Isang sunud-sunod na gabay para sa onboarding ng mga bagong kawani | 6 na pinakamahusay na kasanayan

Karamihan sa mga bagong empleyado ay nagpapasya sa loob ng unang 90 araw kung mananatili sila. Ang mga kumpanyang may nakabalangkas na proseso ng onboarding ay nagpapabuti sa pagpapanatili ng mga bagong empleyado ng 82% at produktibidad ng mahigit 70% kumpara sa mga organisasyong hinahayaan lamang ang pagkakataon [1]. Gayunpaman, patuloy na natutuklasan ng pananaliksik ng Gallup na 12% lamang ng mga empleyado ang lubos na sumasang-ayon na mahusay ang onboarding ng kanilang organisasyon [2].

Ang agwat sa pagitan ng dalawang puntong iyon ng datos ay kung saan nangyayari ang turnover — at kung saan ang mga HR team ay may pinakamaraming impluwensya.

Tinatalakay ng gabay na ito ang bawat yugto ng onboarding ng mga bagong staff, mula sa unang linggo bago ang unang araw hanggang sa unang 90 araw, kasama ang anim na kasanayan na naghihiwalay sa mga programang nananatiling matatag mula sa mga programang inabandona pagkatapos ng ikalawang linggo.

Ang 7 kritikal na sandali sa isang sulyap

1. Bago ang unang araw — Labanan ang pagdududa sa pamamagitan ng isang welcome video at pagpapakilala ng isang kaibigan.
2. Unang oras — Ituon ang pansin sa mga tao kaysa sa mga papeles na may mainit na pagbati at handa nang gamiting espasyo sa trabaho.
3. Unang araw — Pigilan ang labis na impormasyon sa pamamagitan ng paggawa ng mga sesyon na interactive, hindi static na mga slide deck.
4. Unang linggo — Magtalaga ng isang peer buddy para lumikha ng ligtas na espasyo para sa "mga hangal na tanong."
5. Linggo dalawa hanggang tatlo — Tugunan ang pag-alinlangan sa pamamagitan ng pagsuri kung ang katotohanan ay tumutugma sa mga inaasahan.
6. Unang buwan — Magsagawa ng sesyon ng pagbibigay ng feedback nang magkasama upang sama-samang repasuhin ang mga unang mahahalagang pangyayari.
7. Day 90 — Patatagin ang kanilang lugar sa koponan sa pamamagitan ng pormal na pagsusuri at pampublikong pagkilala sa kanilang mga panalo.

Ang bawat isa ay nagpapatibay sa huli. Kapag natalo ang isa, mas mahirap nang mapunta ang susunod.

📋 Libreng pag-download: Ang 7 Checklist ng Onboarding Moments: Isang pahinang sanggunian para sa bawat touchpoint sa unang 90 araw.

Ang takdang panahon ng onboarding: yugto-unti

Pagsakay bago ang sasakay (isang linggo bago ang unang araw)

Kadalasang nasasayang ang panahon sa pagitan ng pagtanggap ng alok at ng unang araw. Ang mga bagong empleyado ay available, mausisa, at balisa — isang kombinasyon na dahilan kung bakit sila madaling tumanggap ng halos anumang komunikasyon mula sa kumpanya.

Ano ang mga dapat ipadala o kumpletuhin bago ang unang araw:

Halimbawa, ang Shopify ay nagpapadala sa mga bagong empleyado ng "pre-boarding kit" na kinabibilangan ng kanilang kagamitan, isang nakasulat na pagbati mula sa kanilang koponan, at isang nakabalangkas na adyenda bago pa man tumuntong ang sinuman sa gusali. Ang resulta ay ang pagdating ng mga empleyado ay nakatuon sa halip na nalilito, na nagpapaikli sa oras para sa unang produktibong kontribusyon.

Unang araw

Malagkit ang mga unang impresyon sa trabaho. Ipinapahiwatig ng pananaliksik sa mga sikolohikal na kontrata na ang mga unang karanasan ay humuhubog sa mga pangmatagalang inaasahan sa mga paraang mahirap baguhin sa kalaunan.

Mga prayoridad sa unang araw:

Unang linggo

Ang unang linggo ay tungkol sa oryentasyon sa antas ng tungkulin sa halip na sa antas ng kumpanya. Dapat tapusin ng mga bagong empleyado ang unang linggo nang alam kung sino ang kanilang mga pangunahing stakeholder, ano ang hitsura ng kanilang unang 30-araw na mga deliverable, at kung saan makakahanap ng tulong kapag sila ay natigil.

Isang kapaki-pakinabang na istruktura:

Unang buwan (ika-8-30 araw)

Sa pagtatapos ng unang buwan, dapat ay lampas na sa yugto ng "pagkatuto ng mga pangunahing kaalaman" ang isang bagong empleyado at lilipat na sa kontribusyon. Ang tungkulin ng manager ay lilipat mula sa pagpapaliwanag patungo sa pagtuturo.

Mga pangunahing aktibidad:

Ikalawa at ikatlong buwan (araw 31-90)

Ang 90-araw na marka ay isang natural na checkpoint. Ginagamit ito ng maraming organisasyon bilang isang pormal na punto ng pagsusuri; ito rin ang tinatayang panahon kung kailan nagsisimula o hindi nagsisimula ang integrasyong panlipunan.

Mga Gawain para sa yugtong ito:

Lampas sa 90 araw

Ang onboarding na nagtatapos sa 90 araw ay hindi nakakasabay sa ikalawang yugto ng integrasyon: pag-unlad ng karera, mentorship, at ang uri ng pagiging kabilang na nagtutulak ng pangmatagalang pagpapanatili. Ang isang pormal na paglilipat mula sa "onboarding" patungo sa "patuloy na pag-unlad" ay sulit na itatag nang tahasan — kung hindi, malamang na hindi ito mangyayari.

6 na pinakamahusay na kasanayan sa onboarding

1. Magtalaga ng kaibigan, hindi lang isang tagapamahala

Ang mga manager ay responsable sa pagganap. Ang mga buddy ay mga kapantay na makakasagot sa mga tanong na ikinahihiya ng mga bagong empleyado na itanong sa kanilang manager. Pinag-aralan ng Microsoft ang kanilang buddy program at natuklasan na ang mga bagong empleyado na may buddy ay 23% na mas nasiyahan sa kanilang onboarding sa ika-90 araw na marka [4]. Ang buddy role ay pinakamahusay na gumagana kapag ito ay boluntaryo, may takdang oras (karaniwan ay 90 araw), at sinusuportahan ng isang maikling gabay kung ano ang hitsura ng mabuting pag-uugali ng buddy.

2. I-automate ang administrative layer

Pagpapadala ng mga papeles bago ang pagdating, pag-iiskedyul ng mga pulong sa unang linggo, pamamahagi ng mga paalala sa checklist — lahat ng ito ay maaaring i-automate sa pamamagitan ng isang HRIS o onboarding platform. Mahalaga ang automation hindi dahil mas mabilis ito (bagaman mas mabilis nga) kundi dahil tinitiyak nitong walang makakaligtaan kapag abala ang isang manager o nagsisimula ang isang bagong empleyado sa isang napakahirap na linggo.

3. Magpatakbo ng mga interactive na sesyon, hindi lamang mga presentasyon

Ang oryentasyon para sa mga bagong empleyado ay kadalasang iisa lamang ang direksyon. Ang HR ang nagtatanghal. Ang mga bagong empleyado ang nanonood. Walang masyadong naaalala pagdating ng ikatlong araw. Ang pagsasagawa ng maiikling live poll, knowledge check, o mga sesyon ng Q&A habang nasa mga sesyon ng oryentasyon ay lubhang nagpapabuti sa pagpapanatili ng impormasyon at nagbibigay sa mga facilitator ng real-time na senyales kung saan mahina ang pang-unawa. Binibigyang-daan ng AhaSlides ang mga L&D team na mag-embed ng mga poll, quiz, at bukas na Q&A sa anumang live o virtual na sesyon — kaya ang isang sandali na "anong mga tanong ang mayroon ka?" ay nagiging isang aktwal na punto ng datos sa halip na isang retorikal na punto.

4. Gawing malinaw ang kultura, hindi ipinagpapalagay

Ang kultura ay madalas na inilalarawan bilang "kung paano gumagana ang mga bagay-bagay dito" — ngunit ang mga bagong empleyado ay hindi kayang obserbahan ang kultura; nakakaranas sila ng mga nakahiwalay na insidente at nakakagawa ng mga hinuha. Ang mga pangkat na mahusay sa onboarding ay ginagawang madali ang kultura: idinodokumento nila ito nang nakasulat, pinapag-usapan nila ang mga senior leader tungkol sa mga totoong desisyon na sumasalamin sa mga pinahahalagahan ng kumpanya, at inilalahad nila ang mga pamantayan na hindi lilitaw sa anumang dokumento ng patakaran (kung paano aktwal na tumatakbo ang mga pagpupulong, kung paano pinalalaki ang mga desisyon, kung paano hinahawakan ang hindi pagkakasundo).

5. Magtakda ng mga milestone sa loob ng 30-60-90 araw sa pamamagitan ng pagsulat

Ang isang planong 30-60-90 araw na isinulat nang sama-sama sa pagitan ng manager at bagong empleyado ay may dalawang ginagawa: malinaw nitong itinatakda ang mga inaasahan, at binibigyan nito ang magkabilang panig ng isang ibinahaging artifact na rerepasuhin at ia-update. Dapat tukuyin ng plano ang mga deliverable, hindi lamang ang mga aktibidad. Ang "Dumalo sa lahat ng pagpupulong ng koponan" ay isang aktibidad. Ang "Kumpletuhin ang pagsasanay sa pagsunod at ipakita ang buod ng roadmap ng produkto sa koponan bago ang ika-30 araw" ay isang deliverable.

6. Mangalap ng feedback at kumilos ayon dito

Karamihan sa mga organisasyon ay nagsasagawa ng survey sa mga bagong empleyado pagkatapos ng onboarding. Iilan lamang ang gumagawa ng anumang nakikitang resulta. Ang pinakamabilis na paraan upang mapabuti ang isang programa sa onboarding ay ang pagsasara ng loop: magbahagi ng pinagsama-samang feedback sa pangkat na nagpatakbo ng programa, gumawa ng mga pagbabago para sa susunod na cohort, at sabihin sa mga bagong empleyado kung ano ang nagbago bilang resulta ng kanilang input. Ang loop na iyon, kapag gumana ito, ay nagpapahiwatig din sa mga bagong empleyado na nakikinig ang organisasyon — na siyang mismong resulta ng onboarding.

Pag-onboard ng mga remote at hybrid na kawani

Ang mga remote at hybrid na empleyado ay nahaharap sa isang bersyon ng problema sa koneksyon na bahagyang aksidenteng nalulutas ng personal na onboarding. Kaswal na pagpapakilala sa pasilyo, hindi sinasadyang pakikinig sa takbo ng isang meeting, pagbabasa ng isang silid habang may hindi pagkakasundo — wala sa mga iyon ang nangyayari sa isang video call. Kailangang palitan ng mga HR team ang mga hindi inaasahang sandaling iyon ng mga sinasadyang sandali.

Ilang mga pagsasaayos na makakagawa ng masusukat na pagkakaiba:

Magpadala ng mga kagamitan nang may personal na ugnayan. Ang isang laptop na may kasamang sulat-kamay na sulat mula sa team, o isang maliit na bagay na may tatak ng kumpanya, ay mas nakakatulong sa pagbati sa unang araw ng trabaho kaysa sa karamihan ng mga pormal na mensahe ng pagbati. Siguraduhing ganap na na-configure ang device bago ito ipadala para hindi gugulin ng bagong empleyado ang kanilang unang umaga sa isang tawag sa tech support.

Isama ang koneksyon sa iskedyul. Ang mga bagong empleyadong nagtatrabaho nang malayuan ay dapat magkaroon ng mas nakabalangkas na mga social touchpoint sa unang linggo, hindi mas kaunti. Ang isang maikling virtual coffee kasama ang kaibigan, isang pananghalian habang nagda-video, o isang maikling tanong na "kilalanin ka" sa simula ng isang team meeting ay mahalaga. Hindi kailangang mahaba ang mga ito; kailangan itong maging consistent.

Labis na pag-usapan ang konteksto. Sa isang opisina, sinisipsip ng mga bagong empleyado ang impormasyon sa paligid. Sa malayuan, nakukuha lamang nila ang sadyang ibinabahagi. Ang mga manager na nagtatrabaho kasama ang mga remote na empleyado ay dapat na magkamali sa pagpapaliwanag ng mga dahilan sa likod ng mga desisyon, pagbabahagi ng mga tala sa pulong na maaaring hindi sila inimbitahan, at pagsasalaysay ng mga work-in-progress sa mga channel ng koponan.

Gumamit ng mga materyales sa async onboarding nang estratehiko. Ang mga paunang naitalang walkthrough, nakasulat na mga gabay sa onboarding, at mga interactive module na may sariling bilis ay nagbibigay-daan sa mga remote hire na kumilos sa sarili nilang bilis at muling bisitahin ang materyal kung kinakailangan. Ang mga live session ay maaaring tumuon sa talakayan, mga tanong, at pagbuo ng relasyon sa halip na paglilipat ng impormasyon.

Mga karaniwang pagkabigo sa onboarding

Huli na ang pagsisimula. Kung ang unang komunikasyon na natatanggap ng isang bagong empleyado ay imbitasyon sa kalendaryo para sa unang araw ng oryentasyon, wala na ang panahong kailangan bago sumakay.

Sobrang karga sa unang linggo. Ang pagsasanay sa pagsunod sa mga patakaran sa pag-iimpake, mga walkthrough sa mga kagamitan, pagpapakilala sa departamento, at pagpapatala ng mga benepisyo sa loob ng limang araw ay lumilikha ng mga empleyadong pagod na pagod na ngunit kakaunti lang ang natatanggap.

Walang paghahanda mula sa manager. Ang karanasan sa unang linggo ng isang bagong empleyado ay lubos na nakasalalay sa pagiging available at intensyonal ng kanilang manager. Kailangan ng mga manager ang kanilang sariling maikling checklist, hindi lamang ang access sa onboarding program sa buong kumpanya.

Walang follow-through sa loob ng 30 araw. Ang unang buwan ay hindi ang katapusan ng onboarding. Ang mga organisasyong itinuturing ang 30-araw na marka bilang "tapos na" ay nakakakita ng isang nahuhulaang pagtaas sa maagang attrition sa mga buwan ng ikatlo at ikaapat — kapag ang pagiging bago ay nawala na ngunit ang pagiging kabilang ay hindi pa ganap na nag-uugat.

Paggamit ng AhaSlides para sa mga sesyon ng onboarding

Ang mga live onboarding session — personal man, virtual, o hybrid — ay may posibilidad na mabigo sa parehong paraan: ang mga bagong empleyado ay pasibo sa karamihan nito. Nagdaragdag ang AhaSlides ng real-time interaction layer sa anumang sesyon: mga live poll para masukat ng mga facilitator ang kanilang pag-unawa, anonymous Q&A para makapagtanong ang mga tao ng mga bagay na aalangan silang itanong nang malakas, at mga word cloud para makuha ang mga unang impresyon o pamantayan ng koponan sa isang di-malilimutang visual na format.

Para sa mga HR team na nagpapatakbo ng cohort-based onboarding sa maraming site o time zone, ang mga asynchronous feature ay nagbibigay-daan sa mga bagong empleyado na kumpletuhin ang mga interactive na elemento sa sarili nilang bilis, kung saan makikita ng facilitator ang mga resulta bago ang susunod na live session. Nangangahulugan ito na ang live na oras ay maaaring gugulin sa talakayan at koneksyon, hindi sa paglalahad ng impormasyon na maaaring naubos na sana noon.

Pinagmumulan ng

[1] Brandon Hall Group (isinagawa para sa Glassdoor). Ang tunay na halaga ng isang masamang pag-upa. Madalas banggiting pigura: ang mga organisasyong may malakas na onboarding ay nagpapabuti sa pagpapanatili ng mga bagong empleyado ng 82% at produktibidad ng mahigit 70%. Pananaliksik sa onboarding ng Brandon Hall Group

[2] Gallup. Kalagayan ng Lugar ng Trabaho sa Amerika. Labindalawang porsyento lamang ng mga empleyado ang lubos na sumasang-ayon na mahusay ang onboarding ng kanilang organisasyon. Pananaliksik sa lugar ng trabaho ng Gallup

[3] Bauer, TN (2010). Pag-onboard ng mga bagong empleyado: Pag-maximize ng tagumpay. Serye ng Mga Alituntunin sa Epektibong Pagsasagawa ng SHRM Foundation. Ang balangkas ng 4 C (Pagsunod, Paglilinaw, Kultura, Koneksyon) ay nagmula sa pananaliksik sa pakikisalamuha ni Bauer. Pundasyon ng SHRM

[4] Microsoft. Bakit dapat mong unahin ang onboarding buddy program ng iyong bagong empleyado. Natuklasan sa isang panloob na pag-aaral na 23% mas mataas na kasiyahan sa loob ng 90 araw para sa mga bagong empleyado na may kasamang kaibigan. Microsoft WorkLab