Çoğu insan sunumlarını tıpkı bir rapor yazar gibi yazar. Bir belge açarlar, ele almak istedikleri konuları listelerler, etrafına biraz yapı eklerler ve buna metin derler. Sonra sunumu yapmak için ayağa kalkarlar ve bir şeyler ters gider. Cümleler çok uzundur. Geçişler etkili değildir. Her şey okunmak üzere yazıldığı için okunuyormuş gibi gelir.
Sunum yazımı farklı bir iştir. Dinleyicileriniz sözlerinizi bir kez, gerçek zamanlı olarak, duraklatma veya tekrar okuma imkanı olmadan duyarlar. Bir cümle ilk okumada anlaşılmazsa, silinir. Bu, yazma şeklinizi tamamen değiştirir.
Bu kılavuz, sunumu iyi bir şekilde nasıl yapacağınızı ele alıyor: bir sunum metnini nasıl yapılandıracağınız, görselden ziyade kulağa hitap edecek şekilde nasıl yazacağınız ve sunumu yapmacık değil doğal hissettirecek anları nasıl oluşturacağınız konularını kapsıyor.
Sunum yapanların çoğunun beklemediği zorluk
Sunum yazarken içgüdüsel olarak her şeyi eksiksiz ve detaylı bir şekilde ele almak istenir. Önemli olabilecek her şeyi dahil etmek, hiçbir şeyin atlanmadığından emin olmak istenir.
Bu içgüdü, kötü sunumlara yol açar.
Dinleyicileriniz, bir okuyucu gibi karmaşıklığı kavrayamazlar. Yavaşlayamazlar, tekrar okuyamazlar veya zor bir fikri anlam kazanana kadar üzerinde düşünemezler. Hazır olsalar da olmasalar da sizin hızınızda ilerlerler. Bir sunum metninin görevi, tüm düşüncelerinizi içermek değildir. Dinleyicilerinizi, dikkatlice seçilmiş bir bölümü, anlamlı bir sırayla ve takip edebilecekleri bir hızda yönlendirmektir.
Gerektiğinden daha az yazın. Düşündüğünüzden daha dikkatli bir şekilde yapılandırın. İşte başlangıç noktası bu.
Sunum metni nasıl yazılır?
Her seferinde, istisnasız, bir taslakla başlayın. Taslak, yapısal kararları verdiğiniz yerdir: temel mesajınız nedir, üç ila beş ana noktanız nedir, her birini destekleyen kanıtlar nelerdir ve birinden diğerine nasıl geçersiniz. Senaryo, etrafına kelimeler eklenmiş taslaktan ibarettir. Taslağı atlayıp doğrudan yazmaya başlarsanız, yapınızı onuncu slayt civarında, baştan başlamadan düzeltmek için çok geç olduğunda keşfedersiniz.
açılış
Dinleyicileriniz, sunumunuzun ilk otuz saniyesinde dikkatlerini verip vermeyeceklerine karar verirler. Dikkatlerini çekecek bir şeyle başlayın: bir soru, şaşırtıcı bir gözlem, kısa bir hikaye veya tanıyacakları belirli bir senaryo. Ardından yönünüzü açıkça belirtin. "Bugün proje sürelerini kısaltmanın üç yolunu ele alacağız" ifadesi, dinleyicilerinize ne beklemeleri gerektiğini söyler ve her şeyi üzerine yerleştirebilecekleri bir çerçeve sunar. Sunumun ne hakkında olduğunu öğrenmek için onları bekletmeyin.
Vücut
Her ana nokta kendi bölümüne sahip. Her bölüm içinde de aynı kalıp izleniyor: noktayı açıkça belirtin, kanıtlarla destekleyin, neden hedef kitleniz için önemli olduğunu açıklayın, ardından bir sonraki noktaya geçin. Geçiş kısmı çoğu insanın en son yazdığı ve aslında ilk yazması gereken kısımdır. "Bunun neden önemli olduğunu ele aldığımıza göre, şimdi nasıl uygulanacağına bakalım" ifadesi, hedef kitlenize yeni bir fikre geçtiklerini ve bu geçişin neden mantıklı olduğunu anlatır. Bu olmadan, bölümler birbirinin üzerine yığılmış gibi görünür, bir şeye doğru ilerlemek yerine.
Kanıtlar farklı kitleler için farklı görünür. Teknik kitleler veri ister. Duygusal kitleler hikaye ister. Çoğu kitle ise her ikisini de ister: bir şeyin ölçeğini netleştiren bir sayı ve onu gerçek hissettiren bir hikaye.
Sonuç
Ana mesajınızı tekrar ifade edin. Dinleyicilerinize daha önce ele aldığınız konuları ve bunların neden önemli olduğunu hatırlatın. Ardından, belirli bir eylem çağrısıyla bitirin: Bu bilgilerle ne yapmalarını istiyorsunuz? Bir politika benimsemelerini, bir teknik denemelerini, bir toplantı planlamalarını, bir sorun hakkında farklı düşünmelerini mi istiyorsunuz? Belirsiz sonlar, belirsiz sonuçlar doğurur. Bundan sonra ne olmasını istediğiniz konusunda ne kadar net olursanız, gerçekleşme olasılığı o kadar yüksek olur.
Sunum yazımının beş ilkesi
Göz için değil, kulak için yazın.
Metninizi sonlandırmadan önce yüksek sesle okuyun. Kağıt üzerinde iyi görünen cümleler, konuşulduğunda genellikle kulağa yanlış gelir. "Yukarıda belirtilen sonuçları göz önünde bulundurarak" okunabilir, ancak dinlenmesi zordur. "Bu, soruna yaklaşımımızı değiştiriyor" ifadesi, aynı şeyi söylendiğinde daha etkili bir şekilde ifade eder. Metniniz, birisiyle konuşuyormuşsunuz gibi gelmeli, bir belgenin sahnelenmesi gibi değil.
Önemli olan şeyleri tekrarlayın.
Yazılı metinde tekrar, üslup hatasıdır. Sunumlarda ise teknik bir unsurdur. Dinleyicileriniz sözlerinizi yalnızca bir kez duyar. Eğer bir şey önemliyse, birden fazla kez söyleyin. Fikri tanıtın, örneklerle geliştirin, sonra özetleyin. Bu kalıp, yazarken gereksiz gibi görünür. Ancak dinleyicileriniz dinlerken daha anlaşılır hale gelir.
Sayıları dikkatli kullanın.
Dinleyicileriniz "verimliliği %27.3 artırdık" cümlesini anlamak için duraklayamazlar. Sayıyı algılayana kadar siz çoktan konuyu değiştirmiş olursunuz. İstatistikleri kulağın anlayabileceği bir şeye dönüştürün: "Gerekli süreyi dörtte birden fazla azalttık" veya "eskiden on gün süren iş şimdi iki günde tamamlanıyor." Somut karşılaştırmalar etkili olur. Soyut yüzdeler etkili olmaz.
Yapınızı açıkça belirtin.
Dinleyicilerin yol gösterici işaretlere ihtiyacı vardır. "Bugün üç alanı ele alacağız" onlara ne beklemeleri gerektiğini söyler. "Birinci, ikinci, üçüncü" onlara nerede olduklarını söyler. "Sorunları ele aldık. Şimdi çözümlere bakalım" onlara konuya geçiş yaptığınızı söyler. Bu satırlar yazıldığında çok açık görünür. Dinleyicileriniz dinlerken bunlar çok önemlidir, çünkü bir okuyucunun aksine, kendilerini yeniden yönlendirmek için başlığa geri dönemezler.
Teslimatı senaryoya dahil edin.
Sadece kelimelerden oluşan bir senaryo, yarım bir senaryodur. Durakladığınız yerleri işaretleyin. Notlarınızdan başınızı kaldırıp göz teması kurduğunuz yerleri not edin. Vurgu için yavaşladığınız yerleri belirtin. Anketler veya soru-cevap gibi etkileşimli araçlar kullanıyorsanız, bunları kesintiler yerine kasıtlı anlar olarak yazın: "Burada durup bir konuda görüşlerinizi alayım" bir cümle olmalı, sonradan akla gelen bir şey olmamalıdır. Yazılmış bir senaryo ile hazırlanmış bir senaryo arasındaki fark budur. dağıtım Ağzınızı açtığınız anda ortaya çıkar.
Senaryodan teslimata
Senaryoyu yazmak son adım değil, sondan bir önceki adımdır.
Taslağınızı hazırladıktan sonra, baştan sona yüksek sesle okuyun. İçinizden değil, gerçekten sunacağınız hızda yüksek sesle okuyun. Acele ettiğiniz, takıldığınız, bir cümlenin amacına ulaşmasının çok uzun sürdüğü yerleri fark edin. Düzenleme yapmanız gereken yerler işte buralar. Nefesiniz kesilmeden bir cümleyi tamamlayamıyorsanız, çok uzundur. Bir satırı anlamak için tekrar tekrar okuyorsanız, dinleyicileriniz de anlamayacaktır.
Eğer metninizi yazarken sunum için işaretlediyseniz, bu işaretler burada önem kazanmaya başlıyor.
Çoğu insan senaryolarını birkaç kez sessizce okuyarak pratik yapar ve bunun yeterli olduğunu düşünür. Ama yeterli değildir. Sesli konuşmaya hazırlayan tek pratik, sesli konuşmaktır. Yapı tanıdık gelene kadar yeterince tekrarlayın, ancak ezberlenmiş gibi hissetmeye başlayacak kadar çok tekrar etmeyin. Nereye gittiğinizi bilmek istiyorsunuz, oraya nasıl ulaşacağınızı ezberlemek değil.
AhaSlides ile daha da ileriye gidiyoruz
Bir senaryonun sizi tam olarak hazırlayamayacağı şeylerden biri, söylemeyi planladığınız şey ile izleyicilerinizin gerçekten duyması gerekenler arasındaki uçurumdur. Dünyanın en açık, en iyi yapılandırılmış sunumunu yazsanız bile, izleyicilerinizin nerede olduğunu, neleri zaten bildiklerini veya en çok neye kafalarının karışık olduğunu yanlış değerlendirebilirsiniz.
Etkileşimli araçlar bu açığı gerçek zamanlı olarak kapatır. Ana bölümden önce yapılan bir anket, izleyicilerinizin fikirlerini değiştirmeye çalışmadan önce neye inandıklarını size gösterir. Sunumun ortasında yapılan bir kelime bulutu, neyin yankı uyandırdığını ve neyin uyandırmadığını ortaya çıkarır. Doğal bir geçiş noktasında yapılan soru-cevap bölümü, kafa karışıklığının daha da büyümesini önler.
Bu anları, diğer bölümleri yazdığınız gibi senaryonuza yazın. "Bu noktada hızlı bir anket yapacağım" bir kesinti değil, senaryoya dahil edilmiş bir andır. AhaSlides, bu etkileşimleri doğrudan sunum akışınıza entegre etmeyi kolaylaştırır, böylece içerikten katılıma geçiş, sonradan eklenmiş gibi değil, kasıtlı olarak yapılmış gibi görünür.
En iyi sunum senaryoları sadece ne söyleyeceğinizi planlamakla kalmaz, aynı zamanda izleyicilerinizin nasıl tepki vereceğini de planlar. Etkileşimli öğeler ise bunu gerçekleştirmenin yoludur.
Tamamlayan
Bilgilendirici bir sunum ile gerçekten etkili bir sunum arasındaki fark, sunumun nasıl yazıldığına bağlıdır. Sunumun ne kadar özgüvenli yapıldığına, slaytların ne kadar iyi göründüğüne değil, kelimelerin, onları bir kez, gerçek zamanlı olarak ve geri dönme imkanı olmadan dinleyen bir kitle için yazılıp yazılmadığına bağlıdır.
Dinleyicinin kulağına hitap edecek şekilde yazın. Netlik için yapılandırın. Dinleyicilerinizin sadece dinlemek yerine katıldığı anları kurguya dahil edin.
Bu üç şeyi yaparsanız, teslimatın büyük kısmı kendiliğinden gerçekleşir.
