์สมมติ: ถ้าคุณต้องใช้แอปพลิเคชันเพียงแอปเดียวไปตลอดชีวิต คุณจะเลือกแอปอะไร? ถ้างานของคุณมีเพลงประจำตัว คุณจะเลือกเพลงอะไร? ถ้าคุณสามารถสลับบทบาทกับใครก็ได้ในทีมเป็นเวลาหนึ่งวัน คุณจะเลือกใครและเพราะอะไร? ถ้าคุณต้องนำเสนอผลงานของทีมในรูปแบบภาพยนตร์ คุณจะตั้งชื่อเรื่องว่าอะไร? ถ้าคุณสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ในโลกเป็นเวลาหนึ่งเดือน คุณจะไปที่ไหน? ถ้าคุณสามารถเพิ่มกฎหนึ่งข้อในการประชุมทุกครั้ง คุณจะเพิ่มกฎอะไร? ถ้าสไตล์การทำงานของคุณเป็นพยากรณ์อากาศ วันนี้จะเป็นแบบไหน? ถ้าคุณสามารถเรียนรู้ทักษะหนึ่งอย่างที่คุณยังไม่มีได้ทันที คุณจะเลือกทักษะอะไร?
ลักษณะเฉพาะตัว: คุณมีความคิดเห็นที่ไม่สมเหตุสมผลอย่างสิ้นเชิงอะไรบ้าง และปฏิเสธที่จะขอโทษสำหรับความคิดเห็นนั้น? คุณมีนิสัยอะไรบ้างที่เพื่อนร่วมงานอาจจะแปลกใจ? คุณมีความสนใจหรืองานอดิเรกเฉพาะกลุ่มอะไรบ้างที่ไม่มีใครในทีมนี้รู้? คุณเก่งอะไรเป็นพิเศษบ้างที่ไม่มีประโยชน์ในงานเลย? คุณมีคำหรือวลีอะไรที่คุณพูดบ่อยเกินไปและหยุดไม่ได้? สิ่งที่แปลกที่สุดบนโต๊ะทำงานของคุณตอนนี้คืออะไร? คุณมีทักษะอะไรในวัยเด็กบ้างที่คุณไม่เคยใช้เลยในวัยผู้ใหญ่? มีอะไรเกี่ยวกับคุณบ้างที่จะทำให้คนที่เพิ่งรู้จักคุณในที่ทำงานประหลาดใจ?
ความสนุกแบบสุ่ม: พรสวรรค์ที่ไร้ประโยชน์ที่สุดของคุณคืออะไร? ภาพยนตร์หรือรายการทีวีที่คุณอายที่จะยอมรับว่าชอบคืออะไร? คำแนะนำที่แย่ที่สุดที่คุณเคยได้รับและทำตามจริงๆ คืออะไร? สิ่งที่คุณเชื่อในวัยเด็กซึ่งต่อมาพบว่าผิดอย่างสิ้นเชิงคืออะไร? สิ่งที่ไร้สาระที่สุดที่คุณเคยทำเพื่อหลีกเลี่ยงการสนทนาที่ยากลำบากคืออะไร? อาหารอะไรที่คุณชอบทานแต่คนส่วนใหญ่คิดว่าน่าขยะแขยง? ความฝันที่แปลกที่สุดที่คุณเคยฝันเมื่อเร็วๆ นี้และจำได้คืออะไร? ถ้าคุณต้องกินอาหารเพียงมื้อเดียวไปตลอดชีวิต คุณจะเลือกอะไร และคุณจะเสียใจเร็วแค่ไหน?
วงล้อหมุนของ AhaSlides ใช้งานได้ดีในกรณีนี้ แทนที่ผู้ดำเนินรายการจะเลือกคำถาม วงล้อจะเลือกคำถามแบบสุ่ม องค์ประกอบของความบังเอิญมักจะสร้างเสียงหัวเราะได้ก่อนที่ใครจะตอบคำถามเสียอีก
คำถามเพื่อสร้างความคุ้นเคยแบบเสมือนจริงและทางไกล
เหมาะที่สุดสำหรับทีมที่กระจายตัวอยู่ตามสถานที่ต่างๆ ผ่าน Zoom, ทีมแบบไฮบริด และทีมใดๆ ก็ตามที่แทบจะไม่เคยหรือไม่เคยพบปะกันแบบตัวต่อตัวเลย
พนักงานที่ทำงานทางไกลเผชิญกับความเสี่ยงด้านความโดดเดี่ยวอย่างแท้จริง งานวิจัยของ BetterUp พบว่าพนักงานที่รู้สึกว่าตนเองไม่มีความผูกพันจะมีความเสี่ยงในการลาออกเพิ่มขึ้น 50% และมีประสิทธิภาพต่ำกว่าผู้ที่รู้สึกว่าตนเองมีความเชื่อมโยงกันอย่างมีนัยสำคัญ [4] การทำกิจกรรมละลายพฤติกรรมเพียงอย่างเดียวจะไม่สามารถแก้ไขปัญหาเชิงโครงสร้างนั้นได้ แต่เป็นวิธีต้นทุนต่ำในการสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ในช่วงสั้นๆ ซึ่งทีมงานที่กระจายตัวอยู่มักจะขาดหายไป
สำหรับกลุ่มที่มีสมาชิกมากกว่า 15 คน การใช้ห้องย่อยจะเหมาะสมกว่าการผลัดกันเล่าแบบหมุนเวียน ให้คนสองหรือสามคนมารวมกันกลุ่มละสามนาที จากนั้นให้แต่ละกลุ่มเล่าเรื่องราวที่น่าสนใจที่สุดออกมา วิธีนี้เร็วกว่า และกลุ่มที่มีขนาดเล็กกว่าจะทำให้คนเต็มใจตอบอย่างตรงไปตรงมามากขึ้น
ชีวิตการทำงานที่บ้าน: อะไรคือสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการจัดมุมทำงานที่บ้านของคุณ และสิ่งเดียวที่คุณอยากจะเปลี่ยนคืออะไร? การขัดจังหวะที่ไม่คาดคิดที่สุดที่คุณเคยเจอระหว่างการประชุมงานคืออะไร? อะไรคือสิ่งหนึ่งเกี่ยวกับการทำงานจากบ้านที่คุณไม่อยากละทิ้งเลย? พื้นหลังที่คุณใช้ประจำสำหรับการประชุมทางวิดีโอ ไม่ว่าจะเป็นแบบจริงหรือเสมือนจริง คืออะไร? สถานที่แปลกที่สุดที่คุณเคยรับสายงานคือที่ไหน? การอัปเกรดมุมทำงานที่บ้านแบบไหนที่สร้างความแตกต่างมากกว่าที่คุณคาดไว้? อะไรคือความสุขเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณแอบทำขณะทำงานจากบ้าน? มุมทำงานของคุณในตอนนี้หน้าตาเป็นอย่างไร บอกตามตรง?
ประสบการณ์การทำงานทางไกล: การทำงานจากระยะไกลสอนอะไรคุณบ้างเกี่ยวกับวิธีการทำงานที่ดีที่สุดของคุณ? การปรับตัวครั้งใหญ่ที่สุดที่คุณทำนับตั้งแต่เปลี่ยนมาทำงานจากระยะไกลแบบเต็มรูปแบบหรือบางส่วนคืออะไร? คุณคิดถึงอะไรเกี่ยวกับการทำงานแบบพบหน้ากันบ้าง ถ้ามี? นิสัยการทำงานจากระยะไกลที่คุณพัฒนาขึ้นมาและจะไม่กลับไปทำแบบเดิมอีกเลยคืออะไร? ส่วนที่ยากที่สุดของการทำงานจากระยะไกลที่ไม่มีใครเตือนคุณมาก่อนคืออะไร? การทำงานจากระยะไกลทำให้สิ่งใดง่ายขึ้นบ้างที่คุณไม่ได้คาดคิด? คุณแบ่งแยกเวลาทำงานและเวลาส่วนตัวอย่างไรเมื่อทั้งสองอย่างเกิดขึ้นในพื้นที่เดียวกัน? คุณทำอะไรเพื่อให้การทำงานจากระยะไกลรู้สึกโดดเดี่ยวน้อยลง?
เชื่อมต่อกันได้แม้อยู่ห่างไกล: สิ่งหนึ่งที่เพื่อนร่วมงานที่ทำงานทางไกลเคยทำแล้วทำให้คุณรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมอย่างแท้จริงคืออะไร? วิธีที่คุณชอบฉลองความสำเร็จเมื่อไม่สามารถทำร่วมกันได้คืออะไร? พิธีกรรมเล็กๆ น้อยๆ อย่างหนึ่งที่ทีมของคุณทำและคุณตั้งตารอคืออะไร? คุณได้เรียนรู้อะไรเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานผ่านการทำงานทางไกลที่คุณคงไม่รู้หากไม่ได้ทำงานร่วมกัน? วิธีหนึ่งที่ทีมของคุณติดต่อกันแล้วได้ผลจริงคืออะไร? ปฏิสัมพันธ์เสมือนจริงที่มีความหมายที่สุดที่คุณเคยมีกับเพื่อนร่วมงานคืออะไร? สิ่งหนึ่งที่คุณทำเพื่อแสดงความขอบคุณต่อเพื่อนร่วมทีมที่คุณไม่ค่อยได้เจอหรือแทบไม่เคยเจอตัวจริงคืออะไร? ช่วงเวลาใดจากการทำงานทางไกลที่ทำให้คุณนึกถึงเหตุผลที่คุณชอบคนที่คุณทำงานด้วย?
เทคโนโลยีและเครื่องมือถ้าบริษัทของคุณเปลี่ยนระบบซอฟต์แวร์พรุ่งนี้ คุณจะไม่ยอมทิ้งเครื่องมืออะไรไปเลยล่ะ? มีแอปหรือเครื่องมืออะไรที่คุณเพิ่งค้นพบและอยากแนะนำให้คนอื่นใช้บ้างไหม? ความล้มเหลวทางเทคโนโลยีที่แย่ที่สุดที่คุณเคยเจอระหว่างการประชุมสดคืออะไร และคุณแก้ไขสถานการณ์นั้นได้อย่างไร? มีนิสัยดิจิทัลอะไรที่คุณสร้างขึ้นมาแล้วทำให้การทำงานระยะไกลราบรื่นขึ้นอย่างเห็นได้ชัดบ้าง? มีเครื่องมืออะไรที่ทีมของคุณใช้แล้วคุณคิดว่าถูกมองข้ามไป? สิ่งแรกที่คุณทำเมื่ออินเทอร์เน็ตขัดข้องระหว่างการประชุมคืออะไร? มีการเชื่อมต่อหรือระบบอัตโนมัติอะไรที่คุณตั้งค่าไว้แล้วช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่าที่คาดไว้บ้างไหม? มีทางลัดหรือเคล็ดลับทางเทคโนโลยีอะไรที่คุณใช้แล้วคนอื่นอาจไม่รู้บ้างไหม?
เมื่อกิจกรรมละลายพฤติกรรมไม่ได้ผล
มีบางสถานการณ์ที่การข้ามบทนำไปจะดีกว่า
หากการประชุมมีขึ้นเพื่อแจ้งข่าวร้าย การเลิกจ้าง การปรับโครงสร้างครั้งใหญ่ หรือปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานที่ร้ายแรง การใช้กิจกรรมละลายพฤติกรรมจะแสดงให้เห็นถึงความไม่สอดคล้องกันระหว่างการประเมินสถานการณ์ของผู้ดำเนินรายการกับความรู้สึกที่แท้จริงของผู้เข้าร่วมประชุม มันไม่ได้แสดงถึงความอบอุ่น แต่กลับแสดงถึงความไม่เข้าใจสถานการณ์
หากกลุ่มกำลังเผชิญกับวิกฤตอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นกำหนดส่งงานที่กระชั้นชิด ระบบล่ม หรือเหตุฉุกเฉินจากลูกค้า การแก้ไขปัญหาโดยตรงจะเป็นการแสดงความเคารพมากกว่าการวอร์มเครื่องที่เสียเวลาสองนาทีซึ่งไม่มีใครมีเวลาให้
หากความไว้วางใจในทีมพังทลายลง คำถามผิวเผินอาจดูเป็นการเสแสร้งเมื่อยังไม่ได้แก้ไขปัญหาที่แท้จริง ในสถานการณ์เช่นนั้น คำถามเปิดประเด็นเองกลับกลายเป็นสิ่งที่น่าอึดอัดใจในห้องนั้น
ถ้าใช้ประโยคเปิดเรื่องเดิมซ้ำๆ จนคนฟังพูดต่อจากคำตอบของคนอื่น มันก็ไม่ใช่ประโยคที่ช่วยสร้างความสนิทสนมอีกต่อไปแล้ว แต่กลายเป็นแค่ฉากหลังไปแล้ว ลองเปลี่ยนรูปแบบการเล่าเรื่อง หรือข้ามไปเลย แล้วเริ่มต้นด้วยประโยคที่มีสาระมากกว่าแทน
ในกรณีเหล่านั้น ให้พูดกับผู้เข้าร่วมประชุมโดยตรง การพูดว่า "ผมทราบว่าการประชุมครั้งนี้ค่อนข้างหนัก ดังนั้นเรามาเริ่มกันเลยดีกว่า" นั้นสุภาพกว่าการถามคำถามสนุกๆ ก่อนที่จะแจ้งข่าวร้าย
หากใครปฏิเสธที่จะเข้าร่วม ก็ปล่อยวางไปเถอะ เสนอทางเลือกอื่น เช่น การตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษร การอนุญาตให้ผ่านโดยมีตัวเลือกให้กลับมาเข้าร่วมในภายหลัง และอย่าเจาะจงเฉพาะใครคนใดคนหนึ่ง การบังคับให้เข้าร่วมจะทำลายบรรยากาศที่ดีที่คุณพยายามสร้างขึ้น
แหล่งที่มา
[1] Atlassian. "คำถามเริ่มต้นบทสนทนา 148 ข้อที่คุณจะกลับมาถามซ้ำแล้วซ้ำอีก" ชีวิตการทำงานโดย Atlassianอ้างอิงงานวิจัยเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมในการประชุมในช่วงแรกและอัตราการมีส่วนร่วมในครั้งต่อๆ ไป https://www.atlassian.com/blog/การทำงานเป็นทีม/คำถามสร้างความคุ้นเคย
[2] Aron, A., Melinat, E., Aron, EN, Vallone, RD, & Bator, RJ (1997). "การสร้างความใกล้ชิดระหว่างบุคคลโดยการทดลอง: ขั้นตอนและผลการค้นพบเบื้องต้นบางประการ" บุคลิกภาพและ Bulletin จิตวิทยาสังคม, 23 (4), 363 – 377
[3] Hasan, H., & Hasan, TF (2023). "การหัวเราะเป็นยา: การทบทวนอย่างเป็นระบบและการวิเคราะห์เชิงเมตาของการศึกษาเชิงแทรกแซงที่ประเมินผลกระทบของการหัวเราะโดยธรรมชาติต่อระดับคอร์ติซอล" PLoS ONEhttps://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371/journal.pone.0286260
[4] BetterUp. "คุณค่าของการเป็นส่วนหนึ่งในที่ทำงาน" ระบุว่ามีความเสี่ยงในการลาออกสูงขึ้น 50% และมีช่องว่างด้านประสิทธิภาพที่สำคัญสำหรับพนักงานที่มีความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งในที่ทำงานต่ำ https://www.betterup.com/research/the-value-of-belonging-at-work
