Mga Halimbawa ng Pagsusuri ng Proyekto | 2024 Praktikal na Gabay na may Mga Template Para sa Mga Nagsisimula

Namamahala ka man ng mga proyekto, nagpapatakbo ng isang negosyo, o nagtatrabaho bilang isang freelancer, ang proyekto ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa paghimok sa paglago ng iyong modelo ng negosyo. Nag-aalok ito ng nakabalangkas at sistematikong paraan upang masuri ang pagganap ng proyekto, matukoy ang mga lugar na nangangailangan ng pagpapabuti, at makamit ang pinakamainam na resulta. 

Sa post sa blog na ito, susuriin natin ang pagsusuri ng proyekto, tuklasin ang kahulugan nito, mga benepisyo, pangunahing bahagi, uri, mga halimbawa ng pagsusuri ng proyekto, pag-uulat pagkatapos ng pagsusuri, at lumikha ng proseso ng pagsusuri ng proyekto.

Tuklasin natin kung paano madadala ng pagsusuri ng proyekto ang iyong negosyo sa mga bagong taas.

Talaan ng nilalaman

• Ano ang Pagsusuri ng Proyekto?
• Mga Benepisyo Ng Pagsusuri ng Proyekto
• Mga Pangunahing Bahagi ng Pagsusuri ng Proyekto
• Mga Uri ng Pagsusuri ng Proyekto
• Mga Halimbawa ng Pagsusuri ng Proyekto
• Hakbang-hakbang Upang Gumawa ng Pagsusuri ng Proyekto
• Post Evaluation (Ulat) 
• Mga Template ng Pagsusuri ng Proyekto
• Key Takeaways
• FAQs

Mga Tip Para sa Mas Mahusay na Pakikipag-ugnayan

• Project Management
• Pagpaplano ng Poker Online
• Software sa pamamahala ng proyekto

Ano ang Pagsusuri ng Proyekto?

Ang pagtatasa ng proyekto ay ang pagtatasa ng pagganap, pagiging epektibo, at mga resulta ng isang proyekto. Ito ay nagsasangkot ng data upang makita kung pinag-aaralan ng proyekto ang mga layunin nito at natugunan ang pamantayan ng tagumpay. 

Pagsusuri ng proyekto lumalampas sa simpleng pagsukat ng mga output at deliverable; sinusuri nito ang kabuuang epekto at halaga na nabuo ng proyekto.

Sa pamamagitan ng pag-aaral mula sa kung ano ang nagtrabaho at hindi, ang mga organisasyon ay maaaring mapabuti ang kanilang pagpaplano at gumawa ng mga pagbabago upang makakuha ng mas mahusay na mga resulta sa susunod na pagkakataon. Ito ay tulad ng pagkuha ng isang hakbang pabalik upang makita ang mas malaking larawan at malaman kung paano gawin ang mga bagay na mas matagumpay.

Mga Benepisyo Ng Pagsusuri ng Proyekto

Ang pagsusuri ng proyekto ay nag-aalok ng ilang pangunahing benepisyo na nakakatulong sa tagumpay at paglago ng isang organisasyon, kabilang ang:

• Pinapabuti nito ang paggawa ng desisyon: Tinutulungan nito ang mga organisasyon na suriin ang pagganap ng proyekto, tukuyin ang mga lugar para sa pagpapabuti, at maunawaan ang mga salik na nag-aambag sa tagumpay o pagkabigo. Para makagawa sila ng mas matalinong mga desisyon tungkol sa paglalaan ng mapagkukunan, pag-prioritize ng proyekto, at estratehikong pagpaplano.
• Pinahuhusay nito ang pagganap ng proyekto: Sa pamamagitan ng pagsusuri ng proyekto, matutukoy ng mga organisasyon ang mga kalakasan at kahinaan sa loob ng kanilang mga proyekto. Nagbibigay-daan ito sa kanila na magpatupad ng mga hakbang sa pagwawasto upang mapabuti ang mga resulta ng proyekto.
• Nakakatulong ito upang mabawasan ang mga panganib: Sa pamamagitan ng regular na pagtatasa ng progreso ng proyekto, matutukoy ng mga organisasyon ang mga potensyal na panganib at gumawa ng mga solusyon upang mabawasan ang posibilidad ng pagkaantala ng proyekto, pag-overrun sa badyet, at iba pang hindi inaasahang isyu.
• Nagtataguyod ito patuloy na pagpapabuti: Sa pamamagitan ng pagsusuri sa mga pagkabigo sa proyekto, maaaring pinuhin ng mga organisasyon ang kanilang mga kasanayan sa pamamahala ng proyekto, ang umuulit na diskarte na ito sa pagpapabuti ay nagtutulak ng pagbabago, kahusayan, at pangkalahatang tagumpay ng proyekto.
• Pinapabuti nito ang pakikipag-ugnayan at kasiyahan ng stakeholder: Ang pagsusuri sa mga resulta at pangangalap ng feedback ng mga stakeholder ay nagbibigay-daan sa mga organisasyon na maunawaan ang kanilang mga pangangailangan, inaasahan, at antas ng kasiyahan. 
• Itinataguyod nito ang transparency: Ang mga resulta ng pagsusuri ay maaaring ipaalam sa mga stakeholder, na nagpapakita ng transparency at pagbuo ng tiwala. Ang mga resulta ay nagbibigay ng isang layunin na pagsusuri sa pagganap ng proyekto, na tinitiyak na ang mga proyekto ay nakahanay sa mga madiskarteng layunin at mapagkukunan ay mahusay na ginagamit. 

Mga Pangunahing Bahagi ng Pagsusuri ng Proyekto

1/ Malinaw na Layunin at Pamantayan: 

Ang pagsusuri ng proyekto ay nagsisimula sa pagtatatag ng mga malinaw na layunin at pamantayan para sa pagsukat ng tagumpay. Ang mga layunin at pamantayang ito ay nagbibigay ng balangkas para sa pagsusuri at tiyakin ang pagkakahanay sa mga layunin ng proyekto.

Narito ang ilang mga halimbawa ng plano sa pagsusuri ng proyekto at mga tanong na makakatulong sa pagtukoy ng mga malinaw na layunin at pamantayan:

Mga Tanong para Tukuyin ang Malinaw na Layunin:

1. Anong mga partikular na layunin ang gusto nating makamit sa proyektong ito?
2. Anong mga masusukat na resulta o resulta ang ating nilalayon?
3. Paano natin masusukat ang tagumpay para sa proyektong ito?
4. Ang mga layunin ba ay makatotohanan at makakamit sa loob ng ibinigay na mga mapagkukunan at takdang panahon?
5. Naaayon ba ang mga layunin sa mga estratehikong priyoridad ng organisasyon?

Mga Halimbawa ng Pamantayan sa Pagsusuri:

1. Pagiging epektibo ng gastos: Pagtatasa kung ang proyekto ay natapos sa loob ng inilaan na badyet at naihatid ang halaga para sa pera.
2. timeline: Pagsusuri kung ang proyekto ay natapos sa loob ng nakaplanong iskedyul at nakamit ang mga milestone.
3. Kalidad: Pagsusuri kung ang mga maihahatid at resulta ng proyekto ay nakakatugon sa mga paunang natukoy na pamantayan ng kalidad.
4. Kasiyahan ng stakeholder: Magtipon ng feedback mula sa mga stakeholder upang masukat ang antas ng kanilang kasiyahan sa mga resulta ng proyekto.
5. Epekto: Pagsusukat sa mas malawak na epekto ng proyekto sa organisasyon, mga customer, at komunidad.

2/ Pangongolekta at Pagsusuri ng Data: 

Ang mabisang pagsusuri ng proyekto ay umaasa sa pagkolekta ng may-katuturang data upang masuri ang pagganap ng proyekto. Kabilang dito ang pangangalap ng quantitative at qualitative data sa pamamagitan ng iba't ibang pamamaraan tulad ng survey, interview, observation, at document analysis. 

Pagkatapos ay sinusuri ang nakolektang data upang makakuha ng mga insight sa mga kalakasan, kahinaan, at pangkalahatang pagganap ng proyekto. Narito ang ilang halimbawang tanong kapag naghahanda sa pagkolekta at pagsusuri ng data:

• Anong partikular na data ang kailangang kolektahin upang masuri ang pagganap ng proyekto?
• Anong mga pamamaraan at kasangkapan ang gagamitin upang mangolekta ng kinakailangang datos (hal., mga survey, panayam, obserbasyon, pagsusuri ng dokumento)?
• Sino ang mga pangunahing stakeholder kung kanino kailangang kolektahin ang data?
• Paano mabubuo at maaayos ang proseso ng pangongolekta ng data upang matiyak ang katumpakan at pagkakumpleto?

3/ Pagsukat ng Pagganap: 

Kasama sa pagsukat ng pagganap ang pagtatasa sa pag-unlad, mga output, at mga resulta ng proyekto tungkol sa mga itinatag na layunin at pamantayan. Kabilang dito ang pagsubaybay sa mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap (KPI) at pagsusuri sa pagsunod ng proyekto sa mga iskedyul, badyet, pamantayan ng kalidad, at mga kinakailangan ng stakeholder.

4/ Pakikipag-ugnayan sa Stakeholder:

Ang mga stakeholder ay mga indibidwal o grupo na direkta o hindi direktang apektado ng proyekto o may malaking interes sa mga resulta nito. Maaari nilang isama ang mga sponsor ng proyekto, miyembro ng team, end-user, customer, miyembro ng komunidad, at iba pang nauugnay na partido. 

Ang pagsali sa mga stakeholder sa proseso ng pagsusuri ng proyekto ay nangangahulugan ng pagsali sa kanila at paghahanap ng kanilang mga pananaw, feedback, at mga insight. Sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan sa mga stakeholder, ang kanilang magkakaibang pananaw at karanasan ay isinasaalang-alang, na tinitiyak ang isang mas komprehensibong pagsusuri.

5/ Pag-uulat at Komunikasyon: 

Ang huling mahalagang bahagi ng pagsusuri ng proyekto ay ang pag-uulat at komunikasyon ng mga resulta ng pagsusuri. Kabilang dito ang paghahanda ng isang komprehensibong ulat sa pagsusuri na nagpapakita ng mga natuklasan, konklusyon, at rekomendasyon. 

Ang mabisang komunikasyon ng mga resulta ng pagsusuri ay nagsisiguro na ang mga stakeholder ay alam ang tungkol sa pagganap ng proyekto, mga aral na natutunan, at mga potensyal na lugar para sa pagpapabuti.

Mga Uri ng Pagsusuri ng Proyekto

Sa pangkalahatan, may apat na pangunahing uri ng pagsusuri ng proyekto:

#1 – Pagsusuri sa Pagganap: 

Ang ganitong uri ng pagsusuri ay nakatuon sa pagtatasa sa pagganap ng isang proyekto sa mga tuntunin ng pagsunod nito plano ng proyekto, iskedyul, badyet, at kalidad na mga pamantayan. 

Sinusuri nito kung ang proyekto ay nakakatugon sa mga layunin nito, naghahatid ng mga nilalayon na output, at epektibong gumagamit ng mga mapagkukunan.

#2 – Pagsusuri ng mga Resulta: 

Tinatasa ng pagsusuri sa mga resulta ang mas malawak na epekto at mga resulta ng isang proyekto. Ito ay tumitingin sa kabila ng mga agarang output at sinusuri ang mga pangmatagalang resulta at benepisyong nabuo ng proyekto. 

Isinasaalang-alang ng ganitong uri ng pagsusuri kung ang proyekto ay nakamit nito ninanais na mga layunin, nilikha positibong pagbabago, at nag-ambag sa ang mga inaasahang epekto.

#3 – Pagsusuri ng Proseso: 

Sinusuri ng pagsusuri sa proseso ang pagiging epektibo at kahusayan ng proseso ng pagpapatupad ng proyekto. Sinusuri nito ang pamamahala ng proyekto estratehiya, mga pamamaraan, at diskarte ginamit upang maisagawa ang proyekto. 

Nakatuon ang uri ng pagsusuring ito sa pagtukoy ng mga lugar para sa pagpapahusay sa pagpaplano, pagpapatupad, koordinasyon, at komunikasyon ng proyekto.

#4 – Pagsusuri ng Epekto: 

Ang pagsusuri sa epekto ay higit pa kaysa sa pagsusuri ng mga kinalabasan at naglalayong tukuyin ang mga proyekto kaswal na relasyon sa mga naobserbahang pagbabago o epekto. 

Nilalayon nitong maunawaan ang lawak kung saan maaaring maiugnay ang proyekto sa mga nakamit na resulta at epekto, na isinasaalang-alang ang mga panlabas na salik at potensyal na alternatibong paliwanag.

* Tandaan: Ang mga uri ng pagsusuri na ito ay maaaring pagsamahin o iayon upang umangkop sa mga partikular na pangangailangan at konteksto ng proyekto. 

Mga Halimbawa ng Pagsusuri ng Proyekto

Ang iba't ibang mga halimbawa ng pagsusuri ng proyekto ay ang mga sumusunod:

#1 – Pagsusuri sa Pagganap 

Ang isang proyekto sa pagtatayo ay naglalayong kumpletuhin ang isang gusali sa loob ng isang tiyak na takdang panahon at badyet. Ang pagtatasa ng pagganap ay tasahin ang pag-unlad ng proyekto, pagsunod sa iskedyul ng pagtatayo, kalidad ng pagkakagawa, at paggamit ng mga mapagkukunan. 

#2 – Pagsusuri ng mga Resulta

Ang isang non-profit na organisasyon ay nagpapatupad ng isang proyekto sa pagpapaunlad ng komunidad tungkol sa pagpapabuti ng mga rate ng literacy sa mga mahihirap na kapitbahayan. Ang pagsusuri sa mga resulta ay kasangkot sa pagtatasa ng mga antas ng literacy, pagpasok sa paaralan, at pakikipag-ugnayan sa komunidad. 

#3 – Pagsusuri ng Proseso – Mga Halimbawa ng Pagsusuri ng Proyekto

Ang isang proyekto sa IT ay nagsasangkot ng pagpapatupad ng isang bagong sistema ng software sa mga departamento ng isang kumpanya. Ang pagsusuri sa proseso ay susuriin ang mga proseso at aktibidad ng pagpapatupad ng proyekto.

#4 – Pagsusuri ng Epekto

Ang isang pampublikong inisyatiba sa kalusugan ay naglalayong bawasan ang pagkalat ng isang partikular na sakit sa isang target na populasyon. Ang pagsusuri sa epekto ay tatasahin ang kontribusyon ng proyekto sa pagbabawas ng mga rate ng sakit at mga pagpapabuti sa mga resulta ng kalusugan ng komunidad.

Hakbang-hakbang Upang Gumawa ng Pagsusuri ng Proyekto

Narito ang isang hakbang-hakbang na gabay upang matulungan kang lumikha ng pagsusuri ng proyekto:

1/ Tukuyin ang Layunin at Layunin:

• Malinaw na sabihin ang layunin ng pagsusuri, tulad ng pagganap ng proyekto o pagsukat ng mga resulta.
• Magtatag ng mga partikular na layunin na naaayon sa layunin ng pagsusuri, na nakatuon sa kung ano ang iyong nilalayon na makamit.

2/ Tukuyin ang Mga Pamantayan at Tagapagpahiwatig ng Pagsusuri:

• Tukuyin ang mga pamantayan sa pagsusuri para sa proyekto. Maaaring kabilang dito ang pagganap, kalidad, gastos, pagsunod sa iskedyul, at kasiyahan ng stakeholder.
• Tukuyin ang mga masusukat na tagapagpahiwatig para sa bawat pamantayan upang mapadali ang pagkolekta at pagsusuri ng data.

3/ Mga Paraan ng Pagkolekta ng Data ng Plano:

• Tukuyin ang mga paraan at tool upang mangolekta ng data tulad ng mga survey, panayam, obserbasyon, pagsusuri ng dokumento, o mga kasalukuyang pinagmumulan ng data.
• Magdisenyo ng mga talatanungan, mga gabay sa pakikipanayam, mga checklist ng obserbasyon, o iba pang mga instrumento upang mangolekta ng kinakailangang data. Tiyakin na ang mga ito ay malinaw, maigsi, at nakatuon sa pangangalap ng may-katuturang impormasyon.

4/ Kolektahin ang Data: 

• Ipatupad ang mga nakaplanong paraan ng pangongolekta ng data at ipunin ang mga kinakailangang impormasyon. Siguraduhin na ang pagkolekta ng data ay ginagawa nang tuluy-tuloy at tumpak upang makakuha ng maaasahang mga resulta. 
• Isaalang-alang ang naaangkop na laki ng sample at target na stakeholder para sa pangongolekta ng data.

5/ Pag-aralan ang Data: 

Kapag nakolekta na ang data, suriin ito upang makakuha ng makabuluhang mga insight. Maaari kang gumamit ng mga tool at diskarte upang bigyang-kahulugan ang data at tukuyin ang mga pattern, trend, at pangunahing natuklasan. Tiyaking naaayon ang pagsusuri sa pamantayan at layunin ng pagsusuri.

6/ Gumawa ng mga Konklusyon at Gumawa ng Mga Rekomendasyon:

• Batay sa mga resulta ng pagsusuri, tapusin ang pagganap ng proyekto.
• Gumawa ng mga naaaksyunan na rekomendasyon para sa pagpapabuti, na nagha-highlight ng mga partikular na lugar o diskarte upang mapahusay ang pagiging epektibo ng proyekto.
• Maghanda ng isang komprehensibong ulat na nagpapakita ng proseso ng pagsusuri, mga natuklasan, konklusyon, at mga rekomendasyon.

7/ Makipagkomunika at Magbahagi ng mga Resulta: 

• Ibahagi ang mga resulta ng pagsusuri sa mga nauugnay na stakeholder at gumagawa ng desisyon.
• Gamitin ang mga natuklasan at rekomendasyon para ipaalam sa hinaharap ang pagpaplano ng proyekto, paggawa ng desisyon, at patuloy na pagpapabuti.

Post Evaluation (Ulat) 

Kung nakumpleto mo na ang pagsusuri ng proyekto, oras na para sa isang follow-up na ulat upang magbigay ng komprehensibong pangkalahatang-ideya ng proseso ng pagsusuri, mga resulta nito, at mga implikasyon para sa mga proyekto. 

Narito ang mga puntong kailangan mong tandaan para sa pag-uulat pagkatapos ng pagsusuri:

• Magbigay ng maigsi na buod ng pagsusuri, kasama ang layunin nito, mga pangunahing natuklasan, at mga rekomendasyon.
• Idetalye ang diskarte sa pagsusuri, kabilang ang mga paraan ng pagkolekta ng data, mga tool, at mga diskarteng ginamit.
• Ilahad ang mga pangunahing natuklasan at resulta ng pagsusuri.
• I-highlight ang mga makabuluhang tagumpay, tagumpay, at mga lugar para sa pagpapabuti.
• Talakayin ang mga implikasyon ng mga natuklasan sa pagsusuri at mga rekomendasyon para sa pagpaplano ng proyekto, paggawa ng desisyon, at paglalaan ng mapagkukunan.

Mga Template ng Pagsusuri ng Proyekto

Narito ang isang pangkalahatang template ng pagsusuri ng proyekto. Maaari mo itong i-customize batay sa iyong partikular na proyekto at mga pangangailangan sa pagsusuri:

Key Takeaways 

Ang pagsusuri ng proyekto ay isang kritikal na proseso na tumutulong sa pagtatasa ng pagganap, mga kinalabasan, at pagiging epektibo ng isang proyekto. Nagbibigay ito ng mahalagang impormasyon tungkol sa kung ano ang nagtrabaho nang maayos, mga lugar para sa pagpapabuti, at mga aral na natutunan. 

At huwag kalimutan AhaSlides may mahalagang papel sa proseso ng pagsusuri. Nagbibigay kami pre-made na mga template sa interactive na mga tampok, na maaaring magamit upang mangolekta ng data, mga insight at makipag-ugnayan sa mga stakeholder! Mag-explore tayo!

FAQs

Ref: Project Manager | Komunidad ng Eval | AHRQ