Nihai Olay Risk Yönetimi Kontrol Listesi | Etkinliğin Başarılı Olmasını Sağlamak İçin Olması Gereken 15 Şey

En kötü senaryoları hayal ettiğinizde kalbiniz hızla atıyor:

❗️Bir konuşmacı sahneye çıkmadan dakikalar önce hastalanır.

❗️ Etkinlik günü mekanınız aniden gücünü kaybeder.

❗️ Ya da en kötüsü - sizin etkinliğinizde birileri incinir.

Mide bulandırıcı düşünceler sizi geceleri uyutmaz.

Ancak önceden dikkatli ve sistematik bir şekilde plan yaparsanız en kaotik olaylar bile yönetilebilir.

Basit olay risk yönetimi kontrol listesi potansiyel sorunları etkinliğinizi rayından çıkarmadan önce belirlemenize, bunlara hazırlanmanıza ve azaltmanıza yardımcı olabilir. Endişeyi iyi hazırlanmış bir eylem planına dönüştürmek için kontrol listesindeki 10 olmazsa olmazı bulalım.

İçerik Tablosu

• Genel Bakış
• Bir Olayın Risk Yönetimi Nedir?
• Bir Etkinlik Planlayıcısı Olarak Riski Yönetmenin 5 Adımı Nelerdir?
• Olay Risk Yönetimi Kontrol Listesi
• Risk yönetiminin 5 unsuru?
• Etkinlik yönetiminde kontrol listesi
• Takeaways
• Sık Sorulan Sorular

Genel Bakış

Bir Olayın Risk Yönetimi Nedir?

Olay risk yönetimi, bir olayı tehdit edebilecek potansiyel riskleri veya sorunları belirlemeyi ve ardından bu riskleri azaltmak için süreçler ve önlemler almayı içerir. Bu, etkinlik organizatörlerinin kesintileri en aza indirmeye ve sorunlar ortaya çıkarsa hızla düzeltmeye hazır acil durum planlarına sahip olmalarına yardımcı olur. Her potansiyel tehdidin aşıldığından emin olmak için bir olay risk yönetimi kontrol listesi de kullanılır.

Bir Etkinlik Planlayıcısı Olarak Riski Yönetmenin 5 Adımı Nelerdir?

Bir etkinlik planlayıcısı olarak bunun, ortaya çıkabilecek tüm olasılıklara rağmen stresli olduğunu biliyoruz. Sizi aşırı düşünmekten kurtarmak için, olaylara yönelik mükemmel bir risk yönetimi planı oluşturmak için basit 5 adımımızı izleyin:

• Riskleri tanımlayın – Etkinliğinizde ters gidebilecek tüm olası şeyler hakkında beyin fırtınası yapın. Mekan sorunları, kötü hava, teknoloji arızaları, konuşmacı iptalleri, yemek sorunları, yaralanmalar, düşük katılım vb. faktörleri göz önünde bulundurun. beyin fırtınası aracı fikirleri sağlam tutmak için.

• Olasılığı ve etkiyi değerlendirin – Tanımlanan her olay riski için, bunun gerçekleşme olasılığını ve olayın üzerinde ne gibi potansiyel bir etkisi olabileceğini tahmin edin. Bu, hangi risklerin en kapsamlı azaltma planlarını gerektirdiğini belirlemeye yardımcı olur.

• Acil durum planları geliştirin – Daha yüksek öncelikli riskler için, bu risklerin gerçekleşmesi durumunda kesintileri en aza indirmek için belirli yedekleme planları, çözümler ve olasılıklar oluşturun. Bu, alternatif mekanların, tedarikçilerin, programların vb. onaylanmasını içerebilir.

• Sorumlulukları atayın – Her bir acil durum planını yürütmekten bir kişiyi sorumlu tutun ve rolleri ekibinize açık bir şekilde iletin. Bu, bir risk gerçekten meydana geldiğinde birisinin harekete geçmesini sağlar.

• planlarınızı uygulayın – Olay risk yönetimi planlarınızdaki boşlukları belirlemek için olası senaryoları çalıştırın. Ekibinizi farklı durumlarda nasıl tepki verecekleri konusunda eğitmek, etkinlik gününde ortaya çıkan sorunları başarılı bir şekilde yönetebilmeleri için güven oluşturacaktır.

Daha İyi Etkileşim İçin İpuçları

• Olay yönetimi
• Etkinlik tasarımı
• İş ağı

Olay Risk Yönetimi Kontrol Listesi

Bir olay risk yönetimi kontrol listesinin kapsaması gereken genel noktalar nelerdir? Aşağıdaki olay riskleri kontrol listesi örneklerimizden ilham alın.

#1 – Mekan
☐ Sözleşme imzalandı
☐ Alınan izin ve lisanslar
☐ Kat planı ve kurulum düzenlemeleri onaylandı
☐ İkram ve teknik gereksinimler belirtildi
☐ Yedekleme yeri belirlendi ve beklemede

#2 – Hava Durumu
☐ Şiddetli hava durumu izleme ve bildirim planı
☐ Gerekirse çadır veya alternatif barınak mevcuttur
☐ Gerekirse etkinliğin içeriye taşınması için düzenlemeler yapıldı

#3 – Teknoloji
☐ A/V ve diğer teknoloji ekipmanları test edildi
☐ Alınan BT desteği iletişim bilgileri
☐ Yedek olarak mevcut materyallerin kağıt çıktıları
☐ İnternet veya elektrik kesintisi için acil durum planı

#4 – Tıbbi/Güvenlik
☐ İlk yardım çantaları ve AED mevcut
☐ Acil çıkışlar açıkça işaretlenmiştir
☐ Acil durum prosedürleri konusunda eğitimli personel
☐ Güvenlik/polis iletişim bilgileri elinizin altında

#5 – Konuşmacılar
☐ Bios ve alınan fotoğraflar
☐ Yedek olarak seçilen alternatif hoparlörler
☐ Konuşmacı acil durum planı iletildi

#6 – Katılım
☐ Minimum katılım eşiği onaylandı
☐ İptal politikası iletildi
☐ Etkinlik iptal edilirse geri ödeme planı yürürlüktedir

#7 – Sigorta
☐ Yürürlükte olan genel sorumluluk sigortası poliçesi
☐ Alınan sigorta sertifikası

#8 – Dokümantasyon
☐ Sözleşmelerin, izinlerin ve lisansların kopyaları
☐ Tüm satıcılar ve tedarikçiler için iletişim bilgileri
☐ Etkinlik programı, gündem ve/veya seyahat programı

#9 – Kadro/Gönüllüler
☐ Personele ve gönüllüye atanan roller
☐ Kullanılmayanlar için doldurulabilecek yedekler
☐ Acil durum prosedürleri ve acil durum planları eğitimi tamamlandı

#10 – Yiyecek ve İçecek
☐ Bozulabilir sarf malzemeleri için yedek bulundurun
☐Gecikmeli/yanlış sipariş/alerjisi olan misafirler için hazırlanan alternatif yemek seçenekleri
☐ Ekstra kağıt ürünler, mutfak eşyaları ve servis gereçleri mevcuttur.

#11 – Atık ve Geri Dönüşüm
☐ Dağıtılan çöp kutuları ve geri dönüşüm kapları
☐ Etkinlik sırasında ve sonrasında çöp toplamak için atanan roller

#12 – Şikayetleri Ele Alma Prosedürleri
☐ Katılımcıların şikayetlerini ele almak üzere atanmış personel
☐ Gerekirse sorunları çözmek ve geri ödeme/tazminat sunmak için bir protokol

#13 – Acil Tahliye Planı
☐ Tahliye yolları ve toplanma noktaları hazırlandı
☐ Personeli çıkışların yakınında konuşlandırın

#14 – Kayıp Kişi Protokolü
☐ Kaybolan çocuklardan/yaşlılardan/engellilerden sorumlu personel belirlenmiş
☐ Reşit olmayanların ebeveynleri/velileri için iletişim bilgileri alındı

#15 – Olay Raporlama
☐ Personelin herhangi bir acil durumu belgelemesi için oluşturulan olay raporlama formu

Risk Yönetiminin Beş Unsuru Nedir?

Risk sadece kötü şans değildir; her girişimin bir parçasıdır. Ancak doğru olay riski yönetimi planıyla, kaos riskinin yarattığı kaosu dizginleyebilir ve tehditleri fırsatlara dönüştürebilirsiniz. Risk yönetimine yönelik beş yaklaşım şunları içerir:

• Risk tanımlaması – Teknik aksaklıklar gibi küçük şeyleri düşünün… tamamen felakete kadar. Riskleri listelemek, onları kafanızdan çıkarır ve onlarla yüzleşebileceğiniz bir kağıda yazdırır.

• Risk değerlendirmesi– Hangisinin en büyük tehdidi oluşturduğunu anlamak için her bir riski derecelendirin. Şunu düşünün: Bunun olma olasılığı ne kadar? Olursa ne zararı olabilir? Riskleri önceliklendirmek, çabalarınızı gerçekten önemli olan konulara odaklar.

• Risk azaltma – Karşı koymak için planlarınız olsun! Bir riskin meydana gelme olasılığını azaltmanın, meydana gelmesi durumunda herhangi bir etkiyi azaltmanın veya her ikisini birden yapmanın yollarını düşünün. Riskleri önceden ne kadar zayıflatırsanız, sizi o kadar az rahatsız ederler.

• Risk izleme – İlk planlarınız yürürlüğe girdikten sonra, tetikte olun. Yeni risklerin ortaya çıktığına veya eski risklerin değiştiğine dair işaretleri izleyin. Gelişen tehdit ortamına ayak uydurmak için stratejilerinizi gerektiği gibi ayarlayın.

• Risk raporlaması – Riskleri ve planları ekibinizle paylaşın. Başkalarını döngüye dahil etmek katılım sağlar, gözden kaçırmış olabileceğiniz zayıflıkları ortaya çıkarır ve riskleri yönetme sorumluluğunu dağıtır.

Etkinlik Yönetiminde Kontrol Listesi Nedir?

Etkinlik yönetimindeki bir kontrol listesi, etkinlik organizatörlerinin bir etkinlik öncesinde hazırlandığını, düzenlendiğini veya planlandığını doğruladığı öğelerin veya görevlerin bir listesini ifade eder.

Kapsamlı bir risk yönetimi kontrol listesi, bir etkinliği başarılı bir şekilde yürütmek için gereken tüm ayrıntıları düzenlerken önemli hiçbir şeyin gözden kaçırılmamasını sağlamaya yardımcı olur.

Kontrol listeleri olay yönetimi için yararlıdır çünkü:

• Netlik ve yapı sağlayın – Yapılması gereken her şeyi detaylandıran bir sırayla düzenlerler, böylece hiçbir şey gözden kaçmaz.

• Kapsamlı hazırlığı teşvik edin – Öğeleri işaretlemek, organizatörleri etkinlik başlamadan önce tüm düzenlemelerin ve önlemlerin gerçekten yerinde olduğundan emin olmaya motive eder.

• İletişimi geliştirin – Ekipler, herkesin rollerini ve sorumluluklarını anlamasını sağlamak için kontrol listesi öğelerini bölebilir ve atayabilir.

• Destek tutarlılığı – Yinelenen olaylar için aynı kontrol listesinin kullanılması, standartların korunmasına ve her seferinde iyileştirilecek alanların yakalanmasına yardımcı olur.

• Boşlukları veya zayıflıkları ortaya çıkarın – Denetlenmeyen öğeler, unutulan şeyleri vurgular veya daha fazla planlama gerektirir, bu da sorunlar ortaya çıkmadan bunları ele almanızı sağlar.

• Devir teslimleri kolaylaştırın – Kontrol listesini yeni organizatörlere vermek, önceki başarılı etkinlikleri planlamak için yapılan her şeyi anlamalarına yardımcı olur.

Takeaways

Etkinlik risk yönetimi kontrol listenizdeki bu ekstralar sayesinde savaş alanına hazırsınız! Hazırlık, potansiyel kaosu sakin bir güvene dönüştürür. Bu nedenle, her öğeyi listenize ekleyin. Onları birer birer çaprazlayın. Kontrol listesinin endişeyi güce dönüştürmesini izleyin. Çünkü ne kadar öngörüde bulunursanız, titiz planlamanıza ve hazırlığınıza o kadar iyi riskler teslim olacaktır.