วิธีทำให้การฝึกอบรม HIPAA ได้ผลจริงด้วย AhaSlides

หากคุณเคยเห็นบุคลากรทางการแพทย์กลุ่มหนึ่งคลิกดูเอกสารฝึกอบรม HIPAA จำนวน 45 สไลด์ด้วยความกระตือรือร้นราวกับคนที่กำลังรอคิวอยู่ที่สำนักงานขนส่งทางบก คุณก็ไม่ใช่คนเดียวที่รู้สึกแบบนั้น

การอบรม HIPAA ส่วนใหญ่ใช้สูตรเดิมๆ ที่น่าเบื่อ: เนื้อหาเต็มไปด้วยตัวหนังสือ มีแบบทดสอบตอนท้าย ใบรับรองที่หายไปในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน และ — ถ้าพูดตามตรง — แทบไม่มีใครจำได้เลยภายในวันจันทร์ถัดไป

นี่คือความจริงที่น่าอึดอัดใจ: การทำตามข้อกำหนดไม่ได้หมายความว่าองค์กรของคุณจะต้องสร้างวัฒนธรรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และช่องว่างระหว่างสองสิ่งนี้อาจทำให้องค์กรของคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายอย่างมาก — ข้อมูลจากสำนักงานสิทธิพลเมืองของกระทรวงสาธารณสุขและบริการมนุษย์ (HHS Office for Civil Rights) ระบุว่า การละเมิด HIPAA ส่งผลให้องค์กรต้องเสียค่าปรับและค่าชดเชยไปกว่า 141 ล้านดอลลาร์สหรัฐ ระหว่างปี 2016 ถึง 2023

ข่าวดีก็คือ วิทยาศาสตร์แห่งการเรียนรู้มีคำตอบที่ชัดเจน และมันน่าสนใจกว่าที่คุณคิด

เหตุใดการฝึกอบรม HIPAA แบบดั้งเดิมจึงล้มเหลว

ก่อนที่จะแก้ไขปัญหา การทำความเข้าใจปัญหาเป็นสิ่งสำคัญ

การฝึกอบรมแบบรับฟังอย่างเดียว — การอ่านนโยบาย การดูวิดีโอ และการคลิก "ถัดไป" — ทำให้ผู้เรียนอยู่ในบทบาทของผู้ดู และผู้ดูมักจดจำอะไรได้ไม่มากนัก

การศึกษา 2019 ตีพิมพ์ใน วารสารการดูแลสุขภาพแบบสหสาขา (Arain, Tarraf & Ahmad) ได้ทำการศึกษาการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยทางไอทีและความเป็นส่วนตัวในองค์กรด้านการดูแลสุขภาพขนาดใหญ่ที่มีพนักงาน 586 คน ผลลัพธ์ที่ได้นั้นน่าสนใจ: ในขณะที่ ผู้เข้าร่วมอบรม 80.9% สำเร็จการอบรมออนไลน์, เท่านั้น 57.5% มองว่ามันมีประสิทธิภาพ — และช่องว่างด้านความรู้ยังคงมีอยู่มาก ตัวอย่างเช่น มีเพียง 25.5% ของบุคลากรทางการแพทย์เท่านั้นที่รู้วิธีเข้ารหัสอีเมล ซึ่งเป็นพฤติกรรมด้านความปลอดภัยขั้นพื้นฐานที่การฝึกอบรมนี้ออกแบบมาเพื่อสร้างขึ้น

การศึกษาครั้งนี้พบจุดดีอยู่หนึ่งอย่างคือ พนักงานที่เข้ารับการฝึกอบรมนั้น 4.2 ครั้งมีโอกาสมากขึ้น (CI = 2.0–8.8) ในการตอบสนองต่ออีเมลที่น่าสงสัยได้อย่างถูกต้อง เมื่อเทียบกับผู้ที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมเลย การฝึกอบรม ทำ สร้างความเปลี่ยนแปลงได้ — แต่จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้คนมีส่วนร่วมอย่างแท้จริงเท่านั้น

เครื่องมือแบบอินเทอร์แอ็กทีฟอย่าง AhaSlides จึงเข้ามามีบทบาทในจุดนี้

การอบรม HIPAA ที่ "น่าจดจำ" นั้นมีลักษณะอย่างไร

วิทยาศาสตร์ด้านความรู้ความเข้าใจระบุไว้อย่างชัดเจนว่า ผู้คนเรียนรู้และจดจำได้ดีขึ้นเมื่อพวกเขามีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน กล่าวคือ เมื่อพวกเขาถูกถามคำถาม ถูกบังคับให้ตัดสินใจ และได้รับผลตอบรับทันที

นี่คือวิธีการปรับปรุงการฝึกอบรม HIPAA ของคุณโดยยึดหลักการดังกล่าว โดยใช้ AhaSlides

1. แทนที่การบรรยายเปิดงานด้วยแบบทดสอบสด

ก่อนที่จะเริ่มสอนอะไรก็ตาม ให้ตรวจสอบก่อนว่าทีมของคุณรู้อะไรบ้างแล้ว และไม่รู้อะไรบ้าง

รวดเร็ว แบบทดสอบสด การเริ่มต้นเซสชัน HIPAA ของคุณจะทำสองสิ่งพร้อมกัน คือ กระตุ้นความรู้เดิม (ซึ่งเป็นตัวช่วยกระตุ้นความจำที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว) และชี้ให้เห็นถึงความเข้าใจผิดที่คุณจำเป็นต้องแก้ไขทันที ไม่ต้องเสียเวลา 20 นาทีในการอธิบายสิ่งที่ทุกคนรู้อยู่แล้ว และไม่ต้องมองข้ามช่องว่างที่สำคัญอีกต่อไป

ลองถามคำถามเช่น:

• "คุณได้รับข้อความจากเพื่อนร่วมงานขอหมายเลขห้องผู้ป่วย คุณจะทำอย่างไร?"
• "ข้อมูลใดต่อไปนี้ถือเป็นข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง (PHI)?"
• "จริงหรือเท็จ: การสนทนาด้วยวาจาในทางเดินของโรงพยาบาลอาจเป็นการละเมิด HIPAA"

ผลลัพธ์แบบเรียลไทม์จะปรากฏบนหน้าจอทันที ทันใดนั้นห้องของคุณก็จะมีชีวิตชีวาขึ้นมา ผู้คนกำลังถกเถียงหาคำตอบ ตรวจสอบสมมติฐาน และตั้งใจฟัง นั่นไม่ใช่ผลข้างเคียง แต่เป็นจุดประสงค์หลัก

2. ใช้ Word Cloud เพื่อแสดงให้เห็นว่าทีมของคุณกังวลเกี่ยวกับอะไรกันแน่

การฝึกอบรม HIPAA จะได้ผลดีที่สุดเมื่อเนื้อหาเกี่ยวข้องกับความเป็นจริงในชีวิตประจำวันของผู้คน ไม่ใช่เอกสารนโยบายทั่วไปที่องค์กรใดก็ได้สามารถใช้ได้

เริ่มต้นเซสชั่นของคุณด้วย AhaSlides เวิร์ดคลาวด์: ขอให้ผู้เข้าร่วมส่งคำแรกที่นึกถึงเมื่อได้ยินคำว่า "การปฏิบัติตาม HIPAA" หรือถามว่า: "สถานการณ์ HIPAA ที่ยากที่สุดที่คุณเคยเจอในเดือนที่ผ่านมาคืออะไร?"

สิ่งที่ได้รับกลับมาจะบอกทุกอย่างให้คุณทราบ คำตอบทั่วไปเช่น "ส่งข้อความ" "รูปภาพ" "สมาชิกในครอบครัว" "ทางเดิน" ระบุให้ชัดเจนว่าคุณควรเน้นการฝึกอบรมในด้านใดอย่างแท้จริง คุณไม่ได้ฝึกอบรมตามคู่มือเท่านั้น แต่คุณกำลังฝึกอบรมให้สอดคล้องกับสถานการณ์ความเสี่ยงที่แท้จริงของทีมคุณ

นอกจากนี้ Word Cloud ยังทำหน้าที่ที่ละเอียดอ่อนกว่านั้นอีก นั่นคือการส่งสัญญาณว่าการประชุมครั้งนี้เป็นการสนทนา ไม่ใช่การบรรยาย การเปลี่ยนแปลงลักษณะนี้จะส่งผลต่อวิธีการฟังของผู้ฟังตลอดช่วงเวลาที่เหลือของชั่วโมงนั้น

3. จัดทำแบบสำรวจสดตามสถานการณ์จำลองอย่างต่อเนื่อง

จุดอ่อนที่ใหญ่ที่สุดในการฝึกอบรมด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบส่วนใหญ่ คือ ช่องว่างระหว่างการรู้กฎกับการนำไปใช้ในบริบทจริง พนักงานอาจท่องจำมาตรฐานขั้นต่ำที่จำเป็นของ HIPAA ได้อย่างแม่นยำ แต่ก็ยังอาจตัดสินใจผิดพลาดได้ในสถานการณ์จริงที่มีความกดดันสูง

โพลสด ด้วยคำถามที่อิงตามสถานการณ์จำลอง ช่องว่างนั้นก็จะแคบลง

นำเสนอสถานการณ์หนึ่งๆ — "คู่สมรสของผู้ป่วยโทรมาสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับการออกจากโรงพยาบาล ผู้ป่วยไม่ได้แต่งตั้งคู่สมรสเป็นตัวแทนที่ได้รับอนุญาต คุณต้องทำอย่างไรต่อไป?" — และให้ผู้เข้าร่วมประชุมลงคะแนนแบบเรียลไทม์ก่อนที่จะเริ่มการอภิปราย

แนวทางนี้:

• ส่งเสริมการตัดสินใจอย่างกระตือรือร้น ไม่ใช่การฟังอย่างเฉยๆ
• สร้างช่วงเวลาแห่งการอภิปรายอย่างเป็นธรรมชาติ เมื่อผู้คนในห้องมีความเห็นแตกแยกกันในเรื่องคำตอบ
• ช่วยให้ผู้ฝึกสอนได้รับข้อมูลทันทีว่าสถานการณ์ใดบ้างที่ต้องการการฝึกฝนเชิงลึกเพิ่มเติม

ควรแทรกแบบฝึกหัดเหล่านี้ไว้ตลอดการฝึกอบรม แทนที่จะเก็บไว้ทำในแบบทดสอบสุดท้าย การกระจายการฝึกฝนไปตลอดทั้งช่วงการฝึกอบรมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจดจำในระยะยาว ซึ่งในการฝึกอบรมด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบนั้น ถือเป็นเป้าหมายหลัก

4. เปิดโอกาสให้ถามตอบโดยไม่เปิดเผยชื่อ

นี่คือหนึ่งในเครื่องมือที่ถูกใช้ประโยชน์น้อยที่สุดในการฝึกอบรมด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: คำถามนิรนาม

พนักงานหลายคนมีข้อสงสัยเกี่ยวกับ HIPAA ที่พวกเขาไม่กล้าถามออกมาตรงๆ เพราะการถามอาจหมายความว่าพวกเขาทำผิดไปแล้ว หรือเพราะพวกเขาไม่อยากดูไม่รู้เรื่องต่อหน้าผู้จัดการ

อะฮ่าสไลด์ส์' สไลด์ถาม & ตอบ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถส่งคำถามแบบไม่ระบุชื่อได้ทั้งในระหว่างหรือหลังการอบรม วิทยากรสามารถตอบคำถามแบบเรียลไทม์ โหวตคำถามที่ได้รับความนิยมมากที่สุด และแก้ไขข้อกังวลที่แท้จริงของผู้เข้าร่วม ไม่ใช่แค่ข้อกังวลที่ผู้คนรู้สึกสบายใจที่จะถามต่อสาธารณะเท่านั้น

ในบริบทของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เรื่องนี้มีความสำคัญมากกว่าบริบทอื่นๆ เกือบทุกบริบท คำถามที่ผู้คนกำลังถาม กลัว การตั้งคำถามมักนำไปสู่การละเมิดกฎ

ตัวอย่างกำหนดการอบรม HIPAA ระยะเวลา 60 นาที

ต่อไปนี้คือตัวอย่างการนำฟีเจอร์เหล่านี้ไปใช้ในเซสชั่นเต็มรูปแบบ:

การจัดทำแบบทดสอบก่อนและหลังการอบรมโดยใช้คำถามเดียวกัน จะทำให้คุณได้รับข้อมูลที่เป็นรูปธรรมเกี่ยวกับความรู้ที่ได้รับ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับบันทึกการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการปรับปรุงการฝึกอบรมในอนาคต

ภาพรวมที่ใหญ่กว่า: วัฒนธรรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ กับ การแสดงออกถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การติ๊กช่องฝึกอบรม HIPAA ปีละครั้งแล้วบอกว่าเสร็จสิ้นเป็นเพียงการแสดงออกถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบเท่านั้น มันดูเหมือนการฝึกอบรม แต่ไม่ได้มีประสิทธิภาพเหมือนการฝึกอบรมจริง ๆ

วัฒนธรรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่แท้จริงนั้นสร้างขึ้นในช่วงเวลาว่างระหว่างการอบรมภาคบังคับ — เช่น เมื่อสมาชิกในทีมหยุดคิดก่อนที่จะส่งต่ออีเมล เมื่อมีคำถามเกิดขึ้นในช่อง Slack หรือเมื่อมีคนนึกถึงสถานการณ์จากอบรมเดือนที่แล้วได้ เพราะพวกเขาต้องใช้ความคิดวิเคราะห์อย่างรอบคอบในเวลานั้น

การฝึกอบรมแบบโต้ตอบไม่เพียงแต่ช่วยปรับปรุงคะแนนสอบเท่านั้น แต่ยังช่วยสร้างความจำของกล้ามเนื้อที่สามารถเกิดขึ้นได้ในสถานการณ์กดดันในโลกแห่งความเป็นจริง ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่การละเมิด HIPAA มักเกิดขึ้น

ใช้เทมเพลตการฝึกอบรม HIPAA ที่เราจัดเตรียมไว้ให้

เราได้สร้างสื่อการฝึกอบรม HIPAA ที่สมบูรณ์แบบความยาว 60 นาทีใน AhaSlides พร้อมใช้งานได้ทันทีหรือปรับแต่งให้เหมาะกับทีมของคุณ สื่อนี้ประกอบด้วยสไลด์ทุกประเภทที่กล่าวถึงในบทความนี้ ได้แก่ แบบทดสอบก่อนการฝึกอบรม แบบฝึกหัดวอร์มอัพด้วย Word Cloud แบบสอบถามตามสถานการณ์ การถามตอบแบบไม่ระบุชื่อ และการประเมินหลังการฝึกอบรมเพื่อวัดความรู้ที่ได้รับ

พร้อมแล้วหรือยังที่จะจัดอบรม HIPAA ที่ได้ผลจริง?

คุณไม่จำเป็นต้องสร้างโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั้งหมดขึ้นมาใหม่ตั้งแต่ต้น เริ่มต้นด้วยการอบรมเพียงครั้งเดียว เปลี่ยนจากสไลด์แบบเดิม ๆ มาเป็นการทดสอบความรู้จาก AhaSlides แล้วคุณจะเห็นว่าผู้เข้าร่วมประชุมตื่นตัวขึ้นอย่างไร

ทีมของคุณจะจดจำได้ดีขึ้น บันทึกการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณจะชัดเจนยิ่งขึ้น และไม่มีใครออกจากห้องไปโดยสงสัยว่าทำไมพวกเขาต้องมานั่งฟังเรื่องนั้นด้วย

ทดลองใช้ AhaSlides ฟรี →

อ้างอิง:

Arain, MA, Tarraf, R., & Ahmad, A. (2019). การประเมินความตระหนักรู้ของบุคลากรและประสิทธิผลของการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวด้านไอทีในองค์กรดูแลสุขภาพขนาดใหญ่ วารสารการดูแลสุขภาพแบบสหสาขาวิชาชีพ, 12, 73–81. https://doi.org/10.2147/JMDH.S183275

สำนักงานสิทธิพลเมือง กระทรวงสาธารณสุขและบริการมนุษย์ สหรัฐอเมริกา ผลการบังคับใช้ HIPAA https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/compliance-enforcement/data/enforcement-results/index.html