How do you write an email for a meeting appointment?

Key points to include in your meeting appointment email: - Clear subject line - Greeting and introduction - Requested meeting details - date(s), time range, purpose - Agenda/topics for discussion - Alternatives if primary dates don't work - Next steps details - Closing and signature

How do I send a team meeting invite via email?

- Open your email client or webmail service (such as Gmail, Outlook, or Yahoo Mail). - Click on the "Compose" or "New Email" button to start drafting a new email. - In the "To" field, enter the email addresses of the team members you want to invite to the meeting. You can separate multiple email addresses with commas or use your email client's address book to select recipients. - If you have a calendar application integrated with your email client, you can add the meeting details to the calendar invite directly from the email. Look for an option like "Add to Calendar" or "Insert Event" and provide the necessary information.

How do I make an email invitation?

Here are the key things to include in a short email invitation: - Greeting (address recipient by name) - Event name and date/time - Location details - Short invitation message - RSVP details (deadline, contact method) - Closing (your name, event host)

อีเมลเชิญประชุม | เคล็ดลับ ตัวอย่าง และเทมเพลตที่ดีที่สุด (ฟรี 100%)

อะไรดี อีเมลเชิญประชุม ตัวอย่าง?

การประชุมสามารถเป็นองค์ประกอบสำคัญของประสิทธิภาพ การประสานงาน และความสามัคคีของทีม หลายบริษัทจัดการประชุมอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง อาจเป็นการประชุมที่ไม่เป็นทางการเพื่อพูดคุยอย่างลึกซึ้งกับพนักงาน หรือการประชุมอย่างเป็นทางการของบอร์ดบริหารเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนในอนาคตของบริษัทและรายงานสิ้นปีประจำปี เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลหรือผู้นำจำเป็นต้องส่งจดหมายเชิญประชุมไปยังผู้เข้าร่วมหรือแขก

คำเชิญประชุมมีความสำคัญต่อการจัดการประชุมอย่างเป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่น มีหลายวิธีในการส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุม ในบทความนี้ เรามุ่งเน้นไปที่การจัดการกับ อีเมลเชิญประชุมวิธีที่สะดวกและเป็นที่นิยมที่สุดในการเชิญผู้คนให้เข้าร่วมในการประชุมของคุณ

เทมเพลตการประชุมด่วนด้วย AhaSlides

ข้อความทางเลือก

เริ่มในไม่กี่วินาที

รับเทมเพลตอย่างรวดเร็วด้วย AhaSlides ลงทะเบียนฟรีและรับสิ่งที่คุณต้องการจากไลบรารีเทมเพลต!

🚀 รับเทมเพลตฟรี ☁️

อีเมลเชิญประชุมคืออะไร

ส่วนสำคัญของกิจกรรมทางธุรกิจ อีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุมคือข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมการสาธิตวัตถุประสงค์ของการประชุมและการร้องขอให้ผู้คนเข้าร่วมการประชุมตามวันที่และสถานที่ที่ระบุ รวมถึงไฟล์แนบที่มีรายละเอียดเพิ่มเติม หากมี จะเขียนเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ขึ้นอยู่กับลักษณะของการประชุม ควรเขียนด้วยน้ำเสียงและรูปแบบที่เหมาะสมเพื่อให้เป็นไปตามมารยาททางอีเมลธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม อย่าสับสนระหว่างอีเมลเชิญประชุมกับอีเมลเรียกประชุม ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างอีเมลเหล่านี้คืออีเมลการเรียกประชุมมีเป้าหมายเพื่อนัดหมายกับใครบางคน ในขณะที่อีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุมมีเป้าหมายเพื่อเชิญคุณเข้าร่วมการประชุมตามวันที่และสถานที่ที่ประกาศ

เหตุใดอีเมลเชิญประชุมจึงมีความสำคัญ

การใช้คำเชิญทางอีเมลก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย ข้อดีของการเชิญทางอีเมลมีดังต่อไปนี้:

มันเชื่อมต่อกับปฏิทินโดยตรง เมื่อผู้รับตอบรับคำเชิญ คำเชิญนั้นจะถูกเพิ่มกลับเข้าไปในปฏิทินธุรกิจของพวกเขา และคุณจะได้รับการเตือนเช่นเดียวกับกิจกรรมอื่นๆ ที่ระบุไว้ในปฏิทิน
สะดวกและรวดเร็ว ผู้รับของคุณสามารถเข้าถึงอีเมลได้ทันทีหลังจากที่คุณคลิกปุ่มส่ง เมื่อส่งตรงถึงผู้รับ หากที่อยู่อีเมลผิด คุณจะได้รับประกาศทันทีและดำเนินการแก้ไขเพิ่มเติมอย่างรวดเร็ว
ช่วยประหยัดเวลา คุณสามารถส่งอีเมลกลุ่มด้วยที่อยู่อีเมลนับพันรายการพร้อมกันได้
เป็นการประหยัดค่าใช้จ่าย ไม่ต้องเสียงบประมาณในการส่งจดหมาย
สามารถสร้างได้โดยตรงจากแพลตฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บที่คุณต้องการ ตัวเลือกแรกของคุณน่าจะเป็น Zoom, Microsoft Teams หรืออย่างอื่นที่เทียบเท่า หากคุณไม่ได้ประชุมแบบเห็นหน้ากัน เมื่อตอบรับคำเชิญแล้ว ลิงก์และกรอบเวลาทั้งหมดจะซิงค์กันทางอีเมล ดังนั้นผู้เข้าร่วมจึงหลีกเลี่ยงความสับสนกับกิจกรรมอื่นๆ ได้

มีอีเมลหลายพันล้านฉบับถูกส่งทุกวัน และอีเมลจำนวนมากเป็นอีเมลขยะ เนื่องจากทุกคนใช้อีเมลอย่างน้อยหนึ่งฉบับเพื่อแลกเปลี่ยนข้อความสำคัญสำหรับการทำงาน การซื้อ การประชุม และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากคุณต้องอ่านอีเมลจำนวนมากต่อวัน จึงไม่น่าแปลกใจที่บางครั้งคุณจะพบกับปรากฏการณ์ "อีเมลล้า" ดังนั้น การส่งอีเมลคำเชิญที่ดีสามารถหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดหรือความไม่รู้โดยไม่จำเป็นจากผู้รับ

เขียนอีเมลเชิญประชุมทีละขั้นตอน

อีเมลเชิญประชุมที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ และตามกฎแล้วมันส่งผลกระทบต่อ ส่งอีเมล อัตรา

มีมารยาทและหลักการที่ทุกคนต้องปฏิบัติตามเพื่อกรอกอีเมลคำเชิญการประชุมทางธุรกิจตามความเคารพผู้รับ คุณสามารถเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลคำเชิญการประชุมมาตรฐานโดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1: เขียนหัวเรื่องที่ชัดเจน

ข้อเท็จจริงที่ว่า 47% ของผู้รับอีเมลอ่านอีเมลที่มีหัวเรื่องที่ชัดเจนและกระชับ ความประทับใจแรกเป็นสิ่งสำคัญ วิธีนี้จะทำให้ผู้รับรู้สึกถึงความเร่งด่วนหรือความสำคัญ ซึ่งจะนำไปสู่อัตราการเปิดที่สูงขึ้น

สั้นตรงเป้าหมาย เป็นเรื่องจริงไม่ใช่ปริศนา
คุณสามารถขอการยืนยันการเข้าร่วมในหัวเรื่องเพื่อเป็นสัญญาณของความเร่งด่วน
หรือใส่อารมณ์แบบอย่าลืมความสำคัญเร่งด่วน...
เพิ่มเวลา ถ้าคุณต้องการเน้นประเด็นเรื่องเวลา

ตัวอย่างเช่น: “ประชุม 4/12 โครงการระดมสมอง” หรือ “สำคัญ โปรดตอบกลับ: การประชุมกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ใหม่ 10/6”

ขั้นตอนที่ 2: เริ่มต้นด้วยการแนะนำอย่างรวดเร็ว

ในบรรทัดแรก เป็นความคิดที่ดีที่จะเขียนสั้นๆ ว่าคุณเป็นใคร ตำแหน่งของคุณคืออะไรในองค์กร และเหตุใดคุณจึงติดต่อพวกเขา จากนั้นคุณสามารถแสดงวัตถุประสงค์ของการประชุมได้โดยตรง หลายคนทำผิดพลาดในการส่งวัตถุประสงค์การประชุมที่คลุมเครือเนื่องจากพวกเขาคิดว่าผู้เข้าร่วมต้องรู้เรื่องนั้น

ทำให้การแนะนำของคุณเป็นที่พอใจหรือเกี่ยวข้องกับงาน
เตือนผู้เข้าร่วมหากพวกเขาจำเป็นต้องทำงานใดๆ ให้เสร็จหรือนำสิ่งใดติดตัวไปด้วยในการประชุม

ตัวอย่างเช่น สวัสดีสมาชิกในทีม ฉันรอคอยที่จะพบคุณในงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ในวันจันทร์หน้า

ขั้นตอนที่ 3: แบ่งปันเวลาและสถานที่

คุณควรระบุเวลาที่แน่นอนของการประชุม นอกจากนี้ คุณควรบอกพวกเขาว่าการประชุมเกิดขึ้นอย่างไรและที่ไหน ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือทางออนไลน์ และเสนอแนวทางหรือลิงก์แพลตฟอร์มในกรณีที่พวกเขาต้องการ

เพิ่มเขตเวลาหากพนักงานทำงานในพื้นที่ต่างๆ ของโลก
กล่าวถึงระยะเวลาโดยประมาณของการประชุม
เมื่อแนะนำเส้นทาง ให้ระบุรายละเอียดให้มากที่สุดหรือแนบแนวทางการทำแผนที่

ตัวอย่างเช่น: ขอเชิญร่วมงาน วันศุกร์ที่ 6 ตุลาคม เวลา 1 น. ณ ห้องประชุม 00 ชั้น 2 อาคารอำนวยการ

อีเมลเชิญประชุม | อีเมลขอประชุม — ส่งอีเมลเชิญประชุมให้ทีมของคุณ – ที่มา: Alamy

ขั้นตอนที่ 4: สรุปวาระการประชุม

ครอบคลุมวัตถุประสงค์หลักหรือวาระการประชุมที่เสนอ ไม่ขอกล่าวถึงรายละเอียด คุณสามารถระบุหัวข้อและไทม์ไลน์ได้ สำหรับการประชุมอย่างเป็นทางการ คุณสามารถแนบเอกสารรายละเอียด สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการช่วยให้ผู้เข้าร่วมเตรียมการล่วงหน้า

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเริ่มต้นด้วย: เราวางแผนที่จะหารือ…./ เราต้องการแก้ไขปัญหาบางอย่าง หรือตามไทม์ไลน์ต่อไปนี้:

8:00-9:30 น. แนะนำโครงการ
9:30-11:30: การนำเสนอจาก Howard (IT), Nour (การตลาด) และ Charlotte (การขาย)

ขั้นตอนที่ 5: ขอ RSVP

การขอให้ตอบกลับสามารถช่วยยืนยันการตอบกลับจากผู้รับของคุณได้ เพื่อป้องกันความสับสน ควรตอบกลับและจำกัดเวลาที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการเข้าร่วมหรือการขาดงานของพวกเขาในอีเมลของคุณ หากคุณยังไม่ได้รับการตอบรับคำเชิญในเวลาที่คุณควบคุม คุณสามารถดำเนินการติดตามผลอย่างรวดเร็วได้

ตัวอย่างเช่น: กรุณาตอบกลับภายในวันที่ [วันที่] ไปที่ [ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์]

ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพและการสร้างแบรนด์

ลายเซ็นอีเมลธุรกิจควรประกอบด้วยชื่อนามสกุล ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท ข้อมูลติดต่อ เว็บไซต์ส่วนบุคคล และที่อยู่ไฮเปอร์ลิงก์อื่นๆ

คุณสามารถปรับแต่งลายเซ็นของคุณได้อย่างง่ายดายด้วย Gmail.

ตัวอย่างเช่น:

เจสสิก้า เมดิสัน

ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดระดับภูมิภาค อุตสาหกรรม Inco

555-9577-990

มีผู้สร้างลายเซ็นอีเมลฟรีมากมายที่ช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายาม เช่น ลายเซ็นของฉัน.

ประเภทของอีเมลเชิญประชุมและตัวอย่าง

โปรดทราบว่าการประชุมประเภทต่างๆ จะมีมาตรฐานและรูปแบบการเขียนที่แตกต่างกันไป โดยทั่วไป เราแยกอีเมลเชิญประชุมตามระดับที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ รวมถึงหรือไม่รวมการประชุมเสมือนจริงหรือการประชุมออนไลน์ล้วน ในส่วนนี้ เรารวบรวมและแนะนำคำเชิญเข้าร่วมการประชุมบางประเภทโดยทั่วไปและเทมเพลตของแต่ละประเภทที่นิยมใช้ในอีเมลคำเชิญการประชุมทางธุรกิจ

เทมเพลตคำเชิญทางอีเมล — อีเมลคำเชิญการประชุมที่สมบูรณ์แบบ – ที่มา: freepik

#1. อีเมล์ขอประชุมอย่างเป็นทางการ

อีเมลขอประชุมอย่างเป็นทางการใช้สำหรับการประชุมใหญ่ที่มักเกิดขึ้นปีละ XNUMX-XNUMX ครั้ง เป็นการประชุมอย่างเป็นทางการขนาดใหญ่ ดังนั้นอีเมลของคุณควรเขียนด้วยรูปแบบการเขียนที่เป็นทางการ เอกสารแนบท้ายนี้จำเป็นเพื่อให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทราบวิธีการเข้าร่วมการประชุม วิธีค้นหาสถานที่ และรายละเอียดของวาระการประชุม

การประชุมอย่างเป็นทางการเกี่ยวข้องกับ:

การประชุมผู้บริหาร
การประชุมคณะกรรมการ
ประชุมคณะกรรมการบริษัท
ประชุมผู้ถือหุ้น
การประชุมกลยุทธ์

1 ตัวอย่าง: ผู้ถือหุ้น เทมเพลตอีเมลคำเชิญ

หัวเรื่อง : สำคัญ. คุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมสามัญประจำปี [เวลา]

[ชื่อผู้รับ]

[ชื่อ บริษัท]

[ชื่องาน]

[ที่อยู่ บริษัท]

[วันที่]

เรียนท่านผู้ถือหุ้น

เรามีความยินดีที่จะเชิญคุณเข้าร่วมการประชุมสามัญประจำปีซึ่งจะจัดขึ้นในวันที่ [เวลา], [ที่อยู่]

การประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีเป็นโอกาสพิเศษสำหรับข้อมูล การแลกเปลี่ยนและการอภิปรายระหว่าง [ชื่อ บริษัท] และผู้ถือหุ้นทุกท่าน

นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสในการแสดงตัวตนและลงคะแนนเสียงเพื่อมีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจที่สำคัญสำหรับ [ชื่อ บริษัท], ไม่ว่าคุณจะถือหุ้นกี่หุ้นก็ตาม การประชุมจะครอบคลุมวาระสำคัญๆ ดังต่อไปนี้

ระเบียบวาระที่ 1:

ระเบียบวาระที่ 2:

ระเบียบวาระที่ 3:

ระเบียบวาระที่ 4:

คุณจะพบคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเข้าร่วมการประชุมนี้ ระเบียบวาระการประชุมและข้อความของมติที่จะส่งเพื่อขออนุมัติจากคุณในเอกสารแนบด้านล่าง

ฉันขอขอบคุณในนามของคณะกรรมการสำหรับการมีส่วนร่วมและความภักดีของคุณต่อ [ชื่อ บริษัท] และฉันหวังว่าจะได้ต้อนรับคุณเข้าสู่การประชุมในวันที่ [วันที่]

เรื่องที่ดีที่สุด,

[ชื่อ]

[ชื่อตำแหน่ง]

[ชื่อ บริษัท]

[ที่อยู่บริษัทและเว็บไซต์]

2 ตัวอย่าง: การประชุมกลยุทธ์ เทมเพลตอีเมลคำเชิญ

[ชื่อผู้รับ]

[ชื่อ บริษัท]

[ชื่องาน]

[ที่อยู่ บริษัท]

[วันที่]

หัวเรื่อง: การประชุมแคมเปญการตลาดการเปิดตัวโครงการ: 2/28 XNUMX

ในนามของ [ชื่อ บริษัท ]ฉันขอเชิญคุณเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจซึ่งจัดขึ้นที่ [ชื่อห้องประชุม, ชื่ออาคาร] [วันและเวลา]. การประชุมจะกินเวลานาน [ระยะเวลา].

เรามีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะต้อนรับคุณเข้าสู่ขั้นตอนแรกของโครงการเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อเสนอที่กำลังจะมีขึ้น [รายละเอียด] และเราขอขอบคุณสำหรับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าของคุณเกี่ยวกับข้อเสนอนี้ นี่คือบทสรุปโดยย่อของวาระการประชุมของเราในวันนี้:

ระเบียบวาระที่ 1:

ระเบียบวาระที่ 2:

ระเบียบวาระที่ 3:

ระเบียบวาระที่ 4:

ข้อเสนอนี้ได้รับการพิจารณาจากทีมงานทั้งหมดของเราว่าเป็นหนึ่งในข้อเสนอที่สำคัญที่สุด สำหรับการอ้างอิงเพิ่มเติมของคุณ เราได้แนบเอกสารมาพร้อมกับจดหมายนี้ซึ่งให้ข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมแก่คุณ เพื่อให้คุณสะดวกในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมล่วงหน้า

เราทุกคนรอคอยที่จะได้พูดคุยกับคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่เราสามารถทำได้เพิ่มเติมเพื่อให้ข้อเสนอนี้บรรลุผลสำเร็จ กรุณาส่งคำถามหรือคำแนะนำสำหรับการประชุมมาก่อน [วันกำหนดส่ง] ถึงฉันโดยตรงโดยการตอบกลับอีเมลฉบับนี้

ขอให้มีความสุขในวันข้างหน้า

ขอบคุณ

เรื่องที่เกี่ยวกับอุ่น,

[ชื่อ]

[ชื่อตำแหน่ง]

[ชื่อ บริษัท]

[ที่อยู่บริษัทและเว็บไซต์]

#2. อีเมลเชิญประชุมอย่างไม่เป็นทางการ

ด้วยอีเมลเชิญประชุมอย่างเป็นทางการ ถ้าเพียงแค่การประชุมกับเจ้าหน้าที่ระดับต่ำกว่าผู้บริหารหรือสมาชิกภายในทีม มันง่ายกว่ามากสำหรับคุณที่จะคิดวิธีการเขียนที่เหมาะสม คุณสามารถเขียนในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตรและสนุกสนาน

การประชุมอย่างไม่เป็นทางการเกี่ยวข้องกับ:

ประชุมระดมสมอง
ประชุมแก้ปัญหา
การฝึกอบรม
เช็คอินประชุม
การประชุมสร้างทีม
สนทนากาแฟ

ตัวอย่างที่ 3: เทมเพลตอีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุมเช็คอิน

หัวเรื่อง : ด่วน. [ชื่อโครงการ] การปรับปรุง [วันที่]

เรียน ทีมงาน

ทักทาย!

มันสนุกและน่าขบขันที่ได้มีเวลาทำงานร่วมกับคุณ [ชื่อโครงการ]. อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สามารถดำเนินการตามแผนของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฉันเชื่อว่าถึงเวลาแล้วที่เราจะรายงานความคืบหน้าที่เกิดขึ้น และขอขอบคุณที่มีโอกาสพบคุณที่ [ที่ตั้ง] พูดคุยเรื่องดังกล่าวเพิ่มเติมได้ที่ [วันและเวลา].

ฉันได้แนบรายการวาระการประชุมทั้งหมดที่เราต้องหารือ อย่าลืมเตรียมรายงานการเสร็จสิ้นงานของคุณ โปรดใช้สิ่งนี้ [ลิงค์] เพื่อแจ้งให้เราทราบว่าคุณจะสามารถทำได้หรือไม่

โปรดส่งอีเมลถึงฉันเพื่อยืนยันโดยเร็วที่สุด

เรื่องที่เกี่ยวกับอุ่น,

[ชื่อ]

[ชื่องาน]

[ชื่อ บริษัท]

4 ตัวอย่าง: ทีมบูเทมเพลตอีเมลคำเชิญ

เรียนสมาชิกในทีม

จึงเรียนมาเพื่อทราบว่า [ชื่อห้างสรรพสินค้า] กำลังจัดก การประชุมการสร้างทีมสำหรับพนักงานของเราทุกคน สมาชิกบน [วันและเวลา]

สำหรับการพัฒนาทางวิชาชีพต่อไป สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือเราต้องเติบโตไปด้วยกัน และนั่นจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อเราทำงานเป็นทีม เพื่อที่ทักษะและความสามารถของเราจะได้รับการยกระดับเพื่อนำมาซึ่งประสิทธิภาพที่ดีขึ้น นั่นเป็นเหตุผลที่แผนกของเราส่งเสริมกิจกรรมการสร้างทีมทุกเดือน

โปรดมาร่วมงานเพื่อที่เราจะได้รับฟังความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงเพื่อให้การสนับสนุนที่ดียิ่งขึ้นแก่คุณ นอกจากนี้ยังจะมีไม่กี่ เกมสร้างทีม พร้อมกับเครื่องดื่มและอาหารว่างที่บริษัทจะจัดเตรียมไว้ให้

เราหวังว่าจะมีช่วงเวลาที่สนุกสนานในงานสร้างทีมซึ่งจัดขึ้นเพื่อช่วยให้เราแต่ละคนเติบโต หากท่านคิดว่าท่านไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมนี้ได้ กรุณาแจ้ง [ชื่อผู้ประสานงาน] at [หมายเลขโทรศัพท์]

ขอแสดงความนับถือ

[ชื่อ]

[ชื่องาน]

[ชื่อ บริษัท]

#3. อีเมลเชิญวิทยากรรับเชิญ

อีเมลเชิญวิทยากรควรให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้พูดเกี่ยวกับโอกาสการประชุมและการพูด จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้พูดจะต้องรู้วิธีที่พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมกับงานของคุณ และอะไรคือประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับจากการเป็นส่วนหนึ่งของงานของคุณ

ตัวอย่างที่ 5: เทมเพลตอีเมลเชิญวิทยากรรับเชิญ

รัก [ลำโพง],

เราหวังว่าข้อความนี้จะพบคุณดี! เรากำลังติดต่อคุณในวันนี้พร้อมโอกาสในการพูดที่ยอดเยี่ยมสำหรับการไตร่ตรองของคุณ เราใคร่ขอความกรุณาท่านร่วมเป็นวิทยากรผู้ทรงเกียรติในการ [ชื่อการประชุม], เหตุการณ์ที่มุ่งเน้นไปที่ [คำอธิบายวัตถุประสงค์และผู้ชมงานของคุณ]. ทั้งหมด [ชื่อการประชุม] ทีมงานได้รับแรงบันดาลใจจากความสำเร็จของคุณและรู้สึกว่าคุณน่าจะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่สมบูรณ์แบบในการพูดคุยกับผู้ชมมืออาชีพที่มีแนวคิดเดียวกัน

[ชื่อการประชุม] จะเกิดขึ้นใน [สถานที่ รวมถึงเมืองและรัฐ] on [วันที่]. งานของเราคาดว่าจะจัดขึ้นประมาณ [จำนวนผู้เข้าร่วมโดยประมาณ#]. เป้าหมายของเราคือการ [วัตถุประสงค์ของการประชุม].

เราเชื่อว่าคุณเป็นนักพูดที่ยอดเยี่ยมและเสียงของคุณจะเป็นส่วนเสริมที่สำคัญสำหรับการสนทนานั้นเมื่อคุณทำงานอย่างหนัก [สาขาที่เชี่ยวชาญ]. คุณสามารถพิจารณานำเสนอความคิดของคุณได้ถึง [ระยะเวลา] นาทีที่เกี่ยวข้องกับสาขาของ [หัวข้อการประชุม]. คุณสามารถส่งข้อเสนอของคุณก่อน [กำหนดส่ง] ตาม [ลิงก์] เพื่อให้ทีมของเราสามารถรับฟังแนวคิดของคุณและกำหนดรายละเอียดสุนทรพจน์ของคุณล่วงหน้า

ไม่ว่าในกรณีใด หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ เราขอให้คุณติดต่อเราผ่านทาง [ลิงค์] ขอขอบคุณที่สละเวลาและการพิจารณา เรารอคอยที่จะได้ยินคำตอบในเชิงบวกจากคุณ

ที่ดีที่สุด
[ชื่อ]
[ชื่องาน]
[ข้อมูลติดต่อ]
[ที่อยู่เว็บไซต์ของบริษัท]

#4. อีเมลเชิญสัมมนาผ่านเว็บ

ในเทรนด์ปัจจุบัน ผู้คนจำนวนมากขึ้นจัดการประชุมออนไลน์ เนื่องจากประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมทำงานจากระยะไกล หากคุณใช้แพลตฟอร์มการประชุม จะมีข้อความเชิญที่ปรับแต่งอย่างดีซึ่งส่งถึงผู้เข้าร่วมประชุมโดยตรงก่อนเริ่มการประชุม เช่น เทมเพลตอีเมลคำเชิญ Zoom สำหรับการสัมมนาผ่านเว็บเสมือนจริง คุณสามารถดูตัวอย่างต่อไปนี้

คำแนะนำ: ใช้คีย์เวิร์ด เช่น “ขอแสดงความยินดี”, “เร็วๆ นี้”, “สมบูรณ์แบบ”, “อัพเดท”, , “ว่าง”, “ในที่สุด”, “ยอดนิยม”, “พิเศษ”, “เข้าร่วมกับเรา”, “ฟรี”, ” เป็นต้น

6 ตัวอย่าง: เทมเพลตอีเมลคำเชิญการสัมมนาผ่านเว็บ

ชื่อเรื่อง: ขอแสดงความยินดี! คุณได้รับเชิญให้ [ชื่อการสัมมนาผ่านเว็บ]

รัก [ผู้สมัคร_ชื่อ],

[ชื่อ บริษัท] มีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้จัดสัมมนาทางเว็บสำหรับ [หัวข้อสัมมนาออนไลน์] บน [วันที่] ที่ [เวลา], มีวัตถุประสงค์เพื่อ [[วัตถุประสงค์การสัมมนาผ่านเว็บ]

จะเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้รับผลประโยชน์มากมายจากผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับเชิญในด้าน [หัวข้อการสัมมนาผ่านเว็บ] และรับของขวัญฟรี ทีมงานของเรามีความกระตือรือร้นอย่างมากเกี่ยวกับการแสดงตนของคุณ

หมายเหตุ: การสัมมนาผ่านเว็บนี้จำกัดเฉพาะ [จำนวนคน]. หากต้องการสำรองที่นั่ง โปรดลงทะเบียน [ลิงค์] และอย่าลังเลที่จะแบ่งปันกับเพื่อนของคุณ

ฉันหวังว่าจะได้พบคุณที่นั่น!

มีวันที่ดี

[ชื่อของคุณ]

[ลายเซ็น]

บรรทัดด้านล่าง

โชคดีที่มีเทมเพลตคำเชิญเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจมากมายบนอินเทอร์เน็ตเพื่อให้คุณปรับแต่งและส่งไปยังผู้เข้าร่วมได้ในไม่กี่วินาที อย่าลืมบันทึกบางส่วนในระบบคลาวด์ของคุณ เพื่อที่คุณจะได้สามารถเตรียมอีเมลของคุณด้วยการเขียนที่สมบูรณ์แบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีเร่งด่วน

หากคุณกำลังมองหาโซลูชันอื่นๆ สำหรับธุรกิจของคุณ คุณสามารถค้นหาได้ Ahaสไลด์ เป็นเครื่องมือการนำเสนอที่ดีพร้อมคุณสมบัติที่น่าทึ่งมากมายเพื่อสนับสนุนกิจกรรมการสัมมนาผ่านเว็บ กิจกรรมการสร้างทีม การประชุม และอื่นๆ อีกมากมาย

คำถามที่พบบ่อย

คุณจะเขียนอีเมลเพื่อนัดหมายการประชุมได้อย่างไร?

ประเด็นสำคัญที่จะรวมไว้ในอีเมลการนัดหมายการประชุมของคุณ:
– หัวข้อเรื่องที่ชัดเจน
– กล่าวทักทายและแนะนำตัว
– รายละเอียดการประชุมที่ต้องการ – วัน ช่วงเวลา วัตถุประสงค์
– วาระ/หัวข้ออภิปราย
– ทางเลือกอื่นหากวันที่หลักไม่ทำงาน
– รายละเอียดขั้นตอนต่อไป
– พิธีปิดและลงนาม

ฉันจะส่งคำเชิญการประชุมทีมทางอีเมลได้อย่างไร

– เปิดโปรแกรมรับส่งเมลหรือบริการเว็บเมลของคุณ (เช่น Gmail, Outlook หรือ Yahoo Mail)
– คลิกที่ปุ่ม “เขียน” หรือ “อีเมลใหม่” เพื่อเริ่มร่างอีเมลใหม่
– ในช่อง “ถึง” ป้อนที่อยู่อีเมลของสมาชิกในทีมที่คุณต้องการเชิญเข้าร่วมการประชุม คุณสามารถแยกที่อยู่อีเมลหลายรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค หรือใช้สมุดที่อยู่ของโปรแกรมรับส่งเมลของคุณเพื่อเลือกผู้รับ
– หากคุณมีแอปพลิเคชันปฏิทินที่รวมเข้ากับไคลเอนต์อีเมลของคุณ คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดการประชุมไปยังคำเชิญในปฏิทินได้โดยตรงจากอีเมล มองหาตัวเลือกเช่น "เพิ่มลงในปฏิทิน" หรือ "แทรกกิจกรรม" และให้ข้อมูลที่จำเป็น

ฉันจะส่งคำเชิญทางอีเมลได้อย่างไร

สิ่งสำคัญที่ควรรวมไว้ในคำเชิญทางอีเมลสั้นๆ มีดังนี้:
– การทักทาย (ที่อยู่ผู้รับตามชื่อ)
– ชื่อกิจกรรมและวันที่/เวลา
– รายละเอียดสถานที่
– ข้อความเชิญสั้นๆ
– รายละเอียดการตอบรับคำเชิญ (กำหนดเวลา วิธีการติดต่อ)
– ปิดท้าย (ชื่อคุณ ผู้จัดงาน)

Ref: จริง | เชอร์ปานี่

สารบัญ

เทมเพลตการประชุมด่วนด้วย AhaSlides

เริ่มในไม่กี่วินาที

อีเมลเชิญประชุมคืออะไร

เหตุใดอีเมลเชิญประชุมจึงมีความสำคัญ

เขียนอีเมลเชิญประชุมทีละขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: เขียนหัวเรื่องที่ชัดเจน

ขั้นตอนที่ 2: เริ่มต้นด้วยการแนะนำอย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 3: แบ่งปันเวลาและสถานที่

ขั้นตอนที่ 4: สรุปวาระการประชุม

ขั้นตอนที่ 5: ขอ RSVP

ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพและการสร้างแบรนด์

ประเภทของอีเมลเชิญประชุมและตัวอย่าง

#1. อีเมล์ขอประชุมอย่างเป็นทางการ

#2. อีเมลเชิญประชุมอย่างไม่เป็นทางการ

#3. อีเมลเชิญวิทยากรรับเชิญ

#4. อีเมลเชิญสัมมนาผ่านเว็บ

บรรทัดด้านล่าง

คำถามที่พบบ่อย

คุณจะเขียนอีเมลเพื่อนัดหมายการประชุมได้อย่างไร?

ฉันจะส่งคำเชิญการประชุมทีมทางอีเมลได้อย่างไร

ฉันจะส่งคำเชิญทางอีเมลได้อย่างไร

เพิ่มเติมจาก AhaSlides