Kaç kez keşke konuşsaydım diye düşündünüz ama konuşmadınız? Ya da insanların sizi ezdiğini hissettiniz? Girişken iletişim, düşündüklerinizi, hissettiklerinizi ve ihtiyaçlarınızı açık ve saygılı bir şekilde ifade etme becerisidir. Bu kılavuz, bunun ne olduğunu, onu çerçeveleyen üç C'yi ve bugün iş yerinde kullanabileceğiniz örnek ifadelerle beş pratik beceriyi açıklıyor.
Girişken iletişim nedir?
Kendine güvenli iletişim, başkalarının haklarına ve görüşlerine saygı gösterirken kendi haklarınızı ve görüşlerinizi savunduğunuz bir iletişim tarzıdır. Mayo Clinic Bunu doğrudan ve saygılı bir yöntem olarak tanımlıyor ve insanların sizin sunumunuza tepki vermekle meşgul olmadıkları için mesajınızı iletme şansınızın en yüksek olduğu yöntem olduğunu belirtiyor.
Genellikle dört farklı tarz ayırt edilir, İskoç Çatışma Çözümü açıklıyor:
- Pasif: Çatışmadan kaçınmak için başkalarının isteklerine uymak, istediğiniz şeylerden vazgeçmenize neden olsa bile. Bu durum genellikle kırgınlığa yol açar.
- Agresif: Çatışmacı veya talepkar, başkalarının duygularına veya görüşlerine pek önem vermeyen.
- Pasif-agresif: Söylemek istediğini açıkça belirtmemek ve alaycı bir üslup veya kaçınma yoluyla dolaylı olarak hayal kırıklığını göstermek.
- İddialı: Açık, dürüst ve saygılı bir şekilde, her iki tarafın da dinlendiğini hissetmesi sağlanır.
Kendine güven, öğrenilebilen bir beceridir, kişilik tipi değildir. Bir konuşmada her iki taraf da ihtiyaçlarının karşılandığını hissederek ayrılabilir; bu nedenle, boyun eğmek veya kavga etmekten daha iyi bir şekilde ilişkileri korur.
Girişken iletişimin 3 C'si
Kontrol, netlik ve özgüven, zorlu herhangi bir konuşma öncesinde kullanabileceğiniz bir çerçeve sunar.
- Kontrol. Gergin bir anda sonradan pişman olacağınız şeyler söylemek kolaydır. Cevap vermeden önce yavaşça nefes verin ve yargılamadan dinleyin. Kısa bir duraklama, konuşmanın kontrolünü elinizde tutmanızı sağlar.
- Netlik. Belirsiz veya alaycı dil yanlış anlaşılmalara yol açar. Ne demek istediğinizi veya ne düşündüğünüzü doğrudan, "ben" ifadeleri kullanarak söyleyin ve karışık mesajlara yer bırakmayın.
- Güven. Gerçekleri ve değerinizi bilin ve ses tonunuzla beden dilinizin buna uygun olmasına özen gösterin. Hazırlık, kendinize daha fazla güven duymanın en hızlı yoludur.
Kendine güvenli iletişim pratiği için 5 beceri
Her durum farklıdır, ancak bu beş beceri çoğu iş yeri görüşmesinde geçerlidir.
1. "Ben" ifadelerini kullanın.
"Sen asla teslim tarihlerine uymuyorsun" gibi "sen" odaklı ifadeler suçlama gibi geliyor ve insanlar dinlemek yerine kendilerini savunuyorlar. Mayo Clinic "Ben" ifadelerini öneriyor; bu ifadeler, suçlayıcı bir ton kullanmadan başkalarına ne düşündüğünüzü veya hissettiğinizi söylemenizi sağlar. Örnekleri şunlardır: "Yanlışsın" demek yerine "Katılmıyorum" deyin ve "Bunu yapman gerekiyor" demek yerine "Bu konuda bana yardımcı olmanı istiyorum" deyin.
Basit bir örnek şöyledir: [Durum] sırasında [duygu] hissediyorum, çünkü [sebep]. [İstek] istiyorum. Örnekler:
- Geri bildirim vermek: "Gündeme bağlı kalırsak toplantılarımızın daha verimli olabileceğini düşünüyorum."
- Yardım istemek: "Bu proje beni bunaltıyor. Müşteri raporu konusunda bana yardımcı olabilir misiniz?"
- Yetkilendirme: "Son teslim tarihindeki değişiklikle ilgili olarak müşterilerle iletişime geçebilirseniz memnun olurum."
- Sınır koymak: "Program değişiklikleri için bir gün önceden haber verilmesi gerekiyor ki, planlarımı ona göre yapabileyim."
- Katılmıyorum: "Bu yaklaşıma katılmıyorum çünkü deneyimlerime göre bu, zaman çizelgesine bir hafta daha ekliyor."
2. Sürekli göz teması kurun.
Göz teması, söylediklerinize inandığınızı ve arkasında durmaktan korkmadığınızı gösterir. Genellikle aşağıya veya etrafa bakıyorsanız, göz teması doğal gelmeyebilir. Birkaç saniye ile başlayın ve süreyi kademeli olarak artırın. Tam bakış çok yoğun geliyorsa, burun köprüsüne veya gözlerin arasına bakın. Burada kültür önemlidir: bazı kültürlerde uzun süreli doğrudan göz teması kaba gelebilir, bu nedenle karşınızdaki kişiye uyum sağlayın.
3. Sakin ve kendinden emin bir ses tonuyla konuşun.
Mesajınız, notlarınıza mırıldanmak yerine net bir şekilde duyulmayı hak ediyor. Sakin bir ses tonu ve tempoda konuşun ve noktalar arasında duraklayın. Eğer heyecanlanırsanız, başlamadan önce yavaşça nefes alın. Sakin ve dengeli bir ses, dinleyicilere duyulmaya hakkınız olduğunu gösterir ve daha yüksek bir sesten daha etkili olur.
4. Sadece sorunları değil, çözümleri de önerin.
Bir endişeyi dile getirmek haklı bir davranıştır. Bunu bir öneriyle birleştirmek, ekibin yanında olduğunuzu gösterir. Eğer son tarih çok yakın görünüyorsa, sadece imkansız demek yerine iki görevi yeniden atamayı teklif edin. Daha fazla örnek:
- Projeler sürekli gecikiyor: Haftalık kontroller içeren ortak bir takip sistemi öneriyoruz.
- Toplantılar sönük geçiyor: buzları kıracak bir etkinlik veya kısa bir interaktif aktivite önerin. bilgi yarışması onları açmak için.
- Ekipler birbirleriyle iletişim kurmuyor: İki haftada bir ekipler arası bilgilendirme toplantısı yapılması öneriliyor.
- İş yükü dengesiz görünüyor: Sorumlulukların netleştirilmesi için bir görev denetimi talep edin.
- Bütçeler sürekli aşılıyor: Büyük harcamalar için erken tahminler ve onay kontrol noktaları öneriyoruz.
5. Başkalarının görüşlerine saygı gösterin.
Kendini ifade etme, kazanmakla ilgili değildir. Aktif dinleme, onu etkili kılan şeydir: yargılamayı bir kenara bırakın, cevabınızı planlamadan önce konunun tamamını dinleyin ve ses tonuna ve beden diline dikkat edin. Konuşmaları bittiğinde teşekkür edin. Dinlemek, onaylamak anlamına gelmez. Bu, sorunu tüm gerçekleri göz önünde bulundurarak çözmek anlamına gelir. Dinlendiğini hisseden insanlar, kendi görüşünüzü belirttiğinizde daha açık fikirli olurlar.
Ekibinizle etkili iletişim kurmayı öğrenin.
Özgüvenli olma üzerine okumak faydalıdır, ancak alışkanlıkları değiştiren şey uygulamadır. Kısa bir canlı sınav, atölye çalışmasını düşük baskılı bir şekilde yürütmenin bir yoludur: her katılımcı telefonundan cevap verir, ardından grup bir cevabın neden özgüvenli, diğerlerinin ise pasif veya agresif olduğunu tartışır. Aşağıdaki örnek slaytlar, üç soruluk bir uygulama setinden alınmıştır.
Sunum dosyasını kopyalayın, senaryoları kendi iş yerinizdeki senaryolarla değiştirin ve bir sonraki ekip toplantınızda uygulayın.
Anahtar teslim paketler
- Kendine güvenli iletişim, doğrudan ve saygılıdır ve pasif ile agresif iletişim tarzları arasında yer alır.
- "Ben" ifadelerini kullanın, sürekli göz teması kurun, sakin bir ses tonuyla konuşun, sorunların yanı sıra çözümler sunun ve gerçekten dinleyin.
- Öncelikle takım yarışması gibi düşük riskli ortamlarda pratik yapın, böylece önemli anlarda bu ifadeler doğal bir şekilde aklınıza gelsin.
Sık Sorulan Sorular
Girişken iletişimin temel bileşenleri nelerdir?
İddialı bir mesaj için yaygın bir yapı dört bölümden oluşur: durumu açıklayın, nasıl hissettiğinizi belirtin, nedenini açıklayın ve net bir talepte bulunun. Örneğin: "Son teslim tarihleri haber verilmeksizin değiştiğinde kendimi çok baskı altında hissediyorum çünkü haftamı onlara göre planlıyorum. Bir gün önceden haber vermeyi kabul edebilir miyiz?"
Girişken iletişim nedir?
Bu, düşüncelerinizi, duygularınızı ve ihtiyaçlarınızı kendinden emin, açık ve saygılı bir şekilde ifade eden bir iletişim tarzıdır. Mayo Clinic Bunu doğrudan ve saygılı olarak nitelendiriyor.
Kendine güvenin önündeki yaygın engeller nelerdir?
Tipik engeller arasında çatışma korkusu, düşük özgüven, mükemmeliyetçilik, katı düşünce yapısı ve becerilerin öğrenilmemiş olması yer alabilir. Bunların çoğu, düşük riskli konuşmalarla başlayarak pratikle kolaylaşır.
Kaba görünmeden nasıl iddialı olabilirim?
"Ben" ifadelerini kullanarak kendi ihtiyaçlarınıza ve duygularınıza odaklanın, ses tonunuzu sakin tutun ve kendi görüşünüzü belirtmeden önce karşıdaki kişinin bakış açısını onaylayın.
