การประชุมยืนขึ้นรายวัน | คู่มือฉบับสมบูรณ์ในปี 2024

คุณเคยเดินเข้าไปในครัวในออฟฟิศในตอนเช้าแต่กลับพบว่าเพื่อนร่วมงานของคุณรวมตัวกันอยู่รอบโต๊ะเพื่อพูดคุยอย่างลึกซึ้งหรือไม่? ขณะที่คุณรินกาแฟ คุณจะได้ยินตัวอย่าง "การอัปเดตทีม" และ "ตัวบล็อก" นั่นอาจเป็นรายวันของทีมของคุณ ยืนขึ้นประชุม ในการดำเนินการ

ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าการประชุมยืนหยัดในแต่ละวันคืออะไร รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เราได้เรียนรู้โดยตรง ดำดิ่งสู่โพสต์!

สารบัญ

• การประชุม Stand Up รายวันคืออะไร?
• 6 ประเภทของการประชุมเดี่ยว 
• ประโยชน์ของการประชุมยืนขึ้นทุกวัน
• 8 ขั้นตอนในการจัด Stand Up Meeting อย่างมีประสิทธิภาพ
• ตัวอย่างรูปแบบการประชุมแบบสแตนด์อัพ 
• สรุป

การประชุม Stand Up รายวันคืออะไร?

การประชุมแบบสแตนด์อโลนคือการประชุมทีมรายวันซึ่งผู้เข้าร่วมจะต้องยืนขึ้นเพื่อให้การประชุมกระชับและมีสมาธิ 

วัตถุประสงค์ของการประชุมนี้คือเพื่อให้ข้อมูลอัปเดตอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ ระบุอุปสรรคใดๆ และประสานงานขั้นตอนต่อไปด้วยคำถามหลัก 3 ข้อ:

• เมื่อวานคุณทำอะไรสำเร็จบ้าง?
• วันนี้คุณวางแผนจะทำอะไร?
• มีอุปสรรคใด ๆ ในทางของคุณหรือไม่?

คำถามเหล่านี้ช่วยให้ทีมมุ่งเน้นไปที่การรักษาความสอดคล้องและความรับผิดชอบ มากกว่าการแก้ปัญหาเชิงลึก ดังนั้นการประชุมแบบสแตนด์อโลนมักใช้เวลาเพียง 5 – 15 นาที และไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องประชุม

เคล็ดลับเพิ่มเติมด้วย AhaSlides

• การประชุมในธุรกิจ
• อีเมลเชิญประชุม
• การประชุมเบื้องต้น

6 ประเภทของการประชุมเดี่ยว 

การประชุมแบบสแตนด์อโลนมีหลายประเภท ได้แก่ :

1. สแตนด์อัพรายวัน: การประชุมรายวันจัดขึ้นในเวลาเดียวกันในแต่ละวัน โดยปกติจะใช้เวลา 15 – 20 นาที เพื่อแจ้งความคืบหน้าอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการที่กำลังดำเนินอยู่
2. การยืนหยัดต่อสู้: การประชุมประจำวันที่ใช้ใน การพัฒนาซอฟต์แวร์ Agile วิธีการซึ่งเป็นไปตาม กรอบการต่อสู้.
3. วิ่งยืนขึ้น: การประชุมที่จัดขึ้นเมื่อสิ้นสุดสปรินต์ ซึ่งเป็นช่วงเวลาสำหรับการทำงานชุดหนึ่งให้เสร็จ เพื่อทบทวนความคืบหน้าและวางแผนสำหรับสปรินต์ถัดไป
4. โครงการยืนขึ้น: การประชุมที่จัดขึ้นระหว่างโครงการเพื่อให้ข้อมูลอัปเดต ประสานงาน และระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น
5. ระยะไกลยืนขึ้น: การประชุมเดี่ยวที่จัดขึ้นกับสมาชิกในทีมทางไกลผ่านการประชุมทางวิดีโอหรือเสียง
6. ยืนขึ้นเสมือน: การประชุมแบบสแตนด์อโลนที่จัดขึ้นเสมือนจริง ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถประชุมได้ในสภาพแวดล้อมจำลอง

การประชุมเดี่ยวแต่ละประเภทมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันและใช้ในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับความต้องการของทีมและโครงการ

ประโยชน์ของการประชุมแบบสแตนด์อโลนทุกวัน

การประชุมแบบสแตนด์อโลนให้ประโยชน์มากมายแก่ทีมของคุณ รวมไปถึง:

1/ ปรับปรุงการสื่อสาร

การประชุมแบบยืนหยัดเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมแบ่งปันข้อมูลอัปเดต ถามคำถาม และแสดงความคิดเห็น จากนั้นผู้คนจะได้เรียนรู้วิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและปรับปรุงความสามารถในการสื่อสารของพวกเขา

2/ ปรับปรุงความโปร่งใส

ด้วยการแชร์สิ่งที่พวกเขากำลังทำและสิ่งที่พวกเขาทำสำเร็จ สมาชิกในทีมจะเพิ่มการมองเห็นความคืบหน้าของโครงการและช่วยระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ทีมงานทั้งหมดเปิดกว้างซึ่งกันและกันและโปร่งใสในทุกขั้นตอนของโครงการ

3/ การจัดตำแหน่งที่ดีขึ้น

การประชุมแบบยืนหยัดช่วยให้ทีมมีความสามัคคีในเรื่องลำดับความสำคัญ กำหนดเวลา และเป้าหมาย จากนั้นจะช่วยปรับและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นให้เร็วที่สุด

4/ เพิ่มความรับผิดชอบ

การประชุมแบบสแตนด์อโลนให้สมาชิกในทีมรับผิดชอบต่องานและความคืบหน้าของพวกเขา ช่วยให้โครงการดำเนินไปตามแผนและตรงเวลา

5/ การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

การประชุมแบบสแตนด์อัพนั้นสั้นและตรงประเด็น ช่วยให้ทีมเช็คอินและกลับไปทำงานได้อย่างรวดเร็วแทนที่จะเสียเวลาไปกับการประชุมที่ยืดเยื้อ

8 ขั้นตอนในการจัด Stand Up Meeting อย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่อจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิผล สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงหลักการสำคัญบางประการ:

1/ เลือกตารางเวลาที่เหมาะกับทีมของคุณ

ขึ้นอยู่กับโครงการและความต้องการของทีมของคุณ เลือกเวลาและความถี่ของการประชุมที่เหมาะสม อาจเป็นสัปดาห์ละครั้งเวลา 9 น. ในวันจันทร์ หรือสองครั้งต่อสัปดาห์และกรอบเวลาอื่นๆ เป็นต้น การประชุมเดี่ยวจะจัดขึ้นโดยขึ้นอยู่กับภาระงานของกลุ่ม 

2/ ให้มันสั้น

การประชุมอิสระควรสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ปกติไม่เกิน 15-20 นาที ช่วยให้ทุกคนมีสมาธิและหลีกเลี่ยงการเสียเวลาไปกับการพูดคุยหรือการโต้เถียงที่ยืดเยื้อ

3/ ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของสมาชิกทุกคนในทีม

สมาชิกในทีมทุกคนควรได้รับการสนับสนุนให้แบ่งปันการอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้า ถามคำถาม และให้ข้อเสนอแนะ การส่งเสริมให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันช่วยสร้างการทำงานเป็นทีมและส่งเสริมการเปิดกว้างที่มีประสิทธิภาพ

4/ ให้ความสำคัญกับปัจจุบันและอนาคต ไม่ใช่อดีต

จุดเน้นของการประชุมเดี่ยวควรอยู่ที่ความสำเร็จตั้งแต่การประชุมครั้งล่าสุด สิ่งที่วางแผนไว้สำหรับวันนี้ และอุปสรรคที่ทีมกำลังเผชิญ หลีกเลี่ยงการหมกมุ่นอยู่กับการถกเถียงกันยาวๆ เกี่ยวกับเหตุการณ์หรือปัญหาในอดีต

5/ มีวาระการประชุมที่ชัดเจน

การประชุมควรมีวัตถุประสงค์และโครงสร้างที่ชัดเจน โดยมีคำถามหรือหัวข้อสำหรับอภิปราย ดังนั้น การมีวาระการประชุมที่ชัดเจนจะช่วยให้การประชุมมีสมาธิและมั่นใจได้ว่าหัวข้อสำคัญทั้งหมดจะครอบคลุมและไม่หลงประเด็นไปในประเด็นอื่นๆ

6/ ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้าง

ในการประชุมแบบเปิด การสนทนาอย่างเปิดเผยและ ฟังที่ใช้งานอยู่ ควรได้รับการส่งเสริม เนื่องจากจะช่วยระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และทำให้ทีมทำงานร่วมกันเพื่อเอาชนะปัญหาเหล่านั้น

7/ จำกัดการรบกวน

สมาชิกในทีมควรหลีกเลี่ยงการรบกวนโดยการปิดโทรศัพท์และแล็ปท็อปในระหว่างการประชุม สมาชิกในทีมควรจะมีสมาธิกับการประชุมอย่างเต็มที่เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเห็นตรงกัน

8/ มีความสม่ำเสมอ

ทีมงานควรจัดการประชุมแบบสแตนด์อโลนทุกวันตามเวลาและสถานที่ตามที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า โดยยึดตามวาระที่กำหนดไว้ ซึ่งจะช่วยสร้างกิจวัตรที่สอดคล้องกันและทำให้สมาชิกในทีมเตรียมและกำหนดเวลาการประชุมในเชิงรุกได้ง่ายขึ้น

โดยการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ ทีมสามารถมั่นใจได้ว่าการประชุมที่ยืนหยัดมีประสิทธิผล ประสิทธิผล และมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่สำคัญที่สุด นอกจากนี้ การประชุมแบบสแตนด์อโลนทุกวันสามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสาร เพิ่มความโปร่งใส และสร้างทีมที่แข็งแกร่งและทำงานร่วมกันได้มากขึ้น

ตัวอย่างรูปแบบการประชุมสแตนด์อัพ 

การประชุมเดี่ยวที่มีประสิทธิภาพควรมีวาระการประชุมและโครงสร้างที่ชัดเจน นี่คือรูปแบบที่แนะนำ:

1. บทนำ: เริ่มการประชุมด้วยการแนะนำสั้นๆ รวมถึงการย้ำเตือนถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมและกฎหรือแนวทางที่เกี่ยวข้อง
2. การอัปเดตส่วนบุคคล: สมาชิกในทีมแต่ละคนควรให้ข้อมูลอัปเดตสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำงานตั้งแต่การประชุมครั้งล่าสุด สิ่งที่พวกเขาวางแผนที่จะทำงานในวันนี้ และอุปสรรคใด ๆ ที่พวกเขาเผชิญอยู่ (ใช้คำถามหลัก 3 ข้อที่กล่าวไว้ในหัวข้อที่ 1). สิ่งนี้ควรกระชับและเน้นไปที่ข้อมูลที่สำคัญที่สุด
3. การสนทนากลุ่ม: หลังจากการอัปเดตแต่ละรายการ ทีมสามารถหารือเกี่ยวกับปัญหาหรือข้อกังวลใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการอัปเดต ควรมุ่งเน้นที่การหาทางออกและเดินหน้าโครงการต่อไป
4. รายการดำเนินการ: ระบุรายการที่ต้องดำเนินการก่อนการประชุมครั้งต่อไป มอบหมายงานเหล่านี้ให้กับสมาชิกในทีมที่เฉพาะเจาะจงและกำหนดเวลา
5. สรุป: จบการประชุมด้วยการสรุปประเด็นหลักที่อภิปรายและรายการดำเนินการที่ได้รับมอบหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีความชัดเจนว่าต้องทำอะไรก่อนการประชุมครั้งต่อไป

รูปแบบนี้มีโครงสร้างที่ชัดเจนสำหรับการประชุมและทำให้แน่ใจว่าครอบคลุมหัวข้อหลักทั้งหมด ด้วยการปฏิบัติตามรูปแบบที่สอดคล้องกัน ทีมสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมแบบสแตนด์อโลนและจดจ่ออยู่กับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่สำคัญที่สุด

สรุป

โดยสรุป การประชุมแบบยืนหยัดเป็นเครื่องมืออันมีค่าสำหรับทีมที่ต้องการปรับปรุงการสื่อสารและสร้างทีมที่แข็งแกร่งและทำงานร่วมกันได้มากขึ้น ด้วยการทำให้การประชุมมีสมาธิ สั้น และไพเราะ ทีมสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากการเช็คอินรายวันเหล่านี้และยังคงติดอยู่กับภารกิจของตนได้ 

คำถามที่พบบ่อย