รายการตรวจสอบการปฐมนิเทศที่เสร็จสมบูรณ์จะแสดงให้เห็นว่าพนักงานใหม่ได้เรียนรู้อะไรบ้าง ไม่ใช่ว่าพวกเขาสามารถทำได้ การปฐมนิเทศตามความสามารถเริ่มต้นจากอีกด้านหนึ่ง คุณต้องระบุว่าบทบาทนั้นต้องทำอะไรบ้าง ตัดสินใจว่าหลักฐานใดแสดงให้เห็นว่าใครบางคนสามารถทำได้ และสร้างช่วงสัปดาห์แรก ๆ โดยมุ่งเน้นที่การไปถึงจุดนั้น คู่มือนี้เหมาะสำหรับหัวหน้าฝ่ายพัฒนาและฝึกอบรม นักออกแบบการสอน และผู้จัดการฝึกอบรม ครอบคลุมการตัดสินใจด้านการออกแบบห้าประการ ได้แก่ การวางแผนงานและความเสี่ยง การวินิจฉัยข้อกำหนดเบื้องต้น การสร้างแบบฝึกหัดงาน การประเมินความพร้อมภายใต้การดูแล และการสนับสนุนการถ่ายโอนความรู้ คู่มือนี้รับประกันว่าไม่มีระยะเวลาการปรับตัวที่ตายตัว เพราะความพร้อมขึ้นอยู่กับบทบาท บุคคล และลักษณะงาน กรณีศึกษาและเกณฑ์การประเมินเป็นเพียงตัวอย่าง โปรดขอให้ผู้จัดการของบทบาทนั้นตรวจสอบก่อนที่จะให้คะแนนใครก็ตาม
ข้อเท็จจริงด่วน
| คำถาม | ตอบสั้นๆ |
|---|---|
| มันคืออะไร? | การปฐมนิเทศพนักงานใหม่จะจัดขึ้นโดยเน้นที่ภารกิจที่แต่ละบทบาทต้องปฏิบัติ ไม่ใช่โดยอิงจากรายการหัวข้อต่างๆ |
| อะไรมาก่อน? | รายการภารกิจสำหรับบทบาทนี้ พร้อมระบุความเสี่ยงของภารกิจแต่ละอย่างที่ต้องทำเพียงลำพัง |
| คุณฝึกฝนอย่างไร? | กรณีศึกษาที่สมจริงและการฝึกปฏิบัติภายใต้การดูแล โดยเรียงลำดับตามความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ |
| คุณประเมินมันอย่างไร? | หลักฐานที่ได้มาจากงานที่เป็นตัวอย่าง ไม่ใช่จากรายการตรวจสอบที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว |
| คุณตรวจสอบการโอนเงินได้อย่างไร? | ผู้จัดการติดตามผลหลังจากได้ทดลองใช้งานจริง แล้วจึงปรับปรุงเส้นทางการทำงาน |
| มันแก้ไขอะไรไม่ได้บ้าง? | บทบาทไม่ชัดเจน ขาดเครื่องมือ และผู้จัดการไม่มีเวลาให้คำแนะนำ |
1. จัดทำแผนผังบทบาท หน้าที่ และความเสี่ยง
ระบุงานที่ตำแหน่งนั้นต้องทำในช่วงเดือนแรก ๆ โดยใช้คำพูดของคนที่ปฏิบัติงานนั้นจริง ๆ จากนั้น สำหรับแต่ละงาน ให้ถามว่าเกิดอะไรขึ้นหากพนักงานใหม่ทำเพียงลำพังในช่วงแรก การติดป้ายเอกสารผิดเป็นความเสี่ยงเล็กน้อย แต่การให้คำมั่นสัญญากับลูกค้าผิดพลาด การละเลยขั้นตอนด้านความปลอดภัย หรือข้อผิดพลาดของข้อมูลที่แพร่กระจายออกไปนั้นเป็นความเสี่ยงที่ใหญ่กว่า
ความเสี่ยงนั้นเป็นตัวกำหนดระดับการกำกับดูแล ตกลงกับผู้จัดการว่าพนักงานใหม่สามารถทำอะไรได้บ้างโดยอิสระ ทำอะไรได้บ้างเมื่อได้รับการตรวจสอบ และอะไรที่ควรสังเกตการณ์เท่านั้น เขียนลงไปให้ชัดเจน หากไม่มีข้อตกลงนี้ คำว่า "พร้อม" ก็จะหมายถึงอะไรก็ได้ที่คนที่ยุ่งที่สุดในขณะนั้นพูด
2. วินิจฉัยความรู้พื้นฐานที่จำเป็น
ไม่ใช่ว่าพนักงานใหม่ทุกคนจะต้องมีความรู้ในเนื้อหาเดียวกัน การวิเคราะห์ความรู้เบื้องต้นที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน เช่น คำศัพท์ กฎ และขั้นตอนของระบบ จะแสดงให้เห็นว่าใครต้องการความรู้ด้านใด การตรวจสอบความจำจะยืนยันความรู้พื้นฐานเท่านั้น ดังนั้นจึงไม่ควรรายงานว่าเป็นความสามารถ ควรเตรียมความพร้อมให้ตรงกับช่องว่างที่พบ และให้ผู้สมัครข้ามส่วนที่พวกเขารู้แล้ว การวิเคราะห์ช่องว่างการเรียนรู้สำหรับทีมพัฒนาและฝึกอบรม ช่วยแยกช่องว่างความรู้จากปัญหาเชิงบริบทที่การฝึกอบรมไม่สามารถแก้ไขได้
3. สร้างแบบฝึกหัดการปฏิบัติงาน
จัดลำดับการฝึกฝนโดยพิจารณาจากความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ: พนักงานใหม่ไม่สามารถฝึกฝนการคืนเงินได้ก่อนที่จะหาใบสั่งซื้อเจอ ใช้กรณีศึกษาที่สมจริงหรือการฝึกฝนภายใต้การดูแลพร้อมคำติชม การนำกฎไปใช้กับกรณีศึกษาใหม่และการตัดสินใจเลือกระหว่างสองทางเลือกที่สมเหตุสมผลนั้นเป็นงานที่ยากกว่าการท่องจำกฎ และการฝึกฝนควรสอดคล้องกับสิ่งเหล่านั้น คู่มือของเราเกี่ยวกับ การจับคู่กิจกรรมการเรียนรู้กับอนุกรมวิธานของบลูม แสดงวิธีการอ่านความต้องการของงาน
คำติชมควรระบุตัวเลือกให้ชัดเจน เช่น "คุณตอบก่อนตรวจสอบประเภทบัญชี" สอนได้มากกว่า "ระมัดระวังให้มากกว่านี้" การให้คำปรึกษาแบบสดๆ จะมีประโยชน์มากที่สุดในกรณีที่คำตอบทั้งสองมีเหตุผลรองรับได้ การตรวจสอบแบบไม่พร้อมกันก็เพียงพอสำหรับการตรวจสอบคำตอบที่ตกลงกันไว้แล้ว
4. ประเมินความพร้อมภายใต้การดูแล
กำหนดความพร้อมโดยพิจารณาจากหลักฐานจากงานที่เป็นตัวอย่าง การตรวจสอบรายการงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จสมบูรณ์แสดงให้เห็นถึงการเปิดรับความเสี่ยง ไม่ใช่ความสามารถ เลือกงานสองหรือสามอย่างที่มีความเสี่ยงหรือปริมาณมากที่สุด ขอให้ผู้ได้รับการว่าจ้างปฏิบัติงานเหล่านั้นโดยมีผู้สังเกตการณ์ และให้คะแนนตามเกณฑ์ที่ผู้จัดการตกลงกันไว้ล่วงหน้า
คำแนะนำของเราที่จะ การประเมินวิจารณญาณและการแก้ปัญหาในการฝึกอบรม เนื้อหาครอบคลุมถึงจุดอ้างอิงและวิธีการตรวจสอบว่าผู้ประเมินสองคนให้คะแนนคำตอบเดียวกันหรือไม่
5. รองรับการโอนย้ายข้อมูลหลังจากเริ่มงาน
ความพร้อมในวันที่ 30 ไม่ได้เป็นหลักประกันว่าจะทำงานได้ดีในวันที่ 60 วางแผนให้การสนับสนุนจากผู้จัดการหลังจากการทำงานจริง: การทบทวนงานล่าสุดสั้นๆ พื้นที่สำหรับถามคำถาม และตัวกระตุ้นให้ฝึกฝนเพิ่มเติมเมื่อเกิดปัญหาเดิมซ้ำ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานเมื่อพบปัญหาซ้ำๆ หากพนักงานใหม่สามคนติดขัดในขั้นตอนเดียวกัน วิธีแก้ปัญหาอยู่ที่ขั้นตอนการทำงาน ไม่ใช่ที่ตัวพนักงาน
กรณีศึกษาที่ดำเนินการแล้ว พร้อมข้อเสนอแนะและการลองใหม่อีกครั้ง
เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น นักออกแบบหลักสูตรหรือผู้จัดการฝึกอบรมควรตรวจสอบความถูกต้องของกรณีศึกษาและเกณฑ์การตอบคำถามก่อนนำไปใช้
กรณี. คุณออกแบบกระบวนการปฐมนิเทศสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้า พนักงานใหม่ทำตามรายการตรวจสอบครบถ้วนแล้ว แต่ไม่สามารถแก้ไขปัญหาข้อสงสัยเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินทั่วไปได้ด้วยตนเอง
ภารกิจนั้น จัดทำแผนผังแสดงภารกิจของบทบาท โดยเชื่อมโยงกับการเตรียมตัว การฝึกฝน และความพร้อมภายใต้การกำกับดูแล อธิบายเหตุผลในการเลือกของคุณ อ้างอิงหลักฐานที่ใช้ และระบุสิ่งที่คุณยังต้องการทราบเพิ่มเติม
เป็นการลองทำครั้งแรก "เพิ่มโมดูลการเรียกเก็บเงินเข้าไปในหลักสูตร และเพิ่มแบบทดสอบท้ายบทเรียน" ผู้ตรวจสอบถามว่างานด้านการเรียกเก็บเงินใดสำคัญที่สุด ความเสี่ยงของการตอบผิดคืออะไร ผู้ที่ได้รับการว่าจ้างจะฝึกฝนการตอบคำถามจริงได้อย่างไร และใครจะเป็นผู้สังเกตการณ์การตอบคำถามครั้งแรก ผู้เรียนไม่มีคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้เลย
ให้ข้อเสนอแนะและลองใหม่อีกครั้ง ผู้ตรวจสอบชี้ให้เห็นว่า โมดูลและแบบทดสอบจะทดสอบความจำอีกครั้ง ซึ่งผู้ได้รับการว่าจ้างได้ผ่านการทดสอบนั้นไปแล้ว ผู้เรียนจึงถูกขอให้เสนอแบบร่างใหม่
ความพยายามที่หนักแน่นกว่าเดิม ผู้เรียนระบุรายการงานเรียกเก็บเงินที่พบบ่อยที่สุดห้าอย่าง และระบุว่าการคืนเงินมีความเสี่ยงสูง พวกเขาเพิ่มการวิเคราะห์สั้น ๆ เกี่ยวกับเงื่อนไขการเรียกเก็บเงิน จากนั้นจึงนำเสนอตัวอย่างกรณีศึกษาที่สมจริงสองกรณีต่องาน พร้อมข้อเสนอแนะ โดยเรียงลำดับจากการค้นหาข้อมูลไปจนถึงการคืนเงิน การเตรียมความพร้อมภายใต้การดูแลประกอบด้วยการสังเกตการสอบถามข้อมูลจริงสองครั้งต่องาน โดยให้คะแนนตามเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้ และการคืนเงินจะทำได้ก็ต่อเมื่อได้รับการตรวจสอบจนกว่าจะผ่านเกณฑ์ การตรวจสอบโดยผู้จัดการจะตามมาในสัปดาห์ที่หก พวกเขาจะระบุสิ่งที่พวกเขายังต้องการทราบ ได้แก่ ปริมาณที่แท้จริงของการสอบถามข้อมูลแต่ละประเภท ใครบ้างที่อาจอนุมัติการคืนเงิน และเครื่องมือการเรียกเก็บเงินเป็นสาเหตุของข้อผิดพลาดหรือไม่
เหตุใดคำตอบแต่ละข้อจึงสมเหตุสมผลหรือไม่สมบูรณ์ ตัดสินโดยยึดตามเกณฑ์ที่ได้รับการอนุมัติ ไม่ใช่ตามรสนิยมของผู้ตรวจสอบ ความพยายามครั้งแรกเป็นการตรวจสอบความจำซ้ำและไม่ได้กำหนดความเป็นอิสระอย่างชัดเจน จึงถือเป็นข้อผิดพลาดร้ายแรง ครั้งที่สองเชื่อมโยงการปฏิบัติ หลักฐาน และการกำกับดูแลเข้ากับงานและความเสี่ยง
ให้คะแนนการออกแบบ
ให้คะแนนแต่ละเกณฑ์ตั้งแต่ 0 ถึง 2 ปรับเปลี่ยนเกณฑ์นี้ร่วมกับผู้จัดการของตำแหน่งงานนั้นๆ: เกณฑ์นี้เป็นเพียงจุดเริ่มต้นที่แนะนำ ไม่ใช่มาตรฐานความพร้อมที่ได้รับการรับรองแล้ว
| เกณฑ์ | 0: ไม่มีหรือไม่ได้รับการสนับสนุน | 1: บางส่วน มีการขาดหายไป | 2: ครบถ้วนและมีเหตุผลรองรับ |
|---|---|---|---|
| การดำเนินการงาน | แสดงหัวข้อ ไม่ใช่รายการงาน | แผนที่แสดงภารกิจ แต่ไม่ได้ระบุความเสี่ยงหรือการกำกับดูแล | จัดทำแผนที่แสดงภารกิจ ความเสี่ยง การฝึกปฏิบัติ และหลักฐานความพร้อม |
| เหตุผล | ไม่ได้ให้เหตุผลใดๆ สำหรับลำดับดังกล่าว | ระบุลำดับโดยไม่มีทางเลือกอื่น | อธิบายถึงทางเลือก ข้อจำกัด และสิ่งที่ไม่แน่นอน |
| ขอบเขต | ปล่อยให้พนักงานทำงานคนเดียวโดยไม่มีการตรวจสอบที่ชัดเจน | กำหนดบทบาทการกำกับดูแลสำหรับงานบางอย่าง | กำหนดลักษณะงานภายใต้การกำกับดูแล งานอิสระ และขั้นตอนการปรับระดับความรับผิดชอบ |
ควรระบุข้อผิดพลาดที่สำคัญแยกต่างหาก เช่น การถือว่าการตรวจสอบรายการเสร็จสมบูรณ์เป็นหลักฐานแสดงถึงความพร้อม คะแนนโดยรวมต้องไม่ปกปิดความล้มเหลวที่สำคัญ
เพื่อตรวจสอบว่าการออกแบบใช้งานได้ผลหรือไม่ ให้เปรียบเทียบข้อมูลพื้นฐานกับงานติดตามผลที่ไม่เคยเห็นมาก่อน และกำหนดกลุ่มประชากร ตัวหาร และช่วงเวลาก่อนเริ่มต้น วัดประสิทธิภาพของงาน คุณภาพของหลักฐานที่รวบรวมได้ และความเหมาะสมของการออกแบบการเรียนรู้ที่ได้ผลลัพธ์ ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นพร้อมกัน เช่น เครื่องมือใหม่ หรือการจ้างงานที่เพิ่มขึ้น ก่อนที่จะให้เครดิตกับการฝึกอบรมเริ่มต้น คะแนนการปฏิบัติที่ดีขึ้นเป็นหลักฐานเกี่ยวกับการใช้เหตุผลในการปฏิบัติ ไม่ใช่คำสัญญาเกี่ยวกับระยะเวลาในการปรับตัว
ในกรณีที่การนำเสนอแบบโต้ตอบมีประโยชน์
รูปแบบอินเทอร์แอ็กทีฟช่วยให้ผู้คนตัดสินใจได้ก่อนที่จะเห็นสิ่งที่คนอื่นเลือก ในการประชุมสด ผู้ดำเนินรายการสามารถอธิบายกรณีการเรียกเก็บเงิน ขอให้พนักงานใหม่แต่ละคนพิมพ์ขั้นตอนต่อไปของตน จากนั้นแสดงตารางก่อนการอภิปราย การนำเสนอแบบเรียนรู้ด้วยตนเองเหมาะสำหรับการวิเคราะห์และการติดตามผลที่ไม่เปิดเผยต่อสาธารณะ AhaSlidesแพลตฟอร์มการมีส่วนร่วมแบบครบวงจรสำหรับทีมและห้องเรียน รองรับการเรียนรู้แบบโต้ตอบ และการเรียนการสอนทั้งแบบสดและแบบเรียนรู้ด้วยตนเอง ตรวจสอบวิธีการย้ายกรณีศึกษานี้ระหว่างสองแพลตฟอร์มให้เข้ากับขั้นตอนการทำงานของคุณเองก่อนที่จะนำไปใช้งานจริง
สิ่งที่การออกแบบขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานแก้ไขไม่ได้
- บทบาทไม่ชัดเจน หากผู้จัดการมีความเห็นไม่ตรงกันเกี่ยวกับภารกิจ แผนงานใด ๆ ก็ไม่อาจยุติได้
- ขาดเครื่องมือหรือการเข้าถึง การฝึกฝนไม่สามารถทดแทนระบบที่พนักงานใหม่ใช้งานไม่ได้
- เวลาของผู้จัดการ การเตรียมความพร้อมภายใต้การดูแลจำเป็นต้องมีผู้สังเกตการณ์
- ข้อจำกัดของหลักฐาน การออกแบบที่ได้ผลในที่หนึ่งไม่ได้หมายความว่าจะใช้ได้ผลทุกที่ ควรวัดผลในกลุ่มประชากรของคุณเอง
คำถามที่พบบ่อย
การปฐมนิเทศพนักงานใหม่โดยอิงตามสมรรถนะคืออะไร?
การปฐมนิเทศพนักงานใหม่จะเน้นที่ภารกิจที่แต่ละบทบาทปฏิบัติ โดยความพร้อมจะแสดงให้เห็นได้จากการปฏิบัติงานจริง ไม่ใช่จากการทำเช็คลิสต์ให้เสร็จ
กระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ควรใช้เวลานานเท่าไหร่?
ขึ้นอยู่กับบทบาทและตัวบุคคล กำหนดความพร้อมโดยพิจารณาจากหลักฐานในงานที่เป็นตัวแทน ไม่ใช่จากจำนวนวันที่ตายตัว
คุณประเมินความพร้อมของพนักงานใหม่ได้อย่างไร?
สังเกตงานตัวอย่างที่ได้รับการประเมินตามเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า โดยระบุข้อผิดพลาดที่สำคัญแยกต่างหาก
แค่เช็คลิสต์ก็เพียงพอแล้วใช่ไหม?
แบบตรวจสอบรายการแสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ผู้ได้รับการว่าจ้างเคยพบเจอ แต่ไม่ได้แสดงให้เห็นถึงความสามารถของพวกเขา
ใครควรเป็นผู้ตรวจสอบแผนงานและเกณฑ์การประเมิน?
ผู้จัดการที่รับผิดชอบบทบาทนี้ และเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์ซึ่งทำงานจริง จะเป็นผู้ที่ทำการประเมินผลงานของทุกคน
จะเริ่มที่ไหนดี
เลือกบทบาทหนึ่งบทบาท ระบุงานที่พบบ่อยที่สุดสิบอย่าง ทำเครื่องหมายงานที่มีความเสี่ยงสูงสุดสามงาน และเขียนกรณีศึกษาหนึ่งกรณีสำหรับงานแรก ตกลงหลักฐานความพร้อมภายใต้การดูแลกับผู้จัดการ นำไปใช้กับพนักงานใหม่ และแก้ไขหลังจากประเมินครั้งแรก
หากต้องการดูว่ากรณีศึกษาลักษณะนี้สามารถดำเนินการแบบสดหรือแบบเรียนรู้ด้วยตนเองได้อย่างไร โปรดศึกษาเพิ่มเติม AhaSlides.
