Mükemmel etkinliği planlamak bunaltıcı gelebilir ve işte burada etkinlik yönetimi şirketleri içeri gel.
İster hayatınızın düğünü hayal edin, ister bir yıl dönümü kutlaması yapın veya kurumsal bir konferans düzenlemeye ihtiyaç duyun, bir etkinlik yönetim şirketi vizyonunuzu insanların unutamayacakları bir deneyime dönüştürebilir.
Bir etkinlik yönetimi şirketinin tam olarak ne olduğunu, rollerini, ayrıca en iyisini seçmek için ipuçlarını ve kaçınılması gereken tehlike işaretlerini öğrenmek için makaleyi okumaya devam edin.
İçindekiler
Genel Bakış
| Etkinlik yönetimi şirketinin anlamı nedir? | Bir etkinlik yönetimi şirketi, başarılı bir etkinliğe katkıda bulunmak için tüm önemli organizasyon görevlerinden sorumlu olabilir ve etkinliğin içeriğine ve misafirlerinize odaklanmanıza yardımcı olabilir. |
| Bir etkinlik şirketi ne yapar? | Müşterileri için birçok etkinliği planlamak, organize etmek ve koordine etmek. |
Etkinlik Yönetim Şirketi Nedir?
Bir düğünden kurumsal bir toplantıya kadar herhangi bir ölçekte bir etkinlik planlarken, bir etkinlik yönetim şirketi her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlayabilir.
Etkinlik planlayıcıları, ihtiyaçlarını, hedeflerini ve bütçelerini anlamak için müşterilerle yakın bir şekilde çalışır. Ardından, müşterinin vizyonuna göre hazırlanmış kapsamlı bir etkinlik planı oluştururlar, böylece müşteriler etkinlik vizyonlarının unutulmaz bir gerçeğe dönüşeceği konusunda gönül rahatlığı yaşarlar.
Etkinlik Yönetim Şirketinin İşlevi Nedir?
Müşterilerin tüm taleplerini karşılayan mükemmel bir etkinlik düzenlemek gibi birçok etkinlik yönetimi şirketi hedefi vardır. Bir etkinlik yönetimi şirketinin temel işlevi, müşterileri adına başarılı etkinlikleri planlamak, koordine etmek ve yürütmektir. Müşterilerin organizasyon hakkında endişelenmek yerine, etkinliklerinin tadını çıkarmaya odaklanabilmeleri için tüm lojistik ve ayrıntılarla ilgileniyorlar.
Bir etkinlik düzenleme şirketinin bazı temel işlevleri arasında👇
1 – Etkinliği kavramsallaştırın ve planlayın – Etkinliğin vizyonunu, hedeflerini ve bütçesini anlamak için müşterilerle birlikte çalışırlar ve ardından bu vizyonu gerçekleştirmek için kapsamlı bir plan tasarlarlar.
#2 – Mekanı emniyete alın ve sözleşmeleri müzakere edin – Potansiyel mekanları keşfederler, konum, alan, tesisler, fiyatlandırma ve uygunluk durumuna göre seçenekleri karşılaştırırlar, en iyisini güvence altına alırlar ve müşteri adına sözleşmeler müzakere ederler.
3 – Koordinatör tedarikçiler ve satıcılar – Her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamak için catering firmaları, fotoğrafçılar, dekoratörler, kiralıklar vb. gibi gerekli tüm tedarikçileri belirler, seçer, rezerve eder ve yönetirler.
#4 – Etkinlik bütçesini yönetin – Bir bütçe oluştururlar, harcamaları takip ederler ve müşterinin hedeflerine ulaşmaya devam ederken maliyetlerden tasarruf etmenin yollarını ararlar.
5 – Zaman çizelgeleri ve programlar oluşturun – Olayın amaçlandığı gibi geliştiğinden emin olmak için ayrıntılı programlar ve beklenmedik durum planları geliştirirler.
6 – Eğlence planlaması – Etkinlik programının bir parçası olarak herhangi bir performans, konuşmacı veya etkinlik düzenlerler.
#7 – Dekorasyon ve tabela – Gerekli süslemeleri, çarşafları, çiçekleri, sahnelemeyi ve gerekli tabelaları sipariş ederler.
8 – Etkinlik personelini işe alın ve yönetin – Etkinliğin yürütülmesine yardımcı olması için gereken tüm geçici personeli bulur, rezerve eder ve yönetirler.
9 – Etkinlik planını kusursuz bir şekilde yürütün – Etkinlik gününde kurulumu denetler, tüm tedarikçileri yönetir, sorunları giderir ve programın planlandığı gibi ilerlemesini sağlar.
#10 – Olaydan sonra takip edin – Ekipman iadesi, fatura ödemeleri, teşekkür notları gönderme, başarıları ve iyileştirme alanlarını değerlendirme gibi görevleri yerine getirirler.
Daha İyi Etkinlikler İçin İpuçları
Etkinlik Sırasında Daha Fazla Eğlence mi Arıyorsunuz?
AhaSlides'te eğlenceli bir sınavla izleyicilerinizi toplayın. AhaSlides şablon kitaplığından ücretsiz sınava girmek için kaydolun!
🚀 Ücretsiz Testi Alın☁️
En İyi Etkinlik Yönetim Şirketi Nasıl Seçilir??
En iyi etkinlik yönetimi şirketini bulmak zaman alabilir ama bu gerçekçi ipuçlarıyla hemen kapınızın önünde olacaklar🚪
#1 – Deneyim – Sizinkine benzer ölçek ve kapsamda birçok etkinliği başarıyla yürüten şirketleri düşünün. Bir süreci takip edecekler ve ortaya çıkan yaygın sorunları nasıl ele alacaklarını bilecekler.
#2 – Portföy – Şirketin planladığı ve yönettiği geçmiş olayların örneklerini inceleyin. Vizyonunuzla eşleşen kalite, yaratıcılık ve detaylara dikkat edin.
#3 – Referanslar – Şirketin vaatlerini yerine getirdiğini ve sorunları profesyonelce ele aldığını doğrulamak için önceki müşterilerin referanslarını isteyin ve kontrol edin.
4 – Uzmanlık – Bazı şirketler kurumsal etkinliklere odaklanırken, diğerleri düğünlerde uzmanlaşıyor. Özel etkinlik türünüze göre uyarlanmış deneyime ve gerekli kaynaklara sahip olanı seçin.
#5 – Takım – Etkinliğinizi planlayacak ve yürütecek olan etkinlik yönetimi ekibinin kilit üyeleriyle tanışın. Profesyonelliklerini, yanıt verebilirliklerini ve ihtiyaçlarınızı ve vizyonunuzu kavrayışını değerlendirin.
#6 – Sözleşme ve fiyatlandırma – En iyi sözleşme şartlarını ve fiyatlandırmayı elde etmek için birden çok teklifi (en az 3) karşılaştırın. İşin kapsamının net olduğundan ve tüm ücretleri anladığınızdan emin olun.
#7 – İtibar – Meşruiyet ve kalitenin göstergeleri olarak incelemeleri, ödülleri (varsa), etkinlik endüstrisi organizasyonlarındaki duruşunu ve şirketin ne kadar süredir faaliyet gösterdiğini kontrol edin.
#8 – İletişim – Şirket, ihtiyaçlarınızı dikkatle dinlemeli, tüm sorularınızı yanıtlamalı ve taleplere anında yanıt vermelidir. İyi iletişim, başarılı bir çalışma ilişkisinin anahtarıdır.
#9 – Esneklik – En iyi şirketler standart bir şablona katı bir şekilde bağlı kalmak yerine hizmetlerini bütçenize ve tercihlerinize göre özelleştirmeye isteklidir.
#10 – Şeffaflık – Bütçelerde, sözleşmelerde, zaman çizelgelerinde ve planlarda tam şeffaflıkta ısrar edin. Gizli veya ayrıntıları paylaşmayı reddeden şirketlerden kaçının.
#11 – Kriz yönetimi – Ortaya çıkan beklenmedik sorunları nasıl ele alıyorlar? Güçlü kriz yönetimi deneyimine sahip bir şirket, felaketlerin önlenmesine yardımcı olacaktır.
#12 – İnovasyon – Hedeflerinize yaratıcı yollarla ulaşmak için yeni fikirlere ve çözümlere açık mı? İlerici şirketler yeni sonuçları teşvik eder.
#13 – Sigorta – Etkinliğiniz için sorumluluk kapsamı da dahil olmak üzere gerekli sigortayı taşıyorlar mı? Bu sizi risklerden ve iddialardan korur.
#14 – Değerler – İş yaklaşımları ve şirket değerleri kuruluşunuzun kültürüyle uyumlu mu? Kültürel uyum karşılıklı anlayışa yol açar.
#15 – Teknoloji – Teknolojiden anlıyorlar mı ve her zaman endüstri trendlerinin en iyi uygulamalarını takip ediyorlar mı? Planları düzenli ve yolunda tutmak için proje yönetimi yazılımı gibi teknolojilerden yararlanıyorlar mı? Teknoloji verimliliği artırır.
Eşsiz vizyonunuzu gerçekleştirmek ve özel etkinliğiniz için beklentilerinizi aşmak için gerekli deneyime ve kanıtlanmış bir sicile, iyi bir itibara ve gerekli esnekliğe, iletişime ve şeffaflığa sahip bir etkinlik yönetimi şirketi arayın.
Etkinlik Yönetimi Tekliflerini İncelerken Nelerden Kaçınılmalı?
Bazı etkinlik yönetimi şirketlerinde dikkat etmeniz gereken bazı kırmızı bayraklar vardır. Bundan kaçınmak, daha sonra infaz aşamasında bir kurşundan kaçmak olur.
• Belirsiz veya genel dil – Özel olarak etkinlik hedeflerinizi, bütçe gereksinimlerinizi veya zaman çizelgenizi ele almayan teklifler tehlike işaretidir. Tekliflerini özelleştirmek yerine jenerik dil kullanan şirketlere dikkat edin.
• Belirsiz veya tanımlanmamış iş kapsamı – Tam olarak hangi hizmetleri sağlayacaklarını ve hangi görevlerin tekliflerinin dışında tutulduğunu açıkça belirtmeyen şirketlerden kaçının. Kapsam ayrıntılı ve kapsamlı olmalıdır.
• Aşırı ekstra ücretler – Yakıt ek ücretleri, idari ücretler veya ödeme işlem ücretleri. Bunların hepsinin şeffaf olması ve net bir şekilde açıklanması gerekiyor.
• Soruları cevaplamayı reddetme – Bir şirket, planlama ayrıntıları, sözleşmeler veya fiyatlandırma ile ilgili sorularınızı yanıtlamaktan kaçınıyorsa, bu muhtemelen bir şeyler sakladıkları anlamına gelir. Şeffaflık güven oluşturmak için önemlidir.
Bir Etkinlik Yönetim Şirketinin Planlayabileceği Etkinlik Örnekleri Nelerdir?
• Düğünler – Düğünleri planlamak ve yürütmek, birçok etkinlik yönetimi şirketi için temel bir hizmettir. Mekan seçiminden davetlere ve gün içi koordinasyona kadar planlamanın tüm yönlerini ele alırlar.
• Konferanslar ve ticari fuarlar – Etkinlik şirketleri konferanslar, seminerler, zirveler, ürün lansmanları ve ticari fuarlar gibi büyük kurumsal etkinlikler düzenleyebilir. Kayıt, konuşmacı koordinasyonu, mekan lojistiği, ikram ve kaydı yönetirler.
• Ürün lansmanları – Etkinlik yöneticileri, yeni ürünleri veya hizmetleri halka açıklamak için sürükleyici, heyecan uyandıran etkinlikler oluşturabilir. Etkinlikleri, gösterileri ve tanıtım öğelerini planlarlar. canlı anketler ve sınavlar heyecan yaratmak için.
• Bağış toplama ve yardım etkinlikleri – Yardım topları, koşular/yürüyüşler ve bağışlar gibi kar amacı gütmeyen etkinlikler, etkinlik şirketleri tarafından yönetilen diğer bir yaygın etkinlik türüdür. Katılımı ve toplanan fonları en üst düzeye çıkarmaya odaklanırlar.
• Şirket partileri – Etkinlik şirketleri, şirket tatil partilerini, yaz gezilerini planlamaya ve yönetmeye yardımcı olur, emeklilik kutlamaları ve diğer çalışan sosyal etkinlikleri türleri. Aktiviteler ve yemek servisi düzenlerler.
• Ödül törenleri ve galalar – Ödül törenleri, gala yemekleri ve özel etkinlikler planlamak, bazı tam hizmet veren etkinlik yönetimi şirketleri için başka bir uzmanlık alanıdır. Dekor, oturma çizelgeleri, hediye sepetleri ve konuşmalarla ilgilenirler.
• Ürün gösterileri – Bir ürün serisini sergilemeyi planlayan şirketler için etkinlik planlayıcıları, ürünü potansiyel müşterilere sergilemek için etkileşimli gösteriler, test sürüşleri, tatma testleri ve diğer etkili yollar tasarlayabilir.
Etkinlik yönetimi şirketleri, samimi düğünlerden büyük kurumsal konferanslara, bağış toplama etkinliklerine, partilere, ürün lansmanlarına ve daha fazlasına kadar çeşitli boyut ve türlerde etkinlikler planlar; temel olarak bir müşterinin hedeflerine ulaşmak için profesyonel koordinasyon ve lojistiğin gerekli olduğu planlanmış herhangi bir etkinlik.
Takeaways
Uzman bir etkinlik yönetimi şirketini işe almak, temel bir vizyonu, insanların yıllarca hakkında konuşmayı bırakmayacakları bir deneyime dönüştürür.
Yönetimleri sizi lojistik baş ağrılarından kurtarır, böylece zarif bir ev sahibi rolünü tam olarak yaşayabilirsiniz. Siz salonda dolaşırken, herkesle kaynaşmak için zaman bulurken, heyecanlı konukların lezzetli ikramların ve muhteşem eğlencenin tadını çıkardığı etkinlik alanının mükemmel bir şekilde kurulduğunu hayal edin. Harika değil mi?
Etkinliğinizi daha etkileşimli hale getirmek ister misiniz? Denemek AhaSlaytlar oturumu başka bir düzeye taşıyan bir dizi buz kırıcıya, ankete ve sınava erişmek için.
