วิธีแนะนำตัวเองให้ทีมใหม่รู้จัก

จากการศึกษาของ BambooHR ในปี 2023 ซึ่งสำรวจพนักงานประจำในสหรัฐอเมริกากว่า 1,500 คน พบว่า 70% ของพนักงานใหม่ตัดสินใจว่างานนั้นเหมาะสมหรือไม่ภายในเดือนแรก และ 29% ตัดสินใจภายในสัปดาห์แรก [1] การแนะนำตัวของคุณไม่ใช่แค่พิธีการเท่านั้น แต่ยังเป็นการกำหนดทิศทางของความสัมพันธ์ในการทำงานทุกครั้งที่จะเกิดขึ้นด้วย

คู่มือนี้ครอบคลุมถึงสิ่งที่ควรพูด สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง และวิธีการปรับวิธีการสื่อสารของคุณ ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานระดับปฏิบัติการ ผู้จัดการคนใหม่ หรือเข้าร่วมทีมที่ทำงานจากระยะไกลก็ตาม

เหตุใดการแนะนำตัวครั้งแรกจึงมีความสำคัญมากกว่าที่หลายคนคิด

พนักงานใหม่ส่วนใหญ่ประเมินค่าต่ำไปว่าปฏิสัมพันธ์ในช่วงแรกมีผลต่อการรับรู้ในระยะยาวมากเพียงใด งานวิจัยของ BambooHR พบว่า 70% ของผู้เชี่ยวชาญด้าน HR เห็นด้วยว่าความประทับใจแรกพบนั้นยากที่จะเปลี่ยนแปลงเมื่อเกิดขึ้นแล้ว [1] นั่นไม่ได้หมายความว่าการสะดุดในวันแรกจะเป็นความเสียหายถาวร แต่หมายความว่าการตั้งใจแสดงออกอย่างมีแบบแผนนั้นมีคุณค่าอย่างแท้จริง

สิ่งที่คนส่วนใหญ่ต้องการจากเพื่อนร่วมงานใหม่ไม่ใช่การนำเสนอขายที่ดูดี ข้อมูลจาก BambooHR แสดงให้เห็นว่า 87% ของพนักงานใหม่หวังที่จะมีเพื่อนอย่างน้อยหนึ่งคนในที่ทำงาน และ 93% ต้องการโอกาสในการติดตามการทำงานของเพื่อนร่วมงาน [1] การเชื่อมต่อมีความสำคัญมากกว่าคุณสมบัติในวันแรก ๆ เหล่านั้น

ควรใส่ข้อมูลอะไรบ้างในส่วนบทนำ

การแนะนำตัวที่ดีควรครอบคลุมสามสิ่ง และไม่มีสิ่งใดเกี่ยวข้องกับการท่องจำโปรไฟล์ LinkedIn ของคุณเลย ได้แก่ คุณเป็นใคร คุณมาทำอะไรที่นี่ และรายละเอียดหนึ่งอย่างที่จะทำให้คุณเป็นที่จดจำและติดต่อได้ง่ายขึ้น

ชื่อและตำแหน่งของคุณ ระบุชื่อให้ชัดเจนแม้ว่าคนอื่นจะทราบอยู่แล้วจากคำเชิญในปฏิทินหรืออีเมล การได้ยินใครสักคนพูดชื่อตัวเองด้วยความมั่นใจนั้นแตกต่างจากการอ่านชื่อบนหน้าจอ

โปรดเล่าประวัติส่วนตัวของคุณโดยย่อ เขียนสักหนึ่งหรือสองประโยคเกี่ยวกับที่มาและผลงานของคุณ เป้าหมายไม่ใช่การลิสต์คุณสมบัติ แต่เป็นการให้ผู้อ่านเข้าใจมุมมองของคุณได้

สิ่งที่กระตุ้นให้เกิดการสนทนา ความอยากรู้เกี่ยวกับงานของทีม โครงการที่คุณสนใจอย่างแท้จริง หรือรายละเอียดส่วนตัวที่เปิดโอกาสให้เพื่อนร่วมงานได้พูดคุย เช่น "ฉันกำลังพยายามหาคาเฟ่ที่ขายกาแฟอร่อยที่สุดใกล้ๆ ออฟฟิศอยู่" ได้ผลดีกว่าการพูดแนะนำตัวเองแบบท่องจำมา

ควรพูดคุยกันต่อหน้าไม่เกินสองนาที หรือเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรไม่เกินห้าประโยค

วิธีแนะนำตัวเองในสถานการณ์ต่างๆ

ในฐานะพนักงานใหม่ในทีมของคุณ

สถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุดคือ คุณอาจได้พูดคุยในที่ประชุมทีมสักสองสามนาที หรือได้รับการแนะนำตัวอย่างรวดเร็วในวันแรกของคุณ

รักษาความอบอุ่น ความเฉพาะเจาะจง และความเป็นมนุษย์ไว้:

เมื่อพริยาเข้าร่วมทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่บริษัท SaaS แห่งหนึ่ง เธอแนะนำตัวเองในการประชุมประจำวันวันจันทร์โดยบอกว่าเธอใช้เวลาสี่ปีที่ผ่านมาในธุรกิจอีคอมเมิร์ซ เธอมาที่นี่เพื่อทำงานในทีมพัฒนาธุรกิจ และเป้าหมายแรกของเธอคือการทำความเข้าใจวิธีการทำงานของทีมก่อนที่จะเสนอแนะอะไร ส่วนสุดท้ายนี้ ซึ่งแสดงให้เห็นว่าเธอไม่ได้มาเพื่อแทรกแซงอย่างฉับพลัน ทำให้ความรู้สึกต่อต้านลดลงทันที และเปิดโอกาสให้เพื่อนร่วมงานได้แบ่งปันบริบทกับเธอ

- ระบุสิ่งใดสิ่งหนึ่งที่คุณอยากรู้หรือหวังจะเรียนรู้โดยเฉพาะ

- หลีกเลี่ยงการกล่าวถึงความสำเร็จในลักษณะที่ฟังดูเหมือนเป็นการแข่งขัน

- ถามคำถามที่จริงใจในตอนท้ายเพื่อเปลี่ยนจากการพูดคนเดียวเป็นการสนทนา

สิ่งหนึ่งที่ควรสังเกตคือ จังหวะเวลาในการแนะนำตัวของคุณก็สำคัญเช่นกัน หากคุณถูกเรียกเข้าร่วมการประชุมที่ล่าช้าอยู่แล้ว ให้แนะนำตัวเพียงสามประโยค และเสนอที่จะแบ่งปันข้อมูลเพิ่มเติมในแชทแยกต่างหาก การสังเกตสถานการณ์และเคารพจังหวะการทำงานของทีมแสดงให้เห็นถึงความเข้าใจในสถานการณ์ ซึ่งเป็นความประทับใจแรกที่ดีอย่างหนึ่ง

ในฐานะผู้จัดการคนใหม่ที่เพิ่งพบกับทีมงานของคุณเป็นครั้งแรก

เรื่องนี้สำคัญมาก คนที่คุณกำลังแนะนำตัวด้วยกำลังพยายามหาคำตอบว่าชีวิตการทำงานของพวกเขาจะยากขึ้นหรือจะง่ายขึ้นกันแน่

แนวทางหนึ่งที่ได้ผลเสมอคือ เริ่มต้นด้วยการบอกว่าคุณมาเรียนรู้อะไรก่อนที่จะบอกว่าคุณวางแผนจะทำอะไร ไมเคิล วัตกินส์ ผู้เขียน 90 วันแรกแนะนำว่าผู้จัดการใหม่ควรใช้สัปดาห์แรกๆ ในการถามคำถามแทนที่จะประกาศคำตอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง: อะไรที่ได้ผลดี? ถ้าทำได้คุณจะเปลี่ยนอะไรบ้าง? ฉันควรรู้อะไรบ้างที่ฉันอาจจะไม่ได้ยินผ่านช่องทางอย่างเป็นทางการ? [2]

ตัวอย่างโดยตรง: "ฉันมาที่นี่เพื่อเรียนรู้ว่าทีมกำลังทำอะไรอยู่และอะไรที่เป็นอุปสรรคต่อคุณ ฉันจะไม่แสร้งทำเป็นว่าฉันรู้จักทีมนี้ดีกว่าคุณหลังจากสามวัน เป้าหมายของฉันในเดือนแรกคือการรับฟัง" ความซื่อสัตย์แบบนี้มักจะได้ผลดี

มีบางสิ่งที่มักจะส่งผลเสียตามมาเสมอ:

• การประกาศการเปลี่ยนแปลงก่อนที่คุณจะเข้าใจว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้าง
• อ้างอิงจากสิ่งที่คุณทำในบริษัทที่ผ่านมาเป็นเกณฑ์มาตรฐาน
• ข้ามขั้นตอนการแนะนำตัวแบบตัวต่อตัว แล้วเปลี่ยนเป็นการแนะนำตัวแบบกลุ่มแทน
  

ในอีเมลแนะนำตัวที่เป็นลายลักษณ์อักษร

เมื่อคุณเข้าร่วมทีมที่กระจายตัวอยู่หลายที่ หรือองค์กรขนาดใหญ่ การแนะนำตัวเป็นลายลักษณ์อักษรมักจะเข้าถึงผู้คนได้มากกว่าการพบปะพูดคุยแบบตัวต่อตัวเสียอีก

โครงสร้างนั้นตรงไปตรงมา เริ่มต้นด้วยชื่อและตำแหน่งของคุณ พูดประโยคหรือสองประโยคเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำมาก่อนหน้านี้ บอกสิ่งหนึ่งที่คุณตั้งตารอที่จะทำ ปิดท้ายด้วยการเชิญชวนให้มาพูดคุยกัน

ตัวอย่าง:

สวัสดีทุกคน ผมจอร์แดนครับ ผมเข้าร่วมทีมดูแลลูกค้า โดยมีประสบการณ์ด้านการสนับสนุนและปฏิบัติการ B2B มาก่อน ผมอยู่ที่ออสตินและจะดูแลลูกค้าในภูมิภาค EMEA ผมตั้งตารอที่จะเรียนรู้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานในปัจจุบัน และผมยินดีที่จะนัดดื่มกาแฟออนไลน์กับทุกคนที่สนใจในช่วงสองสามสัปดาห์แรกครับ ตารางงานของผมว่างอยู่ สามารถนัดเวลาได้เลยครับ

สั้น กระชับ และนำไปปฏิบัติได้จริง บอกเล่าเรื่องราวได้มากพอที่จะจุดประกายการสนทนา โดยไม่อ่านแล้วเหมือนสรุปโปรไฟล์ใน LinkedIn

ในทีมที่ทำงานทางไกลหรือแบบผสมผสาน

การแนะนำตัวทางไกลต้องใช้ความพยายามมากกว่า เพราะการพบปะกันโดยบังเอิญในทางเดินนั้นไม่เกิดขึ้น คุณต้องสร้างช่วงเวลาเหล่านั้นขึ้นมาเอง ซึ่งหากไม่แนะนำตัวทางไกลก็อาจเกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ

โพสต์แนะนำตัวเป็นลายลักษณ์อักษรในช่องแชทหลักของทีมภายในวันแรกของคุณ หากมีการประชุมทางวิดีโอ ให้เปิดกล้องของคุณ ถามผู้จัดการของคุณว่าใครคือบุคคลสำคัญที่คุณควรพบในช่วงสองสัปดาห์แรก และกำหนดตารางนัดหมายเหล่านั้นล่วงหน้า แทนที่จะรอให้เกิดขึ้นเองโดยธรรมชาติ

กลยุทธ์ที่มีประโยชน์อย่างหนึ่งคือ การเพิ่มข้อความสั้นๆ ว่า "ร่วมงานกับฉัน" ลงในโปรไฟล์ Slack หรือ Teams ของคุณ ระบุเขตเวลาของคุณ รูปแบบการสื่อสารที่คุณต้องการ และข้อเท็จจริงที่ไม่เกี่ยวกับงานสักหนึ่งอย่าง ใช้เวลาเพียงสิบนาที แต่ช่วยลดความคลุมเครือได้หลายชั่วโมง

นอกจากนี้ อย่าพึ่งพาการสื่อสารด้วยข้อความเพียงอย่างเดียวในช่วงสองสามสัปดาห์แรก หากองค์กรของคุณใช้การสนทนาทางวิดีโอเป็นประจำ ให้ลองเสนอการสนทนาทางวิดีโอสั้นๆ แทนการแชทโต้ตอบกันเป็นเวลานาน การได้เห็นหน้าอีกฝ่ายแม้เพียงสิบห้านาทีก็สร้างความสัมพันธ์ได้มากกว่าการส่งข้อความเป็นสิบๆ ข้อความ และทำให้การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรง่ายขึ้นในภายหลัง เพราะคุณจะรู้ได้ว่ากำลังคุยกับใครอยู่จริงๆ

สิ่งต่างๆ ที่ทำให้การแนะนำตัวแย่ลงอย่างต่อเนื่อง

พูดมากเกินไป การแนะนำตัวสองนาทีที่กลายเป็นประวัติส่วนตัวแบบมืออาชีพยาวสิบห้านาที จะทำให้คนเบื่อเร็วมาก ควรเข้าเรื่องให้ตรงประเด็น แล้วค่อยเปิดโอกาสให้คนอื่นได้พูดคุย

พูดจาไม่ดีเกี่ยวกับนายจ้างเก่า มันแสดงให้เห็นถึงการตัดสินใจที่แย่ และทำให้เพื่อนร่วมงานสงสัยทันทีว่าคุณจะพูดถึงพวกเขาอย่างไรในภายหลัง

การลดทอนคุณค่าของตนเองมากเกินไป ความอ่อนน้อมถ่อมตนกับการทำให้คนอื่นเข้าใจสิ่งที่คุณนำเสนอได้ยากนั้นแตกต่างกัน จงอธิบายประสบการณ์ของคุณให้ชัดเจน

ละเลยพนักงานสนับสนุนและเพื่อนร่วมงานที่มีตำแหน่งต่ำกว่า พนักงานใหม่มักมุ่งเน้นไปที่การสร้างความประทับใจให้ผู้บังคับบัญชา และละเลยการสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและฝ่ายสนับสนุน ซึ่งความสัมพันธ์เหล่านั้นมักเป็นตัวกำหนดว่าช่วงเดือนแรกๆ ของคุณจะราบรื่นแค่ไหน

ถือว่าการแนะนำเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว การแนะนำตัวในวันแรกเป็นเพียงจุดเริ่มต้น การติดตามผล การจดจำรายละเอียดจากการสนทนาในช่วงแรก และการแสดงความสนใจอย่างสม่ำเสมอในตลอดหลายสัปดาห์นั้นสำคัญกว่าการพูดประโยคแรกได้ดีเสียอีก

รายการตรวจสอบที่ใช้งานได้จริงสำหรับสัปดาห์แรกของคุณ

การกระทำเหล่านี้เป็นการต่อยอดจากการแนะนำเบื้องต้นและช่วยให้จดจำได้ดียิ่งขึ้น:

• ส่งจดหมายแนะนำตัวไปยังช่องทางหรือกลุ่มใดๆ ที่คุณยังไม่เคยได้รับการแนะนำตัวอย่างเป็นทางการ
• นัดหมายการประชุมแบบตัวต่อตัวกับบุคคลที่ผู้จัดการของคุณระบุว่าเป็นผู้ติดต่อสำคัญ
• ควรสอบถามเพิ่มเติมอย่างน้อยหนึ่งรายละเอียดจากบทสนทนาแรกๆ ("คุณบอกว่ากำลังทำงานเรื่อง X อยู่ เป็นยังไงบ้าง?")
• เพิ่มข้อความ "ร่วมมือกับฉัน" ลงในโปรไฟล์ Slack หรือ Teams ของคุณ
• เข้าร่วมกิจกรรมทีมแบบไม่เป็นทางการอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เช่น การพูดคุยกันระหว่างดื่มกาแฟ การสนทนาในช่วงพักกลางวัน หรือกิจกรรมใดๆ ที่อยู่นอกเหนือการประชุมอย่างเป็นทางการ

AhaSlides ช่วยให้ทีมรับสมาชิกใหม่ได้อย่างไร

เหตุผลสำคัญที่สุดที่ทำให้การแนะนำตัวไม่ประสบความสำเร็จคือ การสื่อสารแบบทางเดียว คนใหม่พูดอยู่ฝ่ายเดียว คนอื่นๆ ฟังแบบผ่านๆ แล้วก็กลับไปทำงานที่แล็ปท็อป การทำกิจกรรมแบบโต้ตอบสั้นๆ ในการประชุมเดียวกันจะเปลี่ยนสิ่งนั้นไปอย่างสิ้นเชิง

AhaSlides ช่วยให้ทีมสามารถจัดทำโพลล์แบบเรียลไทม์ สร้าง Word Cloud และถาม-ตอบได้โดยตรงในระหว่างการประชุม สไลด์ง่ายๆ อย่าง "สองความจริงกับหนึ่งเรื่องโกหก" โพลล์ที่ขอให้ทีมแชร์โปรเจกต์ปัจจุบันของพวกเขาด้วยคำเพียงคำเดียว หรือช่วงถาม-ตอบแบบเปิดให้พนักงานใหม่ถามคำถามทีม ทั้งหมดนี้ทำให้การแนะนำตัวเป็นประสบการณ์แบบสองทางมากกว่าการนำเสนอ เมื่อผู้คนตอบสนองแบบเรียลไทม์ พวกเขามีแนวโน้มที่จะจดจำช่วงเวลานั้นและบุคคลที่เป็นศูนย์กลางของเหตุการณ์ได้มากขึ้น

สำหรับผู้จัดการที่ต้องรับพนักงานใหม่หลายคน การปฏิสัมพันธ์ที่มีโครงสร้างแบบนี้จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถใช้รูปแบบการละลายพฤติกรรมแบบเดียวกันกับทีมต่างๆ ได้โดยไม่ทำให้รู้สึกซ้ำซากจำเจ เพราะการตอบสนองจะแตกต่างกันออกไปเสมอ

คำถามที่พบบ่อย

การแนะนำตัวในที่ทำงานควรใช้เวลานานเท่าไหร่?

ในการแนะนำตัวแบบตัวต่อตัว ควรใช้เวลาประมาณ 60 ถึง 90 วินาที ซึ่งเป็นเวลาโดยประมาณที่ใช้ในการแนะนำตัว ตำแหน่ง ข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้องหนึ่งบรรทัด และคำถามหนึ่งข้อสำหรับกลุ่ม การแนะนำตัวแบบเขียนอาจยาวกว่าเล็กน้อย แต่โดยทั่วไปแล้วสี่ถึงหกประโยคก็เพียงพอแล้ว ผู้คนจะถามคำถามเพิ่มเติมหากพวกเขาต้องการพูดคุยต่อ เป้าหมายของการแนะนำตัวคือการเปิดบทสนทนา ไม่ใช่การปิดบทสนทนา หากคุณพบว่าตัวเองพูดเกินสองนาที นั่นเป็นสัญญาณให้หยุดและเชิญชวนให้ผู้อื่นตอบรับแทนที่จะพูดต่อ

จะทำอย่างไรถ้าฉันเกิดประหม่าหรือพูดติดขัดระหว่างการแนะนำตัว?

เหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้นกับเกือบทุกคนอย่างน้อยสักครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อห้องเงียบลงและทุกคนหันมามองคุณ วิธีแก้ปัญหาที่ได้ผลที่สุดคือการกล่าวถึงเรื่องนั้นสั้นๆ แล้วพูดต่อ เช่น "ขอโทษค่ะ/ครับ ขอเริ่มใหม่นะคะ/ครับ" หรือ "ฉันรู้สึกประหม่าทุกครั้งที่ต้องแนะนำตัวในวันแรก" จะฟังดูจริงใจมากกว่าน่าอึดอัด สิ่งที่ผู้คนจดจำคือความอบอุ่นและความสนใจที่คุณมีต่อพวกเขา ไม่ใช่ว่าประโยคของคุณสมบูรณ์แบบหรือไม่ งานวิจัยเกี่ยวกับการสร้างความประทับใจแสดงให้เห็นอย่างสม่ำเสมอว่าความอบอุ่นและความเอาใจใส่มีน้ำหนักมากกว่าความคล่องแคล่วในการพูด การพูดติดขัดเล็กน้อยตามด้วยคำถามที่จริงใจเกี่ยวกับงานของเพื่อนร่วมทีมจะถูกลืมไปภายในหนึ่งสัปดาห์

ฉันควรเตรียมคำแนะนำตัวล่วงหน้าหรือไม่?

ใช่ แต่แบบเบาๆ เขียนประโยคสองหรือสามประโยคที่คุณอยากพูดลงไป แล้วฝึกพูดออกเสียงดังๆ สักครั้งสองครั้งก่อนวันแรก การไปแบบไม่เตรียมตัวเลยหมายความว่าคุณกำลังด้นสดภายใต้แรงกดดันทางสังคมเล็กน้อย ซึ่งเป็นช่วงที่คนมักจะพูดวกไปวนมาหรือพูดน้อยกว่าที่ควรจะเป็น การไปพร้อมกับคำพูดที่เตรียมไว้ล่วงหน้าอย่างสมบูรณ์จะฟังดูราบเรียบและเหมือนซ้อมมาแล้ว และอาจทำให้คุณตอบสนองต่อบทสนทนาที่เกิดขึ้นรอบตัวได้น้อยลง การเตรียมวลีไว้บ้างจะช่วยให้คุณมีจุดยึดเหนี่ยวในขณะที่ยังคงมีพื้นที่ให้ปรับตัวเข้ากับคนที่อยู่ในห้อง ให้ความสนใจกับน้ำเสียงของบทสนทนาที่มีอยู่ของทีมและปรับให้เข้ากัน ทีมที่มีพลังงานสูงและไม่เป็นทางการจะตอบสนองแตกต่างจากกลุ่มที่เงียบกว่าและสงวนท่าทีมากกว่า

แหล่งที่มา

[1] BambooHR. (2023). ความประทับใจแรกสำคัญที่สุด: 44 วันที่จะตัดสินว่าพนักงานใหม่จะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] วัตกินส์, เอ็ม. (2003). 90 วันแรก: กลยุทธ์ที่พิสูจน์แล้วสำหรับการเรียนรู้และปรับตัวให้เข้ากับระบบได้อย่างรวดเร็วและชาญฉลาดขึ้นสำนักพิมพ์ Harvard Business Review