Mükemmel bir etkinliği planlamak bunaltıcı gelebilir ve işte tam da bu noktada etkinlik yönetimi şirketleri içeri gel.
İster hayatınızın düğününü hayal ediyor olun, ister bir yıldönümü kutlaması yapıyor olun, ister kurumsal bir konferans düzenlemeye ihtiyaç duyuyor olun, bir etkinlik yönetimi şirketi vizyonunuzu insanların unutamayacağı bir deneyime dönüştürebilir.
Bir etkinlik yönetimi şirketinin tam olarak ne olduğunu, rollerini, ayrıca en iyisini seçmek için ipuçlarını ve kaçınılması gereken tehlike işaretlerini öğrenmek için makaleyi okumaya devam edin.
İçindekiler
- Genel Bakış
- Etkinlik Yönetim Şirketi nedir?
- Bir Etkinlik Yönetim Şirketinin İşlevi Nedir?
- En İyi Etkinlik Yönetim Şirketi Nasıl Seçilir?
- Etkinlik Yönetimi Tekliflerini İncelerken Nelerden Kaçınılmalıdır?
- Bir Etkinlik Yönetim Şirketinin Planlayabileceği Etkinlik Örnekleri Nelerdir?
- Takeaways
Genel Bakış
| Etkinlik yönetimi şirketinin anlamı nedir? | Bir etkinlik yönetimi şirketi, başarılı bir etkinliğe katkıda bulunmak için tüm önemli organizasyon görevlerinden sorumlu olabilir ve etkinliğin içeriğine ve misafirlerinize odaklanmanıza yardımcı olabilir. |
| Bir etkinlik şirketi ne yapar? | Müşterileri için birçok etkinliği planlamak, organize etmek ve koordine etmek. |
Etkinlik Yönetim Şirketi Nedir?
Bir düğünden kurumsal bir toplantıya kadar herhangi bir ölçekte bir etkinlik planlarken, bir etkinlik yönetim şirketi her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlayabilir.
Etkinlik planlayıcıları, müşterilerin ihtiyaçlarını, hedeflerini ve bütçelerini anlamak için onlarla yakın işbirliği içinde çalışır. Daha sonra müşterinin vizyonuna göre uyarlanmış kapsamlı bir etkinlik planı hazırlarlar, böylece müşteriler etkinlik vizyonlarının unutulmaz bir gerçekliğe dönüşeceği konusunda gönül rahatlığı yaşarlar.
Etkinlik Yönetim Şirketinin İşlevi Nedir?
Müşterilerin tüm taleplerini karşılayan mükemmel bir etkinlik düzenlemek gibi birçok etkinlik yönetimi şirketi hedefi vardır. Bir etkinlik yönetimi şirketinin temel işlevi, müşterileri adına başarılı etkinlikleri planlamak, koordine etmek ve yürütmektir. Müşterilerin organizasyon hakkında endişelenmek yerine, etkinliklerinin tadını çıkarmaya odaklanabilmeleri için tüm lojistik ve ayrıntılarla ilgileniyorlar.
Bir etkinlik düzenleme şirketinin bazı temel işlevleri arasında👇
#1 - Etkinliği kavramsallaştırın ve planlayın - Etkinliğin vizyonunu, hedeflerini ve bütçesini anlamak için müşterilerle birlikte çalışırlar ve ardından bu vizyonu gerçekleştirmek için kapsamlı bir plan tasarlarlar.
#2 - Mekanın güvenliğini sağlayın ve sözleşmeleri müzakere edin - Potansiyel mekanları araştırırlar, konum, alan, tesisler, fiyatlandırma ve müsaitlik durumuna göre seçenekleri karşılaştırırlar, en iyisini garantilerler ve müşteri adına sözleşmeleri müzakere ederler.
#3 - Tedarikçileri ve satıcıları koordine edin - Her şeyin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için yemek şirketleri, fotoğrafçılar, dekoratörler, kiralama şirketleri vb. gibi gerekli tüm tedarikçileri belirler, seçer, rezervasyon yapar ve yönetirler.
#4 - Etkinlik bütçesini yönetin - Bir bütçe oluştururlar, giderleri takip ederler ve müşterinin hedeflerine ulaşırken maliyetlerden tasarruf etmenin yollarını ararlar.
#5 - Zaman çizelgeleri ve programlar oluşturun - Olayın amaçlandığı gibi gerçekleşmesini sağlamak için ayrıntılı programlar ve acil durum planları geliştirirler.
#6 - Eğlence planlaması - Etkinlik programı kapsamında her türlü performans, konuşmacı veya aktiviteyi düzenlerler.
#7 - Dekorasyon ve tabelalar - Gerekli dekorasyonları, nevresimleri, çiçekleri, sahnelemeyi ve tabelaları sipariş ederler.
#8 - Etkinlik personelini işe alın ve yönetin - Etkinliğin yürütülmesine yardımcı olmak için gereken tüm geçici personeli bulur, rezerve eder ve yönetirler.
#9 - Etkinlik planını kusursuz bir şekilde uygulayın - Etkinlik gününde kurulumu denetler, tüm satıcıları yönetir, sorunları giderir ve programın planlandığı gibi ilerlemesini sağlarlar.
#10 - Etkinlikten sonra takip - Ekipman iadesi, fatura ödemeleri, teşekkür notu gönderme, başarıları ve iyileştirme alanları değerlendirme gibi görevleri yerine getirirler.
Daha İyi Etkinlikler İçin İpuçları
Etkinlik Sırasında Daha Fazla Eğlence mi Arıyorsunuz?
Eğlenceli bir sınavla izleyicilerinizi bir araya getirin AhaSlides. Ücretsiz teste katılmak için kaydolun AhaSlides şablon kütüphanesi!
🚀 Ücretsiz Testi Alın☁️
En İyi Etkinlik Yönetim Şirketi Nasıl Seçilir??
En iyi etkinlik yönetimi şirketini bulmak zaman alabilir ama bu gerçekçi ipuçlarıyla hemen kapınızın önünde olacaklar🚪
#1 - Deneyim - Sizinkine benzer ölçek ve kapsamda birçok etkinliği başarıyla yürüten şirketleri düşünün. Bir süreç geliştirecekler ve ortaya çıkan yaygın sorunların nasıl ele alınacağını bilecekler.
#2 - Portföy - Şirketin planladığı ve yönettiği geçmiş olayların örneklerini inceleyin. Vizyonunuza uygun kalite, yaratıcılık ve detaylara gösterilen ilgiyi arayın.
#3 - Referanslar - Şirketin sözlerini yerine getirdiğini ve sorunları profesyonelce ele aldığını doğrulamak için önceki müşterilerden referanslar isteyin ve kontrol edin.
#4 - Uzmanlık - Bazı şirketler kurumsal etkinliklere odaklanırken bazıları düğünlerde uzmanlaşır. Özel etkinlik türünüze göre uyarlanmış deneyime ve gerekli kaynaklara sahip olanı seçin.
#5 - Takım - Etkinliğinizi planlayacak ve yürütecek etkinlik yönetimi ekibinin kilit üyeleriyle tanışın. Profesyonelliklerini, duyarlılıklarını ve ihtiyaçlarınızı ve vizyonunuzu kavramalarını değerlendirin.
#6 - Sözleşme ve fiyatlandırma - En iyi sözleşme şartlarını ve fiyatlandırmayı elde etmek için birden fazla teklifi (en az 3) karşılaştırın. İşin kapsamının net olduğundan ve tüm ücretleri anladığınızdan emin olun.
#7 - İtibar - Meşruiyet ve kalite göstergesi olarak değerlendirmeleri, ödülleri (varsa), etkinlik sektörü organizasyonlarındaki konumunu ve şirketin ne kadar süredir faaliyet gösterdiğini kontrol edin.
#8 – İletişim - Firma ihtiyaçlarınızı dikkatle dinlemeli, tüm sorularınıza cevap vermeli ve taleplere anında cevap vermelidir. İyi iletişim, başarılı bir iş ilişkisinin anahtarıdır.
#9 - Esneklik - En iyi şirketler, standart bir şablona katı bir şekilde bağlı kalmak yerine hizmetlerini bütçenize ve tercihlerinize göre özelleştirmeye isteklidir.
#10 - Şeffaflık - Bütçeler, sözleşmeler, zaman çizelgeleri ve planlarda tam şeffaflık konusunda ısrar edin. Gizli kalan veya ayrıntıları paylaşmayı reddeden şirketlerden kaçının.
Bölüm 11 - Kriz yönetimi - Ortaya çıkan beklenmedik sorunlarla nasıl başa çıkıyorlar? Güçlü kriz yönetimi tecrübesine sahip bir şirket felaketlerin önlenmesine yardımcı olacaktır.
Bölüm 12 - Yenilik - Hedeflerinize yaratıcı yollarla ulaşmak için yeni fikir ve çözümlere açık mı? İlerici şirketler yeni sonuçları teşvik eder.
Bölüm 13 - Sigorta - Etkinliğiniz için sorumluluk teminatı da dahil olmak üzere gerekli sigortayı taşıyorlar mı? Bu sizi risklerden ve iddialardan korur.
Bölüm 14 - Değerler - İş yaklaşımları ve şirket değerleri kuruluşunuzun kültürüyle uyumlu mu? Kültürel uyum karşılıklı anlayışa yol açar.
#15 - Teknoloji - Teknoloji konusunda bilgili mi ve her zaman sektör trendlerinin en iyi uygulamalarını takip ediyorlar mı? Planları düzenli ve yolunda tutmak için proje yönetimi yazılımı gibi teknolojilerden yararlanıyorlar mı? Teknoloji verimliliği artırır.
Eşsiz vizyonunuzu gerçekleştirmek ve özel etkinliğiniz için beklentilerinizi aşmak için gerekli deneyime ve kanıtlanmış bir sicile, iyi bir itibara ve gerekli esnekliğe, iletişime ve şeffaflığa sahip bir etkinlik yönetimi şirketi arayın.
Etkinlik Yönetimi Tekliflerini İncelerken Nelerden Kaçınılmalı?
Bazı etkinlik yönetimi şirketlerinde dikkat etmeniz gereken bazı kırmızı bayraklar vardır. Bundan kaçınmak, daha sonra infaz aşamasında bir kurşundan kaçmak olur.
• Belirsiz veya genel dil - Etkinlik hedeflerinize, bütçe gereksinimlerinize veya zaman çizelgesine özel olarak değinmeyen teklifler tehlike işaretidir. Tekliflerini kişiselleştirmek yerine genel bir dil kullanan şirketlere karşı dikkatli olun.
• Belirsiz veya tanımlanmamış iş kapsamı - Tam olarak hangi hizmetleri sunacağını ve hangi görevleri tekliflerinin dışında bıraktığını açıkça belirtmeyen şirketlerden kaçının. Kapsam ayrıntılı ve kapsamlı olmalıdır.
• Aşırı ekstra ücretler - Yakıt ek ücretleri, idari ücretler veya ödeme işlem ücretleri. Bunların hepsinin şeffaf olması ve net bir şekilde açıklanması gerekiyor.
• Soruları cevaplamayı reddetme - Bir şirket planlama ayrıntıları, sözleşmeler veya fiyatlandırma hakkındaki sorularınızı yanıtlamaktan kaçınıyorsa, bu muhtemelen bir şeyler sakladığı anlamına gelir. Güven oluşturmak için şeffaflık önemlidir.
Bir Etkinlik Yönetim Şirketinin Planlayabileceği Etkinlik Örnekleri Nelerdir?
• Düğünler - Düğünlerin planlanması ve yürütülmesi, birçok etkinlik yönetimi şirketi için temel bir hizmettir. Mekan seçiminden davetlere ve günlük koordinasyona kadar planlamanın tüm yönlerini ele alıyorlar.
• Konferanslar ve ticari fuarlar - Etkinlik firmaları konferans, seminer, zirve, ürün lansmanı, fuar gibi büyük kurumsal etkinlikler düzenleyebilir. Kayıt, konuşmacı koordinasyonu, mekan lojistiği, ikram ve kayıt işlemlerini yönetirler.
• Ürün lansmanları - Etkinlik yöneticileri, yeni ürünleri veya hizmetleri halka duyurmak için sürükleyici, ilgi çekici etkinlikler oluşturabilir. Faaliyetleri, gösterileri ve tanıtım unsurlarını planlarlar. canlı anketler ve sınavlar heyecan yaratmak için.
• Bağış toplama ve yardım etkinlikleri - Yardım baloları, koşular/yürüyüşler ve bağışlar gibi kar amacı gütmeyen etkinlikler, etkinlik şirketleri tarafından yönetilen diğer bir yaygın etkinlik türüdür. Katılımı ve toplanan fonları en üst düzeye çıkarmaya odaklanırlar.
• Şirket partileri - Etkinlik şirketleri, şirketin tatil partilerinin, yaz gezilerinin planlanmasına ve yönetilmesine yardımcı olur, emeklilik kutlamaları ve diğer çalışan sosyal etkinlikleri türleri. Aktiviteler ve yemek servisi düzenlerler.
• Ödül törenleri ve galalar - Ödül gösterileri, gala yemekleri ve davetli etkinlikleri planlamak, bazı tam hizmet etkinlik yönetimi şirketlerinin başka bir uzmanlık alanıdır. Dekoru, oturma planlarını, hediye sepetlerini ve konuşmaları onlar hallediyor.
• Ürün gösterileri - Bir ürün serisini sergilemeyi planlayan şirketler için etkinlik planlayıcıları, etkileşimli gösteriler, test sürüşleri, tat testleri ve ürünü potansiyel müşterilere sergilemenin diğer etkili yollarını tasarlayabilir.
Etkinlik yönetimi şirketleri, samimi düğünlerden büyük kurumsal konferanslara, bağış toplama etkinliklerine, partilere, ürün lansmanlarına ve daha fazlasına kadar çeşitli boyut ve türde etkinlikler planlar; temel olarak müşterinin hedeflerine ulaşmak için profesyonel koordinasyon ve lojistiğin gerekli olduğu planlanmış her türlü etkinlik.
Takeaways
Uzman bir etkinlik yönetimi şirketini işe almak, temel bir vizyonu, insanların yıllarca bahsetmeyi bırakmayacağı bir deneyime dönüştürür.
Onların yönetimi sizi lojistik baş ağrılarından kurtarır, böylece zarif bir ev sahibi rolünü tam olarak üstlenebilirsiniz. Etkinlik alanının mükemmel bir şekilde kurulduğunu, heyecanlı misafirlerin leziz yiyeceklerin ve muhteşem eğlencenin tadını çıkardığını hayal edin; siz odada dolaşırken, herkesle kaynaşmaya zaman ayırın. Harika değil mi?
Etkinliğinizi daha etkileşimli hale getirmek ister misiniz? Denemek AhaSlides oturumu başka bir düzeye taşıyan bir dizi buz kırıcıya, ankete ve sınava erişmek için.
