Bunlardan en iyi şekilde öğrenin proje programı örnekleri projelerinizin üretkenliğini ve performansını artırmak için!
Proje yönetiminin ilk adımı planlama ve çizelgeleme ile gelir; planlama, proje başarısı için bir yol haritası oluşturmaya odaklanırken, çizelgeleme, proje faaliyetlerinin zaman çizelgesini ve sırasını tanımlamaya adanmıştır.
Planlama aşaması olmadan projenin devam etmesini sağlamak zordur. Bu nedenle, bu makalede, bir proje zamanlamasının önemini, örneklerini ve küçük ölçekli bir projeden büyük ölçekli bir projeye etkili bir şekilde nasıl programlanacağını keşfedeceğiz.
İçindekiler
Daha İyi Etkileşim İçin İpuçları
Projenizi daha iyi yönetmenin etkileşimli bir yolunu mu arıyorsunuz?
Sonraki toplantılarınız için oynamak üzere ücretsiz şablonlar ve sınavlar alın. Ücretsiz kaydolun ve AhaSlides'ten istediğinizi alın!
🚀 Ücretsiz Hesap Alın
Proje takvimi ne anlama geliyor?
Bir proje programı, bir projenin zamanında bitirilebilmesini sağlamak için görevleri, gerekli kaynakları ve beklenen son teslim tarihlerini bir sırayla özetleyen ayrıntılı bir zaman çizelgesidir.
Bir proje zamanlaması genellikle her görevin başlangıç ve bitiş tarihlerini, her görevin süresini ve zamanlamayı etkileyebilecek tüm bağımlılıkları veya kısıtlamaları içerir.
Proje takvimi neden önemlidir?
Proje çizelgeleme, bir projenin başarılı bir şekilde yürütülmesi için bir çerçeve sağladığı için proje yönetiminin çok önemli bir bileşenidir. Bu ayrıntılı plan, proje yöneticilerinin kaynakları etkili bir şekilde tahsis etmesine, ilerlemeyi izlemesine ve projenin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamasına olanak tanır. Proje takviminin bazı faydaları aşağıda açıklanmıştır:
Potansiyel Darboğazların ve Risklerin Önceden Belirlenmesi
Proje zamanlamasının önemli olmasının temel nedenlerinden biri, potansiyel darboğazları ve riskleri önceden belirlemede yöneticilere destek olmasıdır. Proje yöneticileri, projeyi daha küçük görevlere bölerek ve her göreve belirli zaman çizelgeleri atayarak, projenin genel zaman çizelgesini etkileyebilecek tüm bağımlılıkları veya kısıtlamaları kolayca belirleyebilir. Bu, onların bu riskleri proaktif olarak yönetmelerini ve bunları azaltmak için gerekli önlemleri almalarını sağlar.
Örneğin, belirli bir görev kritik yol etkinliği olarak tanımlanırsa ve gecikmesi potansiyel olarak tüm proje zaman çizelgesini etkileyebilirse, proje yöneticisi ek kaynaklar tahsis edebilir veya zamanında tamamlanmasını sağlamak için programı ayarlayabilir.
Kaynaklardan Yararlanma
Ayrıca, proje çizelgeleme kaynak yönetiminde hayati bir rol oynar. Proje yöneticileri, bir projede yer alan görevleri ve bunların tahmini sürelerini net bir şekilde anlayarak, kaynakların en iyi şekilde kullanılmasını sağlamak için etkin bir şekilde kaynak tahsis edebilir.
Bu, her göreve gerekli becerilere ve deneyime sahip doğru kişileri atamayı ve kaynak çatışmalarından veya aşırı yüklemeden kaçınmayı içerir. İyi planlanmış bir proje programı, proje yöneticilerinin herhangi bir kaynak açığını veya eksikliğini önceden belirlemesine ve bunları ele almak için ek kaynakları işe almak veya mevcut kaynakları yeniden tahsis etmek gibi gerekli önlemleri almasına olanak tanır.
İletişim ve koordinasyonu geliştirmek
Ek olarak, proje planlaması, ekip üyeleri arasındaki iletişim ve işbirliğini geliştirmeye yardımcı olur. Ekip üyeleri, proje takvimi hakkında ortak bir anlayışa sahip olarak çabalarını uyumlu hale getirebilir ve ortak bir hedefe doğru çalışabilir. Bu, daha iyi işbirliğini kolaylaştırır, yanlış anlamaları veya çatışmaları azaltır ve genel üretkenliği artırır.
Daha iyi izleme ve raporlama
Ayrıca, iyi tanımlanmış bir proje programı, düzenli ilerleme takibi ve raporlaması için bir temel sağlar. Proje yöneticileri, fiili ilerlemeyi planlanan programla karşılaştırabilir, sapmaları veya gecikmeleri belirleyebilir ve projeyi yolunda tutmak için gerekli düzeltici önlemleri alabilir.
Proje zaman çizelgesi örnekleri nelerdir?
Üç proje çizelgeleme ve kontrol tekniğine dayalı olarak bir proje çizelgesinin nasıl oluşturulabileceğine dair bazı örnekler: Gantt şeması, ağ diyagramı (PERT ve CPM) ve İş Kırılım Çizelgesi (WBS).
Gantt şeması
Gantt grafiği, proje zaman çizelgesini görsel olarak temsil eden popüler bir proje planlama aracıdır. Görevleri, başlangıç ve bitiş tarihleriyle birlikte bir zaman çizelgesi boyunca yatay çubuklar olarak görüntüler. Görevler arasındaki bağımlılıklar oklar kullanılarak gösterilebilir ve önemli proje başarılarını belirtmek için kilometre taşları işaretlenebilir.
Aşağıdaki resim, 40 dakikalık bir konaklama sırasında bir Delta Jet için hizmet aktivitelerinin Gantt şemasına bir örnektir.
PERT ve BGBM
PERT (Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği) şeması olarak da bilinen bir ağ diyagramı, bir projedeki görevlerin sırasını ve bağımlılıklarını gösterir. Görevleri temsil etmek için düğümleri ve görevler arasındaki ilişkileri tasvir etmek için okları kullanır. Bu tür zamanlama, kritik yolları görselleştirmek ve proje süresi üzerinde en büyük etkiye sahip olan görevleri belirlemek için kullanışlıdır.
Ek olarak, kritik yol, projenin genel süresini doğrudan etkileyen en uzun bağımlı görevler dizisi belirlenerek belirlenir. Kritik yol üzerindeki görevler sıfır gevşekliğe veya dalgalanmaya sahiptir, yani bu görevlerdeki herhangi bir gecikme, projenin genel süresini doğrudan etkileyecektir. Proje yöneticileri, kritik yola odaklanarak kaynakları etkili bir şekilde tahsis edebilir ve projenin zamanında tamamlanmasını sağlamak için optimizasyon fırsatlarını belirleyebilir.
Belirli bir şirketin yeni kirlilik kontrol ekipmanını kurmak için bir Kritik Yol ve Bol Zaman örneği.
İş Kırılım Programı (WBS)
Temel olarak İş Kırılım Yapısı kullanılarak bir proje programı geliştirilebilir. Proje çıktılarının daha küçük, yönetilebilir iş paketlerine hiyerarşik olarak ayrıştırılmasını ifade eder. Yöneticiler, bu teknikleri kullanarak görevler arasındaki bağımlılıkları kolayca belirleyebilirler. Bazı görevler, diğerlerinin tamamlanmasına bağlı olabilirken, bazıları üzerinde aynı anda çalışılabilir.
Proje takvimi nasıl yapılır?
Planlamanın başında, nasıl devam edeceğinizi merak ediyorsanız, şu önemli soruları takip etmeniz faydalı olabilir:
- Ne yapılması gerekiyor? Projeyi tamamlamak için gereken belirli görevleri, faaliyetleri ve çıktıları açıkça tanımlayın. Gerekli tüm çalışmaların tanımlandığından emin olarak projeyi yönetilebilir bileşenlere ayırın.
- Ne zaman yapılmalı? Her görev veya aktivite için süreyi ve zaman çizelgesini belirleyin. Her görevi tamamlamak için gereken süreyi tahmin edin ve programı etkileyebilecek tüm bağımlılıkları veya kısıtlamaları göz önünde bulundurun. Proje zamanlamasını verimli bir şekilde düzenlemeye yardımcı olmak için Gantt şeması, PERT ve CPM tekniklerini kullanma.
- Bunu kim yapabilir? Her görev veya faaliyetten sorumlu kişileri veya rolleri tanımlayın; bu, departmanlar arası desteği içerebilir. Kaynakları atayın ve sorumlulukları buna göre dağıtın. Ekip üyelerinin kendilerine verilen görevleri yerine getirmek için gerekli becerilere ve kullanılabilirliğe sahip olduğundan emin olun.
- Nerede yapılacak? Her görevin gerçekleştirileceği fiziksel veya sanal konumu belirleyin. Bu, belirli çalışma alanlarını, ekipmanı veya teknoloji gereksinimlerini içerebilir.
- Görev bağımlılıkları nelerdir? Görevler arasındaki ilişkileri ve bağımlılıkları belirleyin. Diğerlerinin başlayabilmesi için hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini belirleyin ve aynı anda üzerinde çalışılabilecek görevleri göz önünde bulundurun.
- Kritik Yol Nedir?? Kritik yolun belirlenmesi, kapsamlı bir proje programı geliştirmenin önemli bir parçasıdır. Kritik yol, proje yöneticilerinin ve ekiplerinin hangi görevlerin projenin süresi ve tamamlanma tarihi üzerinde en büyük etkiye sahip olduğunu anlamalarına yardımcı olur.
Proje zamanlama araçları nelerdir?
Günümüzde çoğu proje, proje çizelgeleme yazılımının desteğine ihtiyaç duymaktadır. Artan verimlilik, gelişmiş işbirliği, gelişmiş doğruluk ve daha iyi görselleştirme gibi bireylere ve işletmelere birçok fayda sağladığı kanıtlanmıştır.
Microsoft Project en iyi proje planlama yazılımlarından biridir. Microsoft Project'in temel özelliklerinden biri, paydaşlara durum güncellemeleri alma ve görev bağımlılıklarını kolayca tanımlayabileceğiniz ve görevlerin sıralamasını yönetebileceğiniz Gantt şemalarını yönetme becerisidir. ayrıca proje programında esnek bir şekilde ayarlamalar yapabilirsiniz.
Başka bir seçenek, adlı bir araç kullanmaktır. Primavera P6 planlama yazılımı. Büyük ölçekli ve karmaşık projeler için özel olarak tasarlanmış kapsamlı bir proje yönetimi yazılımıdır ve en iyi inşaat planlama yazılımlarından biri olarak kabul edilmektedir. Hem PERT hem de CPM tekniklerini destekler, ağ şemaları oluşturmak, görevleri zamanlamak, kaynakları yönetmek ve kritik yolları analiz etmek için özellikler sunar.
Daha küçük projeler için, aşağıdaki gibi ücretsiz yazılımları denemeyi düşünebilirsiniz. "Asana" veya "Trello.” Bu araçlar, ücretli yazılımların tüm gelişmiş özelliklerine sahip olmasa da, temel proje planlama yetenekleri sunar ve kullanıcı dostudur. Ücretsiz sürümler, daha az karmaşık proje görevlerini tamamlama ve başkalarıyla işbirliği yapma yeteneğine sahiptir. Görevler oluşturmanıza, son tarihler belirlemenize, sorumluluklar atamanıza ve ilerlemeyi izlemenize olanak tanır.
Sık Sorulan Sorular
Örnek ile proje çizelgeleme nedir?
Bir proje programı, görevlerin sırasını, gerekli kaynakları ve bunların tamamlanması için tahmini zaman dilimlerini ana hatlarıyla belirtir. Proje çizelgesi örneği olarak bir inşaat projesini ele alalım. İnşaatta çizelgeleme, şantiye hazırlığı, temel çalışmaları, çerçeveleme, elektrik ve sıhhi tesisat kurulumları, bitirme ve teftişler gibi görevleri içerebilir.
Bir proje zaman çizelgesi örneğini nasıl yazarsınız?
Bir proje zaman çizelgesi örneği yazarken, şu adımları takip etmek önemlidir: (1) Proje için tamamlanması gereken temel görevleri ve faaliyetleri belirleyerek başlayın. Bu, projeyi daha küçük, yönetilebilir görevlere bölerek ve bunların tamamlanması gereken sırayı belirleyerek yapılabilir. (2) Ardından, her görevin süresini tahmin edin ve kaynakları buna göre tahsis edin. Bu, proje için gerçekçi bir zaman çizelgesi oluşturmaya yardımcı olacaktır. (3) Bazı görevler diğerlerinin tamamlanmasına bağlı olabileceğinden, görevler arasında bağımlılıklar kurarak takip edin. (4) Son olarak, doğru kalmasını ve projedeki herhangi bir değişikliği veya düzenlemeyi yansıtmasını sağlamak için proje zamanlamasını düzenli olarak gözden geçirmeyi ve gerektiğinde güncellemeyi unutmayın.
7 farklı zamanlama türü nelerdir?
Yedi farklı tür arasında Zaman dilimi planlaması, Açık randevu planlaması, Dalga planlaması, 40/20 planlaması, Çift programlaması, Küme planlaması, Wave ve gelişsiz randevu planlaması ve Matris planlaması yer alır.
Bottom Line
Başarılı bir proje yönetimi için iyi geliştirilmiş bir proje programı çok önemlidir. 2024 yılı ve sonrası için proje planlamasında mükemmel olmak için modern proje yönetimi araçlarını keşfetmeniz ve benimsemeniz, sektördeki en iyi uygulamalar hakkında bilgi sahibi olmanız ve eğitim ve profesyonel gelişim yoluyla proje planlama becerilerini sürekli olarak geliştirmeniz önerilir.
Proje çizelgeleme becerileri eğitiminin düzenlenmesi konusunda daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa, AhaSlaytlar etkileşimli ve ilgi çekici eğitim oturumlarını desteklemek için çeşitli özellikler sunan harika bir ortak olabilir. AhaSlides ile öğrenme deneyimini geliştirmek için dinamik sunumlar, etkileşimli sınavlar ve işbirlikçi etkinlikler oluşturabilirsiniz.
Ref: Proje Yöneticisi | Verint
