Sa negosyo, bawal ang makalampas sa mga deadline. Ang matugunan ang mga deadline ay mahalaga sa pagpapanatili ng isang epektibo at produktibong daloy ng trabaho, at pagpapanatili ng mga relasyon sa mga employer at kliyente. Kaya, paano mo matutugunan ang mga deadline nang madali at epektibo? Ang pamamahala sa deadline ay isang sining. Ito ay hindi lamang tungkol sa mga kasanayan sa pamamahala ng oras ngunit may kaugnayan din sa pamumuno at iba pang mga katangian. Tingnan natin ang 14 na napatunayang paraan upang matulungan kang mahigpit na makamit ang mga deadline na may mataas na kalidad na mga resulta.
Talaan ng nilalaman
Mga tip mula sa AhaSlides
Bakit Mahalagang Matugunan ang Mga Deadline?
Mayroong ilang mga dahilan kung bakit mahalaga ang mga deadline at kailangan nating matugunan ang deadline.
- Tiyaking natapos mo ang iyong trabaho: Maraming tao ang may posibilidad na mag-procrastinate hangga't maaari. Sa totoo lang, ang mga deadline ay nag-uudyok sa amin na gumawa ng higit pa sa isang limitadong oras. Ang pagbibigay sa mga deadline kung ang unang paraan upang matiyak na mayroon kang isang malinaw na layunin at ang pakiramdam ng pagkaapurahan ay maaaring magtulak sa iyo na kumilos kaagad.
- Magkaroon ng respeto at tiwala: Maraming beses na nawawala ang mga deadline ay mag-iiwan ng negatibong imahe sa tao at sa kumpanyang pinagtatrabahuhan nila. Sa pangmatagalan, walang gustong magtrabaho at makipagtulungan sa mga laging nakakaligtaan ang mga deadline dahil naaapektuhan nito ang pagiging produktibo at tagumpay ng mga koponan, ang relasyon sa pagitan ng mga kumpanya at mga kliyente.
- Iwasan ang masasamang kahihinatnan: Maraming industriya ang nangangailangan ng mahigpit na pamamahala sa deadline dahil ang pagkabigong matugunan ang mga ito ay magdudulot sa iyo ng paglabag sa batas at maaaring magresulta sa mga pinansiyal na parusa.
- Tuklasin ang mga isyu nang maaga: Sa sandaling matapos mo ang iyong mga gawain bago ang mga deadline, magkakaroon ka ng mas maraming oras upang muling suriin, na nagpapahusay sa kalidad ng trabaho at nakakakuha ng pagkilala mula sa iyong mga tagapamahala.
14 Epektibong Paraan para Matugunan ang Mga Deadline
Upang matulungan kang manatiling nakatutok sa iyong mga deadline, narito ang ilang kapaki-pakinabang na tip na dapat sundin:
Alamin ang iyong deadline
Ang unang bagay na dapat gawin kung gusto mong matugunan ang mga deadline ay unawain ang mga kinakailangan para matapos ang trabaho sa loob ng takdang petsa, ilang araw na lang ang natitira, kung sapat ba ang mga ito para matapos ang iyong trabaho sa oras, ilang tao ang kailangang tapusin ang mga gawain, at iba pa. Kung ang mga proyekto ay walang malinaw na petsa ng pagtatapos, huwag mag-atubiling magtanong kaagad.
Makipag-ayos ng malinaw na deadline
Ang kalabuan ay ang kaaway ng pagiging produktibo. Bilang isang manager, mahalagang maging malinaw sa mga deadline na ibibigay mo sa iyong mga empleyado. Sa mga tuntunin ng mga empleyado, kung nakita mong hindi katanggap-tanggap ang deadline, subukang makipag-ayos o magkaroon ng bukas na komunikasyon sa iyong mga employer. Masyadong mahigpit ang isang deadline o labis na karga ay maaaring humantong sa mababang kalidad ng trabaho at pagganap.
Huwag kailanman mag-overcommit
Maging makatotohanan tungkol sa kung ano ang maaaring magawa sa loob ng isang takdang panahon. Ang overcommitting ay maaaring humantong sa stress, nakompromiso ang kalidad, at hindi nasagot na mga deadline. Ang pagtatakda ng mga maaabot na layunin ay nagsisiguro ng isang mas malusog na bilis ng trabaho, binabawasan ang stress, at nagpo-promote ng patuloy na mataas na kalidad na mga resulta.
Unahin ang mga gawain
Upang matugunan ang mga deadline kung kailan maraming gawain ang kailangang gawin sa parehong oras, magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy ng mga gawain batay sa pagkaapurahan at kahalagahan. Tinitiyak ng pagbibigay-priyoridad na ang mga kritikal na elemento ay unang natutugunan, na pinapaliit ang panganib na matanaw ang mga pangunahing bahagi. Nakakatulong ang diskarteng ito na mapanatili ang isang estratehikong pokus sa buong proyekto.
Tukuyin ang mga dependency sa gawain
Mahalaga rin na kilalanin ang interdependencies sa pagitan ng mga gawain. Sa isang proyekto, ang ilang mga gawain ay kailangang gawin bago lumipat sa isa pa, habang ang ilan ay maaaring gawin nang nakapag-iisa. Tungkulin ng manager na maunawaan kung paano nauugnay ang bawat gawain sa iba upang makatulong na lumikha ng lohikal at mahusay na daloy ng trabaho. Ang pagtugon sa mga umaasang gawain nang sunud-sunod ay pumipigil sa mga bottleneck at nagtataguyod ng maayos na pag-unlad.
Gumawa ng checklist
Bago gumawa ng aksyon, ang paggawa ng checklist ay maaaring magdulot ng maraming pakinabang. Ang checklist ay isang mahalagang tool para manatiling organisado at nasa target, na sinusubaybayan ang iyong pag-unlad at mga hindi nagagawang aktibidad. Maaari kang gumawa ng checklist sa umaga o sa pagtatapos ng araw.
Itabi ang anumang distractions
Ang isa sa mga pinakaepektibong tip upang matugunan ang deadline ay ang manatiling nakatutok hangga't maaari nang walang naantala na mga item tulad ng palagiang mga notification sa email, mga alerto sa social media, at mga hindi kinakailangang pagpupulong. Maaari mong isaalang-alang ang paggamit ng oras ng epekto ng Pomodoro upang ipatupad ang mga maiikling pagsabog ng matinding trabaho na sinusundan ng mga maikling pahinga o muling ayusin ang workspace na walang mga hindi kinakailangang abala.
I-budget ang iyong oras
Maaaring magkamali ang lahat nang walang maingat na plano. Subukang i-budget ang iyong oras nang maingat mula sa pagsisimula ng proyekto. Ang pagbuo ng isang komprehensibong badyet sa oras ay kinabibilangan ng paghahati-hati sa buong proyekto sa mga mapapamahalaang gawain, pagtatantya ng oras na kinakailangan para sa bawat isa, at paglalaan ng mga mapagkukunan nang matalino.
Magdagdag ng buffer time
"37% lang ng mga koponan ang nakakumpleto ng mga proyekto sa oras, mas madalas kaysa sa hindi." Kaya, ang isa pang mahusay na paraan upang matiyak na palagi mong natutugunan ang deadline ay ang magdagdag ng buffer time, na nangangahulugang paglalaan ng karagdagang oras na lampas sa tinantyang tagal para sa bawat gawain. Ang buffer time ay nagbibigay ng kakayahang umangkop sa pagbabago ng mga pangyayari nang hindi nalalagay sa panganib ang deadline ng proyekto. Pinapayagan nito ang mga pagsasaayos nang hindi lumilikha ng domino effect ng mga pagkaantala sa mga susunod na gawain.
Maghanap ng mga motibasyon
Ang mga pagganyak, tulad ng tangible o hindi nasasalat na mga gantimpala ay malaking tulong upang hikayatin kang maabot ang mga deadline. Tukuyin ang mga aspeto ng proyekto na naaayon sa iyong hilig at mga interes. Ang pagtutuon sa kung ano ang gusto mo tungkol sa trabaho ay maaaring mag-alab ng sigla at magmaneho. Kung maaari, tingnan ang mga hamon bilang mga karanasan sa pag-aaral, kung saan maaari mong i-unlock ang iyong potensyal at kakayahan.
Maglaro muna sa iyong lakas
Kapag ginawa mo ang plano o inuuna ang mga gawain, tukuyin ang mga gawain na naaayon sa iyong mga kasanayan at kadalubhasaan. Ang pagharap sa mga gawain kung saan napakahusay mo sa simula ay bumubuo ng kumpiyansa, nagtatatag ng momentum, at nagtatakda ng positibong tono para sa natitirang bahagi ng proyekto. Habang ipinapakita ang mga kalakasan, nagiging mas madali para sa iyo na lapitan ang mas mapanghamong aspeto na may pakiramdam ng tagumpay sa halip na isang pasanin.
Magtrabaho kapag ikaw ay pinaka-produktibo
Kahit papaano ay totoo na sabihin na kapag ang iyong utak ay sariwa at masigla, ikaw ay nagtatrabaho nang mas produktibo. Ang rurok ng pagiging produktibo ay nag-iiba para sa iba't ibang tao. Kung ikaw ay isang umaga na tao o mas epektibo sa hapon, ang pag-align ng iyong trabaho sa iyong biological na orasan ay nagpapahusay ng kahusayan, na tinitiyak na ang mga gawain ay nakumpleto nang may pinakamainam na pagtuon at enerhiya.
Gamitin ang mga tool
Huwag palampasin ang pagkakataong samantalahin ang mga tool. Halimbawa, tukuyin ang mga paulit-ulit na gawain sa loob ng iyong daloy ng trabaho at humanap ng mga tool sa automation para i-streamline ang mga prosesong ito. Ang ilang mga gawain ay maaaring gawin nang may pagtitipid sa gastos at oras sa suporta ng mga libreng tool. Halimbawa, ang paggamit ng mga tool sa online na pagtatanghal tulad ng AhaSlides upang tulungan ka sa pagbuo ng nakakaengganyo at interactive na mga slide, pulong, icebreaker, at mga kaganapan.
Humingi ng tulong
Upang epektibong matugunan ang mga deadline, huwag mag-atubiling humingi ng tulong mula sa iyong mga kasamahan sa mga miyembro ng koponan, at mga may karanasang propesyonal. Ang paghingi ng tulong ay isang madiskarte at maagap na paraan upang mapagtagumpayan ang mga hamon, pamahalaan ang mga workload, at matiyak ang tagumpay ng proyekto. Tandaan na, kapag humihiling ng tulong, dapat mong malinaw na ipaalam ang partikular na tulong na kailangan mo. Magbigay ng konteksto, mga detalye, at anumang nauugnay na impormasyon upang matiyak na nauunawaan ng tao ang katangian ng gawain o hamon.
Key Takeaways
💡Kung naghahanda ka para sa susunod na kaganapan sa huling minuto o malapit na ang deadline, subukan AhaSlides. Ang interactive na tool sa pagtatanghal na ito ay isang perpektong toolkit upang matulungan kang magdisenyo ng mga hindi malilimutang virtual icebreaker, brainstorming, mga pagsusulit, at higit pa.
FAQs
Paano mo ipinapakita ang iyong kakayahan na matugunan ang mga deadline?
Ang kakayahang matugunan ang mga deadline ay maaaring ilarawan sa pamamagitan ng ilang mga pangunahing katangian at pag-uugali tulad ng pagkilala sa pagitan ng mga gawain batay sa kanilang pagkaapurahan at epekto sa pangkalahatang mga layunin ng proyekto, pagpapanatili ng isang malusog na balanse sa buhay-trabaho, masusing atensyon sa detalye, mahusay sa kakayahang umangkop at problema- paglutas, at higit pa.
Paano ako makakapagtrabaho nang mas mahusay sa mga deadline?
- Gamitin ang Pomodoro effect timer
- Gumawa ng perpektong workspace
- Magplano ng napapamahalaang Listahan ng Gagawin—at manatili dito
- Iwasan ang multitasking
- Iwanan ang mahirap na gawain mamaya
- Tanggalin ang distractions
Paano mo pinangangasiwaan ang pagtugon sa masikip na mga sagot sa deadline?
Sa panahon ng mga pagpupulong, ang pagho-host ng mga sesyon ng Q&A ay isang pangkaraniwang aktibidad, at marami sa mga ito ay nakaayos na may mahigpit na timeframe, oras na ginugol sa bawat tanong, oras upang mangolekta ng mga tanong, at higit pa. Kaya, gamit ang online na mga tool sa Q&A tulad ng AhaSlides ay maaaring makatulong na i-streamline ang prosesong ito at mapahusay ang pangkalahatang kahusayan ng iyong mga pagpupulong. Maaaring isumite ng mga kalahok ang kanilang mga tanong nang direkta sa pamamagitan ng platform, na inaalis ang pangangailangan para sa mga pisikal na question card o pagtataas ng mga kamay. Hindi lamang ito nakakatipid ng oras ngunit tinitiyak din nito na ang bawat kalahok ay may pantay na pagkakataon na mag-ambag, na nagpapaunlad ng isang mas inklusibo at collaborative na kapaligiran.
Ref: Sa katunayan | Mindtools
