Proje Yönetimi Nedir? | 2024'te Bilinmesi Gereken Her Şey

Teslim tarihleri ​​arasında boğulmak mı? Bunalmış mı hissediyorsunuz? Usta Proje Yönetimi2024'te çalışma şeklinizi dönüştürün.

Yüzyıllar boyunca, San Francisco'nun Körfez Bölgesi Hızlı Transit (BART) sistemi, günde 400,000 yolcuyla en başarılı projelerden biri olmuştur ve Bechtel, devasa inşaat ve mühendislik projelerinde dünyanın önde gelen proje yöneticisidir. Bu örnek, etkili proje yönetiminin ne kadar önemli olduğunun mükemmel bir kanıtıdır. Herhangi bir projenin başarısının özü, iyi proje yöneticilerinin arkasında yatmaktadır.

Bu nedenle, bu makalede proje yönetiminin ne olduğunu, ne kadar önemli olduğunu ve bir projeyi planlamak, planlamak, kontrol etmek ve değerlendirmek için en iyi teknikleri araştıracağız. 

İçindekiler

• Proje Yönetimi Nedir ve Örnekler?
• Proje Yönetimi Neden Önemlidir?
  • Zamandan ve Paradan Tasarruf Edin
  • İşbirliğini ve İletişimi Geliştirin
  • Riskleri ve Sorunları Azaltın
• Proje Yönetiminin Üç Temel Aşaması Nelerdir?
  • Proje planlaması
  • Proje Çizelgeleme
  • Proje Kontrolü
• Proje Yönetim Teknikleri Nelerdir: PERT ve CPM
• Projeleri Yönetmek İçin Proje Yönetimi Yazılımını Kullanma
• Sıkça Sorulan Sorular
• Bottom Line

Daha İyi Etkileşim İçin İpuçları

• Kişisel Gelişim
• Performans Yönetimi

Proje Yönetimi Nedir ve Örnekler?

Projeler günlük hayatımızın ortak bir parçasıdır. Bir düğün ya da sürpriz bir doğum günü partisi planlıyor, bir evi yeniden dekore ediyor ya da sömestr boyu sürecek bir sınıf projesi hazırlıyor olabiliriz. Bir köprü inşa etmek, sakinlerin yerini değiştirmek, yeni uçak hatları üretmek ve daha fazlası gibi daha büyük projelerden bahsedilebilir. Hepsinin proje yönetimine ihtiyacı var. 

Proje yönetimi, projeleri baştan sona kadar planlamak, planlamak, kontrol etmek ve değerlendirmek için kullanılan sistematik yaklaşımı, metodolojileri ve uygulamaları tanımlar. Zaman, maliyet, kapsam, kalite ve kaynaklar gibi tanımlanmış kısıtlamalar dahilinde belirli hedeflere ulaşmayı amaçlayan çok çeşitli faaliyet ve süreçleri kapsar.

Proje Yönetimi Neden Önemlidir?

İşletmenin her projesinin daha verimli ve etkili yürümesine yardımcı olan projelerde yönetimin önemini inkar etmek zordur. Etkin proje yönetiminin üç ana faydasını gözden geçirelim.

Zamandan ve Paradan Tasarruf Edin

İyi bir proje organizasyonu, kaynakların dikkatli bir şekilde planlanmasını ve tahsis edilmesini içerir. Proje yöneticileri, proje gereksinimlerini değerlendirir, gerekli kaynakları belirler ve bunları etkin bir şekilde tahsis eder. Proje yöneticileri, kaynak ihtiyaçlarını doğru bir şekilde tahmin ederek ve fazla tahsis veya yetersiz kullanımdan kaçınarak, kaynak kullanımını optimize ederek gereksiz maliyetleri azaltır ve zamandan tasarruf sağlar.

İşbirliğini ve İletişimi Geliştirin

Proje yöneticileri, ekip üyelerine açık rolleri ve sorumlulukları tanımlar ve iletir. Her birey kendi özel görevlerini, çıktılarını ve sorumluluk alanlarını anlar. Bu netlik, kafa karışıklığını ve çakışmaları en aza indirerek ekip üyelerinin sorunsuz ve verimli bir şekilde birlikte çalışmasına olanak tanır.

Riskleri ve Sorunları Azaltın

Projeler doğası gereği, yönetilmeden bırakılırsa önemli zorluklara ve hatta başarısızlığa yol açabilecek riskler ve belirsizlikler içerir. İyi proje yönetimi, risk belirleme, değerlendirme ve azaltma stratejilerini vurgular. Proje yöneticileri olası sorunları önceden tahmin ederek ve ele alarak etkilerini en aza indirebilir ve projelerin yolunda gitmesini ve hatta istenen teslim tarihinden önce tamamlanmasını sağlayabilir.

Çıkış: Bir Scrum ustası ne yapar?

Proje Yönetiminin Üç Temel Aşaması Nelerdir?

Projelerin yönetimi üç aşamadan oluşur: proje planlama, proje çizelgeleme ve proje kontrolü. İşte her aşamanın ayrıntıları.

Proje planlaması

Projenin yönetimi ve organizasyonu, proje amaçlarının, hedeflerinin ve kapsamının tanımlandığı planlama aşamasıyla başlar. Bu aşamada proje yöneticileri, paydaşların gereksinimlerini ve beklentilerini anlamak için paydaşlarla yakın işbirliği içinde çalışır.

Proje planlamasında kullanılan çeşitli yöntemlerin bulunduğunu ve planlamanın en etkili yollarından birinin iş kırılım yapısı (WBS) olduğunu unutmamak çok önemlidir. Bir projeyi ana alt bileşenlerine (veya görevlere) bölme, bunları daha sonra daha ayrıntılı bileşenlere ve son olarak da bir dizi faaliyete ve bunlarla ilgili maliyetlere ayırma süreci olarak tanımlanır.

İlgili: Proje planlama sürecine kuşbakışı bakış

Proje Çizelgeleme

Proje çizelgeleme, sıralama ve tüm proje faaliyetlerine zaman ayırma sürecini ifade eder. Bu aşamada yöneticiler, her bir faaliyetin ne kadar süreceğine karar verir ve üretimin her aşamasında ihtiyaç duyulan kaynakları hesaplar.

Proje planlamanın amaçları şu şekilde özetlenebilir:

• Her aktivitenin diğerleriyle ve tüm projeyle olan ilişkisini gösterme
• Faaliyetler arasındaki mantıksal sırayı ve korelasyonu belirleme
• Her faaliyet için gerçekçi zaman ve maliyet tahminlerinin oluşturulmasını kolaylaştırmak
• Kritik darboğazları belirleyerek insanların, paranın ve maddi kaynakların optimum şekilde kullanılmasını sağlamak.

Popüler proje çizelgeleme yaklaşımlarından biri Gantt şemasıdır. Gantt şemaları, yöneticilerin aşağıdakilerden emin olmasına yardımcı olmayı amaçlayan düşük maliyetli yöntemlerdir:

• Etkinlikler planlanıyor
• Performans sırası belgelenmiştir
• Etkinlik süresi tahminleri kaydedilir
• Genel proje süresi geliştirildi. 

İlgili:

• Zaman Boks Tekniği - 2024'te Kullanım Kılavuzu
• Proje Çizelgesi Örneği

Proje Kontrolü

Bir projenin kontrolü kaynakların, maliyetlerin, kalitenin ve bütçelerin yakından ele alınmasını tanımlar. Projeleri kontrol etmek zor olabilir. Başlangıçta tüm projeler iyi tanımlanmamıştır, bazıları kötü tanımlanmış olabilir. Projeler genellikle ancak ayrıntılı, kapsamlı bir başlangıç ​​planlaması ve gerekli girdilerin, kaynakların, süreçlerin ve çıktıların dikkatli bir şekilde tanımlanmasından sonra iyi tanımlanmış hale gelir.

Kontrolde, projenin adım adım odaklandığı ve her aşamanın bir sonraki aşamaya geçmeden tamamlandığı sıralı bir yaklaşımı içeren Şelale Metodolojisi adı verilen bir terim vardır. Proje yöneticisi ve ekibi, önceden belirlenmiş bir sırayı takip ederek her seferinde bir aşamayı planlamaya ve yürütmeye odaklanır. Kısıtlamalar bilindiğinde, değişiklikler planlarda ciddi bir değişiklik yapılmadan yönetilebilecek kadar küçüktür.

Şelale metodolojisinin aksine, Çevik Metodolojiproje bileşenlerinin paralel veya eş zamanlı planlanması ve yürütülmesini vurgular. Genellikle aşağıdakiler gibi Çevik metodolojilerle ilişkilendirilir: Scrum ve Kanban. Ekipler, bir sonraki aşamaya başlamadan önce her aşamayı tamamlamak yerine, daha küçük yinelemelere veya zaman sınırlamalı artışlara odaklanarak aynı anda birden çok proje yönü üzerinde çalışır. Daha sonra proje değerlendirmesi yapmanıza yardımcı olabilecek, ilerlemeyi izlemek için çok sayıda kontrol noktası ve geri bildirim döngüsü vardır.

Çıkış: Proje uygulaması veProje Değerlendirme Süreci

Proje Yönetimi Teknikleri Nelerdir: PERT ve CPM

Hem Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) hem de Kritik Yol Yöntemi (CPM), aşağıdaki 6 adımlık genel süreç açısından ortak noktaları paylaşan, faaliyetleri planlamak ve programlamak için kullanılan iyi bilinen proje yönetimi teknikleridir:

• Projeyi tamamlamak için gerekli proje faaliyetlerini tanımlayın ve iş kırılım yapısını hazırlayın
• Hangi faaliyetlerin başkalarına bağımlı olduğunu belirleyin ve "başlangıçtan bitişe" veya "başlangıçtan başlangıca" gibi mantıksal ilişkiler kurun.
• Etkinlikleri temsil etmek için düğümleri ve aralarındaki akışı ve bağımlılıkları göstermek için okları kullanarak tüm etkinlikleri birbirine bağlayan ağı çizin.
• Her aktivitenin süresini ve maliyetini tahmin edin 
• Kritik Yolu Belirleyin (projenin minimum süresini belirleyen en uzun bağımlı faaliyetler dizisi)
• Proje boyunca, programa göre ilerleme izlenir ve zamanında tamamlanmasını sağlamak için gerektiğinde ayarlamalar yapılır.

PERT ve CPM'in avantajları ve dezavantajları nelerdir?

PERT ve CPM'in proje yönetimi için önemli olup olmadığına dair bir eleştiri var. İki tekniğin faydaları ve sınırlamaları şunlardır:

Avantajlar

Sınırlamalar

- Özellikle çok sayıda faaliyet içeren büyük, karmaşık projeler için proje planlamasına sistematik bir yaklaşım sağlarlar. - Proje yöneticileri, kritik bir yoldaki kritik faaliyetlere odaklanarak, projenin zamanında tamamlanmasını sağlamak için kaynaklara ve çabalara öncelik verebilir. - Ayrıca proje ilerlemesinin izlenmesi ve planlanan programla karşılaştırılması için bir çerçeve sunarlar.

- Bu bağımlılıkları doğru bir şekilde tanımlamak ve ölçmek zor olabilir - Proje yönetimindeki zaman tahminleri çoğu zaman subjektif olabilir ve çeşitli faktörlerden etkilenebilir; bu da yanlı tahminler riskine ve proje zaman çizelgesinde potansiyel yanlışlıklara yol açar. - Proje içerisindeki kritik noktaya yakın yolların yakından takip edilmesi de aynı derecede önemlidir. Bu neredeyse kritik yolların ihmal edilmesi, doğal riskler oluşturabilir ve projenin genel zaman çizelgesinde olası gecikmelere veya kesintilere neden olabilir.

Projeleri Yönetmek İçin Proje Yönetimi Yazılımını Kullanma

Ne iyi proje yönetimi yazılımı ? Şirketlerin projeleri yönetmesi için çeşitli seçenekler vardır. Bir projenin ölçeğine bağlı olarak yöneticiler, küçük projeleri yönetmek için yukarıda tartışılan yaklaşımları kullanmaya veya büyük ve karmaşık projeler için özel proje yönetimi yazılımını dahil etmeye karar verebilir.

Proje ağlarının çizilmesinde, proje takviminin belirlenmesinde, proje maliyetlerinin ve diğer kaynakların yönetilmesinde ve proje değerlendirmesinin yapılmasında son derece yararlı olan, en popüler özel yazılımlardan biri olan Microsoft Project'i tanıtmaya değer. Ayrıca şunları da yapabilirsiniz: alternatiflerini göz önünde bulundurunAsana, Trello, Jira ve Basecamp proje yönetimi yazılımı gibi. Hepsi, projelerinizi ve ekiplerinizi daha etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilecek birçok gelişmiş özelliğin ücretsiz deneme sürümünü içeren ücretli proje yönetimi yazılımıdır.  

İlgili: 10'te Asana Proje Yönetimini Etkili Kullanmak İçin 2024 İpucu or Microsoft Projesi Alternatifleri

Sıkça Sorulan Sorular

Bottom Line

Gördüğümüz gibi, her şirket için proje yönetimi becerilerini geliştirmeye yatırım yapmaya değer. Etkili bir proje yönetimi, becerikli proje yöneticilerinden ve yüksek performanslı bir ekipten yoksun olamaz. Pek çok sertifikalı kurs vardır ve eğitim, öğrencilerin proje yönetimi hakkında daha derin ve faydalı bilgiler edinmelerine yardımcı olabilir. Kendinize güveniyorsanız ve yeterince iyi hazırlanmışsanız, neden PMIGeleneksel, çevik ve hibrit kavramları kapsayan, dünyanın en beğenilen proje yönetimi sertifikası. 

Ancak paradan tasarruf etmek istiyorsanız ücretsiz Coursera proje yönetimi kursu almak da harika bir fikirdir. İK çalışanları için özelleştirilmiş bir eğitim kullanmak da daha iyi sonuçlara yol açabilir. İle ilgi çekici dersler tasarlayabilirsiniz. AhaSlides sunumbenzersiz sunum efektleriyle birlikte birçok ücretsiz özelleştirilebilir etkileşimli test ve oyun şablonu bulabileceğiniz bir araç.

Atıfta bulunulan çalışma: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Operasyon Yönetimi : Sürdürülebilirlikve Tedarik zinciri yönetimi12. Ed. (12. Baskı).

Ref: Ekip çalışması | M. Kütüphane