ไม่ว่าคุณจะจัดการโปรเจ็กต์ ดำเนินธุรกิจ หรือทำงานอิสระ โปรเจ็กต์มีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนการเติบโตของโมเดลธุรกิจของคุณ โดยนำเสนอวิธีการที่มีโครงสร้างและเป็นระบบในการประเมินประสิทธิภาพของโครงการ ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุด 

ในการนี​​้ blog หลังจากนี้ เราจะเจาะลึกการประเมินโครงการ ค้นพบคำจำกัดความ ประโยชน์ ส่วนประกอบหลัก ประเภท ตัวอย่างการประเมินโครงการ การรายงานหลังการประเมิน และสร้างกระบวนการประเมินผลโครงการ

เรามาสำรวจว่าการประเมินโครงการสามารถยกระดับธุรกิจของคุณไปสู่ระดับใหม่ได้อย่างไร

สารบัญ

• การประเมินโครงการคืออะไร?
• ประโยชน์ของการประเมินโครงการ
• องค์ประกอบหลักของการประเมินโครงการ
• ประเภทการประเมินโครงการ
• ตัวอย่างการประเมินโครงการ
• ทีละขั้นตอนในการสร้างการประเมินโครงการ
• หลังการประเมิน (รายงาน) 
• เทมเพลตการประเมินโครงการ
• ประเด็นที่สำคัญ
• คำถามที่พบบ่อย

เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น

• การบริหารจัดการโครงการ
• การวางแผนโป๊กเกอร์ออนไลน์
• ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การประเมินโครงการคืออะไร?

การประเมินโครงการคือการประเมินประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และผลลัพธ์ของโครงการ มันเกี่ยวข้องกับข้อมูลเพื่อดูว่าโครงการวิเคราะห์เป้าหมายและตรงตามเกณฑ์ความสำเร็จหรือไม่ 

การประเมินโครงการ เป็นมากกว่าแค่การวัดผลลัพธ์และการส่งมอบ ตรวจสอบผลกระทบโดยรวมและมูลค่าที่เกิดจากโครงการ

ด้วยการเรียนรู้จากสิ่งที่ใช้ได้ผลและไม่ได้ผล องค์กรต่างๆ สามารถปรับปรุงการวางแผนและทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นในครั้งต่อไป มันเหมือนกับการถอยกลับไปดูภาพใหญ่และหาวิธีทำให้สิ่งต่างๆ ประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของการประเมินโครงการ

การประเมินโครงการมีประโยชน์หลักหลายประการที่นำไปสู่ความสำเร็จและการเติบโตขององค์กร ได้แก่:

• ช่วยปรับปรุงการตัดสินใจ: ช่วยให้องค์กรประเมินประสิทธิภาพของโครงการ ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และเข้าใจปัจจัยที่เอื้อต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลว ดังนั้น พวกเขาจึงสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบรู้มากขึ้นเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากร การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ และการวางแผนเชิงกลยุทธ์
• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโครงการ: ด้วยการประเมินโครงการ องค์กรสามารถระบุจุดแข็งและจุดอ่อนภายในโครงการของตนได้ สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาใช้มาตรการแก้ไขเพื่อปรับปรุงผลลัพธ์ของโครงการ
• ช่วยลดความเสี่ยง: ด้วยการประเมินความคืบหน้าของโครงการอย่างสม่ำเสมอ องค์กรสามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและดำเนินการแก้ไขเพื่อลดความเป็นไปได้ที่โครงการจะล่าช้า งบประมาณเกิน และปัญหาที่ไม่คาดคิดอื่นๆ
• มันส่งเสริม พัฒนาอย่างต่อเนื่อง: ด้วยการวิเคราะห์ความล้มเหลวของโครงการ องค์กรสามารถปรับแต่งแนวทางการจัดการโครงการของตน วิธีการปรับปรุงซ้ำๆ นี้จะช่วยขับเคลื่อนนวัตกรรม ประสิทธิภาพ และความสำเร็จของโครงการโดยรวม
• ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: การประเมินผลลัพธ์และการรวบรวมผลตอบรับของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยให้องค์กรเข้าใจความต้องการ ความคาดหวัง และระดับความพึงพอใจของพวกเขา 
• ส่งเสริมความโปร่งใส: สามารถสื่อสารผลการประเมินไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ แสดงให้เห็นถึงความโปร่งใสและสร้างความไว้วางใจ ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นการประเมินประสิทธิภาพของโครงการตามวัตถุประสงค์ เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการมีความสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และมีการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ 

องค์ประกอบหลักของการประเมินโครงการ

1/ วัตถุประสงค์และหลักเกณฑ์ที่ชัดเจน

การประเมินโครงการเริ่มต้นด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์และเกณฑ์ที่ชัดเจนในการวัดความสำเร็จ วัตถุประสงค์และเกณฑ์เหล่านี้เป็นกรอบสำหรับการประเมินและรับรองความสอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างแผนการประเมินโครงการและคำถามที่สามารถช่วยในการกำหนดวัตถุประสงค์และเกณฑ์ที่ชัดเจน:

คำถามเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน:

1. เป้าหมายเฉพาะใดที่เราต้องการบรรลุด้วยโครงการนี้
2. เป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่วัดได้คืออะไร
3. เราจะวัดความสำเร็จของโครงการนี้ได้อย่างไร?
4. วัตถุประสงค์เป็นจริงและสามารถบรรลุได้ภายในทรัพยากรและกรอบเวลาที่กำหนดหรือไม่?
5. วัตถุประสงค์สอดคล้องกับลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ขององค์กรหรือไม่?

ตัวอย่างเกณฑ์การประเมิน:

1. ลดค่าใช้จ่าย: ประเมินว่าโครงการแล้วเสร็จภายในงบประมาณที่ได้รับจัดสรรและคุ้มค่าเงินหรือไม่
2. ระยะเวลา: การประเมินว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์ภายในกำหนดเวลาที่วางแผนไว้และบรรลุเหตุการณ์สำคัญหรือไม่
3. ที่มีคุณภาพ: ตรวจสอบว่าการส่งมอบและผลลัพธ์ของโครงการตรงตามมาตรฐานคุณภาพที่กำหนดไว้หรือไม่
4. ความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: รวบรวมผลตอบรับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อวัดระดับความพึงพอใจกับผลลัพธ์ของโครงการ
5. ผลกระทบ: การวัดผลกระทบในวงกว้างของโครงการต่อองค์กร ลูกค้า และชุมชน

2/ การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล

การประเมินโครงการที่มีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อประเมินประสิทธิภาพของโครงการ ซึ่งรวมถึงการรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การสำรวจ การสัมภาษณ์ การสังเกต และการวิเคราะห์เอกสาร 

จากนั้นข้อมูลที่รวบรวมจะถูกวิเคราะห์เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับจุดแข็ง จุดอ่อน และประสิทธิภาพโดยรวมของโครงการ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างคำถามเมื่อเตรียมรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล:

• ต้องรวบรวมข้อมูลเฉพาะอะไรบ้างเพื่อประเมินประสิทธิภาพของโครงการ
• วิธีการและเครื่องมือใดที่จะใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ต้องการ (เช่น การสำรวจ การสัมภาษณ์ การสังเกต การวิเคราะห์เอกสาร)
• ใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญที่ต้องรวบรวมข้อมูล
• กระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูลจะมีโครงสร้างและจัดระเบียบอย่างไรเพื่อให้มีความถูกต้องและครบถ้วน?

3/ การวัดประสิทธิภาพ

การวัดผลการปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับการประเมินความคืบหน้า ผลลัพธ์ และผลลัพธ์ของโครงการเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และเกณฑ์ที่กำหนดไว้ รวมถึงการติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และการประเมินการปฏิบัติตามกำหนดการ งบประมาณ มาตรฐานคุณภาพ และข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ

4/ การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคลหรือกลุ่มที่ได้รับผลกระทบโดยตรงหรือโดยอ้อมจากโครงการหรือมีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญในผลลัพธ์ของโครงการ พวกเขาสามารถรวมถึงผู้สนับสนุนโครงการ สมาชิกในทีม ผู้ใช้ปลายทาง ลูกค้า สมาชิกชุมชน และผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ 

การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในกระบวนการประเมินโครงการหมายถึงการมีส่วนร่วมและแสวงหามุมมอง คำติชม และข้อมูลเชิงลึก โดยการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มุมมองและประสบการณ์ที่หลากหลายของพวกเขาจะได้รับการพิจารณา เพื่อให้มั่นใจว่ามีการประเมินที่ครอบคลุมมากขึ้น

5/ การรายงานและการสื่อสาร

องค์ประกอบหลักประการสุดท้ายของการประเมินโครงการคือการรายงานและการสื่อสารผลการประเมิน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการจัดทำรายงานการประเมินที่ครอบคลุมซึ่งนำเสนอข้อค้นพบ ข้อสรุป และข้อเสนอแนะ 

การสื่อสารผลการประเมินอย่างมีประสิทธิผลช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโครงการ บทเรียนที่ได้รับ และพื้นที่ที่มีศักยภาพในการปรับปรุง

ประเภทการประเมินโครงการ

การประเมินโครงการโดยทั่วไปมีสี่ประเภทหลัก:

#1 - การประเมินผลการปฏิบัติงาน

การประเมินประเภทนี้มุ่งเน้นไปที่การประเมินประสิทธิภาพของโครงการในแง่ของการปฏิบัติตาม แผนงานโครงการ กำหนดการ งบประมาณ และ มาตรฐานคุณภาพ. 

โดยจะตรวจสอบว่าโครงการบรรลุวัตถุประสงค์ ส่งมอบผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ และใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

#2 - การประเมินผลลัพธ์

การประเมินผลลัพธ์จะประเมินผลกระทบในวงกว้างและผลลัพธ์ของโครงการ ดูนอกเหนือจากผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นทันทีและตรวจสอบผลลัพธ์ระยะยาวและผลประโยชน์ที่เกิดจากโครงการ 

ประเภทการประเมินนี้จะพิจารณาว่าโครงการบรรลุผลหรือไม่ เป้าหมายที่ต้องการ ที่สร้างขึ้น การเปลี่ยนแปลงเชิงบวกและร่วมสมทบทุน ผลกระทบที่ตั้งใจไว้.

#3 - การประเมินกระบวนการ

การประเมินกระบวนการตรวจสอบประสิทธิผลและประสิทธิภาพของกระบวนการดำเนินโครงการ เป็นการประเมินการจัดการโครงการ กลยุทธ์, วิธีการและ วิธีการ ใช้ในการดำเนินโครงการ 

ประเภทการประเมินนี้มุ่งเน้นไปที่การระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงในการวางแผนโครงการ การดำเนินการ การประสานงาน และการสื่อสาร

#4 - การประเมินผลกระทบ

การประเมินผลกระทบไปไกลกว่าการประเมินผลลัพธ์และมีจุดมุ่งหมายเพื่อกำหนดโครงการ ความสัมพันธ์เชิงสาเหตุ กับการเปลี่ยนแปลงหรือผลกระทบที่สังเกตได้ 

มันพยายามที่จะเข้าใจขอบเขตที่โครงการสามารถนำมาประกอบกับผลลัพธ์และผลกระทบที่ประสบความสำเร็จ โดยคำนึงถึงปัจจัยภายนอกและคำอธิบายทางเลือกที่เป็นไปได้

* หมายเหตุ: การประเมินประเภทนี้สามารถนำมารวมกันหรือปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการและบริบทเฉพาะของโครงการได้ 

ตัวอย่างการประเมินโครงการ

ตัวอย่างการประเมินโครงการต่างๆ มีดังนี้

#1 - การประเมินผลการปฏิบัติงาน 

โครงการก่อสร้างมีเป้าหมายเพื่อสร้างอาคารให้แล้วเสร็จภายในกรอบเวลาและงบประมาณที่กำหนด การประเมินประสิทธิภาพจะประเมินความคืบหน้าของโครงการ ความสม่ำเสมอในการก่อสร้าง คุณภาพของผลงาน และการใช้ทรัพยากร 

#2 - การประเมินผลลัพธ์

องค์กรไม่แสวงหากำไรดำเนินโครงการพัฒนาชุมชนเกี่ยวกับการปรับปรุงอัตราการรู้หนังสือในละแวกใกล้เคียงที่ด้อยโอกาส การประเมินผลจะเกี่ยวข้องกับการประเมินระดับการอ่านออกเขียนได้ การเข้าเรียนในโรงเรียน และการมีส่วนร่วมของชุมชน 

#3 - การประเมินกระบวนการ - ตัวอย่างการประเมินโครงการ

โครงการด้านไอทีเกี่ยวข้องกับการนำระบบซอฟต์แวร์ใหม่ไปใช้ทั่วทั้งแผนกต่างๆ ของบริษัท การประเมินกระบวนการจะตรวจสอบกระบวนการและกิจกรรมการดำเนินงานของโครงการ

#4 - การประเมินผลกระทบ

โครงการริเริ่มด้านสาธารณสุขมีเป้าหมายเพื่อลดความชุกของโรคเฉพาะในประชากรเป้าหมาย การประเมินผลกระทบจะประเมินการมีส่วนร่วมของโครงการในการลดอัตราโรคและการปรับปรุงผลลัพธ์ด้านสุขภาพของชุมชน

ทีละขั้นตอนในการสร้างการประเมินโครงการ

นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณสร้างการประเมินโครงการ:

1/ กำหนดวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์

• ระบุวัตถุประสงค์ของการประเมินอย่างชัดเจน เช่น ประสิทธิภาพของโครงการหรือการวัดผลลัพธ์
• กำหนดวัตถุประสงค์เฉพาะที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการประเมิน โดยมุ่งเน้นที่เป้าหมายของคุณที่จะบรรลุผล

2/ ระบุเกณฑ์และตัวชี้วัดการประเมินผล

• ระบุเกณฑ์การประเมินสำหรับโครงการ ซึ่งอาจรวมถึงประสิทธิภาพ คุณภาพ ต้นทุน การปฏิบัติตามกำหนดการ และความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• กำหนดตัวบ่งชี้ที่วัดได้สำหรับแต่ละเกณฑ์เพื่ออำนวยความสะดวกในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล

3/ วางแผนวิธีการเก็บข้อมูล

• ระบุวิธีการและเครื่องมือในการเก็บรวบรวมข้อมูล เช่น การสำรวจ การสัมภาษณ์ การสังเกต การวิเคราะห์เอกสาร หรือแหล่งข้อมูลที่มีอยู่
• ออกแบบแบบสอบถาม คู่มือการสัมภาษณ์ รายการตรวจสอบการสังเกต หรือเครื่องมืออื่นๆ เพื่อรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความชัดเจน รัดกุม และเน้นการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

4/ รวบรวมข้อมูล

• ใช้วิธีการรวบรวมข้อมูลที่วางแผนไว้และรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการรวบรวมข้อมูลทำอย่างสม่ำเสมอและถูกต้องเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่น่าเชื่อถือ 
• พิจารณาขนาดกลุ่มตัวอย่างและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป้าหมายที่เหมาะสมในการเก็บรวบรวมข้อมูล

5/ วิเคราะห์ข้อมูล

เมื่อรวบรวมข้อมูลแล้ว ให้วิเคราะห์เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมาย คุณสามารถใช้เครื่องมือและเทคนิคในการตีความข้อมูลและระบุรูปแบบ แนวโน้ม และการค้นพบที่สำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการวิเคราะห์สอดคล้องกับเกณฑ์การประเมินและวัตถุประสงค์

6/ สรุปผลและให้คำแนะนำ

• จากผลการประเมินสรุปผลการดำเนินงานของโครงการ
• ให้คำแนะนำที่นำไปปฏิบัติได้สำหรับการปรับปรุง เน้นพื้นที่หรือกลยุทธ์เฉพาะเพื่อเพิ่มประสิทธิผลของโครงการ
• จัดทำรายงานที่ครอบคลุมซึ่งนำเสนอขั้นตอนการประเมิน ข้อค้นพบ ข้อสรุป และข้อเสนอแนะ

7/ สื่อสารและแบ่งปันผลลัพธ์ 

• แบ่งปันผลการประเมินกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้มีอำนาจตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง
• ใช้ข้อค้นพบและข้อเสนอแนะเพื่อแจ้งการวางแผนโครงการในอนาคต การตัดสินใจ และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

หลังการประเมิน (รายงาน) 

หากคุณประเมินโครงการเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาสำหรับรายงานติดตามผลเพื่อให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของกระบวนการประเมิน ผลลัพธ์ และความเกี่ยวข้องกับโครงการ 

ต่อไปนี้เป็นประเด็นที่คุณต้องทราบสำหรับการรายงานหลังการประเมิน:

• จัดทำบทสรุปโดยย่อของการประเมิน รวมถึงวัตถุประสงค์ การค้นพบที่สำคัญ และข้อเสนอแนะ
• รายละเอียดวิธีการประเมิน รวมถึงวิธีการรวบรวมข้อมูล เครื่องมือ และเทคนิคที่ใช้
• นำเสนอข้อค้นพบหลักและผลการประเมิน
• เน้นความสำเร็จที่สำคัญ ความสำเร็จ และพื้นที่สำหรับการปรับปรุง
• อภิปรายความหมายของผลการประเมินและคำแนะนำสำหรับการวางแผนโครงการ การตัดสินใจ และการจัดสรรทรัพยากร

เทมเพลตการประเมินโครงการ

นี่คือเทมเพลตการประเมินโครงการโดยรวม คุณสามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของโครงการและการประเมินโดยเฉพาะ:

ประเด็นที่สำคัญ 

การประเมินโครงการเป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยประเมินประสิทธิภาพ ผลลัพธ์ และประสิทธิผลของโครงการ โดยจะให้ข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผลดี จุดที่ต้องปรับปรุง และบทเรียนที่ได้รับ 

แล้วอย่าลืม AhaSlides มีบทบาทสำคัญในกระบวนการประเมินผล เราจัดให้ เทมเพลตที่ทำไว้ล่วงหน้า กับ คุณสมบัติแบบโต้ตอบซึ่งสามารถนำไปใช้ในการรวบรวมข้อมูล ข้อมูลเชิงลึก และดึงดูดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย! มาสำรวจกันเถอะ!

คำถามที่พบบ่อย

Ref: Project Manager | ชุมชนอีวัล | AHRQ