11 ขั้นตอนในการดำเนินการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์ที่ประสบความสำเร็จ

A การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์ เป็นหนึ่งในวิธีการที่ดีที่สุดที่ช่วยให้ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงสามารถทบทวนและปรับปรุงคุณภาพงานรวมถึงผลิตภาพเพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ บทความนี้จะให้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์และวิธีเปิดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ 

สารบัญ

• #1 - การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์คืออะไร
• #2 - ประโยชน์ของการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์
• #3 - ใครควรเข้าร่วมการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์ 
• #4 - วิธีดำเนินการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์ที่มีประสิทธิผล (แผน SMM)

การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์คืออะไร?

การจัดการประชุมเชิงกลยุทธ์ (SMM) คือ รูปแบบการจัดการที่มุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์โดยรวมของบริษัท ซึ่งรวมถึงการจัดการกระบวนการ งบประมาณ คุณภาพ มาตรฐาน และซัพพลายเออร์เพื่อประเมินประสิทธิภาพการทำงานและผลการดำเนินงานของธุรกิจ

การประชุมนี้อาจเกิดขึ้นทุกไตรมาสและอาจต้องการข้อมูลที่รวบรวมจากการประชุมกลยุทธ์ทางการตลาด การประชุมกลยุทธ์ทางธุรกิจ หรือการประชุมกลยุทธ์การขาย

ในระยะสั้น วัตถุประสงค์ของการประชุมเชิงกลยุทธ์คือการหาวิธีใช้ทรัพยากรของบริษัทอย่างมีประสิทธิผลสูงสุดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะ

เคล็ดลับการทำงานเพิ่มเติมด้วย AhaSlides

• การประชุมในธุรกิจ | 10 ประเภทและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด
• สุดยอด 8 เคล็ดลับในการ มีการประชุมที่ดี
• การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์

ประโยชน์ของการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์

การประชุมผู้บริหารเชิงกลยุทธ์ไม่เพียงแต่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีความกระตือรือร้นในการทำงานมากขึ้นจากการมาถึงตรงเวลา และการเตรียมเอกสารและคำถามเพื่อถามในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ แต่ยังให้ประโยชน์ 5 ประการดังนี้

ลดต้นทุน

หลายองค์กรได้เปลี่ยนมาใช้กรอบการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์ แผน SMM ช่วยให้บริษัทต่างๆ ใช้เครื่องมือและบริการที่มีต้นทุนต่ำ (แม้กระทั่งฟรี) เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลระหว่างการประชุมเพื่อดูว่าอะไรได้ผล อะไรไม่ได้ผล และอะไรทำได้ดี 

ซึ่งช่วยในการใช้จ่าย จัดสรร และลงทุนทรัพยากรอย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ประหยัดเวลาและพลังงาน

การวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพช่วยให้แผนกหรือผู้เข้าร่วมเข้าใจวัตถุประสงค์ของการอภิปรายเชิงกลยุทธ์และสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องเตรียมและมีส่วนร่วม

เช่น จะเอาเอกสารอะไร ตัวเลขอะไรมานำเสนอ งานหรือวิธีแก้ปัญหาอะไรหลังประชุมเสร็จ

การแบ่งงานเพื่อเตรียมการประชุมช่วยประหยัดเวลาและความพยายามได้มาก โดยไม่เดินเตร่หรือวิจารณ์ใครผิดแต่ลืมวัตถุประสงค์ของการประชุม

เพิ่มอำนาจการเจรจาต่อรอง

ในระหว่างการประชุม จะไม่มีการหลีกเลี่ยงข้อโต้แย้งหรือข้อขัดแย้ง อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มอำนาจการเจรจาของสมาชิกในทีมโดยต้องหารือและหาทางออกที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาให้กับลูกค้าและธุรกิจ คุณอาจแปลกใจที่พบนักเจรจาต่อรองที่เก่งในทีมของคุณ!

จัดการความเสี่ยง 

ไม่มีใครอยากเข้าร่วมการประชุมที่จะถูกยกเลิกกลางคันเพราะไม่มีข้อมูลหรือการแก้ปัญหา

ดังนั้น การประชุมติดตามผลหมายความว่าทุกคนจำเป็นต้องวางแผน รวบรวม และส่งข้อมูลจากการประชุมที่ผ่านมา วิเคราะห์ข้อมูลนั้น และช่วยแปลการวิเคราะห์นั้นให้เป็นขั้นตอนต่อไปที่สามารถดำเนินการได้ กิจกรรมเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าสามารถจัดการความเสี่ยงได้ดีขึ้น หรือแม้แต่ทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้นหรือมุ่งเน้นเป้าหมายมากขึ้นกว่าเดิม 

จับตาดูงบประมาณและทรัพยากร

การดำเนินการประชุมทีมอย่างมีประสิทธิภาพจะสามารถตรวจสอบและปรับทรัพยากรและตัดสินใจงบประมาณอย่างมีข้อมูล การประชุมทบทวนกลยุทธ์จะช่วยเน้นแผนกหรือโปรแกรมที่อาจต้องการเงินทุนเพิ่มเติมเพื่อให้ประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ยังเป็นสถานที่ที่ดีในการดูว่าคุณจำเป็นต้องเพิ่ม/ลดงบประมาณหรือพนักงานของคุณหรือไม่

ใครควรเข้าร่วมการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์? 

ผู้ที่ต้องเข้าประชุมจะเป็นบุคคลระดับสูง เช่น CEO (กรรมการผู้จัดการ กรรมการบริหาร ผู้จัดการเมือง ฯลฯ) และผู้จัดการโดยตรงของโครงการ

ผู้เล่นคนสำคัญจำเป็นต้องพูดในการวางแผน แต่ไม่ใช่ทุกคนที่โต๊ะ

ผู้คนจำนวนมากในห้องนั้นอาจนำไปสู่ความเครียด ความวุ่นวาย และความสับสน หากคุณมีหลายคนที่ต้องการมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ ให้รวมพวกเขาในลักษณะเช่น รวบรวมความคิดเห็นของพนักงานผ่านการสำรวจและเรียกเก็บเงินจากบุคคลในการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้ได้รับไปยังตารางและถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ

วิธีดำเนินการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์ที่มีประสิทธิผล (แผน SMM) 

การทำให้แน่ใจว่าการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์ของคุณมีส่วนร่วมและมีประสิทธิผลเริ่มต้นด้วยการวางแผนที่เหมาะสม ด้วยขั้นตอนเหล่านี้

การเตรียมการประชุม

อย่าลืมปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้ในการวางแผนการประชุมด้วย 4 ขั้นตอน:

• กำหนดเวลาและรวบรวมข้อมูล/รายงานที่จำเป็น

กำหนดเวลาและอย่าลืมเชิญผู้นำและพนักงานคนสำคัญทุกคนที่ต้องเข้าร่วมการประชุมนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนในห้องนั้นเป็นคนที่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้อย่างเต็มที่

ในขณะเดียวกันก็รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น รายงาน อัปเดตตัวบ่งชี้สถานะ และแม้แต่คำถามที่จะตอบในการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการส่งไม่ใกล้กับวันประชุมมากเกินไป เพื่อให้ทุกคนสามารถอ่านข้อมูลล่าสุดและเขียนการวิเคราะห์เกี่ยวกับแนวโน้มหรือประเด็นใหม่ๆ

• เทมเพลตแผนวาระ

วาระการประชุมช่วยให้คุณและผู้เข้าร่วมติดตามได้ แนวคิดเกี่ยวกับวาระการประชุมจะช่วยให้มั่นใจถึงคำตอบสำหรับคำถาม:

• ทำไมเราถึงมีการประชุมนี้?
• เราต้องทำอะไรให้สำเร็จเมื่อการประชุมสิ้นสุดลง?
• ขั้นตอนต่อไปที่เราควรทำคืออะไร?

จำไว้ว่า วาระการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์สามารถเป็นเหมือนการทบทวนเป้าหมาย มาตรการ และการริเริ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของกลยุทธ์ และการดำเนินต่อทิศทางและโครงการเชิงกลยุทธ์ในปัจจุบัน

นี่คือวาระตัวอย่าง:

1. 9.00 - 9.30 น. ภาพรวมวัตถุประสงค์ของการประชุม
2. 9.30 - 11.00 น. ประเมินกระบวนการทั้งหมดอีกครั้ง
3. 1.00 - 3.00 น. อัพเดทแผนกและผู้นำ
4. 3.00 - 4.00 น. ประเด็นคงค้าง
5. 4.00 - 5.00 น.: แจกโซลูชั่น
6. 5.00 - 6.00 น. แผนปฏิบัติการ
7. 6.00 - 6.30 น.: ช่วงถาม-ตอบ
8. 6.30 - 7.00 น.: สรุปงาน

• ตั้งกฎพื้นฐาน

คุณสามารถกำหนดกฎเกณฑ์ให้ทุกคนเตรียมตัวก่อนการประชุมได้

ตัวอย่างเช่น หากไม่สามารถเข้าร่วมได้ จะต้องส่งผู้ช่วยแทน 

หรือผู้เข้าร่วมประชุมต้องรักษาความสงบเรียบร้อย เคารพผู้พูด ไม่ขัดจังหวะ (ฯลฯ )

• ทุกเดือน การประชุมมือทั้งหมด

ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์เป็นงานใหญ่ ซึ่งปกติจะจัดขึ้นทุกไตรมาส ดังนั้น หากคุณต้องการให้พนักงานของคุณคุ้นเคยกับแนวปฏิบัตินี้และเตรียมพร้อมให้มากที่สุด คุณจำเป็นต้องตรวจสอบการประชุมและจัดการประชุมแบบ all-hands ทุกเดือนเพื่ออัปเดตพนักงานด้วยประกาศใหม่ที่ไม่เหมาะกับอีเมลและเพื่อกำหนดเป้าหมายของบริษัทและติดตามความคืบหน้าไปสู่สิ่งที่มีอยู่

• ดำเนินการประชุมเริ่มโครงการ

หากการประชุมร่วมกันจะช่วยให้พนักงานทำความคุ้นเคยและเตรียมข้อมูลสำหรับการจัดการเชิงกลยุทธ์ การประชุมเริ่มโครงการคือการประชุมครั้งแรกระหว่างลูกค้าที่สั่งซื้อโครงการกับบริษัทที่จะทำให้โครงการเป็นจริง การประชุมนี้ต้องการเฉพาะผู้เล่นหลักเพื่อหารือเกี่ยวกับรากฐานของโครงการ วัตถุประสงค์ และเป้าหมายของโครงการ

ประชุม

• กำหนดวัตถุประสงค์การประชุมและผลลัพธ์ที่ต้องการ

การประชุมการวางแผนเชิงกลยุทธ์อาจผิดพลาดได้โดยสิ้นเชิงหากจัดขึ้นโดยไม่ได้ให้เป้าหมายที่ทุกคนกำหนดไว้และเรียกร้องผลลัพธ์ที่ต้องการ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมขั้นตอนแรกคือการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเป็นรูปธรรมสำหรับการประชุม

ตัวอย่างบางส่วนของเป้าหมายที่ชัดเจน:

• กลยุทธ์บนโซเชียลมีเดียเพื่อเข้าถึงผู้ชมที่อายุน้อยกว่า 
• แผนพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ฟีเจอร์ใหม่

คุณยังสามารถกำหนดหัวข้อการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์เฉพาะเป็นส่วนหนึ่งของเป้าหมายของคุณ เช่น การเติบโตของธุรกิจในช่วงครึ่งหลังของปี

เจาะจงให้มากที่สุดกับเป้าหมายของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนทำงานต่อไปและตัดสินใจได้อย่างถูกต้องได้ง่ายขึ้น

• ทำลายน้ำแข็ง 

ด้วยการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานหลังจากการระบาดใหญ่เป็นเวลาสองปี บริษัทต่างๆ จะต้องพร้อมเสมอด้วยการประชุมเสมือนจริงและการประชุมแบบดั้งเดิมรวมกัน ผู้คนที่สื่อสารผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ในขณะที่คนอื่นนั่งอยู่ที่สำนักงานอาจทำให้เพื่อนร่วมงานของคุณรู้สึกตื่นเต้นน้อยลงและขาดการติดต่อ

ดังนั้นคุณต้องมี การประชุมทีมกับเรือตัดน้ำแข็ง และกิจกรรมสานสัมพันธ์ช่วงต้นการประชุมเพื่อสร้างบรรยากาศให้อบอุ่น

• ทำให้การประชุมเป็นแบบโต้ตอบ

การทำให้ทีมของคุณลงทุนอย่างเต็มที่ในเซสชั่นกลยุทธ์จำเป็นต้องส่งเสริมการโต้ตอบที่แท้จริง แทนที่จะนำเสนอแบบสแตนด์อโลน ให้ลองแบ่งออกเป็นกลุ่มๆ โดยที่แผนกต่างๆ สามารถระดมความคิดหาทางแก้ไขปัญหาอุปสรรคล่าสุดได้

มอบหมายความท้าทายที่บริษัทของคุณกำลังเผชิญอยู่ให้กับแต่ละกลุ่ม จากนั้น ปล่อยให้ความคิดสร้างสรรค์ของพวกเขาโลดแล่น ไม่ว่าจะผ่านหรือไม่ก็ตาม เกมสร้างทีม โพลสั้นๆ หรือคำถามเพื่อการอภิปรายอย่างมีวิจารณญาณ. การแบ่งปันมุมมองในรูปแบบที่มีแรงกดดันต่ำสามารถจุดประกายข้อมูลเชิงลึกที่ไม่คาดคิดได้

เมื่อประชุมใหม่ ให้ขอความคิดเห็นที่มีโครงสร้างแต่เปิดกว้างจากแต่ละกลุ่มย่อย เตือนทุกคนว่าไม่มีแนวคิดที่ “ผิด” ในขั้นตอนนี้ เป้าหมายของคุณคือการเข้าใจทุกมุมมองเพื่อเอาชนะอุปสรรคร่วมกันในท้ายที่สุด

• ระบุความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น

จะเกิดอะไรขึ้นหากการประชุมเกินเวลาที่กำหนด จะเกิดอะไรขึ้นหากทีมผู้นำต้องไม่อยู่เพื่อจัดการกับปัญหาอื่นๆ ที่ไม่คาดคิด? ถ้าทุกคนมัวแต่โทษคนอื่นแต่ไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ?

โปรดระบุความเสี่ยงที่เป็นไปได้ทั้งหมดพร้อมแนวทางแก้ไขเพื่อเตรียมตัวให้ดี!

ตัวอย่างเช่น พิจารณาใช้นาฬิกาจับเวลาถอยหลังสำหรับวาระหรือการนำเสนอที่เฉพาะเจาะจง 

• ใช้เครื่องมือออนไลน์ 

การใช้รูปภาพและเครื่องมือเป็นสิ่งที่จำเป็นในการประชุมทุกวันนี้ หากคุณต้องการสื่อสารแนวคิดอย่างง่ายดายและรวดเร็ว รายงานและสถิติจะแสดงเป็นภาพและเข้าใจง่ายด้วยเครื่องมือเหล่านี้ นอกจากนี้ยังกระตุ้นให้ผู้คนป้อนข้อมูลและช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วโดยรับคำติชมตามเวลาจริง คุณสามารถค้นหาผู้ให้บริการเครื่องมือและเทมเพลตฟรี เช่น AhaSlide, Miro และ Google Slide

ตัวอย่างเช่น ใช้ การนำเสนอแบบโต้ตอบ และเครื่องมือต่างๆ เช่น โพลและแบบสำรวจเพื่อสร้างความคิดสร้างสรรค์และแสดงผลแบบเรียลไทม์

• สรุปรูปแบบการประชุมศาลากลางจังหวัด 

มาปิดท้ายการประชุมด้วยช่วงถามตอบกัน Tรูปแบบการประชุมฮอลล์ของตัวเอง

ผู้เข้าร่วมสามารถตั้งคำถามที่ต้องการและรับคำตอบจากผู้นำได้ทันที เป็นการพิสูจน์ว่าผู้นำไม่ได้เป็นเพียงผู้มีอำนาจตัดสินใจที่ไร้หน้าตาเท่านั้น แต่ยังเป็นนักคิดที่รอบคอบซึ่งไม่เพียงแต่ให้ความสำคัญกับผลประโยชน์ของบริษัทมาเป็นอันดับแรก แต่ยังคิดถึงผลประโยชน์ของพนักงานด้วย

• เคล็ดลับในการอำนวยความสะดวกในการประชุมผู้บริหารเชิงกลยุทธ์

นอกจากขั้นตอนข้างต้นแล้ว ต่อไปนี้คือหมายเหตุเล็กๆ บางส่วนที่จะช่วยให้คุณจัดเซสชันการวางแผนเชิงกลยุทธ์ได้ดียิ่งขึ้น:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วมในการสนทนา
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนตั้งใจฟัง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนใช้ทักษะการทำงานเป็นทีม
• พยายามจำกัดตัวเลือกให้แคบลงให้น้อยที่สุด
• อย่ากลัวที่จะเรียกร้องให้ลงคะแนนเสียงเพื่อดูระดับความคิดเห็นและมติ
• มีความคิดสร้างสรรค์! การวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นเวลาที่จะสำรวจความคิดสร้างสรรค์และดูปฏิกิริยาและวิธีแก้ปัญหาในสถานการณ์ของทั้งทีม

สรุป

เพื่อดำเนินการประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์ที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องเตรียมตัวให้ดีทุกขั้นตอนตั้งแต่คน เอกสาร ข้อมูล และเครื่องมือต่างๆ จัดเตรียมวาระการประชุมและปฏิบัติตามเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าพวกเขากำลังจะทำอะไรและจะได้รับมอบหมายงานอะไร 

AhaSlide หวังที่จะให้คำตอบทั้งหมดสำหรับคำถามของคุณเกี่ยวกับวิธีเป็นผู้นำเซสชันการวางแผนเชิงกลยุทธ์ หวังว่าคุณจะเพลิดเพลินกับเคล็ดลับและเทคนิคช่วยเหลือที่อธิบายไว้ในบทความนี้เพื่อให้การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์และกิจกรรมกลุ่มมีความกระตือรือร้นและมีประสิทธิผลไม่ว่าจะออฟไลน์หรือออนไลน์

คำถามที่พบบ่อย